Excel sang PDF: Một cách tiếp cận sáng tạo mới để tạo PDF từ Microsoft Excel

Trong thời đại dựa trên dữ liệu ngày nay, Microsoft Excel là một phần không thể thiếu trong hầu hết các tổ chức. Các chuyên gia sử dụng nó cho mọi việc, từ phân tích và dự báo tài chính đến theo dõi số liệu bán hàng và số liệu hiệu suất. Tuy nhiên, mặc dù Excel là một công cụ mạnh mẽ để thao tác và trực quan hóa dữ liệu, nhưng thường phát sinh nhu cầu báo cáo những phát hiện này ở định dạng dễ đọc hơn – PDF.

Kịch bản tiêu điểm

Có một loạt các tình huống trong đó việc chuyển đổi dữ liệu Excel sang PDF không chỉ trở nên tiện dụng mà còn cần thiết. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng nổi bật:

• Tài liệu tài chính: Hóa đơn, báo cáo, giấy báo tín dụng và các tài liệu giao dịch khác thường được soạn thảo bằng bảng tính Excel do khả năng tính toán và định dạng của Excel. Việc chuyển chúng thành tệp PDF đảm bảo chúng có thể được gửi cho khách hàng hoặc đối tác.
• Báo cáo kinh doanh: Các nhà phân tích tài chính và kế toán thường chuẩn bị các bảng Excel phức tạp trình bày chi tiết kết quả hàng quý, dự báo ngân sách hoặc báo cáo chi phí. Khi trình bày chúng cho các bên liên quan hoặc để lưu trữ, khả năng sử dụng của PDF sẽ trở nên có giá trị.
• Tài liệu hoạt động: Nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để soạn thảo các tài liệu hoạt động, chẳng hạn như lệnh sản xuất, phiếu giao hàng hoặc biểu mẫu mua sắm. Việc chuyển đổi chúng sang PDF đảm bảo định dạng thống nhất để lưu trữ, chia sẻ và in ấn.
• Thuyết trình: Giám đốc bán hàng thường sử dụng Excel để theo dõi khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi và dự báo doanh số. Một bản PDF được định dạng gọn gàng gói gọn các số liệu này có thể thuyết phục hơn khi trình bày với khách hàng tiềm năng hoặc báo cáo cho ban quản lý.
• Báo cáo đầu tư kèm theo phân tích hiệu suất: Người quản lý tài sản, cố vấn tài chính và nhà phân tích dựa vào Excel để tạo báo cáo đầu tư chi tiết, tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tính toán các số liệu hiệu suất chính và trực quan hóa xu hướng danh mục đầu tư. Sau khi hoàn thành, việc chuyển đổi các phân tích phức tạp này sang PDF đảm bảo định dạng nhất quán, an toàn và chuyên nghiệp, lý tưởng để trình bày cho khách hàng và các bên liên quan.

Đây chỉ là một vài trong vô số tình huống trong đó việc chuyển đổi Excel sang PDF mạnh mẽ có thể hợp lý hóa các quy trình, nâng cao khả năng trình bày dữ liệu và tiết kiệm thời gian quý báu cho công ty. Đối với các doanh nghiệp và chuyên gia thường xuyên sử dụng khả năng phân tích của Excel và gặp phải các tình huống nêu trên, nhu cầu báo cáo PDF là rất quan trọng.

Vấn đề

Mặc dù Excel cung cấp chức năng 'Save As PDF' gốc nhưng tùy chọn này không phải lúc nào cũng mang lại kết quả mong muốn. Dưới đây là một số thách thức mà người dùng phải đối mặt:

• Các vấn đề về định dạng: Tính linh hoạt trong thiết kế vốn có của Excel có thể là con dao hai lưỡi. Bố cục phức tạp hoặc trực quan hóa dữ liệu không phải lúc nào cũng hiển thị chính xác khi được chuyển đổi sang PDF.
• Lỗi ngón tay: Các trang Excel lớn hơn với dữ liệu phong phú hoặc nhiều tab có thể dẫn đến lỗi ngón tay và khiến việc tạo PDF khó quản lý hơn.
• Thiếu tùy chỉnh: 'Lưu dưới dạng PDF' gốc thiếu các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao, chẳng hạn như nhúng nhãn hiệu công ty, hình mờ hoặc đặt mật khẩu trên tệp PDF được tạo.
• Hoạt động hàng loạt: Việc chuyển đổi đồng thời nhiều tệp Excel sang PDF có thể phức tạp với chức năng gốc.

