Ces 3 cadres de productivité vous aideront à faire du vrai travail

J'ai eu le plus de mal avec ces trois choses au cours de ma carrière : identifier ce qui mérite mon attention et ce qui ne devrait pas être fait du tout, donner vie à mes objectifs en saisissant les bonnes opportunités et en agissant, et rester concentré en évitant les distractions lorsque je reçois réellement au travail.

Bien réussir dans un seul domaine n'était pas une option. Pour atteindre mes objectifs, j'ai dû travailler sur les trois dimensions : priorisation, initiation à l'action et rester concentré.

Pendant très longtemps, j'ai appliqué des stratégies de fortune pour passer la journée. Lorsque je me suis senti mis au défi dans l'un de ces domaines, au lieu d'identifier la véritable source de mon problème et d'investir dans une solution à long terme, j'ai utilisé des solutions rapides et sales pour couvrir mon inconfort.

Mais ces solutions de pansement qui m'ont procuré un soulagement temporaire pour le moment n'ont fait qu'aggraver mon problème à long terme.

Au fur et à mesure que mes responsabilités professionnelles et mon champ d'action augmentaient, l'impact de mes décisions augmentait également : qu'est-ce que je priorisais, comment occupais-je mon temps, est-ce que je réalisais les opportunités au bon moment et quelles étaient les plus grosses ventouses ?

Mes stratégies de survie qui fonctionnaient auparavant ne me servaient plus correctement. Au contraire, ils ont causé plus de douleur et d'angoisse. Trop de choses rivalisaient pour attirer mon attention. J'avais trop de choses en tête.

Les exigences de mon travail combinées à une approche ad hoc pour faire face à ces difficultés ont causé une immense frustration qui a encore nui à ma productivité.

J'étais à un moment de ma carrière où le coût, tant mental que physique, de ne pas utiliser au mieux mon temps était considérablement élevé. C'est alors que j'ai décidé de me débarrasser de mes tactiques d'évitement et de fortune. J'ai décidé de faire face au vrai problème et d'identifier une solution qui fonctionne réellement.

Je crois en la discipline de maîtriser le meilleur que les autres aient jamais compris. Je ne crois pas qu'il suffit de s'asseoir et d'essayer de tout imaginer soi-même. Personne n'est aussi intelligent

—Charlie Munger

Après avoir recherché des centaines de frameworks et les avoir mis à profit, ces 3 frameworks de productivité se sont démarqués. Ils étaient simples à comprendre, à adapter et à appliquer. Chaque cadre aborde un domaine clé où j'avais besoin d'aide.

Ensemble, ils m'aident à prioriser ce qui compte, à m'en tenir à un plan d'action et à me concentrer profondément sur la tâche à accomplir pendant que j'y suis :

1. Matrice de productivité Eisenhower pour la priorisation

   
   

2. Intentions de mise en œuvre pour initier une action

   
   

3. Technique Pomodoro pour rester concentré

Plongeons-nous profondément dans chacun de ces frameworks.

Matrice de productivité d'Eisenhower

La matrice Eisenhower, également appelée matrice urgente-importante, est un cadre de productivité, de hiérarchisation et de gestion du temps conçu pour hiérarchiser votre travail le plus important en catégorisant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Si vous vous sentez submergé par une longue liste de choses à faire ou si vous ne savez pas par où commencer, ne vous inquiétez pas.

Les 4 quadrants de la matrice d'Eisenhower sont conçus pour vous permettre d'accomplir facilement votre travail le plus important.

Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis, a dû prendre des décisions difficiles en permanence sur les nombreuses tâches sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour.

Pour naviguer dans ses priorités de manière efficace et efficiente, il a inventé un outil de prise de décision simple, désormais la célèbre matrice d'Eisenhower.

Ses méthodes de gestion du temps, de gestion des tâches, de productivité personnelle et de priorisation ont été étudiées pendant des décennies et utilisées par de nombreuses personnes.

Ce qui est urgent est rarement important et ce qui est important est rarement urgent — Dwight D. Eisenhower

Comprendre la différence entre les tâches urgentes et importantes est crucial pour utiliser efficacement la matrice d'Eisenhower. Alors, commençons par là.

Urgent est réactif

Les tâches urgentes nécessitent une attention immédiate. Ils sont urgents et doivent être faits maintenant avec des conséquences négatives si vous ne les terminez pas dans les délais prévus.

