3 khung năng suất này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc thực sự

Tôi đã vật lộn với ba điều này nhiều nhất trong suốt sự nghiệp của mình—xác định điều gì đáng để tôi chú ý và điều gì không nên làm, cống hiến sức sống cho các mục tiêu của mình bằng cách tận dụng các cơ hội phù hợp và hành động, đồng thời duy trì sự tập trung bằng cách tránh bị phân tâm khi tôi thực sự nhận được xuống làm việc.

Làm tốt chỉ trong một lĩnh vực không phải là một lựa chọn. Để đạt được mục tiêu thành công, tôi phải thực hiện trên cả ba khía cạnh—xếp thứ tự ưu tiên, bắt đầu hành động và duy trì sự tập trung.

Trong thời gian dài nhất, tôi đã áp dụng các chiến lược tạm thời để vượt qua cả ngày. Khi tôi cảm thấy bị thách thức trong bất kỳ lĩnh vực nào trong số này, thay vì xác định nguồn gốc thực sự của vấn đề và đầu tư vào một giải pháp lâu dài, tôi đã sử dụng các giải pháp nhanh chóng và bẩn thỉu để che đậy sự khó chịu của mình.

Nhưng những giải pháp hỗ trợ ban nhạc giúp tôi giảm đau tạm thời vào lúc này chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề của tôi về lâu dài.

Khi trách nhiệm và phạm vi công việc của tôi tăng lên, thì tác động của các quyết định của tôi cũng tăng theo—tôi đang ưu tiên điều gì, tôi sử dụng thời gian như thế nào, tôi có nhận ra các cơ hội đúng lúc không, và đâu là những thứ ngốn thời gian nhiều nhất?

Các chiến lược sinh tồn hiệu quả trước đây của tôi không còn phù hợp với tôi nữa. Thay vào đó, chúng gây ra nhiều đau đớn và lo lắng hơn. Quá nhiều thứ tranh giành sự chú ý của tôi. Tôi đã có quá nhiều thứ trong tâm trí của tôi.

Yêu cầu công việc của tôi kết hợp với cách tiếp cận đặc biệt để giải quyết những khó khăn này đã gây ra sự thất vọng to lớn, điều này càng làm giảm năng suất của tôi.

Tôi đã ở một thời điểm trong sự nghiệp của mình khi mà cái giá phải trả—cả về tinh thần lẫn thể chất—của việc không tận dụng thời gian của mình là rất cao. Đó là lúc tôi quyết định loại bỏ các chiến thuật trốn tránh và tạm thời của mình. Tôi quyết định đối mặt với vấn đề thực sự và xác định một giải pháp thực sự hiệu quả.

Tôi tin vào nguyên tắc làm chủ những gì tốt nhất mà người khác từng tìm ra. Tôi không tin vào việc chỉ ngồi xuống và cố gắng tự mình mơ mộng về nó. Không ai thông minh như vậy

— Charlie Munger

Sau khi nghiên cứu hàng trăm khung và đưa chúng vào sử dụng, 3 khung năng suất này nổi bật. Chúng rất đơn giản để hiểu, điều chỉnh và áp dụng. Mỗi khung giải quyết một lĩnh vực chính mà tôi cần trợ giúp.

Cùng nhau, chúng giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng, bám sát kế hoạch hành động và tập trung sâu sắc vào nhiệm vụ trước mắt khi tôi thực hiện:

1. Ma trận năng suất Eisenhower để ưu tiên

   
   

2. Ý định thực hiện để bắt đầu hành động

   
   

3. Kỹ thuật Pomodoro để duy trì sự tập trung

Hãy đi sâu vào từng khuôn khổ này.

Ma trận Năng suất Eisenhower

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, là một khung năng suất, ưu tiên và quản lý thời gian được thiết kế để ưu tiên công việc quan trọng nhất của bạn bằng cách phân loại các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng.

Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp với một danh sách dài những việc cần làm hoặc không biết bắt đầu từ đâu, đừng lo lắng.

4 góc phần tư của ma trận Eisenhower được thiết kế để giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc quan trọng nhất của mình.

Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, đã phải liên tục đưa ra những quyết định khó khăn về việc ông nên tập trung vào nhiệm vụ nào trong số rất nhiều nhiệm vụ mỗi ngày.

