Cómo usar el enfoque "10/50/99" para dar retroalimentación

Y cómo reduce las probabilidades de que frustre a su equipo al borde de irse

Muuuucho tiempo atrás, cuando era diseñador/desarrollador web independiente, hice un sitio web para una empresa de filtración de agua. ¿Súper emocionante verdad? Yo era joven y, para ser honesto, ni siquiera sabía lo que hacían.

El CEO y yo estábamos en la misma página desde el principio: solo querían un sitio web genial. Yo también, y me fui y lo logré. Impulsado por mi pasión por las últimas tendencias de diseño y los estándares de desarrollo más actualizados, se me ocurrieron tres opciones increíbles . Obras maestras, en mi cabeza.

Y luego sucedió, casi al final, la peor pesadilla de todo diseñador .

El director ejecutivo me pidió que "hiciera un pequeño cambio" y agregara una decisión de diseño desagradable para convertir mi obra maestra de grandiosa en terrible.

Y fue horrible... y frustrante. Era como todos los dibujos animados de Dilbert que has visto en los que el director general aparece en el último minuto y lo arruina todo.

A partir de ese momento odié ese sitio web y ese proyecto. Solo quería terminar el contrato lo antes posible. Durante años, miré hacia atrás a ese CEO y pensé: “¿¡Por qué diablos estaba tratando de controlar el diseño... si me está pagando para ser el diseñador!? ¡Él no sabe NADA sobre el diseño!”

… Luego, comencé a dar retroalimentación exactamente de la misma manera 🤦🏻‍♂️

Avance rápido y ahora soy el director ejecutivo y ejecuto SoapBox (los primeros administradores de aplicaciones) en sus primeros años. Tenía miembros del equipo que son estrellas de rock en sus diversos roles mostrándome su trabajo y pidiendo comentarios... y luego me di cuenta: estaba haciendo que sus obras maestras fueran terribles.

Trabajarían duro durante semanas y se esclavizarían en cada detalle y luego me mostrarían los resultados finales. Y yo fui el que arruinó su trabajo en el último minuto.

No había forma de evitarlo, podía verlo en sus rostros. Recuerdo haber hecho exactamente la misma cara. Pero que estaba pasando? Yo no era un mal tipo. No estaba tratando de arruinar todo... pero lo estaba.

Su trabajo fue excelente , pero estaba torcido de lo que "nuestra" obra maestra debía ser. Así que estaba ofreciendo soluciones cuando lo vi: "hmm, algo extraño, intente cambiar esta única cosa...". Fue mi intento de curar los síntomas de un problema que no sabía que teníamos: estaban perdiendo el gran imagen del proyecto.

Entonces, la próxima vez que noté una “obra maestra torcida” no traté de arreglarla. Compartí el contexto faltante. ¿Y adivina qué? ERA PEOR. Esta vez en realidad causó lágrimas .

El mensaje que efectivamente les envié pasó de "arreglen esto" a "todo lo que han hecho durante las últimas semanas está mal". Ups.

El contexto era bueno, pero el momento no era el adecuado. Necesitaba darles comentarios duros sobre la visión del proyecto mientras el proyecto aún era temprano y moldeable.

Y para que eso sucediera, mi equipo necesitaba invitarme a entrar mucho antes, aunque les pareció muy contrario a la intuición (después de todo, no le muestras a un maestro una tarea sin terminar en la escuela, ¿verdad?).

Poner en cola el enfoque de retroalimentación 10/50/99%

Fue entonces cuando el enfoque 10/50/99% me salvó. Me permitió entrar. Evitó que la gente se enfadara y me permitió compartir el contexto que faltaba en el momento adecuado.

Para cerrar el círculo de la historia, fue en este punto que descubrí por qué el tipo de la filtración de agua me obligó a hacer que su sitio web fuera feo: quería que coincidiera con sus camiones. Quiero decir: "Ojalá me lo dijera antes", pero realmente dependía de mí recopilar ese contexto al principio o recibir comentarios sobre la marcha, no esperar hasta el último momento posible para mostrarle un proyecto casi terminado. .

