실제 작업을 완료하는 데 도움이 되는 3가지 생산성 프레임워크

나는 내 경력 동안 이 세 가지 문제에 가장 어려움을 겪었습니다. 즉, 주의를 기울여야 할 것과 전혀 하지 말아야 할 것을 식별하는 것, 올바른 기회를 활용하고 조치를 취하여 목표에 생명을 불어넣는 것, 실제로 성공할 때 방해 요소를 피하여 집중력을 유지하는 것입니다. 일하러 내려감.

한 분야에서만 잘하는 것은 선택 사항이 아니었습니다. 목표를 달성하려면 우선순위 지정, 행동 개시, 집중력 유지라는 세 가지 차원을 모두 수행해야 했습니다.

가장 오랫동안 나는 하루를 보내기 위해 임시 변통 전략을 적용했습니다. 이러한 영역 중 어느 하나에서 어려움을 느꼈을 때 나는 문제의 실제 원인을 파악하고 장기적인 해결책에 투자하는 대신 불편함을 덮기 위해 빠르고 더러운 해결책을 사용했습니다.

그러나 일시적으로 나에게 도움이 되었던 이러한 반창고 해결책은 장기적으로 내 문제를 더욱 악화시킬 뿐이었습니다.

내 업무 책임과 범위가 늘어남에 따라 내 결정의 영향도 커졌습니다. 즉, 우선순위는 무엇인지, 시간을 어떻게 사용하고 있는지, 적시에 기회를 실현하고 있는지, 시간을 가장 많이 낭비하는 것은 무엇입니까?

이전에 효과가 있었던 나의 생존 전략은 더 이상 나에게 제대로 도움이 되지 않았습니다. 오히려 더 큰 고통과 불안을 안겨주었습니다. 내 관심을 끌기에는 너무 많은 것들이 경쟁했습니다. 마음속에 생각이 너무 많았어요.

이러한 어려움을 해결하기 위한 임시적인 접근 방식과 결합된 업무 요구는 엄청난 좌절감을 불러일으켜 생산성을 더욱 저하시켰습니다.

나는 내 경력에서 내 시간을 최대한 활용하지 않은 데 따른 정신적, 육체적 비용이 상당히 높은 시점에 있었습니다. 그때 나는 회피와 임시 변통 전술을 없애기로 결정했습니다. 나는 실제 문제에 직면하고 실제로 작동하는 솔루션을 찾기로 결정했습니다.

나는 다른 사람들이 알아낸 최고의 것을 마스터하는 훈련을 믿습니다. 나는 그냥 앉아서 스스로 모든 것을 꿈꾸려고 노력하는 것을 믿지 않습니다. 그렇게 똑똑한 사람은 없어

— 찰리 멍거

수백 개의 프레임워크를 연구하고 사용해 본 결과, 이 3가지 생산성 프레임워크가 눈에 띄었습니다. 이해하고, 적응하고, 적용하는 것이 간단했습니다. 각 프레임워크는 도움이 필요한 하나의 핵심 영역을 다룹니다.

함께, 중요한 것의 우선순위를 정하고, 실행 계획을 고수하며, 진행 중인 작업에 깊이 집중할 수 있도록 도와줍니다.

1. 우선순위 지정을 위한 아이젠하워 생산성 매트릭스

   
   

2. 조치 개시를 위한 구현 의도

   
   

3. 집중력을 유지하는 뽀모도로 기법

각 프레임워크에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

아이젠하워 생산성 매트릭스

긴급-중요 매트릭스라고도 불리는 아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요성에 따라 작업을 분류하여 가장 중요한 작업의 우선순위를 지정하도록 설계된 생산성, 우선순위 지정 및 시간 관리 프레임워크입니다.

해야 할 일의 목록이 너무 길어서 부담스럽거나 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 걱정하지 마세요.

아이젠하워 매트릭스의 4사분면은 가장 중요한 작업을 쉽게 수행할 수 있도록 설계되었습니다.

