これら 3 つの生産性フレームワークは、実際の仕事を完了するのに役立ちます

私はこれまでのキャリアの中で、この 3 つのことに最も苦労しました。注目すべきこととまったくすべきではないことを特定すること、適切な機会を利用して行動を起こすことで目標に命を吹き込むこと、実際に何かをするときに気が散ることを避けて集中力を維持することです。仕事まで。

1 つの分野だけでうまくやるという選択肢はありませんでした。目標を達成するには、優先順位付け、行動の開始、集中力の維持という 3 つの側面すべてを実行する必要がありました。

長い間、私はその日を乗り切るためにその場しのぎの戦略を適用していました。これらの分野のいずれかで困難を感じたとき、私は問題の本当の原因を特定して長期的な解決策に投資する代わりに、不快感を隠すために手っ取り早い解決策を使用しました。

しかし、現時点では一時的に症状を和らげてくれたこれらの絆創膏のソリューションは、長期的には問題を悪化させるだけでした。

私の仕事の責任と範囲が増えるにつれて、自分の決定が与える影響も大きくなりました。何を優先していたのか、時間をどのように過ごしていたのか、適切なタイミングでチャンスに気づいていたのか、何が最大の時間を奪ったのか、などです。

以前はうまく機能していた私の生存戦略は、もはや正しく機能しません。むしろ、彼らはさらなる痛みと不安を引き起こしました。あまりにも多くのことが私の注意を奪いました。頭の中にたくさんのことがありすぎました。

私の仕事の要求と、これらの困難に対処するためのその場限りのアプローチが組み合わされて、多大なフラストレーションが生じ、それが私の生産性をさらに低下させました。

私はキャリアの中で、自分の時間を最大限に活用しなかった場合に、精神的にも肉体的にも大きな代償が生じる時期にありました。そのとき私は、回避策やその場しのぎの戦術を取り除くことに決めました。私は本当の問題に直面し、実際に機能する解決策を特定することにしました。

私は、他の人がこれまでに発見した最高のものを習得するという規律を信じています。ただ座って、すべてを自分で夢見ようとすることは信じていません。そんなに賢い人はいない

— チャーリー・マンガー

何百ものフレームワークを研究し、使用した結果、これら 3 つの生産性フレームワークが際立ったものになりました。それらは理解し、適応し、適用するのが簡単でした。各フレームワークは、私が助けを必要とした 1 つの重要な領域に対応しています。

これらを組み合わせることで、重要なことに優先順位を付け、行動計画を守り、目の前のタスクに集中することができます。

1. 優先順位付けのためのアイゼンハワー生産性マトリックス

   
   

2. 行動を開始するための実装意図

   
   

3. 集中力を維持するためのポモドーロテクニック

これらの各フレームワークを詳しく見てみましょう。

アイゼンハワー生産性マトリックス

アイゼンハワー マトリックスは、緊急重要マトリックスとも呼ばれ、緊急性と重要性に応じてタスクを分類することで、最も重要な仕事に優先順位を付けるように設計された、生産性、優先順位付け、および時間管理のフレームワークです。

やるべきことの長いリストに圧倒されたり、どこから始めればよいかわからない場合でも、心配する必要はありません。

アイゼンハワー マトリックスの 4 つの象限は、最も重要な仕事を簡単に達成できるように設計されています。

第 34 代アメリカ合衆国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーは、毎日多くの任務のうちどれに集中すべきかについて、継続的に難しい決断を下さなければなりませんでした。

優先順位を効果的かつ効率的に進めるために、彼はシンプルな意思決定ツール、現在では世界的に有名なアイゼンハワー マトリックスを発明しました。

彼の時間管理、タスク管理、個人の生産性、優先順位付けの方法は数十年にわたって研究され、多くの人々によって使用されてきました。

緊急なことはめったに重要ではないし、重要なことはめったに緊急ではない — ドワイト・D・アイゼンハワー

アイゼンハワー マトリクスを効果的に活用するには、緊急のタスクと重要なタスクの違いを理解することが重要です。それでは、そこから始めましょう。

緊急は事後対応である

緊急のタスクには即時の対応が必要です。これらは時間に敏感であり、予想されるタイムライン内に完了しないとマイナスの結果が生じる可能性があるため、今すぐに実行する必要があります。