Để điều hướng các ưu tiên của mình một cách hiệu quả và hiệu quả, ông đã phát minh ra một công cụ ra quyết định đơn giản, giờ đây là Ma trận Eisenhower nổi tiếng thế giới.

Các phương pháp quản lý thời gian, quản lý công việc, năng suất cá nhân và ưu tiên của ông đã được nghiên cứu trong nhiều thập kỷ và được nhiều người sử dụng.

Điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng và điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp — Dwight D. Eisenhower

Hiểu được sự khác biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng là rất quan trọng để sử dụng Ma trận Eisenhower một cách hiệu quả. Vì vậy, chúng ta hãy bắt đầu ở đó.

Khẩn cấp là phản ứng

Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Chúng rất nhạy cảm về thời gian và phải được thực hiện ngay bây giờ với những hậu quả tiêu cực nếu bạn không hoàn thành chúng trong thời gian dự kiến.

Hầu hết các nhiệm vụ cấp bách đều dẫn đến suy nghĩ ngắn hạn và đưa ra quyết định dưới mức tối ưu do hạn chế về thời gian thực hiện các nhiệm vụ này.

Ví dụ:

• Hoàn thành một báo cáo dự án vào ngày mai.

• Tham dự một lỗi sản xuất ảnh hưởng đến một cơ sở khách hàng lớn.

• Sửa bồn rửa bát bị rò rỉ nước.

Quan Trọng Là Chủ Động

Các nhiệm vụ quan trọng không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, nhưng chúng giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn của mình. Chúng có tác động lớn đến sự thành công của bạn và đòi hỏi sự chủ động, tích cực và dành nhiều thời gian tập trung để hoàn thành công việc có chất lượng.

Việc lập kế hoạch trước những nhiệm vụ này một cách cẩn thận và chu đáo cho phép bạn nắm bắt các cơ hội, ngăn ngừa các vấn đề và đưa ra các quyết định tối ưu phù hợp với các mục tiêu dài hạn của bạn.

Ví dụ:

• Tư duy chiến lược về sản phẩm mới sắp ra mắt.

• Đầu tư vào sự ổn định của nền tảng công nghệ.

• Đánh giá phản hồi cho phép nhóm thực hiện tốt hơn.

Phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng cho phép bạn sử dụng thời gian hiệu quả nhất bằng cách chia công việc thành 4 góc phần tư của Ma trận Eisenhower. Để sử dụng ma trận Eisenhower, hãy xem xét từng nhiệm vụ một và tách chúng thành bốn khả năng:

1. Quan trọng và Khẩn cấp (Góc phần tư 1)

   
   

2. Quan trọng và Không khẩn cấp (Góc phần tư 2)

   
   

3. Không quan trọng và khẩn cấp (Góc phần tư 3)

   
   

4. Không quan trọng và không khẩn cấp (Góc phần tư 4)

Quan trọng và Khẩn cấp (Góc phần tư 1): Giảm thời gian ở đây

Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn và không thể trì hoãn thêm nữa. Việc trì hoãn chúng không chỉ dẫn đến căng thẳng và lo lắng mà còn có tác động tiêu cực đến sự thành công và phát triển của bạn.

Công việc xuất hiện trong góc phần tư này mang tính phản ứng, liên quan đến quản lý khủng hoảng và dẫn đến việc ra quyết định dưới mức tối ưu. Những nhiệm vụ quan trọng sẽ trở nên khẩn cấp đúng hạn nếu bị trì hoãn quá nhiều, không được quan tâm đúng mức hoặc được thực hiện mà không có hứng thú thực sự.

Thực hiện những nhiệm vụ này ngay bây giờ, nhưng ưu tiên nhiều công việc hơn trong Góc phần tư 2 để giảm thời gian ở đây.

Quan trọng và Không khẩn cấp (Góc phần tư 2): Lên lịch cho những nhiệm vụ này

Những nhiệm vụ này có tác động lớn đến các mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng không cần phải được thực hiện ngay lập tức, nhưng điều quan trọng là lên lịch cho chúng sau này khi bạn có thể tập trung thời gian và sự chú ý của mình.

Chủ động thực hiện các nhiệm vụ trong góc phần tư này mà không trì hoãn chúng sẽ tự động giảm thời gian xử lý khủng hoảng, giải phóng thời gian để thực hiện nhiều công việc hướng tới tương lai hơn.