미국의 제34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)는 매일매일 수많은 업무 중 어떤 일에 집중해야 할지에 대해 계속해서 어려운 결정을 내려야 했습니다.

자신의 우선순위를 효과적이고 효율적으로 탐색하기 위해 그는 현재 세계적으로 유명한 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)가 된 간단한 의사결정 도구를 발명했습니다.

시간 관리, 작업 관리, 개인 생산성 및 우선 순위 지정에 대한 그의 방법은 수십 년 동안 연구되어 많은 사람들이 사용했습니다.

긴급한 것은 중요하지 않으며, 중요한 것은 긴급한 경우가 거의 없습니다 - 드와이트 D. 아이젠하워

아이젠하워 매트릭스를 효과적으로 활용하려면 긴급한 작업과 중요한 작업의 차이를 이해하는 것이 중요합니다. 그럼 거기부터 시작해 보겠습니다.

긴급은 반응적이다

긴급한 작업에는 즉각적인 주의가 필요합니다. 이 작업은 시간에 민감하며 예상 기한 내에 완료하지 않으면 부정적인 결과를 초래하므로 지금 완료해야 합니다.

대부분의 긴급한 작업은 이러한 작업을 수행하는 데 시간 제약이 있기 때문에 단기적인 사고와 최적이 아닌 의사 결정으로 이어집니다.

예를 들어:

• 내일 마감인 프로젝트 보고서를 마무리합니다.

• 대규모 고객 기반에 영향을 미치는 프로덕션 버그에 참여합니다.

• 물이 새는 주방 싱크대 수리.

중요한 것은 사전 예방적인 것입니다

중요한 작업에는 즉각적인 주의가 필요하지 않지만 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 이는 귀하의 성공에 큰 영향을 미치며 양질의 작업을 수행하려면 주도성, 사전 대응성 및 헌신적인 집중 시간이 필요합니다.

이러한 작업을 미리 신중하고 신중하게 계획하면 기회를 포착하고, 문제를 예방하고, 장기 목표에 부합하는 최적의 결정을 내릴 수 있습니다.

예를 들어:

• 신제품 출시에 대한 전략적 사고.

• 기술 플랫폼 안정성에 투자합니다.

• 피드백 검토를 통해 팀의 성과가 향상됩니다.

긴급한 작업과 중요한 작업을 구별하면 작업을 아이젠하워 매트릭스의 4사분면으로 나누어 시간을 최대한 활용할 수 있습니다. 아이젠하워 행렬을 사용하려면 각 작업을 하나씩 진행하고 이를 네 가지 가능성으로 구분하세요.

1. 중요하고 긴급함(사분면 1)

   
   

2. 중요하고 긴급하지 않음(2사분면)

   
   

3. 중요하지 않고 긴급하지 않음(제3사분면)

   
   

4. 중요하지도 긴급하지도 않음(4사분면)

중요하고 긴급한 사항(1사분면): 여기서 보내는 시간을 줄이세요

이는 즉각적인 주의가 필요한 작업이며 더 이상 지체할 수 없습니다. 이를 미루면 스트레스와 불안감이 생길 뿐만 아니라 성공과 성장에도 부정적인 영향을 미치게 됩니다.

이 사분면에 나타나는 작업은 사후 대응적이고 위기 관리를 다루며 최적이 아닌 의사 결정으로 이어집니다. 중요한 일을 너무 많이 지체하거나, 적절한 주의를 기울이지 않거나, 실질적인 관심 없이 수행하면 시간이 지나면 긴급해집니다.

지금 이러한 작업을 수행하되 여기서 소요되는 시간을 줄이기 위해 2사분면에서 더 많은 작업에 우선순위를 두십시오.

중요하고 긴급하지 않음(2사분면): 이러한 작업을 예약하세요

이러한 작업은 장기 목표에 큰 영향을 미칩니다. 즉시 완료할 필요는 없지만 집중된 시간과 관심을 기울일 수 있을 때 나중에 수행하도록 예약하는 것이 중요합니다.