Les tâches les plus urgentes conduisent à une réflexion à court terme et à une prise de décision sous-optimale étant donné la contrainte de temps dans laquelle ces tâches sont exécutées.

Par exemple:

• Finir un rapport de projet dû demain.

• Assister à un bug de production impactant une large base de clients.

• Réparer un évier de cuisine qui fuit.

L'important est proactif

Les tâches importantes ne nécessitent pas une attention immédiate, mais elles vous aident à atteindre vos objectifs à long terme. Ils ont un impact important sur votre réussite et nécessitent de l'initiative, de la proactivité et des heures ciblées pour effectuer un travail de qualité.

Une planification minutieuse et réfléchie de ces tâches à l'avance vous permet de saisir les opportunités, de prévenir les problèmes et de prendre des décisions optimales alignées sur vos objectifs à long terme.

Par exemple:

• Réflexion stratégique sur les nouveaux produits à lancer.

• Investir dans la stabilité de la plateforme technologique.

• Les évaluations des commentaires permettent à l'équipe d'être plus performante.

La distinction entre les tâches urgentes et importantes vous permet de tirer le meilleur parti de votre temps en divisant votre travail dans les 4 quadrants de la matrice d'Eisenhower. Pour utiliser la matrice d'Eisenhower, parcourez chaque tâche une par une et séparez-les en quatre possibilités :

1. Important et urgent (quadrant 1)

   
   

2. Important et non urgent (quadrant 2)

   
   

3. Non important et urgent (quadrant 3)

   
   

4. Non important et non urgent (quadrant 4)

Important et urgent (quadrant 1) : réduisez le temps passé ici

Ce sont les tâches qui nécessitent votre attention immédiate et ne peuvent pas être retardées davantage. Les repousser entraînera non seulement du stress et de l'anxiété, mais ils auront également un impact négatif sur votre réussite et votre croissance.

Le travail qui apparaît dans ce quadrant est réactif, traite de la gestion de crise et conduit à une prise de décision sous-optimale. Des tâches importantes deviennent urgentes avec le temps si elles sont trop retardées, si elles ne reçoivent pas l'attention qu'elles méritent ou si elles sont exécutées sans réel intérêt.

Effectuez ces tâches maintenant, mais donnez la priorité à plus de travail dans le quadrant 2 pour réduire le temps passé ici.

Important et non urgent (quadrant 2) : planifiez ces tâches

Ces tâches ont un impact important sur vos objectifs à long terme. Il n'est pas nécessaire de les faire tout de suite, mais il est important de les programmer pour plus tard, lorsque vous pourrez consacrer votre temps et votre attention.

Travailler de manière proactive sur les tâches de ce quadrant sans les remettre à plus tard réduit automatiquement le temps passé à gérer les crises, libérant ainsi du temps pour effectuer un travail plus prospectif.

Non important et urgent (quadrant 3) : déléguer et responsabiliser

Ce sont les tâches qui doivent être accomplies maintenant mais qui n'affectent pas vos objectifs à long terme. Vous n'avez pas à les faire vous-même et vous pouvez les déléguer à d'autres membres de votre équipe, afin d'élargir leurs compétences ou d'assumer des responsabilités de niveau supérieur.

Déléguer le travail de cette manière les responsabilise, renforce la confiance et vous fait gagner du temps qui serait mieux dépensé ailleurs.

Pas important et pas urgent (quadrant 4) : désencombrer et éliminer

Les tâches de ce quadrant donnent une illusion de productivité en vous occupant, mais ne doivent pas être effectuées du tout. Ce sont des distractions qui, si elles ne sont pas éliminées, entraveront la réalisation de vos objectifs. Supprimez simplement ces tâches et ne perdez pas votre temps et vos efforts, ni ceux des autres.

Intentions de mise en œuvre

Beaucoup de gens ont des intentions positives, mais ils ne les mettent pas en pratique. Soit ils oublient d'agir, soit ils saisissent la bonne opportunité. Ils se font dérailler par des distractions ou retombent dans de vieilles habitudes.

Dire "je vais courir demain" sans préciser l'heure et le lieu exacts a beaucoup moins de chances d'être suivi. C'est s'en remettre au hasard, en espérant que vous vous souviendrez de faire l'activité, que vous trouverez le temps de la faire et que vous vous sentirez également motivé pour la faire au bon moment.

