Phần bổ trợ DynamicDocs Excel là gì và bạn sử dụng nó như thế nào?

Một trong những tính năng chính của API DynamicDocs là khả năng tạo các tệp PDF từ các mẫu JSON sang PDF. Tính đến hôm nay, thư viện mẫu JSON sang PDF bao gồm các hợp đồng, báo giá, hóa đơn, báo cáo, đề xuất, v.v. Để tận dụng tính năng này hơn nữa, chúng tôi đã phát triển một Phần bổ trợ DynamicDocs Excel, có thể tạo các tải trọng JSON và tích hợp với DynamicDocs API trực tiếp từ Excel. Cụ thể, người dùng có thể sử dụng Phần bổ trợ Excel để gọi bất kỳ điểm cuối mẫu nào và tải xuống tệp PDF mới tạo vào một thư mục được chỉ định, tất cả chỉ bằng một lần bấm nút.

Để bắt đầu sử dụng Bổ trợ dễ dàng hơn, chúng tôi đã xây dựng một thư viện gồm các mẫu Excel sang PDF có chứa các tệp XLSX đã được thiết lập để tạo nhiều loại tệp PDF khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi mô tả ngắn gọn Phần bổ trợ DynamicDocs Excel và cung cấp hướng dẫn nhanh về cách bắt đầu với phần bổ trợ này.

Ưu điểm của Add-in Excel sang PDF

Chuyển đổi Excel sang PDF cực kỳ hữu ích nếu dữ liệu của bạn có thể được truy cập trong Excel và bạn cần đưa dữ liệu này vào tài liệu PDF. Sự phổ biến của Excel dựa trên giao diện thân thiện với người dùng của nó, giao diện này có thể được sử dụng để thiết lập nhiều hoạt động tự động hóa khác nhau bằng cách sử dụng các hàm tích hợp sẵn và macro VBA.

Ngoài chức năng này, Phần bổ trợ DynamicDocs Excel cho phép người dùng tạo JSON mà sau đó được sử dụng để gửi tới API nhằm tạo tài liệu PDF. Excel cũng hoạt động như một lớp nơi người dùng có thể điều chỉnh dữ liệu ngay trước khi tạo tài liệu, giúp người dùng có thêm mức độ kiểm soát. Nếu người dùng cần thay đổi thêm sau khi PDF được tạo, đây chỉ là một nút bấm.

Các mẫu Excel sang PDF được thiết lập theo cách cho phép xử lý hàng loạt. Mỗi mẫu có thể tạo đồng thời 3 tệp PDF và có thể dễ dàng thêm các tài liệu bổ sung. Các lệnh gọi API được thực hiện cùng một lúc, điều đó có nghĩa là việc chờ 3 hoặc 20 tệp PDF sẽ mất khoảng thời gian như nhau.

Chức năng bổ sung như đặt tên tệp hoặc đặt mật khẩu cho PDF có sẵn thông qua các chức năng Bổ trợ.

Hướng dẫn bắt đầu với bổ trợ DynamicDocs Excel

Để bắt đầu với Phần bổ trợ DynamicDocs Excel, bạn sẽ cần thực hiện các bước sau:

1. DynamicDocs Excel Add-in có sẵn để tải xuống từ ADVICEment.io.
2. Sau khi cài đặt, bạn sẽ cần tạo khóa API (được gọi là Adv-Security-Token) từ tài khoản của mình bằng cách truy cập Bảng điều khiển -> Chi tiết tài khoản -> Chỉnh sửa -> Cài đặt bảo mật -> Tạo mã thông báo bảo mật tài khoản.
3. Bạn cần ghi lại hoặc sao chép khóa này ở một nơi an toàn. Lưu ý rằng bạn không thể truy cập lại nó và nếu bạn làm mất nó vì lý do bảo mật, bạn sẽ phải tạo một cái mới.
4. Hiện tại, Phần bổ trợ DynamicDocs chỉ khả dụng trên các gói trả phí (bắt đầu từ $49/tháng), vì Phần bổ trợ không hoạt động với gói Miễn phí. Bạn vẫn có thể tải xuống và sử dụng các chức năng của nó nhưng sẽ không có lệnh gọi API nào được thực hiện.
5. Khi bạn đã nhận được khóa API của mình, hãy sao chép khóa đó vào Cài đặt bên dưới dải băng DynamicDocs ở đầu Excel. Điều này sẽ xác thực các cuộc gọi API của bạn. Trong menu Cài đặt, bạn có thể chỉ định Vị trí lưu mặc định nơi bạn muốn lưu các tệp PDF mới được tạo.
6. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tạo tệp PDF từ Excel. Chuyển đến trang tính 'Tạo tệp PDF', chọn một trong các ô có chức năng 'DynamicDocsApiCall' và nhấp vào 'Ô hoạt động' trong dải băng DynamicDocs. Hành động này sẽ thực hiện lệnh gọi API cụ thể đó và tạo tài liệu PDF.
7. Để thực hiện đồng thời tất cả lệnh gọi API, hãy nhấp vào nút 'Tất cả' trong dải băng DynamicDocs.
8. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng Phần bổ trợ DynamicDocs, vui lòng truy cập trang Tài liệu phần bổ trợ DynamicDocs Excel .

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu cụ thể để thực hiện, vui lòng gửi tin nhắn cho chúng tôi .

Cấu trúc mẫu Excel sang PDF

Bây giờ, hãy xem xét một trong các mẫu Excel sang PDF để hiểu cách sử dụng và sửa đổi nó cho phù hợp với yêu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ xem xét Tạo mã QR PDF trong Excel v1 , có thể tải xuống trên trang mẫu của nó.

Trong tệp XLSX, có bốn trang tính chính, tức là Hướng dẫn , Tạo tệp PDF , Cài đặt tài liệu và Nội dung tài liệu .

Bảng Hướng dẫn cung cấp hướng dẫn nhanh để bắt đầu, tương tự như phần trước của bài viết này.

Trang Cài đặt Tài liệu cho phép người dùng thay đổi cách sắp chữ của tài liệu, bao gồm phông chữ, màu sắc và kích thước trang. Lưu ý rằng các màu tuân theo mã màu HEX.

Trang Nội dung Tài liệu cho phép người dùng chỉnh sửa và thay đổi các chi tiết và nội dung của một mẫu riêng lẻ. Trong trường hợp này, mã QR có thể được mã hóa bằng bất kỳ văn bản hoặc URL nào và có thể thêm chú thích vào tài liệu.

Bảng Tạo PDF tạo các tệp PDF bằng chức năng DynamicDocsApiCall. Lưu ý rằng trước khi tạo tệp PDF, người dùng phải thêm Adv-Security-Token (khóa API) duy nhất của họ và vị trí lưu mặc định trong menu Cài đặt của dải băng Bổ trợ. Trang tính này cũng tạo JSON đầy đủ và kết hợp các JSON từ trang Cài đặt tài liệu và trang Nội dung tài liệu . Tất cả các mẫu Excel sang PDF đều có cấu trúc tương tự nhau.

Bản tóm tắt

Tóm lại, Phần bổ trợ DynamicDocs Excel giải quyết vấn đề tích hợp API và sử dụng Excel làm giao diện để hợp lý hóa quy trình tạo PDF. Giả sử dữ liệu của bạn ở dạng Excel (hoặc có thể nhập dễ dàng) và bạn cần tạo tệp PDF chất lượng cao. Trong trường hợp đó, Phần bổ trợ DynamicDocs Excel là ứng cử viên nặng ký để giải quyết vấn đề cụ thể này.