이 사분면의 작업을 자동으로 미루지 않고 적극적으로 수행하면 위기를 처리하는 데 소요되는 시간이 줄어들고 더 미래 지향적인 작업을 수행할 수 있는 시간이 확보됩니다.

중요하지 않고 긴급하지 않음(3사분면): 위임 및 권한 부여

이는 지금 완료해야 하는 작업이지만 장기 목표에는 영향을 미치지 않습니다. 이 작업을 스스로 수행할 필요는 없으며 팀의 다른 구성원에게 위임하여 기술 범위를 확장하거나 더 높은 수준의 책임을 맡을 수 있습니다.

이러한 방식으로 작업을 위임하면 직원에게 권한이 부여되고, 신뢰가 구축되며, 시간을 절약하여 다른 곳에 사용하는 것이 좋습니다.

중요하지도 않고 긴급하지도 않음(4사분면): 깔끔하게 정리하고 제거하세요.

이 사분면의 작업은 바쁘게 만들어 생산성이 있다는 착각을 불러일으키지만 전혀 수행해서는 안 됩니다. 이는 제거하지 않으면 목표 달성에 방해가 되는 방해 요소입니다. 이러한 작업을 삭제하고 귀하 또는 다른 사람의 시간과 노력을 낭비하지 마십시오.

구현 의도

많은 사람들이 긍정적인 의도를 갖고 있지만 이를 실행에 옮기지 못합니다. 그들은 조치를 취하는 것을 잊어버리거나 적절한 기회를 포착합니다. 그들은 주의가 산만해지면 탈선하거나 옛 습관으로 되돌아갑니다.

정확한 시간과 장소를 명시하지 않고 “내일 달려갈 예정이다”라고 말하면 후속조치 가능성이 훨씬 낮다. 그것은 우연에 맡기는 것입니다. 여러분이 그 활동을 기억하고, 그 활동을 할 시간을 찾고, 적절한 시간에 그 활동을 하려는 동기를 느끼기를 바랍니다.

막연한 약속으로 인해 성공에 필요한 구체적인 일을 하지 않고도 중요하지 않은 일을 함으로써 바쁘게 지내기 쉽습니다. 구현 의도는 이 문제를 정확하게 해결합니다.

그들은 욕구를 구체적인 행동으로 바꿉니다. 저는 매일 오후 7시에 아파트 밖에서 10분 동안 달리려고 합니다. 1999년 심리학자 Peter Gollwitzer가 도입한 실행 의도에는 언제 어디서 행동할 것인지에 대한 사전 계획을 세우는 것이 포함됩니다.

즉, 상황 x가 발생하면 응답 y를 수행합니다.

더 이상 영감이 떠오를 때까지 결정하거나 기다릴 필요가 없습니다. 아침에 조깅해야 할까요, 아니면 저녁에 조깅해야 할까요? 지금이 글을 쓰기에 적절한 시기인가요? 이번 식사로 건강한 식단을 대체해야 합니까, 아니면 다음 식사로 대체해야 합니까? 단순히 계획에 따라 행동함으로써 의도한 대응을 시작할 수 있습니다.

습관을 촉발할 수 있는 단서는 주머니에서 휴대폰이 울리는 느낌, 초콜릿 칩 쿠키 냄새, 구급차 사이렌 소리 등 다양한 형태로 나타납니다. 그러나 가장 일반적인 두 가지 단서는 시간과 위치입니다. 구현 의도는 이 두 가지 단서를 모두 활용합니다.

— 제임스 클리어

구현 의도의 또 다른 장점은 충분한 반복을 통해 목표 지향적 행동에 자동으로 참여한다는 것입니다. 더 이상 의식적인 의도가 필요하지 않습니다. 상황에 따른 단서가 나타나면 자동으로 행동합니다.

의사 결정의 장애물과 환경에 맞는 신호의 추가적인 이점 없이도 행동에 나설 준비를 할 수 있습니다. 마지막으로 행동계획의 수립은 행동하겠다는 다짐의 역할을 한다.