Không quan trọng và khẩn cấp (Góc phần tư 3): Ủy quyền và trao quyền

Đây là những nhiệm vụ phải được hoàn thành ngay bây giờ nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn. Bạn không cần phải tự mình thực hiện chúng mà có thể ủy quyền cho các thành viên khác trong nhóm của mình—như một cơ hội để mở rộng bộ kỹ năng của họ hoặc đảm nhận các trách nhiệm cấp cao hơn.

Ủy thác công việc theo cách này sẽ trao quyền cho họ, tạo dựng niềm tin và tiết kiệm thời gian của bạn để sử dụng ở nơi khác tốt hơn.

Không quan trọng và không khẩn cấp (Góc phần tư 4): Dọn dẹp và loại bỏ

Các nhiệm vụ trong góc phần tư này tạo ảo giác về năng suất bằng cách khiến bạn bận rộn, nhưng hoàn toàn không được hoàn thành. Đây là những phiền nhiễu nếu không được loại bỏ sẽ cản trở mục tiêu của bạn. Chỉ cần xóa các tác vụ này và không lãng phí thời gian và công sức của bạn hoặc của người khác.

Ý định thực hiện

Nhiều người có ý định tích cực, nhưng họ không hành động theo chúng. Họ hoặc quên hành động hoặc nắm bắt cơ hội thích hợp. Họ bị xao nhãng bởi những điều sao nhãng hoặc trở lại với những thói quen cũ.

Nói rằng “Tôi sẽ chạy vào ngày mai” mà không chỉ định thời gian và địa điểm chính xác sẽ có cơ hội chạy tiếp thấp hơn nhiều. Đó là để nó có cơ hội—hy vọng bạn sẽ nhớ thực hiện hoạt động, sắp xếp thời gian để thực hiện và cũng cảm thấy có động lực để thực hiện vào đúng thời điểm.

Với những cam kết mơ hồ, bạn rất dễ trở nên bận rộn bằng cách làm những công việc vụn vặt mà không bao giờ bắt tay vào làm những việc cụ thể mà bạn cần để thành công. Ý định thực hiện giải quyết chính xác vấn đề này.

Họ biến mong muốn thành hành động cụ thể—Tôi sẽ chạy bộ mỗi ngày 10 phút lúc 7 giờ tối bên ngoài căn hộ của mình. Được giới thiệu bởi nhà tâm lý học Peter Gollwitzer vào năm 1999, ý định thực hiện liên quan đến việc lập kế hoạch trước về thời gian và địa điểm bạn định hành động.

Nói cách khác, khi tình huống x phát sinh, tôi sẽ thực hiện phản ứng y.

Bạn không còn cần phải quyết định hay chờ đợi nguồn cảm hứng tấn công. Nên chạy bộ buổi sáng hay buổi tối? Đây có phải là thời điểm thích hợp để viết? Tôi nên thay thế một lựa chọn lành mạnh bằng bữa ăn này hay bữa ăn tiếp theo? Bạn có thể bắt đầu phản hồi dự định bằng cách đơn giản hành động theo kế hoạch của mình.

Các tín hiệu có thể kích hoạt một thói quen có nhiều dạng khác nhau—cảm giác điện thoại của bạn rung rinh trong túi, mùi bánh quy sô cô la, tiếng còi xe cứu thương—nhưng hai tín hiệu phổ biến nhất là thời gian và địa điểm. Ý định thực hiện tận dụng cả hai tín hiệu này.

— James rõ ràng

Một ưu điểm khác của ý định thực hiện là với đủ số lần lặp lại, việc tham gia vào hành vi hướng đến mục tiêu sẽ trở nên tự động. Bạn không còn cần ý định có ý thức. Bạn tự động hành động khi tín hiệu tình huống xuất hiện.

Không gặp trở ngại trong việc ra quyết định và lợi thế bổ sung của các tín hiệu phù hợp trong môi trường của bạn, bạn có thể tự mình hành động. Cuối cùng, việc hình thành một kế hoạch hành động đóng vai trò như một cam kết hành động.

Nghiên cứu cho thấy rằng việc phá vỡ các cam kết tạo ra sự khó chịu khiến bạn có nhiều khả năng bám sát kế hoạch của mình hơn.

Có hai phần để thiết lập ý định thực hiện:

1. Bắt đầu hành động
2. Đi đúng hướng

Bắt đầu hành động

Tạo một kế hoạch cụ thể nêu chi tiết thời gian và địa điểm bạn sẽ bắt đầu hành vi mong muốn.

