Mes 100 premiers jours en tant que COO d'une startup d'IA

Si vous êtes intéressé par mon histoire d'origine avec les fondateurs de Sectorflow Inc., une startup qui construit une plate-forme d'IA pour les entreprises, vous pouvez en savoir plus sur cette publication LinkedIn .

Voici la version rapide : j'ai reçu un appel de mon ancienne équipe d'ingénieurs m'informant qu'ils quittaient leur emploi pour créer leur propre entreprise et qu'ils voulaient que je sois leur COO. C'était un oui dur de ma part, puis je suis tombée enceinte peu de temps après. Dois-je me retirer ? Je me suis demandé. Je vais peut-être passer beaucoup de temps assis ces prochains mois…

"Aucun problème. Vous pouvez prendre tout le temps dont vous avez besoin lorsque le bébé arrive. Nous n’envisageons pas de faire cela sans vous.

L'anxiété liée au froid s'atténue . En tant que COO pour la première fois, j'ai pensé que je devrais probablement comprendre ce qu'implique réellement ce rôle. J'avais plus d'une décennie d'expérience dans la méthodologie agile , la gestion de projets techniques, la gestion de produits et le développement commercial, mais je n'avais jamais occupé ce type de capacité de leadership auparavant. Une recherche a donné plusieurs articles sur les « 100 premiers jours en tant que COO » contenant des conseils solides, généralement sur la définition d'objectifs et l'entretien des relations avec la suite C. C'est génial mais j'ai trouvé que c'était assez conventionnel alors que la vie de startup et l'histoire de notre équipe sont tout sauf ça. Ainsi, ces articles bien intentionnés et inutiles sont l’inspiration de ce blog. Je discuterai d'une partie de ce que j'ai réellement fait au cours de mes 100 premiers jours en tant que COO dans une startup d'IA et couvrirai la sélection d'outils, les initiatives, la recherche et quelques informations générales.

Sélection d'outils

La toute première chose qu’on m’a demandé de faire a été de choisir des outils de gestion de projet et de suivi des problèmes. Avec chacun dans son propre couloir, la communication se faisait uniquement via Slack ou le stand-up quotidien. J'ai estimé que la recherche d'informations, la duplication de tâches, les problèmes de communication (ou la surcommunication en essayant d'éviter les problèmes de communication) et les mises à jour des progrès nous coûtaient environ 10 heures par semaine au sein de l'équipe, peut-être plus. Il était simplement temps de s'organiser.

Notre candidature pour Notion For Startups venait d'être approuvée (cela vous donne 6 mois gratuits du plan Notion Plus) mais nous ne savions pas exactement comment nous l'utiliserions et la plus grande question était : l' ingénierie l'utiliserait-elle ? Une rapide analyse des avantages et des inconvénients m'a amené à recommander d'utiliser Notion pour les questions d'entreprise et JIRA et Confluence pour l'ingénierie ( voir analyse ci-dessous ). Et c'est presque exactement ce que nous avons fait.

J'ai commencé à créer notre premier espace de travail Notion avec le modèle Data Room , un bon point de départ si vous débutez à neuf. Toutes les sections ne nous concernaient pas, mais je les ai toutes laissées là, juste au cas où. Par exemple, nous n'avons pas utilisé le tableau Fundraising Tracker tout de suite, mais quelques mois plus tard : il s'agissait d'une solution CRM intérimaire prête à l'emploi pour notre PDG. Dans l'ensemble, Notion est excellent pour garder une trace de tout ce qui n'est pas lié à l'ingénierie.

En ce qui concerne l'ingénierie et le développement, l'équipe a de l'expérience avec les outils Atlassian, ce qui a permis de créer facilement des sprints et de gérer des tickets. Ce à quoi je ne m'attendais pas, c'est que nous ignorions complètement Confluence comme outil de documentation et que nous options plutôt pour ReadMe .

ReadMe est commercialisé comme un centre de documentation pour les développeurs et notre PDG (avec une formation en ingénierie, bien sûr) en est tombé amoureux après un essai routier. J'avoue que j'avais peur de ne pas pouvoir parcourir certaines notes de version, mais ce n'était pas du tout le cas.

Je ne suis pas développeur mais j'adore ReadMe car il nous apporte de la valeur de plusieurs manières :

• Si simple que même un COO non technique peut l'utiliser
• Une expérience de marque qui maintient notre centre de documentation en cohérence avec notre image publique
• Un emplacement dédié pour nous permettre de nourrir cet élément clé de notre expérience client
• Responsabilité interne de l'équipe, favorise la discussion et les décisions

Analyse de sélection d'outils Sectorflow : Notion contre Atlassian

💡 Considérations clés :

• Besoin d'outils d'ingénierie spécialisés.

• Préférence pour les plateformes unifiées ou spécialisées.

• Évolutivité et intégration à long terme.

  
  

Voici pourquoi:

1. Flexibilité et évolutivité : cette option semble mieux adaptée à nos besoins de croissance et d’évolutivité. J'anticipe ici le besoin de DevOps et d'outils d'ingénierie durables.
2. Besoins distincts en matière de gestion de projet : La gestion de projet de développement diffère considérablement des autres domaines d’activité. Les outils Atlassian spécialisés répondront mieux à ces exigences.
3. Planification future : en anticipant un PMO pour gérer la gestion de projet sur toute la ligne, disposer d'outils distincts facilitera la transition et la séparation des tâches.