Mặc dù tính năng chuyển đổi Excel sang PDF tích hợp sẵn cung cấp chức năng cơ bản nhưng những thách thức được đề cập ở trên nêu bật những hạn chế của nó. Với những trở ngại này, nhu cầu cấp thiết về một cách tiếp cận tinh vi hơn, hợp lý hơn và thân thiện với người dùng hơn để chuyển đổi dữ liệu Excel thành tệp PDF.

Giải pháp: Bổ trợ DynamicDocs Excel sang PDF

Nhập Bổ trợ PDF của Excel có tên DynamicDocs, một công cụ mang tính cách mạng được thiết kế để tạo các tệp PDF dựa trên mẫu chỉ bằng một nút bấm. Phần bổ trợ DynamicDocs Excel sang PDF được hỗ trợ bởi API DynamicDocs, API này thực hiện việc tạo PDF qua LaTeX và sử dụng định dạng JSON để cung cấp dữ liệu động cho tài liệu. Các bài viết của Hackernoon có tiêu đề “ Chuyển đổi TEX sang PDF bằng API ” và “ Cách tự động tạo PDF động ” cung cấp cái nhìn tổng quan tuyệt vời về API DynamicDocs.

Tính năng & Ưu điểm

• Tích hợp liền mạch : Phần bổ trợ DynamicDocs Excel tích hợp dễ dàng với Microsoft Excel của bạn, loại bỏ nhu cầu viết các phần tích hợp bổ sung với API DynamicDocs. Một dải băng mới xuất hiện trong Excel, cung cấp một bộ chức năng hỗ trợ tạo PDF trong tầm tay bạn.
• Kiểm soát định dạng nâng cao : Chức năng bổ trợ đảm bảo rằng dữ liệu Excel có thể được chuyển đổi thành tải trọng JSON. Tải trọng JSON này sau đó được chuyển tới API để dịch hoàn hảo sang PDF. Biểu đồ, bảng động và văn bản có điều kiện được hiển thị hoàn hảo.
• Các mẫu hiện có : DynamicDocs cung cấp cho người dùng thư viện mẫu Excel To PDF ngày càng phát triển. Thư viện bao gồm các bảng tính được tạo sẵn có thể được sử dụng để tạo tệp PDF. Người dùng có thể kiểm soát các mẫu bằng dữ liệu của riêng họ, chèn nhãn hiệu của công ty, chọn định dạng tài liệu và tạo giao diện độc đáo.
• Kích thước tệp được tối ưu hóa : Chuyển đổi ngay cả những bộ dữ liệu Excel phong phú nhất thành các tệp PDF nhỏ gọn, có thể chia sẻ mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
• Tạo PDF hàng loạt : Có nhiều tệp Excel để chuyển đổi? API DynamicDocs sử dụng các hàm serverless có khả năng mở rộng cao, đảm bảo rằng việc tạo nhiều tệp PDF chỉ mất vài giây.
• Bảo mật nâng cao : Bảo mật các tệp PDF của bạn trực tiếp từ Excel bằng cách đặt mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật.
• Kết xuất dữ liệu động : Bạn có thể kết nối bảng tính Excel của mình với nguồn dữ liệu, chẳng hạn như (như cơ sở dữ liệu), sau đó kéo ngay dữ liệu đó vào tệp PDF bằng các chức năng được cung cấp bởi Bổ trợ DynamicDocs, giúp tạo báo cáo chính xác và cập nhật.

Bắt đầu với bổ trợ DynamicDocs Excel sang PDF

Bắt đầu cuộc hành trình của bạn với Bổ trợ DynamicDocs Excel thật dễ dàng. Chỉ cần đăng ký trên trang web Bổ trợ DynamicDocs Excel sang PDF , tải xuống mẫu Excel sang PDF thích hợp và làm theo các hướng dẫn đi kèm. Phần bổ trợ DynamicDocs không chỉ là một công cụ chuyển đổi khác; nó khắc phục những thiếu sót của kỹ thuật chuyển đổi Excel sang PDF thông thường và cung cấp thư viện mẫu có thể phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này cho phép người dùng tạo các tệp PDF phản ánh chính xác nội dung Excel của họ và đáp ứng một cách trang nhã các sở thích của cá nhân và doanh nghiệp.