这 3 个生产力框架将帮助您完成实际工作

在我的职业生涯中，我最纠结于这三件事——确定什么值得我关注，什么根本不应该做，通过利用正确的机会和采取行动来实现我的目标，并在我真正得到时通过避免分心来保持专注下来工作。

只在一个领域做得很好不是一种选择。为了成功实现我的目标，我必须在所有三个方面都表现出色——确定优先级、采取行动和保持专注。

在最长的时间里，我采用临时策略来度过这一天。当我在这些领域中的任何一个方面感到挑战时，我没有找出问题的真正根源并投资于长期解决方案，而是使用快速而肮脏的解决方案来掩盖我的不适。

但从长远来看，这些暂时让我暂时缓解的创可贴解决方案只会加剧我的问题。

随着我的工作职责和范围的增加，我的决定的影响也在增加——我在优先考虑什么，我如何度过我的时间，我是否在正确的时间抓住了机会，什么是最浪费时间的？

我以前奏效的生存策略不再对我有用。相反，它们造成了更多的痛苦和焦虑。太多的事情在争夺我的注意力。我脑子里想的东西太多了。

我的工作要求加上处理这些困难的临时方法造成了巨大的挫败感，这进一步损害了我的工作效率。

在我职业生涯的某个阶段，没有充分利用我的时间在精神上和身体上的代价都非常高。那时我决定摆脱我的回避和权宜之计。我决定直面真正的问题并找到切实可行的解决方案。

我相信掌握其他人曾经想出的最好的东西的纪律。我不相信只是坐下来试着自己梦想这一切。没有人那么聪明

— 查理·芒格

在研究了数百个框架并将它们投入使用之后，这 3 个生产力框架脱颖而出。它们易于理解、适应和应用。每个框架都解决了我需要帮助的一个关键领域。

它们一起帮助我确定重要事项的优先级，坚持行动计划，并在我手头的任务上专注于它：

1. 用于优先排序的艾森豪威尔生产力矩阵

   
   

2. 启动行动的执行意图

   
   

3. 保持专注的番茄工作法

让我们深入了解这些框架中的每一个。

艾森豪威尔生产力矩阵

艾森豪威尔矩阵，也称为紧急-重要矩阵，是一种生产力、优先级排序和时间管理框架，旨在通过根据任务的紧迫性和重要性对任务进行分类来确定最重要工作的优先级。

如果您对一长串要做的事情感到不知所措，或者不确定从哪里开始，请不要担心。

艾森豪威尔矩阵的 4 个象限旨在让您轻松完成最重要的工作。

美国第 34 任总统德怀特·D·艾森豪威尔 (Dwight D. Eisenhower) 不得不不断做出艰难的决定，决定他每天应该专注于众多任务中的哪一项。

为了有效且高效地确定优先事项，他发明了一种简单的决策工具，即现在举世闻名的艾森豪威尔矩阵。

他的时间管理、任务管理、个人生产力和优先级排序方法已经研究了几十年，并被许多人使用。

紧急的事很少重要，重要的事很少紧急——德怀特·D·艾森豪威尔

了解紧急任务和重要任务之间的区别对于有效使用艾森豪威尔矩阵至关重要。那么，让我们从这里开始吧。

紧急是被动的

紧急任务需要立即关注。它们是时间敏感的，如果您没有在预期的时间表内完成它们，则必须立即完成并带来负面后果。

考虑到执行这些任务的时间限制，大多数紧急任务会导致短期思维和次优决策。

例如：

• 完成明天到期的项目报告。

• 处理影响大量客户群的生产错误。

• 修理漏水的厨房水槽。

重要的是主动的

重要任务不需要立即关注，但它们可以帮助您实现长期目标。他们对你的成功有很大的影响，需要主动、主动和专注的时间来完成高质量的工作。

提前仔细周密地规划这些任务，使您能够抓住机会、预防问题并做出符合您的长期目标的最佳决策。

例如：

• 新产品上市的战略思考。

• 投资于技术平台的稳定性。

• 反馈审查使团队能够表现得更好。

区分紧急任务和重要任务可以让您通过将工作划分为艾森豪威尔矩阵的 4 个象限来充分利用您的时间。要使用艾森豪威尔矩阵，请一项一项地完成每项任务，并将它们分为四种可能性：

1. 重要且紧急（象限 1）

   
   