Quelques dernières réflexions sur les outils. J'aimerais saluer ici deux autres remerciements à customer.io pour l'automatisation du marketing et à TrustPilot pour la conformité SOC2. Comme Notion, ces entreprises SaaS nous ont approuvés pour leur programme de startup. Si vous êtes une startup qui cherche à gagner en efficacité avec un budget limité, vérifiez toujours si l'outil que vous examinez offre un cadeau avant de vous connecter. Je dois conserver cette précieuse piste.

Initiatives

La chose la plus importante que j'ai faite au cours de mes 100 premiers jours a été de diriger l'étude de marché, l'ICP (Ideal Customer Profile) et les efforts de messagerie pour la startup. Les raisons de ces activités sont faciles à comprendre : nous voulions concevoir une stratégie de croissance et de communication durable pour l'entreprise. Ce qui n'est pas si facile, ce sont les devoirs que vous devez faire pour arriver à quelque chose avec votre positionnement sur le marché (il y a des niveaux à cela).

En l’absence de première étape claire en matière d’étude de marché, j’ai dû travailler avec ce dont nous disposions . Heureusement, mon PDG avait des tonnes de conversations avec toutes les personnes que nous connaissions (investisseurs existants, clients précédents et relations que l'équipe avait nouées au fil des ans), j'ai donc rassemblé auprès de lui une liste de tous les contacts au sein de notre réseau. Nous avons ensuite compilé ces informations dans un tableau, ainsi que quelques données sur l'entreprise de chaque contact. Cette recherche initiale nous a aidé à identifier des cohérences ou des modèles, pour nous donner un aperçu des problèmes, des tendances et des cas d'utilisation.

Un autre élément clé de ce processus a été de s'engager dans de nombreuses discussions approfondies avec notre équipe fondatrice. Nous avons partagé nos connaissances et nos expériences, tout en continuant à recueillir des informations précieuses auprès du réseau. Cela a soulevé plusieurs questions et incertitudes quant à notre adéquation et notre positionnement sur le marché. Étions-nous une plateforme AIOps ? Un outil BI ? Pour répondre à ces questions, j'ai consulté les rapports Gartner, GigaOm et Forrester pour mieux comprendre ces secteurs. En analysant les joueurs, leurs solutions et les problèmes qu'ils résolvaient, nous avons pu déterminer que - eh bien, nous ne rentrions dans aucune catégorie existante. Les discussions se sont poursuivies. Les recherches se sont poursuivies. Ce processus de recherche et d'analyse a pris plusieurs semaines, mais finalement, nous avons développé un ICP v1 basé sur les recherches que j'ai effectuées, les limites de l'équipe et l'expérience de l'équipe dans le secteur.

À mes études supérieures, j'ai découvert les plans de communication stratégiques et comment ils constituent un excellent outil avant de publier toute communication au nom d'une entreprise. C'est quelque chose que j'avais déjà fait pour des entreprises et que j'avais l'intention de faire pour Sectorflow afin d'aligner nos messages.

Cependant, alors que nous étions déjà en train d'identifier notre ICP et d'avoir des conversations sur ce que nous représentions et qui nous sommes, je suis tombé sur cette vidéo et j'ai réalisé qu'un manifeste est essentiellement la version startup SaaS d'un plan de communication stratégique. Cela semblait un meilleur cadre à suivre étant donné où nous en étions en tant que jeune entreprise. Cela a été une partie plus facile du processus pour moi, car parler poétiquement de notre philosophie vous rappelle pourquoi vous faites toutes ces choses folles en premier lieu. Plus important encore, le manifeste éclairera désormais notre stratégie de commercialisation et nos efforts de marketing à l'avenir, donnant le ton à nos communications externes.

Ce que j'ai appris

Enfin, je vous laisse avec les plus grandes leçons que j'ai apprises au cours de mes 100 premiers jours en tant que COO :

• Même si vous devez comprendre ce qui se passe dans le monde des produits et de l’ingénierie, votre travail principal consiste à être un chef d’entreprise.

  
  

• Venez chaque jour avec une idée de ce que vous devriez faire et avec l’espoir que vous ne travaillerez pas là-dessus. En tant que COO, j'ai réalisé la nécessité d'une extrême adaptabilité et d'une adaptation en fonction des besoins.

  
  

• Vous êtes le système de soutien du PDG. C'est plus facile si vous avez de bonnes relations et heureusement, c'est le cas chez Sectorflow !

  
  

• Lire. Apprendre. Répéter. Devenez étudiant en commerce. Devenez étudiant (IA)*. Il est facile de se laisser aller au travail (surtout dans une startup quand il y a tant de choses à faire) mais vous pouvez apporter de la valeur simplement en sachant ce qui se passe. Je consacre 1 à 2 heures par jour à la lecture de rapports, d'actualités et de publications sur les réseaux sociaux afin de progresser dans les concepts d'intelligence artificielle et les pratiques commerciales des startups. [ Insérez votre secteur d'activité ici ]

Si vous pensez que cet aperçu de mes 100 premiers jours en tant que nouveau COO a été utile, veuillez vous connecter avec moi sur LinkedIn ou suivre Sectorflow pendant que je continue de partager notre parcours de startup. J'apprécie les commentaires et je publie des idées sur la collecte de fonds, la validation ou tout autre sujet dont vous aimeriez entendre parler.

De plus, je fais actuellement des recherches sur l'explicabilité et l'éthique de l'IA . Si quelqu'un travaille dans AIOps/MLOps et souhaite échanger des idées sur les principes de l'IA responsable, alors que nous construisons la plateforme Sectorflow, j'aimerais me connecter. 💙

— jamais fini, Deborah