Con eso, he aquí cómo un marco simple puede evitar que tu equipo llore.

Ahora, un gran descargo de responsabilidad: yo no inventé esto. Estoy seguro de que leí sobre el 10/50/99% de comentarios en algún lugar hace unos 10 años. Lo recuerdo claramente, pero no puedo encontrarlo en Google. También se ha escrito sobre una o dos veces y esas también pueden ser lecturas útiles.

¿Qué es exactamente 10/50/99% de retroalimentación?

Supongamos que cada proyecto se puede dividir en tres fases básicas: 10%, 50% y 99% terminado.

10% hecho: básicamente no hecho en absoluto

50% hecho: donde los componentes centrales se unen

99 % terminado: estamos revisando dos veces la ortografía, la gramática, etc.

10/50/99 % de retroalimentación corresponde a la retroalimentación que compartiría en cada una de esas etapas.

Y aquí está la parte importante: la única retroalimentación que puede dar en la etapa del 10 % es una retroalimentación del 10 %. Nunca puedes dar un 10% de retroalimentación en la etapa del 99%. Y viceversa: nunca puedes dar un 99 % de retroalimentación en la etapa del 10 %.

La idea detrás de este enfoque es cuánto tiempo y energía nos ahorra este tipo de comentarios. Es un lenguaje común que todos usamos para responsabilizarnos unos a otros. Por ejemplo:

El diseñador nos muestra un boceto para una página de destino. “Estoy en la etapa del 10%”.

El miembro del equipo señala un error tipográfico. “Esto está mal escrito..”

Literalmente todos los demás en la habitación. “Esto es al 10%. Guárdalo para más tarde.

Entonces, ¿qué hay exactamente en cada etapa? Siga leyendo para obtener más información...

La etapa del 10% (Esto es solo el comienzo)

La etapa más temprana en cualquier proyecto es la etapa del 10%. Esto es cuando un proyecto es un boceto. un esquema Una lista con viñetas. Una breve. A veces te puede llevar 10 minutos llegar aquí.

En esta etapa, no hay nada "bueno" que mostrar. Y es la retroalimentación más difícil de dar porque a la gente no le gusta mostrar su peor trabajo a sus compañeros o gerentes.

Encuentro que esto es especialmente desafiante para los empleados más jóvenes: ¿cómo se muestra un proyecto completo al 10% y se ve genial? Duele porque se siente como si estuvieras mostrando un trabajo sin terminar. ¿Cómo haces ver a tus compañeros la viabilidad del proyecto sin afinarlo demasiado? Es un baile delicado: quieres que alguien te traiga la peor versión del concepto.

El trabajo y la persona están en un espacio muy "inseguro" psicológicamente , así que tienes que ser delicado y deliberado con el tipo de comentarios que estás compartiendo... arruina esto y nunca tendrás otra oportunidad. Literalmente.

🙅🏻‍♀️ Cómo *no* dar retroalimentación en la etapa del 10 % ️

De todas las etapas, aquí es donde los que dan retroalimentación se equivocan más, y esa es probablemente la razón por la que los empleados tienen tantos problemas para compartir proyectos en esta etapa en primer lugar.

Por ejemplo, si un diseñador coloca una maqueta inicial y lo primero que dice el diseñador principal es: "¡El logotipo no está centrado con el relleno adecuado!" Eso lleva al diseñador a pensar, “ mi jefe piensa que soy un mal diseñador. No creen que puse suficiente trabajo en este momento. No creen que estaba prestando suficiente atención ”. Así que querrán hacer un mejor trabajo la próxima vez y, de repente, la primera vista de un proyecto será una maqueta de alta fidelidad en color en la reunión del 10 %. Para los que no son diseñadores, es básicamente un producto casi terminado.