Avec des engagements vagues, il est facile de rester occupé en faisant un travail sans conséquence sans jamais se déplacer pour faire les choses spécifiques dont vous avez besoin pour réussir. L'intention de mise en œuvre résout exactement ce problème.

Ils transforment les désirs en actions concrètes - je vais courir tous les jours pendant 10 minutes à 19h devant mon appartement. Introduites par le psychologue Peter Gollwitzer en 1999, les intentions de mise en œuvre impliquent de planifier à l'avance quand et où vous avez l'intention d'agir.

En d'autres termes, lorsque la situation x survient, j'exécute la réponse y.

Vous n'avez plus besoin de décider ou d'attendre que l'inspiration frappe. Dois-je faire du jogging le matin ou le soir ? Est-ce le bon moment pour écrire ? Dois-je remplacer une option santé par ce repas ou le suivant ? Vous pouvez initier la réponse prévue en agissant simplement sur votre plan.

Les signaux qui peuvent déclencher une habitude se présentent sous une large gamme de formes - la sensation de votre téléphone qui bourdonne dans votre poche, l'odeur des cookies aux pépites de chocolat, le son des sirènes d'ambulance - mais les deux signaux les plus courants sont l'heure et le lieu. Les intentions de mise en œuvre tirent parti de ces deux indices.

—James Clair

Un autre avantage de l'intention de mise en œuvre est qu'avec suffisamment de répétition, s'engager dans un comportement axé sur un objectif devient automatique. Vous n'avez plus besoin d'intention consciente. Vous agissez automatiquement lorsque le signal situationnel se présente.

Sans les obstacles de la prise de décision et l'avantage supplémentaire des bons signaux dans votre environnement, vous pouvez vous préparer à agir. Enfin, l'élaboration d'un plan d'action sert d'engagement à agir.

La recherche montre que le non-respect des engagements génère un inconfort qui vous rend plus susceptible de vous en tenir à votre plan.

La définition des intentions de mise en œuvre comporte deux étapes :

1. Initier l'action
2. Garder le cap

Initier l'action

Créez un plan spécifique détaillant quand et où vous allez initier le comportement souhaité.

Par exemple...

Je ferai [ACTION] à [HEURE] à [LOCATION].

• Je vais faire du jogging du lundi au samedi pendant dix minutes à 7 heures du matin devant mon appartement.

• Je remplacerai les frites par dix bâtonnets de mini-carottes bouillies à 14 h pour le déjeuner dans ma cuisine.

• Je m'exercerai à parler en public pendant dix minutes à 20 heures juste après le dîner dans ma chambre.

Garder le cap

Les choses ne se dérouleront pas toujours comme prévu. Des situations inattendues peuvent vous faire dérailler des comportements attendus. Parfois, des objectifs concurrents peuvent exiger votre attention. L'action intentionnelle peut être contrecarrée en s'occupant de distractions attrayantes. Que faites-vous alors?

Dans de telles situations, concevez les intentions de mise en œuvre en utilisant la version « si-alors ».

En termes simples, pensez à tous les obstacles qui pourraient interférer avec votre objectif et planifiez dès le départ comment les gérer. De cette façon, lorsque vous rencontrez ces obstacles qui vous empêchent de progresser dans vos objectifs, vous pouvez utiliser la bonne stratégie pour les renverser.

Vous pouvez prendre les meilleures décisions possibles bien à l'avance pour rester sur la bonne voie, peu importe ce qui vous attend. Vous pouvez être plus flexible pour vous adapter aux événements inattendus de votre vie au lieu de les laisser contrôler votre comportement et vous empêcher d'atteindre vos objectifs.

Par exemple...

Si [CELA ARRIVE], alors je vais [FAIRE CECI].

• Si je ne peux pas faire de jogging ce lundi matin à 7h00 puisque je dois récupérer mon ami à l'aéroport, alors je le ferai lundi soir à 18h00

• Si je ne peux pas m'entraîner à parler en public à 20 heures le mercredi car je dois assister à une fête d'anniversaire, je m'entraînerai à 6 heures le mercredi juste après mon réveil dans ma chambre.

• Si on me présente une option de dessert quand c'est à mon tour de manger sainement, alors je commanderai des fruits.

Technique Pomodoro

La technique Pomodoro a été créée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo pour une manière plus productive de travailler et d'étudier. Cirillo avait du mal à se concentrer sur ses études et à terminer ses devoirs.

Il a développé la technique Pomodoro comme moyen d'améliorer la concentration, la productivité et l'efficacité.

