Tối đa hóa hiệu quả: Khai thác AI trong các doanh nghiệp vận hành theo quy trình

Chúng tôi biết rằng quá trình đó chính là thứ mang lại sức sống cho nước sốt bí mật. Câu hỏi đặt ra là làm cách nào chúng ta sử dụng AI để làm cho nó nhanh hơn?

Trong một thế giới mà hiệu quả là chìa khóa thành công thì quy trình kinh doanh chính là chìa khóa.

Hãy để tôi cho bạn một ví dụ thực tế về việc có một cuốn sách hay có thể dẫn đến thành công toàn cầu như thế nào. Hãy gặp Ray Kroc, người đã biến công ty kinh doanh thức ăn nhanh nhỏ McDonald's thành một đế chế toàn cầu. Ray hiểu tầm quan trọng của việc có sẵn một quy trình nhất quán và hiệu quả để đảm bảo chất lượng và tốc độ dịch vụ. Ông cam kết với khái niệm tiêu chuẩn hóa đến mức đã tạo ra một cuốn sách hướng dẫn hoạt động dài 200 trang mà ông gọi là “ Kinh thánh của McDonald ”.

Bây giờ, điều đó hơi quá mức cần thiết bởi vì, hãy đối mặt với sự thật, không ai trong chúng tôi ở đây đang tạo ra một cuốn sổ tay hướng dẫn vận hành dài 200 trang, NHƯNG chúng tôi hiểu rằng quy trình đó chính là thứ mang lại bí mật cho cuộc sống!

Trên thực tế, chúng tôi vẫn làm điều đó trong kinh doanh vì chúng tôi có cách phát triển sản phẩm, cung cấp các tính năng hoặc giới thiệu khách hàng. Vì vậy, chúng tôi biết nó hoạt động.

Tuy nhiên, vấn đề là cần có thời gian để tạo ra các quy trình.

Hay đúng hơn là đã từng như vậy!

Dưới đây là ba cách sử dụng AI để xử lý và mở rộng quy mô nhanh hơn;

Tạo quy trình và tài liệu của công ty trong vài giây

Cho dù bạn cần ghi lại quy trình công việc, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) hay hướng dẫn từng bước, AI sẽ hỗ trợ bạn bắt đầu (và hoàn thành!) Trong vài giây. Sử dụng các công cụ được hỗ trợ bởi AI để giúp bạn tạo tài liệu từ đầu với lời nhắc và mẫu hoặc hỗ trợ bạn ghi lại quy trình khi bạn làm việc.

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường tiêu tốn một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể trong các hoạt động kinh doanh theo quy trình. Những công việc này không chỉ đơn điệu đối với nhân viên mà còn dễ xảy ra sai sót của con người. Tự động hóa được hỗ trợ bởi AI có thể đảm nhận các hoạt động thường ngày này, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược và sáng tạo hơn đòi hỏi trí thông minh của con người. Bằng cách triển khai chatbot hoặc tổ chức quy trình công việc, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh các quy trình như nhập dữ liệu, giải đáp thắc mắc của khách hàng và quản lý hàng tồn kho. Điều này không chỉ tăng độ chính xác mà còn giúp nhân viên thoải mái tham gia vào các hoạt động có giá trị cao hơn.

Khai phá tiềm năng trong đào tạo

Các phương pháp đào tạo truyền thống đang gặp khó khăn với sự không nhất quán và quy trình tốn thời gian. Sách hướng dẫn và tài liệu đào tạo phù hợp với tất cả có thể khiến nhân viên bị choáng ngợp hoặc thiếu chuẩn bị. Việc thiếu khả năng thích ứng với các phong cách học tập và trình độ kỹ năng khác nhau càng làm tăng thêm những thách thức này.

AI có thể cách mạng hóa cách các nhóm học hỏi và phát triển kỹ năng. Nền tảng đào tạo dựa trên AI có thể thích ứng với nhu cầu cá nhân, tạo ra trải nghiệm học tập hiệu quả hơn thông qua;

Lộ trình học tập được cá nhân hóa AI phân tích các mô hình và sở thích học tập của từng cá nhân, điều chỉnh nội dung đào tạo cho phù hợp. Cách tiếp cận được cá nhân hóa này giúp tăng cường sự tương tác và tăng cường khả năng ghi nhớ kiến thức. Hãy tưởng tượng bạn có trải nghiệm tập luyện phù hợp với tốc độ và phong cách của bạn—AI biến điều này thành hiện thực.

AI sáng tạo nội dung thích ứng không chỉ dừng lại ở việc cá nhân hóa lộ trình học tập; nó cũng có thể tạo ra các tài liệu đào tạo tùy chỉnh. Cho dù đó là hướng dẫn dành riêng cho vai trò hay hướng dẫn tương tác, AI đều đảm bảo rằng nội dung phù hợp và có thể truy cập được đối với từng thành viên trong nhóm.

AI như một công cụ nâng cao hiệu suất

Các công cụ được hỗ trợ bởi AI cung cấp phản hồi tức thì về sự tiến bộ của người học. Cho dù đó là một bài kiểm tra nhanh hay một mô phỏng phức tạp, người học sẽ nhận được thông tin chi tiết ngay lập tức về hiệu suất của họ. Vòng phản hồi theo thời gian thực này giúp tăng tốc độ phát triển kỹ năng và trao quyền cho nhân viên làm chủ hành trình học tập của họ.

Phân tích AI theo dõi hiệu suất của cá nhân và nhóm theo thời gian. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cung cấp những hiểu biết sâu sắc có thể hành động cho cả người học và người đào tạo. Các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược đào tạo và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Giải quyết mối quan tâm và đảm bảo thành công

Giống như bất kỳ sự đổi mới công nghệ nào, có thể có sự phản đối trong việc áp dụng AI trong đào tạo. Tuy nhiên, giáo dục và truyền thông có thể làm giảm bớt những lo ngại và nêu bật lợi ích của các giải pháp hỗ trợ AI. Việc chứng minh tác động hữu hình đến kết quả đào tạo có thể thu hút được cả những thành viên trong nhóm hoài nghi nhất.

Ngoài ra, việc triển khai AI có trách nhiệm là rất quan trọng. Các tổ chức phải đảm bảo rằng nội dung và đánh giá do AI tạo ra không có thành kiến và thúc đẩy tính toàn diện. Các cân nhắc về đạo đức phải được đặt lên hàng đầu trong các sáng kiến đào tạo dựa trên AI.

Nói ngắn gọn

Các quy trình vô tổ chức là một trong 10 điểm khó khăn nhất của nhân viên, với con số khổng lồ 67% (Nintex) nhân viên nói rằng các quy trình bị hỏng của công ty họ khiến họ không thể phát huy tối đa tiềm năng của mình.

Việc tích hợp AI có tiềm năng to lớn cho các doanh nghiệp vận hành theo quy trình đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động của mình. Từ việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và ra quyết định dựa trên dữ liệu cho đến trao quyền học tập cho nhân viên, AI mang lại vô số lợi ích. Bằng cách nắm bắt những công nghệ này, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và dẫn đầu đối thủ.

Cuộc hành trình không kết thúc bằng việc áp dụng các công cụ hỗ trợ AI. Thay vào đó, nó bắt đầu một nền văn hóa học hỏi và phát triển không ngừng. AI đóng vai trò là người hỗ trợ, tạo điều kiện phát triển kỹ năng liên tục và bồi dưỡng lực lượng lao động chuẩn bị cho những thách thức của ngày mai.

Hãy xem cách Cá voi có thể giúp bạn mở rộng quy mô thông qua AI.