💁‍♂️ Cómo *hacer* comentarios en la etapa del 10 %

En la etapa del 10%, debe dar retroalimentación sobre la visión y la dirección hacia la que se dirige el trabajo. Debería ser fácil para ellos desechar la dirección actual sin que todo su arduo trabajo se vaya por el desagüe. No se deben herir los sentimientos de nadie si la sala decide, "sabes qué, toda esta idea es una pérdida de tiempo".

Porque la etapa del 10% es cuando puedes, ¡y debes! — debatir el proyecto en sí.

¿Cuál es el objetivo de este proyecto? ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Por qué estamos haciendo este proyecto?

En la etapa del 10%, debe debatir todo esto. Este es el momento de encontrar el lenguaje común, la dirección y la visión que impulsarán el proyecto de aquí en adelante. Y al bloquear esto al principio del proceso, se está ahorrando a usted mismo (y a su equipo) debates dolorosos e innecesarios más adelante que pueden descarrilar el proyecto. En otras palabras: si la gente quiere debatir el resumen de este proyecto, debe hablar ahora o callar para siempre.

Consejo profesional : tome notas de las decisiones que está tomando aquí. Te arrepentirás más tarde si no lo haces. Los necesitará si la gente intenta cambiar de dirección más adelante.

Y eso es lo que quiere, después de todo: como director ejecutivo, quiere debatir el concepto. Porque ahí es donde se PUEDE debatir. Donde PUEDES agregar valor.

A medida que su equipo profundiza en las etapas del proyecto, idealmente debería tener cada vez menos comentarios para dar. Porque usted no es el experto en el trabajo, ellos lo son. Deberían saber más de gramática que tú. Deberían saber más sobre principios de diseño que tú.

Como líder, donde puede y debe ofrecer retroalimentación es en esta etapa temprana donde puede dirigir las ideas desalineadas en la dirección correcta. Es mucho más barato hacer esto ahora que más adelante.

En esta etapa, la retroalimentación correcta suena como:

“El alcance del proyecto parece demasiado grande para lo que estamos buscando, estamos buscando una ganancia rápida”.

“Hay algunas otras empresas que han hecho un muy buen trabajo para resolver este problema. Me gusta cómo lo hicieron, vamos a evaluarlos”.

“Queremos que esto se vea genial en lugar de que funcione realmente bien”.

Y podrías salir de esta reunión diciendo algo como:

“Sigamos estas [dos] direcciones y decidamos la final al 50%”.

La etapa del 50% (¡Estás a mitad de camino!)

Este es el primer borrador. La maqueta incolora. Y si cree que la etapa del 10 % es difícil de vomitar para los empleados en una pantalla grande y mostrársela al equipo, la etapa del 50 % puede ser peor, porque está mostrando intencionalmente su trabajo sin terminar.

Tendrá errores tipográficos o imágenes y texto de marcador de posición. Grandes partes del proyecto podrían debatirse y moverse. Pero eso es lo que quieres hacer: confirmar la dirección, debatir el esqueleto, tener una discusión sobre el flujo de un artículo o experiencia, sin perderte en la gramática y la ortografía.

Nuevamente: si proporciona comentarios sobre los detalles aquí, lo arruinará. La gente asumirá que sus comentarios son críticas en lugar de comentarios. Comenzarán a aparecer con tres versiones completamente completas y solo te pedirán que elijas una. Se desconectarán de la conversación. Estarán frustrados. Tienes que hacerlo bien.

💁‍♂️ Cómo dar retroalimentación en la etapa del 50 %

Cuando se acerque a la retroalimentación en esta etapa, extraiga lo que documentó en el 10%. Mire la visión y la dirección que acordaron como equipo y reaccione si el 50% está alineado o no con esas discusiones. En otras palabras, ¿su visión y dirección se ven en este producto tangible?

Durante la etapa del 50 %, es probable que te encuentres pensando cosas como:

¿Es esto lo que imaginamos? ¿El producto va en la dirección correcta? ¿Comparte nuestra visión? ¿Es esto lo que todos queríamos y acordamos en nuestro 10%? ¿Estamos emocionados de ver el producto terminado?