Ví dụ...

Tôi sẽ [HÀNH ĐỘNG] vào [THỜI GIAN] ở [VỊ TRÍ].

• Tôi sẽ chạy bộ từ thứ Hai đến thứ Bảy trong mười phút lúc 7 giờ sáng bên ngoài căn hộ của tôi.

• Tôi sẽ thay khoai tây chiên bằng mười que cà rốt non luộc vào lúc 2 giờ chiều cho bữa trưa trong bếp của mình.

• Tôi sẽ luyện nói trước công chúng trong mười phút vào lúc 8 giờ tối ngay sau bữa tối trong phòng ngủ của mình.

Ở trên khóa học

Mọi thứ sẽ không luôn đi theo kế hoạch. Những tình huống bất ngờ có thể khiến bạn không thể thực hiện được những hành vi được mong đợi. Đôi khi các mục tiêu cạnh tranh có thể đòi hỏi sự chú ý của bạn. Hành động dự định có thể bị cản trở bằng cách chú ý đến những điều gây xao nhãng hấp dẫn. Sau đó bạn làm gì?

Trong những tình huống như thế này, hãy thiết kế ý định triển khai bằng cách sử dụng phiên bản “nếu-thì”.

Nói một cách đơn giản, hãy nghĩ về tất cả những trở ngại có thể cản trở mục tiêu của bạn và lên kế hoạch trước về cách giải quyết chúng. Bằng cách này, khi bạn gặp phải những trở ngại ngăn cản bạn đạt được tiến bộ trong mục tiêu của mình, bạn có thể sử dụng chiến lược phù hợp để xoay chuyển chúng.

Bạn có thể đưa ra những quyết định tốt nhất có thể từ trước để giúp bạn đi đúng hướng cho dù điều gì xảy ra trên con đường của bạn. Bạn có thể linh hoạt hơn để thích nghi với những sự kiện bất ngờ trong cuộc sống thay vì để chúng kiểm soát hành vi của bạn và ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình.

Ví dụ...

Nếu [ĐIỀU NÀY XẢY RA], thì tôi sẽ [LÀM ĐIỀU NÀY].

• Nếu tôi không thể chạy bộ lúc 7 giờ sáng thứ Hai này vì tôi phải đón bạn ở sân bay, thì tôi sẽ chạy bộ lúc 6 giờ tối thứ Hai

• Nếu tôi không thể luyện nói trước công chúng vào lúc 8 giờ tối Thứ Tư vì tôi phải tham dự một bữa tiệc sinh nhật, thì tôi sẽ luyện tập vào lúc 6 giờ sáng Thứ Tư ngay sau khi tôi thức dậy trong phòng ngủ của mình.

• Nếu tôi được giới thiệu một món tráng miệng khi đến lượt tôi ăn uống lành mạnh, thì tôi sẽ gọi trái cây.

Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro được tạo ra vào cuối những năm 1980 bởi Francesco Cirillo để làm việc và học tập hiệu quả hơn. Cirillo đang cố gắng tập trung vào việc học và hoàn thành bài tập.

Ông đã phát triển kỹ thuật Pomodoro như một cách để cải thiện sự tập trung, năng suất và hiệu quả.

Kỹ thuật này sử dụng một bộ đếm thời gian để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian, theo truyền thống là 25 phút, được phân tách bằng các khoảng nghỉ ngắn. Mỗi khoảng thời gian được gọi là Pomodoro, từ tiếng Ý có nghĩa là 'cà chua', sau đồng hồ bấm giờ nhà bếp hình quả cà chua mà Cirillo đã sử dụng khi còn là sinh viên đại học.

Điểm mạnh lớn nhất của phương pháp Pomodoro là sự đơn giản của nó. Dưới đây là 5 bước để áp dụng kỹ thuật Pomodoro:

1. xác định của bạn mục tiêu hàng đầu trong ngày, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ và đặt pomodoro ước tính (ví dụ: 1=25 phút làm việc) cho mỗi nhiệm vụ.

   
   

2. Đặt bộ hẹn giờ của bạn và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong 25 phút tiếp theo (hoặc khối thời gian Pomodoro đã chọn).