연구에 따르면 약속을 어기면 불편함이 생겨서 계획을 고수할 가능성이 높아집니다.

구현 의도를 설정하는 데는 두 부분이 있습니다.

1. 작업 시작
2. 코스 유지

작업 시작

원하는 행동을 시작할 시기와 장소를 자세히 설명하는 구체적인 계획을 세우십시오.

예를 들어...

[LOCATION]에서 [TIME]에 [조치]하겠습니다.

• 월요일부터 토요일까지 오전 7시에 아파트 밖에서 10분간 조깅을 할 예정입니다.

• 오후 2시에 주방에서 점심으로 감자튀김을 삶은 아기 당근 10개로 대체하겠습니다.

• 나는 저녁 식사 후 바로 내 침실에서 오후 8시에 10분간 대중 연설을 연습할 것입니다.

코스 유지

일이 항상 계획대로 진행되는 것은 아닙니다. 예상치 못한 상황으로 인해 예상했던 행동에서 벗어날 수 있습니다. 때로는 경쟁적인 목표에 주의를 기울여야 할 수도 있습니다. 주의를 산만하게 하는 매력적인 요소에 주의를 기울이면 의도한 행동이 좌절될 수 있습니다. 그러면 무엇을 합니까?

이와 같은 상황에서는 "if-then" 버전을 사용하여 구현 의도를 설계합니다.

간단히 말해서, 목표를 방해할 수 있는 모든 장애물에 대해 생각하고 이를 처리하는 방법을 미리 계획하십시오. 이렇게 하면 목표 달성을 방해하는 장애물에 직면했을 때 올바른 전략을 사용하여 이를 되돌릴 수 있습니다.

어떤 일이 닥치더라도 올바른 방향으로 나아갈 수 있도록 가능한 최선의 결정을 미리 내릴 수 있습니다. 인생에서 예상치 못한 사건이 당신의 행동을 통제하고 목표 달성을 방해하도록 내버려두는 대신에 더 유연하게 적응할 수 있습니다.

예를 들어...

[이런 일이 발생한다면] 저는 [이렇게 할 것입니다].

• 공항에서 친구를 마중 나와야 해서 월요일 아침 7시에 조깅을 할 수 없다면 월요일 저녁 6시에 조깅하겠습니다.

• 생일 파티에 참석해야 해서 수요일 저녁 8시에 대중 연설 연습을 할 수 없다면, 수요일 아침 6시에 침실에서 일어나자마자 연습하겠습니다.

• 건강식을 먹어야 할 차례가 되었을 때 디저트 옵션이 제시된다면 나는 과일을 주문할 것입니다.

뽀모도로 테크닉

포모도로 기법은 1980년대 후반에 프란체스코 시릴로(Francesco Cirillo)가 보다 생산적인 업무 및 학습 방법을 위해 창안했습니다. Cirillo는 공부에 집중하고 과제를 완수하는 데 어려움을 겪고 있었습니다.

그는 집중력, 생산성, 효율성을 향상시키는 방법으로 포모도로 기술을 개발했습니다.

이 기술은 타이머를 사용하여 작업을 일반적으로 25분 길이로 짧은 휴식 시간으로 구분하는 간격으로 나눕니다. 각 간격은 Cirillo가 대학생 때 사용했던 토마토 모양의 주방 타이머의 이름을 따서 이탈리아어로 '토마토'를 의미하는 Pomodoro로 알려져 있습니다.

뽀모도로 방식의 가장 큰 장점은 단순성이다. 뽀모도로 기법을 실천하는 5단계는 다음과 같습니다.

1. 귀하의 식별 최고 목표 하루 동안 이를 작은 작업으로 나누고 각 작업에 대한 예상 포모도로(예: 1=25분 작업)를 설정합니다.

   
   

2. 타이머를 설정하고 다음 25분(또는 선택한 Pomodoro 시간 블록) 동안 단일 작업에 집중하세요.

   
   

3. 타이머가 울리면 뽀모도로 하나를 표시하고 완료한 내용을 기록하세요.

