मैंने अपनी टीम से हर हफ़्ते शिकायत करने को कहा—इससे हमारी उत्पादकता में बदलाव आया

फोटो: डायलन गिलिस, अनस्प्लैश

एक दशक से भी अधिक समय पहले, मुझे ASBIRO में आंद्रेज ब्लिकले द्वारा संचालित टोटल क्वालिटी मैनेजमेंट (TQM) पाठ्यक्रम लेने का अवसर मिला था। ASBIRO एक अद्वितीय पोलिश शैक्षणिक संस्थान है, जहां केवल उद्यमियों को उद्यमिता सिखाई जाती है।

तब से, मैं अपनी टीमों के साथ, खास तौर पर स्टार्टअप जगत में, विभिन्न TQM तकनीकों का परीक्षण और परिशोधन कर रहा हूँ। मैं अपने कुछ अवलोकन और विचारों को साझा कर रहा हूँ जिन्हें मैंने लागू किया है, जिसमें साप्ताहिक काइज़न-शैली के सत्रों पर ध्यान केंद्रित किया गया है, जो हमारी टीमों के भीतर विभिन्न वास्तविक जीवन परिदृश्यों में प्रभावी साबित हुए हैं।

आंद्रेज ब्लिकल एक प्रमुख पोलिश उद्यमी हैं, जो गुणवत्ता प्रबंधन में अपने काम के लिए जाने जाते हैं और ब्लिकल परिवार के कन्फेक्शनरी व्यवसाय के नेता के रूप में जाने जाते हैं, जो प्रतिष्ठित और अनूठे पोलिश " ए.ब्लिकल डोनट्स " (pączki!) बनाने के लिए प्रसिद्ध है। उन्होंने अपनी विरासत को संरक्षित करते हुए कंपनी का विस्तार किया है, इसे एक आधुनिक, गुणवत्ता-संचालित संगठन में बदल दिया है।

कुल गुणवत्ता प्रबंधन (TQM) एक व्यापक, संगठन-व्यापी दृष्टिकोण है जो निरंतर सुधार और दीर्घकालिक सफलता पर केंद्रित है, जिसमें संगठन के सभी सदस्य शामिल हैं। दूसरी ओर, काइज़ेन, TQM के भीतर एक विशिष्ट तकनीक है जो प्रक्रियाओं को बढ़ाने और अक्षमताओं को खत्म करने के लिए दैनिक आधार पर छोटे, वृद्धिशील सुधार करने पर जोर देती है। मुख्य बात यह थी कि किसी भी संगठन के फलने-फूलने के लिए, उसे अपने सभी सदस्यों (प्रबंधन सहित) के योगदान के साथ निरंतर विकसित होने की आवश्यकता होती है।

टेक स्टार्टअप की तेज़ रफ़्तार दुनिया में, जहाँ विचारों की बाढ़ सी आ जाती है और समय सीमाएँ सामने आ जाती हैं, बड़ी तस्वीर को नज़रअंदाज़ करना आसान है। जब आप कोडिंग और डिज़ाइनिंग जैसे रोज़मर्रा के कामों में डूबे रहते हैं, तो बड़े पैमाने पर प्रोजेक्ट को मैनेज करना भारी लग सकता है। उत्पाद टीमों की संख्या अक्सर दर्जनों में होती है, इसलिए उत्पाद की गुणवत्ता और एक कुशल सॉफ़्टवेयर उत्पादन प्रक्रिया दोनों को बनाए रखने के लिए तरीके अपनाना ज़रूरी है।

लगभग 10 साल पहले ही मैंने अपनी सभी टीमों के लिए साप्ताहिक काइज़ेन-फ़ॉर्मेट मीटिंग शुरू की थी। मैं कुछ सरल लेकिन प्रभावशाली चाहता था। ये मीटिंग हमारी प्रक्रिया सुधार यात्रा की आधारशिला बन गईं। क्यों? क्योंकि वे लगातार फ़ीडबैक की अनुमति देते हैं और टीम के सदस्यों को ऐसे मुद्दे उठाने के लिए एक मंच प्रदान करते हैं, जिन्हें अगर अनदेखा किया जाए, तो वे बड़ी समस्याओं का रूप ले सकते हैं।

यह इस तरह काम करता है: हर हफ़्ते, मैं अपने उत्पाद और तकनीकी टीम के सभी सदस्यों को एक साथ लाता हूँ। कोई अलगाव नहीं। सप्ताह का आखिरी दिन आमतौर पर सबसे अच्छा काम करता है। डेवलपर्स, डिज़ाइनर, उत्पाद प्रबंधक - हर कोई। लक्ष्य उन्हें अपनी भावनाओं को व्यक्त करने, अपनी कुंठाओं को साझा करने और प्रगति में बाधा डालने वाली बाधाओं को इंगित करने के लिए एक स्थान देना है। और नहीं, यह "बॉस के बारे में शिकायत करें" सत्र नहीं है। हम वास्तविक, कार्रवाई योग्य मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

"इस हफ़्ते आप किस बारे में शिकायत कर रहे हैं?" जैसा एक सरल प्रश्न सभी तरह की जानकारियों के लिए द्वार खोलता है। यह बातचीत शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका है क्योंकि यह हर किसी को अपनी चिंताएँ व्यक्त करने का मौका देता है, चाहे वह प्रक्रिया के बारे में हो, संचार संबंधी मुद्दों के बारे में हो, या फिर दफ़्तर में कॉफ़ी की कमी जैसी मामूली बात के बारे में हो। मैं हर हफ़्ते लोगों को याद दिलाता था: "शुक्रवार को हमारे पास काइज़न सत्र है, आप में से हर कोई - कृपया अपनी शिकायतें लेकर आएं!"।