2. 重要但不紧急（象限 2）

   
   

3. 不重要也不紧急（象限 3）

   
   

4. 不重要也不紧急（象限 4）

重要且紧急（象限 1）：减少在这里花费的时间

这些是需要您立即关注的任务，不能再拖延了。拖延它们不仅会导致压力和焦虑，还会对你的成功和成长产生负面影响。

出现在这个象限中的工作是被动的，处理危机管理，并导致次优决策。如果拖延太多，没有给予适当的关注，或者没有真正的兴趣进行，重要的任务在适当的时候会变得紧急。

现在就做这些任务，但优先考虑象限 2 中的更多工作，以减少在这里花费的时间。

重要但不紧急（象限 2）：安排这些任务

这些任务对您的长期目标有很大影响。它们不需要立即完成，但重要的是将它们安排在以后您可以集中精力和注意力的时候。

主动处理该象限中的任务而不自动推迟它们会减少处理危机所花费的时间，从而腾出时间来做更具前瞻性的工作。

不重要也不紧急（象限 3）：委托和授权

这些是现在必须完成但不影响您的长期目标的任务。您不必自己完成这些任务，可以委派给团队的其他成员——作为扩展他们的技能组合或承担更高级别职责的机会。

以这种方式委派工作可以赋予他们权力、建立信任并节省您的时间，而这些时间最好花在其他地方。

不重要也不紧急（象限 4）：整理和消除

这个象限中的任务让你忙碌，给人一种生产力的错觉，但根本不能完成。这些干扰因素如果不消除，就会妨碍您实现目标。只需删除这些任务，不要浪费您或他人的时间和精力。

实施意向

许多人有积极的意图，但他们没有付诸行动。他们要么忘记采取行动，要么抓住了正确的机会。他们会因分心而出轨或重蹈覆辙。

说“我明天要去跑步”而没有指定确切的时间和地点，跟进的可能性要低得多。这就是把它留给机会——希望你会记得做这项活动，找时间去做，并且在正确的时间有动力去做。

有了模糊的承诺，很容易通过做无关紧要的工作来保持忙碌，而从来没有抽出时间去做成功所需的具体事情。实施意图正是解决了这个问题。

他们将愿望转化为具体行动——我打算每天晚上 7 点在我的公寓外跑步 10 分钟。 1999 年心理学家彼得·戈尔维策 (Peter Gollwitzer) 提出，实施意图涉及事先制定计划，说明您打算何时何地采取行动。

也就是说，当情况x出现时，我会做出反应y。

您不再需要决定或等待灵感来袭。我应该早上跑步还是晚上跑步？现在是写作的合适时机吗？我应该用这顿饭还是下一餐代替健康的选择？您可以通过简单地按照您的计划采取行动来启动预期的响应。

可以引发习惯的线索有多种形式——手机在口袋里嗡嗡作响的感觉、巧克力曲奇的味道、救护车的警报声——但最常见的两种线索是时间和地点。实施意图利用了这两个线索。

— 詹姆斯·克莱尔

实施意图的另一个优点是，通过足够的重复，从事以目标为导向的行为会变得自动。你不再需要有意识的意图。当情境提示出现时，您会自动采取行动。

没有决策障碍和环境中正确提示的额外优势，您可以准备好采取行动。最后，行动计划的形成是对行动的承诺。

研究表明，违背承诺会产生不适感，从而使您更有可能坚持自己的计划。

设置实施意图有两个部分：

1. 发起行动
2. 坚持到底

发起行动

创建一个具体的计划，详细说明您将在何时何地开始所需的行为。

例如...

我将在 [时间] 在 [地点] [采取行动]。

• 我会在周一至周六早上 7 点在我的公寓外慢跑 10 分钟。

• 下午 2 点，我将在厨房用 10 根煮熟的小胡萝卜代替薯条作为午餐。

• 晚饭后，我将在晚上 8 点在我的卧室里练习十分钟的公开演讲。

坚持到底

事情不会总是按计划进行。意外情况可能会使您偏离预期的行为。有时相互竞争的目标可能需要您的注意。专注于有吸引力的干扰可能会阻碍预期的行动。那你怎么办呢？

在这种情况下，使用“if-then”版本设计实现意图。

简而言之，考虑所有可能干扰您的目标的障碍，并预先计划如何处理它们。这样，当您确实遇到阻碍您实现目标的障碍时，您可以使用正确的策略来扭转这些障碍。

您可以提前做出最好的决定，无论遇到什么情况，都能让您保持在正轨上。您可以更灵活地适应生活中的意外事件，而不是让它们控制您的行为并阻止您实现目标。

例如...