   
   

4. 5분간 휴식을 취하세요. 정신적인 피로를 예방할 수 있는 일을 하기 위해 이러한 휴식 시간을 의식적으로 계획하십시오.

   
   

5. 3~5회 반복한 다음 15~30분의 긴 휴식 시간을 가지세요.

뽀모도로 테크닉은 매 사이클마다 25분 일하고 5분 휴식을 권장하지만, 50분 일하고 10분 휴식도 가능하다 - Hector Garcia Puigcerver

즉, 포모도로는 전통적으로 25분 길이로 알려져 있지만, 기술은 이를 강제하지 않습니다. 매우 유연하며 자신만의 포모도로 간격을 선택할 수 있습니다.

다음과 같은 경우 Pomodoro 기술을 사용하십시오.

• 당신은 해야 할 일의 수와 앞으로 해야 할 모든 일에 압도감을 느낍니다.

• 작은 방해 요소와 방해 요소가 귀하의 소중한 시간을 소모합니다.

• 당신은 하루에 얼마나 많은 일을 할 수 있는지 더 잘 예측하고 싶습니다.

• 당신은 피로함을 느끼지 않고 집중하고 집중할 수 있도록 두뇌를 훈련시키고 싶습니다.

• 목표를 달성하기 위해 게임화를 즐깁니다.

• 당신은 당신의 시간과 노력을 명확하게 측정하고 싶습니다.

Pomodoro 방법이 생산성을 높이고 작업을 완료하는 데 매우 유용한 이유는 다음과 같습니다.

미루는 버릇

큰 목표를 작은 작업으로 나누고 각 작업을 독립적으로 수행하면 덜 위협적이므로 쉽게 시작할 수 있습니다. 당신 앞에 놓인 모든 일의 엄청난 양에 압도당하는 대신, 관련된 불확실성이 적기 때문에 다음 25분에 집중하는 것이 더 쉽습니다.

방해 요소를 멀리 유지합니다

전화, 이메일, 소셜 미디어로 인해 주의가 산만해지면 잠깐 동안 주의가 산만해질 수 있지만 주의를 다시 집중하는 데 걸리는 시간이 늘어 생산성에 부정적인 영향을 미칩니다. 예: Twitter를 1분 동안 확인하면 다시 집중하는 데 20분이 더 필요할 수 있습니다.

뽀모도로 기법은 시간과 주의를 요구하는 방해 요소를 피하고 대신 현재 작업에 완전히 집중할 수 있도록 도와줍니다.

측정 및 계획에 도움이 됩니다.

특정 시간 단위로 작업함으로써 특정 목표를 달성하는 데 걸리는 시간을 명확하게 측정할 수 있습니다. 이렇게 하면 예상 시간과 실제 소요 시간을 반영하여 예측을 더 잘할 수 있습니다.

소규모 세션으로 작업하면 시간에 대한 개념이 추상적인 개념에서 보다 현실적인 시간 추정치를 제공할 수 있는 정확한 측정으로 전환됩니다.

이러한 3가지 강력한 프레임워크(아이젠하워 매트릭스, 구현 의도, 포모도로 기법)를 결합하면 중요한 작업의 우선순위를 지정하고 시간 낭비를 없애고, 사전에 계획을 세우고 올바른 기회를 활용하여 조치를 취하고, 작은 도구를 사용하여 실제로 작업을 완료할 수 있습니다. 시간을 투자하고 집중력을 유지하세요.

이러한 프레임워크를 최대한 활용하는 것은 완벽을 의미하지 않습니다. 당신에게 필요한 것은 실험하려는 사고방식, 효과적인 것과 그렇지 않은 것을 식별하려는 호기심, 그리고 변화하고 적응하려는 의지입니다.

Staffan Noteberg는 Pomodoro Technique Illustrated에서 이를 완벽하게 포착합니다. “완벽주의는 행동을 방해합니다. 어떤 문제에 대한 완벽한 해결책을 고안할 때까지 기다리는 것은 단지 미루기의 한 형태일 뿐입니다.”

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