緊急のタスクのほとんどは、これらのタスクを実行するための時間的制約を考慮すると、短期的な思考と次善の意思決定につながります。

例えば：

• 明日締め切りのプロジェクトレポートを仕上げる。

• 大規模な顧客ベースに影響を与える本番環境のバグに対処する。

• キッチンのシンクの水漏れを直す。

重要なのは事前対応です

重要なタスクはすぐに対処する必要はありませんが、長期的な目標を達成するのに役立ちます。これらはあなたの成功に大きな影響を与え、質の高い仕事を行うためには、自発性、積極性、そして献身的な集中した時間が必要です。

これらのタスクを事前に注意深く計画することで、機会を活用し、問題を回避し、長期的な目標に沿った最適な決定を下すことができます。

例えば：

• 発売する新製品についての戦略的思考。

• 技術プラットフォームの安定性への投資。

• フィードバック レビューにより、チームのパフォーマンスが向上します。

緊急のタスクと重要なタスクを区別することで、仕事をアイゼンハワー マトリクスの 4 つの象限に分割することで時間を最大限に活用できます。アイゼンハワー マトリックスを使用するには、各タスクを 1 つずつ実行し、それらを 4 つの可能性に分けます。

1. 重要かつ緊急 (象限 1)

   
   

2. 重要だが緊急ではない (第 2 象限)

   
   

3. 重要ではないが緊急である (象限 3)

   
   

4. 重要でも緊急でもない (象限 4)

重要かつ緊急 (象限 1): ここで費やす時間を削減する

これらは直ちに対応する必要があるタスクであり、これ以上遅らせることはできません。それらを後回しにすると、ストレスや不安につながるだけでなく、あなたの成功や成長にも悪影響を及ぼします。

この象限に現れる作業は事後対応的であり、危機管理に対処し、最適とは言えない意思決定につながります。重要なタスクは、あまりにも遅れたり、適切な注意が払われなかったり、まったく関心がなく実行されたりすると、やがて緊急になります。

これらのタスクをすぐに実行しますが、ここで費やす時間を短縮するために、象限 2 でのより多くの作業を優先してください。

重要かつ緊急ではない (象限 2): これらのタスクをスケジュールする

これらのタスクは長期的な目標に大きな影響を与えます。すぐに実行する必要はありませんが、後で集中して時間と注意を集中できるときにスケジュールを設定することが重要です。

この象限のタスクを後回しにすることなく積極的に取り組むと、危機への対処に費やす時間が自動的に短縮され、より前向きな仕事に時間を割くことができます。

重要ではないが緊急である (象限 3): 委任し、権限を与える

これらは今すぐ完了する必要があるタスクですが、長期的な目標には影響しません。これらの作業を自分で行う必要はなく、チームの他のメンバーに委任して、スキルセットを拡大したり、より高いレベルの責任を引き受けたりすることができます。

この方法で仕事を委任すると、権限が与えられ、信頼が構築され、他のことに費やしたほうが良い時間を節約できます。

重要でも緊急でもない (象限 4): 整理整頓と排除

この象限のタスクは忙しくすることで生産性があるかのような錯覚を与えますが、決して実行する必要はありません。これらは気を散らすものであり、取り除かないと目標の邪魔になります。これらのタスクを削除するだけで、あなたや他の人の時間と労力を無駄にする必要はありません。

実装の意図

多くの人は前向きな意図を持っていますが、それに基づいて行動することができません。彼らは行動を起こすことを忘れるか、適切な機会をつかむかのどちらかです。気を散らすものによって脱線したり、古い習慣に戻ってしまいます。

正確な時間と場所を指定せずに「明日ランニングするつもりです」と言うと、実行される可能性ははるかに低くなります。それは運任せです。あなたがそのアクティビティを行うことを忘れずに、時間を見つけて、適切なタイミングでそれを行う意欲を感じてくれることを願っています。