如果[这发生了]，那么我会[做这件事]。

• 如果我不能在这个星期一早上 7 点慢跑，因为我必须去机场接我的朋友，那么我会在星期一晚上 6 点慢跑

• 如果我因为要参加生日聚会而不能在周三晚上 8 点练习公开演讲，那么我会在周三早上 6 点在卧室醒来后立即练习。

• 如果轮到我吃得健康时出现甜点选项，那么我会点水果。

番茄工作法

番茄工作法由 Francesco Cirillo 在 1980 年代末创立，旨在提供一种更高效的工作和学习方式。 Cirillo 努力专注于他的学业和完成作业。

他开发了番茄工作法，作为提高专注力、生产力和效率的一种方式。

该技术使用计时器将工作分解为多个间隔，通常为 25 分钟，由短暂的休息时间隔开。每个时间间隔都被称为番茄钟，源自意大利语中的“番茄”一词，以西里洛在大学时使用的番茄形状的厨房计时器命名。

番茄工作法的最大优势在于它的简单性。以下是将番茄工作法付诸实践的 5 个步骤：

1. 识别你的最高目标对于一天，将它们分解成小任务，并为每个任务设置估计的番茄时间（例如，1 = 25 分钟的工作）。

   
   

2. 设置您的计时器并在接下来的 25 分钟（或选择的番茄时间块）内专注于一项任务。

   
   

3. 当计时器响起时，标记一个番茄钟并记录您完成的内容。

   
   

4. 休息 5 分钟。有意识地计划这些休息时间来做一些可以避免精神疲劳的事情。

   
   

5. 重复 3-5 次，然后休息 15-30 分钟。

番茄工作法建议每个周期工作 25 分钟，休息 5 分钟，但您也可以工作 50 分钟，休息 10 分钟 - Hector Garcia Puigcerver

换句话说，番茄钟传统上以 25 分钟长而闻名，但这项技术并没有强制执行。它非常灵活，允许您选择自己的番茄时间间隔。

如果出现以下情况，请使用番茄工作法：

• 您对要做的事情和摆在您面前的所有工作感到不知所措。

• 小小的分心和打扰会耗尽您宝贵的时间。

• 您想更好地估算一天可以完成多少工作。

• 你想训练你的大脑集中注意力而不感到疲劳。

• 你喜欢游戏化来实现你的目标。

• 你想清楚地衡量你的时间和努力。

这就是为什么番茄工作法对于提高工作效率和完成工作极其有用的原因：

摆脱拖延症

将一个大目标分解成小任务并独立完成每一个任务并不那么令人生畏，这使得它很容易上手。与其被摆在你面前的所有工作的艰巨性所淹没，不如专注于接下来的 25 分钟更容易，因为其中涉及的不确定性更少。

远离干扰

电话、电子邮件和社交媒体的干扰可能看起来很短暂，但它们会增加您重新集中注意力所需的时间，从而对您的工作效率产生负面影响。例如：查看 Twitter 1 分钟可能需要另外 20 分钟才能恢复注意力。

番茄工作法可以帮助您避免这些需要您花费时间和注意力的干扰，而是将注意力完全集中在当前的任务上。

帮助衡量和计划

通过在特定的时间段内工作，您可以清楚地衡量实现某个目标所花费的时间。这使您可以通过反思估计的时间和实际花费的时间来更好地进行估计。

在小型会议中工作将时间的概念从抽象概念转变为精确度量，使您能够给出更实际的时间估计。

将这 3 个强大的框架——艾森豪威尔矩阵、实施意图和番茄工作法——结合起来，使我能够确定重要工作的优先级并消除浪费时间的工作，通过提前计划和利用正确的机会采取行动，并通过使用小的工作实际完成工作时间块并保持专注。

充分利用这些框架并不意味着完美。您需要的是进行实验的心态、确定哪些有效（哪些无效）的好奇心以及改变和适应的意愿。

Staffan Noteberg 在 Pomodoro Technique Illustrated 中完美地捕捉到了这一点“完美主义阻碍了行动。等到你想出完美的解决方案，这只是一种拖延。”

以前在这里发布。