La technique utilise une minuterie pour décomposer le travail en intervalles, traditionnellement d'une durée de 25 minutes, séparés par de courtes pauses. Chaque intervalle est connu sous le nom de Pomodoro, du mot italien pour «tomate», d'après le minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait lorsqu'il était étudiant à l'université.

La plus grande force de la méthode Pomodoro est sa simplicité. Voici les 5 étapes pour mettre en pratique la technique Pomodoro :

1. Identifiez votre meilleurs objectifs pour la journée, décomposez-les en petites tâches et définissez des pomodoros d'estimation (par exemple, 1 = 25 minutes de travail) pour chaque tâche.

   
   

2. Réglez votre minuterie et concentrez-vous sur une seule tâche pendant les 25 prochaines minutes (ou le bloc de temps Pomodoro choisi).

   
   

3. Lorsque la minuterie sonne, cochez un Pomodoro et notez ce que vous avez terminé.

   
   

4. Faites une pause de 5 minutes. Planifiez consciemment ces pauses pour faire quelque chose qui évite la fatigue mentale.

   
   

5. Répétez 3 à 5 fois, puis faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

La Technique Pomodoro recommande 25 minutes de travail et 5 minutes de repos pour chaque cycle, mais vous pouvez aussi faire 50 minutes de travail et 10 minutes de repos - Hector Garcia Puigcerver

En d'autres termes, les Pomodoros sont traditionnellement connus pour durer 25 minutes, mais la technique ne l'impose pas. Il est assez flexible et vous permet de choisir votre propre intervalle pomodoro.

Utilisez la technique Pomodoro si :

• Vous vous sentez dépassé par le nombre de choses à faire et tout le travail qui vous attend.

• Les petites distractions et les interruptions consomment votre temps précieux.

• Vous voulez mieux estimer la quantité de travail que vous pouvez accomplir en une journée.

• Vous voulez entraîner votre cerveau à se concentrer et à se concentrer sans se sentir fatigué.

• Vous aimez la gamification pour atteindre vos objectifs.

• Vous voulez avoir une mesure claire de votre temps et de vos efforts.

Voici pourquoi la méthode Pomodoro est extrêmement utile pour augmenter la productivité et faire avancer les choses :

Débarrassez-vous de la procrastination

Décomposer un grand objectif en petites tâches et faire chacune indépendamment est moins intimidant, ce qui facilite le démarrage. Au lieu d'être submergé par l'énormité de tout le travail qui vous attend, il est plus facile de se concentrer sur les 25 prochaines minutes car il y a moins d'incertitude.

Éloigne les distractions

Les distractions causées par les téléphones, les e-mails et les réseaux sociaux peuvent sembler brèves, mais elles ont un impact négatif sur votre productivité en augmentant le temps nécessaire pour recentrer votre attention. Par exemple : vérifier Twitter pendant 1 minute peut nécessiter 20 minutes supplémentaires pour revenir en arrière et se concentrer.

La technique Pomodoro vous aide à éviter ces distractions qui exigent votre temps et votre attention et à vous concentrer pleinement sur la tâche dans le présent.

Aide à mesurer et à planifier

En travaillant dans des blocs de temps spécifiques, vous pouvez clairement mesurer le temps nécessaire pour atteindre un certain objectif. Cela vous permet de mieux estimer en réfléchissant sur le temps estimé et le temps réel passé.

Travailler en petites sessions fait passer l'idée du temps d'un concept abstrait à une mesure exacte qui vous permet de donner des estimations de temps plus réalistes.

Combinés, ces 3 cadres puissants - Eisenhower Matrix, Implementation Intentions et Pomodoro Technique - me permettent de prioriser le travail qui compte et d'éliminer les efforts qui font perdre du temps, d'agir en planifiant à l'avance et en utilisant les bonnes opportunités, et de faire le travail en utilisant de petites blocs de temps et rester concentré.

Utiliser au mieux ces cadres n'est pas une question de perfection. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un état d'esprit pour expérimenter, de la curiosité pour identifier ce qui fonctionne (et de ce qui ne fonctionne pas) et de la volonté de changer et de vous adapter.

Staffan Noteberg le capture parfaitement dans Pomodoro Technique Illustrated « Le perfectionnisme empêche l'action. Attendre d'avoir trouvé la solution parfaite à quelque chose n'est qu'une forme de procrastination.

Précédemment publié ici .