約束が曖昧だと、成功するために必要な具体的なことに手を付けずに、取るに足らない仕事をして忙しくなりがちです。実装意図はこの問題を正確に解決します。

彼らは欲望を具体的な行動に変えます。私は毎日午後7時にアパートの外で10分間ランニングします。 1999 年に心理学者のピーター ゴルウィッツァーによって導入された実装意図には、いつ、どこで行動するつもりであるかについて事前に計画を立てることが含まれます。

つまり、状況xが生じたとき、私は対応yを実行します。

もう決断したり、インスピレーションが湧くのを待つ必要はありません。ジョギングは朝と夕方のどちらが良いでしょうか?書くのに適切な時期ですか？健康的な選択肢を今回の食事と次の食事に置き換えたほうがよいでしょうか?計画に従って行動するだけで、意図した対応を開始できます。

習慣を引き起こすきっかけとなる手がかりには、ポケットの中で鳴る携帯電話の感触、チョコレートチップクッキーの匂い、救急車のサイレンの音など、さまざまな形がありますが、最も一般的な 2 つの手がかりは時間と場所です。実装の意図は、これらの両方の手がかりを活用します。

— ジェームス・クリア

実装意図のもう 1 つの利点は、十分に繰り返すことで、目標に向けた行動が自動的に行われるようになるということです。もう意識的な意図は必要ありません。状況に応じた手がかりが現れると、自動的に行動します。

意思決定のハードルがなくなり、周囲の環境に適切な手がかりが得られるという利点も得られるため、行動を起こす準備ができます。最後に、行動計画の策定は、行動するという約束となります。

研究によると、約束を破ると不快感が生じ、計画を守りやすくなることがわかっています。

実装意図の設定には 2 つの部分があります。

1. アクションの開始
2. コースを維持する

アクションの開始

いつ、どこで望ましい動作を開始するかを詳細に記した具体的な計画を作成します。

例えば...

[LOCATION]の[TIME]に[DO ACTION]を行います。

• 私は月曜日から土曜日まで、午前7時にアパートの外で10分間ジョギングします。

• 午後2時にキッチンで昼食として、フライドポテトの代わりに茹でたベビーキャロット10本を使うことにします。

• 夕食直後の午後8時に寝室で10分間人前で話す練習をします。

コースを守る

物事は常に計画通りに進むわけではありません。予期せぬ状況により、予期した行動が妨げられる可能性があります。競合する目標があなたの注意を必要とする場合があります。魅力的な気を散らすものに注意を払うと、意図した行動が妨げられる可能性があります。だったらどうしようか？

このような状況では、「if-then」バージョンを使用して実装の意図を設計します。

簡単に言えば、目標を妨げる可能性のあるすべての障害について考え、それらに対処する方法を事前に計画します。こうすることで、目標の達成を妨げるハードルに遭遇したときに、適切な戦略を使用して状況を変えることができます。

何が起こっても順調に進むように、事前に最善の決定を下すことができます。人生における予期せぬ出来事に自分の行動をコントロールされ、目標の達成が妨げられるのではなく、より柔軟に適応できるようになります。

例えば...

もし[これが起こった]なら、私は[これをします]。

• 空港に友達を迎えに行かなければならないので、今週月曜日の朝7時にジョギングできない場合は、月曜日の夕方6時にジョギングします。

• 誕生日パーティーに出席しなければならないため、水曜日の午後 8 時に人前で話す練習ができない場合は、水曜日の午前 6 時に寝室で起きてすぐに練習します。

• 健康的な食事をする番になったときにデザートのオプションを提示されたら、私はフルーツを注文します。

ポモドーロテクニック

ポモドーロテクニックは、仕事と勉強の生産性を高めるためにフランチェスコ・シリロによって1980年代後半に考案されました。シリロは勉強に集中して課題をこなすのに苦労していました。

彼は、集中力、生産性、効率を向上させる方法としてポモドーロ テクニックを開発しました。

この手法では、タイマーを使用して作業を、従来は 25 分間の長さで、短い休憩で区切られた間隔に分割します。各インターバルは、シリロが大学生の頃に使用していたトマトの形をしたキッチンタイマーにちなんで、イタリア語で「トマト」を意味するポモドーロとして知られています。