   
   

3. Khi đồng hồ bấm giờ đổ chuông, hãy đánh dấu một Pomodoro và ghi lại những gì bạn đã hoàn thành.

   
   

4. Nghỉ ngơi trong 5 phút. Lên kế hoạch có ý thức cho những khoảng nghỉ này để làm điều gì đó giúp giảm bớt sự mệt mỏi về tinh thần.

   
   

5. Lặp lại 3-5 lần và sau đó nghỉ dài hơn 15-30 phút.

Kỹ thuật Pomodoro khuyến nghị 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi cho mỗi chu kỳ, nhưng bạn cũng có thể làm việc 50 phút và nghỉ ngơi 10 phút - Hector Garcia Puigcerver

Nói cách khác, Pomodoro theo truyền thống được biết là dài 25 phút, nhưng kỹ thuật này không thực thi nó. Nó khá linh hoạt và cho phép bạn chọn khoảng thời gian pomodoro của riêng mình.

Sử dụng kỹ thuật Pomodoro nếu:

• Bạn đang cảm thấy choáng ngợp trước số lượng công việc phải làm và tất cả công việc trước mắt.

• Những phiền nhiễu và gián đoạn nhỏ sẽ ngốn thời gian quý báu của bạn.

• Bạn muốn giỏi hơn trong việc ước tính số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày.

• Bạn muốn rèn luyện trí não của mình để tập trung và tập trung mà không cảm thấy mệt mỏi.

• Bạn tận hưởng trò chơi hóa để đạt được mục tiêu của mình.

• Bạn muốn có một thước đo rõ ràng về thời gian và nỗ lực của mình.

Đây là lý do tại sao phương pháp Pomodoro cực kỳ hữu ích để tăng năng suất và hoàn thành công việc:

Thoát khỏi sự trì hoãn

Chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ và thực hiện từng nhiệm vụ một cách độc lập sẽ ít đáng sợ hơn, giúp bạn dễ dàng bắt đầu. Thay vì bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc trước mắt, việc tập trung vào 25 phút tiếp theo sẽ dễ dàng hơn vì có ít sự không chắc chắn hơn.

Giữ phiền nhiễu đi

Sự phân tâm từ điện thoại, email và phương tiện truyền thông xã hội có thể xuất hiện trong thời gian ngắn, nhưng chúng tác động tiêu cực đến năng suất của bạn bằng cách tăng thời gian cần thiết để tái tập trung sự chú ý của bạn. Ví dụ: Kiểm tra Twitter trong 1 phút có thể cần thêm 20 phút nữa để quay lại và tập trung.

Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn tránh những phiền nhiễu đòi hỏi thời gian và sự chú ý của bạn và thay vào đó tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại.

Giúp đo lường và lập kế hoạch

Bằng cách làm việc trong các khoảng thời gian cụ thể, bạn có thể đo lường rõ ràng thời gian cần thiết để đạt được một mục tiêu nhất định. Điều này cho phép bạn ước tính tốt hơn bằng cách phản ánh thời gian ước tính và thời gian thực tế đã sử dụng.

Làm việc trong các phiên nhỏ chuyển ý tưởng về thời gian từ một khái niệm trừu tượng sang một thước đo chính xác cho phép bạn đưa ra ước tính thời gian thực tế hơn.

Kết hợp với nhau, 3 khuôn khổ mạnh mẽ này—Ma trận Eisenhower, Ý định triển khai và Kỹ thuật Pomodoro—cho phép tôi ưu tiên công việc quan trọng và loại bỏ những nỗ lực lãng phí thời gian, hành động bằng cách lập kế hoạch trước và tận dụng các cơ hội phù hợp, đồng thời thực sự hoàn thành công việc bằng cách sử dụng những nỗ lực nhỏ khối thời gian và tập trung.

Đưa các khung này vào sử dụng tốt nhất không phải là về sự hoàn hảo. Những gì bạn cần là tư duy để thử nghiệm, sự tò mò để xác định những gì hiệu quả (và những gì không), sẵn sàng thay đổi và thích nghi.

Staffan Noteberg nắm bắt nó một cách hoàn hảo trong Kỹ thuật Pomodoro được minh họa “Chủ nghĩa hoàn hảo ngăn cản hành động. Chờ đợi cho đến khi bạn nghĩ ra giải pháp hoàn hảo cho một việc gì đó chỉ là một hình thức của sự trì hoãn.”

Trước đây được xuất bản ở đây .