क्यों न पहले सुधार के लिए सुझाव मांगे जाएं, है न? खैर, यहीं पर यह थोड़ा उल्टा हो जाता है। लोगों से सुधार के सुझाव मांगने से अक्सर समाधान के बजाय ज़्यादा सवाल उठते हैं। मेरे अनुभव से, इस सवाल से आपको जो विचार मिलते हैं, वे वास्तविक समस्याओं के बजाय ज़्यादा "अच्छा-से-अच्छा" होते हैं। जब आप अपनी टीम के साथ कुछ महीने तक इन सत्रों में भाग लेते हैं और सभी एक ही पृष्ठ पर होते हैं, तभी आप यह सवाल पूछना शुरू कर सकते हैं। तब तक, लोग पहले से ही अपने आप सुधार के विचार लेकर आ रहे होते हैं - आपको पूछने की भी ज़रूरत नहीं होती।

सबसे पहले, लोगों को खुलकर चर्चा में भाग लेने के लिए राजी करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर उन संस्कृतियों में जहाँ समस्याओं को खुले तौर पर इंगित करना, विशेष रूप से प्रबंधन के साथ, असहज महसूस हो सकता है। मुख्य बात यह ज़ोर देना है कि ये चर्चाएँ व्यक्तियों की आलोचना करने के बारे में नहीं बल्कि प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के बारे में हैं। समाधानों पर ध्यान केंद्रित करने से, माहौल दोषारोपण के बजाय रचनात्मक प्रतिक्रिया का बन जाता है। इन सत्रों के पीछे " क्यों " को शुरू से ही स्पष्ट रूप से समझाया जाना चाहिए।

एक बार जब हम मुद्दों पर चर्चा कर लेते हैं, तो हम अगली बैठक से पहले हल किए जाने वाले कार्यों को सौंप देते हैं। यदि कोई डेवलपर किसी उपकरण के साथ संघर्ष करता है, तो हम सुनिश्चित करेंगे कि उनके पास इसे सही करने के लिए संसाधन हैं। यदि टीम के भीतर संचार की कमी है, तो हम नई रणनीतियों पर काम करेंगे। महत्वपूर्ण बात यह है कि बैठकों को कार्रवाई-उन्मुख रखना है, समाधानों पर स्पष्ट अनुवर्ती कार्रवाई के साथ।

शुरुआत में, लोगों को खुलकर अपनी बात साझा करने के लिए राजी करना मुश्किल था, लेकिन अब, यह हमारी संस्कृति का एक अनिवार्य हिस्सा है। ये बैठकें टीम को सांस लेने, चिंताओं को व्यक्त करने और सबसे महत्वपूर्ण रूप से समस्याओं और उनके समाधानों की जिम्मेदारी लेने का अवसर प्रदान करती हैं। इस सरल लेकिन प्रभावी दृष्टिकोण से न केवल उत्पादकता में बल्कि टीम के मनोबल और सामंजस्य में भी दीर्घकालिक लाभ हुआ है।

तो, मैं काइज़ेन मीटिंग्स की कसम क्यों खाता हूँ? वे गति को बनाए रखते हैं। डेडलाइन और लगातार दबाव से भरी दुनिया में, बड़ी तस्वीर को नज़रअंदाज़ करना आसान है। ये छोटे, नियमित समायोजन हमें संरेखित रखते हैं, समस्याओं को बाधाओं में बदलने से पहले हल करने में हमारी मदद करते हैं, और सुनिश्चित करते हैं कि हम लगातार सुधार कर रहे हैं। और आइए इसका सामना करें, कभी-कभी थोड़ी-बहुत शिकायत करना जुड़े रहने और चीजों को आगे बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका है।

इन बैठकों का एक अप्रत्याशित लाभ यह है कि वे जागरूकता बढ़ाने और समय के साथ तकनीकी ऋण को संबोधित करने में मदद करते हैं। नियमित प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करके और समस्याओं को हल करके, हम संचित तकनीकी ऋण को छोटे, अधिक प्रबंधनीय टुकड़ों में विभाजित और हल कर सकते हैं।

एक सीटीओ के रूप में, मैंने पाया है कि काइज़ेन मीटिंग प्रत्येक टीम के सदस्य के भीतर सच्चे स्वामित्व को बढ़ावा देने का सबसे अच्छा तरीका है। जब लोगों को लगता है कि उनका व्यवसाय, उत्पाद और उत्पादन प्रक्रिया पर सीधा प्रभाव है, तो वे यह पहचानना शुरू कर देते हैं कि हर किसी को चुनौतियों का सामना करना पड़ता है और सुधार की हमेशा गुंजाइश होती है। ये मीटिंग एक स्पष्ट संदेश देती हैं: एक टीम के रूप में, हमारे पास हर हफ़्ते अपने कार्य-जीवन को कम दुखी बनाने की शक्ति है।

आप अपनी टीम की उत्पादन प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए क्या कदम उठा रहे हैं? मुझे आपका दृष्टिकोण जानना अच्छा लगेगा।