ポモドーロメソッドの最大の利点はそのシンプルさです。ポモドーロテクニックを実践するための5つのステップは次のとおりです。

1. あなたを特定してください最高の目標1 日のタスクを小さなタスクに分割し、タスクごとに推定ポモドーロ (例: 1 = 25 分の作業時間) を設定します。

   
   

2. タイマーをセットし、次の 25 分間 (または選択したポモドーロの時間ブロック) 1 つのタスクに集中します。

   
   

3. タイマーが鳴ったら、1 つのポモドーロをマークし、完了した内容を記録します。

   
   

4. 5分間休憩してください。精神的な疲労を防ぐために、これらの休憩を意識的に計画しましょう。

   
   

5. 3 ～ 5 回繰り返した後、15 ～ 30 分の長い休憩を取ります。

ポモドーロ テクニックでは、各サイクルで 25 分間の作業と 5 分間の休憩を推奨していますが、50 分間作業して 10 分間休憩することもできます - ヘクター・ガルシア・プッチセルバー

つまり、ポモドーロの時間は 25 分であると伝統的に知られていますが、このテクニックはそれを強制するものではありません。非常に柔軟で、独自のポモドーロ間隔を選択できます。

次のような場合にポモドーロ テクニックを使用します。

• あなたはやるべきことの多さと目の前にあるすべての仕事に圧倒されていると感じています。

• ちょっとした気が散ったり中断されたりすると、貴重な時間が奪われてしまいます。

• 1 日に完了できる作業量をより正確に見積もれるようになりたいと考えています。

• 疲れを感じずに集中力を高める脳を鍛えたい。

• あなたは目標を達成するためにゲーミフィケーションを楽しみます。

• 自分の時間と労力を明確に測定したいと考えています。

ポモドーロ メソッドが生産性を向上させ、物事を成し遂げるのに非常に役立つ理由は次のとおりです。

先延ばしの解消

大きな目標を小さなタスクに分割し、それぞれを独立して実行すると、それほど怖がらずに簡単に始めることができます。目の前にあるすべての仕事の膨大さに圧倒されるよりも、不確実性が少ないため、次の 25 分間に集中する方が簡単です。

気を散らすものを遠ざける

電話、電子メール、ソーシャル メディアによる気が散るのは短時間に見えるかもしれませんが、注意を再び集中するのにかかる時間が長くなり、生産性に悪影響を及ぼします。例: Twitter を 1 分間チェックすると、戻って集中するまでさらに 20 分かかる場合があります。

ポモドーロ テクニックは、時間と注意を必要とするこれらの気を散らすものを避け、代わりに現在のタスクに完全に集中するのに役立ちます。

測定と計画に役立ちます

特定の時間ブロックで作業することで、特定の目標を達成するまでにかかる時間を明確に測定できます。これにより、推定時間と実際にかかった時間を反映することで、推定をより正確に行うことができます。

小規模なセッションで作業すると、時間の概念が抽象的な概念から正確な尺度に変わり、より現実的な時間の見積もりが可能になります。

これら 3 つの強力なフレームワーク (アイゼンハワー マトリックス、実装意図、ポモドーロ テクニック) を組み合わせることで、重要な仕事に優先順位を付けて時間の無駄な作業を排除し、事前に計画を立てて適切な機会を利用して行動を起こし、小規模な作業を活用して実際に仕事を完了することができます。時間ブロックと集中力の維持。

これらのフレームワークを最大限に活用することは、完璧である必要はありません。必要なのは、実験する考え方、何がうまくいくか（何がうまくいかないか）を特定する好奇心、そして変化して適応する意欲です。

スタファン・ノートバーグは、『図解ポモドーロ・テクニック』でそれを完璧に捉えています。「完璧主義は行動を妨げる。何かに対する完璧な解決策を考案するまで待つことは、単に先延ばしの一形態にすぎません。」

以前はここで公開されました。