Qu'est-ce que le complément DynamicDocs Excel et comment l'utilisez-vous ?

L'une des principales fonctionnalités de l'API DynamicDocs est la possibilité de générer des PDF à partir de JSON vers des modèles PDF. À ce jour, la bibliothèque de modèles JSON vers PDF comprend des contrats, des devis, des factures, des relevés, des propositions et bien plus encore. Pour utiliser davantage cette fonctionnalité, nous avons développé un complément DynamicDocs Excel, qui peut formuler des charges utiles JSON et s'intègre à l'API DynamicDocs directement à partir d'Excel. Plus précisément, les utilisateurs peuvent utiliser le complément Excel pour appeler n'importe quel point de terminaison de modèle et télécharger le PDF nouvellement créé dans un dossier spécifié, le tout en un clic.

Pour faciliter l'utilisation du complément, nous avons créé une bibliothèque de modèles Excel vers PDF contenant des fichiers XLSX déjà configurés pour générer une grande variété de PDF. Dans cet article, nous décrivons brièvement le complément DynamicDocs Excel et fournissons un guide rapide sur la façon de démarrer avec.

Avantages du complément Excel vers PDF

La conversion d'Excel en PDF est extrêmement utile si vos données sont accessibles dans Excel et que vous devez inclure ces données dans un document PDF. La popularité d'Excel repose sur son interface conviviale, qui peut être utilisée pour configurer diverses automatisations à l'aide de fonctions intégrées et de macros VBA.

S'appuyant sur cette fonctionnalité, le complément DynamicDocs Excel permet aux utilisateurs de créer des JSON qui sont ensuite utilisés pour envoyer à l'API afin de générer les documents PDF. Excel agit également comme une couche où les utilisateurs peuvent apporter des ajustements aux données juste avant de créer les documents, donnant à l'utilisateur un niveau de contrôle supplémentaire. Si l'utilisateur a besoin de modifications supplémentaires après la création du PDF, il suffit d'un clic sur un bouton.

Les modèles Excel vers PDF sont configurés de manière à se prêter au traitement par lots. Chaque modèle peut créer 3 fichiers PDF simultanément et des documents supplémentaires peuvent être ajoutés facilement. Les appels d'API sont effectués en même temps, ce qui signifie que l'attente de 3 ou 20 PDF prend à peu près le même temps.

Des fonctionnalités supplémentaires telles que nommer des fichiers ou définir un mot de passe pour le PDF sont facilement disponibles via les fonctions de complément.

Instructions pour démarrer avec le complément DynamicDocs Excel

Pour démarrer avec DynamicDocs Excel Add-in, vous devrez effectuer les étapes suivantes :

1. Le complément DynamicDocs Excel est disponible en téléchargement sur ADVICEment.io.
2. Une fois installé, vous devrez générer votre clé API (appelée Adv-Security-Token) à partir de votre compte en vous rendant dans le Dashboard -> Account Details -> Edit -> Security Settings -> Generate Account Security Token.
3. Vous devez écrire ou copier cette clé dans un endroit sûr. Notez que vous ne pouvez pas y accéder à nouveau, et si vous le perdez pour des raisons de sécurité, vous devrez en générer un nouveau.
4. Actuellement, le complément DynamicDocs n'est disponible que sur les forfaits payants (à partir de 49 $/mois), car le complément ne fonctionne pas avec le forfait gratuit. Vous pouvez toujours télécharger et utiliser ses fonctions, mais aucun appel API ne sera effectué.
5. Une fois que vous avez obtenu votre clé API, copiez-la dans les paramètres sous le ruban DynamicDocs en haut d'Excel. Cela authentifiera vos appels API. Dans le menu Paramètres, vous pouvez spécifier l'emplacement d'enregistrement par défaut où vous souhaitez que les fichiers PDF nouvellement générés soient enregistrés.
6. Vous êtes maintenant prêt à créer des PDF à partir d'Excel. Accédez à la feuille "Créer des PDF", sélectionnez l'une des cellules avec la fonction "DynamicDocsApiCall" et cliquez sur "Cellule active" dans le ruban DynamicDocs. Cette action effectuera cet appel d'API spécifique et créera le document PDF.
7. Pour effectuer tous les appels d'API simultanément, cliquez sur le bouton "Tous" dans le ruban DynamicDocs.
8. Pour plus d'informations sur l'utilisation du complément DynamicDocs, veuillez consulter la page de documentation du complément DynamicDocs Excel .

Si vous recherchez un modèle spécifique à réaliser, veuillez nous envoyer un message .

Structure du modèle Excel vers PDF

Examinons maintenant l'un des modèles Excel vers PDF pour comprendre comment l'utiliser et le modifier en fonction de vos besoins. Nous considérerons le Créer un code QR PDF dans Excel v1 , qui peut être téléchargé sur sa page de modèle.

Dans le fichier XLSX, il y a quatre feuilles principales, c'est-à-dire Instructions , Créer des PDF , Paramètres du document et Contenu du document .

La feuille d'instructions fournit un guide rapide pour démarrer, similaire à la section précédente de cet article.

La feuille Paramètres du document permet à l'utilisateur de modifier la composition du document, y compris les polices, les couleurs et les dimensions de la page. Notez que les couleurs suivent les codes de couleur HEX.

La feuille Contenu du document permet à l'utilisateur de modifier et de modifier les détails et le contenu d'un modèle individuel. Dans ce cas, le code QR peut être encodé avec n'importe quel texte ou URL, et une légende peut être ajoutée au document.

La feuille Créer des PDF génère les PDF à l'aide de la fonction DynamicDocsApiCall. Notez qu'avant de générer les PDF, l'utilisateur doit ajouter son Adv-Security-Token (clé API) unique et son emplacement d'enregistrement par défaut dans le menu Paramètres du ruban Add-in. La feuille crée également le JSON complet et combine les JSON des feuilles Paramètres du document et Contenu du document . Tous les modèles Excel vers PDF ont une structure similaire.

Résumé

En résumé, le complément DynamicDocs Excel résout le problème d'intégration de l'API et utilise Excel comme interface pour rationaliser le processus de génération de PDF. Supposons que vos données soient dans Excel (ou puissent être importées facilement) et que vous ayez besoin de créer des PDF de haute qualité. Dans ce cas, le complément DynamicDocs Excel est un concurrent sérieux pour résoudre ce problème particulier.