Esta es la complicada etapa intermedia, donde la dirección y el objetivo ya no se debaten, pero todavía no estamos en la etapa en la que te volverías quisquilloso con las palabras. Aquí, está viendo la estructura general o el diseño. Esta es también la etapa adecuada para obtener comentarios de otros departamentos o equipos, si es necesario. En este punto, el proyecto está lo suficientemente avanzado como para que otros departamentos tengan una idea clara de los objetivos y el resumen, pero todavía hay tiempo para implementar cualquier comentario que puedan tener.

Consejo profesional: haga que la persona que dirige el proyecto diga:

“Oye, esto está en la etapa del 50%. Los objetivos que acordamos para el proyecto son:
- Ir solo
- Gol dos
- Gol tres

Estamos a mitad de camino de este proyecto y los comentarios que estamos buscando y creemos que serían MÁS valiosos en esta etapa son:
- Ejemplo de retroalimentación uno
- Ejemplo de retroalimentación dos
- Ejemplo de retroalimentación tres”

Etapa 99% (Esta es la última oportunidad para recibir comentarios)

Esto es cuando un proyecto está a punto de enviarse. Es una publicación de blog justo antes de presionar "Publicar". Es una página de destino que acaba de obtener su brillo final. Es la etapa en la que te mueres por enviar la cosa, y parece casi imposible esperar pacientemente a que las partes interesadas necesarias le echen un vistazo final...

La etapa del 99% tiene que ver con los pequeños detalles. Por fin es hora de ser quisquilloso.

¿Funcionan los enlaces? ¿Estamos rastreando correctamente las métricas que necesitamos? ¿Hay errores tipográficos? ¿Hay errores?

Este no es un lugar para volver atrás y debatir objetivos o estructuras. Eso ha sido tratado y resuelto. Regrese a las notas y señale eso si las personas lo desafían.

💁‍♂️ Cómo dar retroalimentación en la etapa del 99 %

Aquí es donde todos los comentarios quisquillosos que a la gente le encanta dar a lo largo del proyecto son finalmente bienvenidos. Ves un error ortográfico? ¡Excelente! ¿Ese espacio se ve desviado unos milímetros? ¡Impresionante! Esta es la etapa en la que la mayoría de los comentarios deberían provenir del equipo (también conocido como los expertos) en lugar del líder.

De hecho, si tienes un equipo en el que confías y que es bueno… Salta esta etapa. No necesitas estar allí. Confía en ellos para hacer su trabajo. Hágalos responsables, claro, pero no necesita microgestionar estas cosas.

Sin embargo, esta también puede ser una fase desafiante. A lo largo de todo el proyecto, todos se han estado muriendo por dar un 99 % de comentarios en el momento equivocado. Y ahora que es el momento apropiado para hacerlo, la gente puede estar empeñada en revivir el 10% de comentarios de nuevo. Su trabajo como líder es simplemente asegurarse de que no hagan eso.

La retroalimentación del 99% a veces puede parecer una pesadilla para la persona que la recibe. Su cerebro podría apagarse, se pondrán en piloto automático y comenzarán a hacer todos los cambios que la gente les dice. Su trabajo aquí podría ser simplemente recordarles los objetivos del proyecto para que puedan analizar los buenos comentarios de los malos.

Por qué 10/50/99% es tan difícil (y tan fácil)

Este enfoque de la retroalimentación es difícil por varias razones.

№1 — Difícil cuando la seguridad psicológica no está presente en tu equipo (y fácil cuando la hay)

A todo el mundo le asustan naturalmente los comentarios del 10 % y el 50 % porque es doloroso mostrar el trabajo inacabado a las personas a las que quieres impresionar.

Tiene sentido que los empleados tengan este miedo: durante toda la escuela haces proyectos o trabajos y obtienes una calificación en el proyecto terminado.

Ahora, de repente, tienes que desentrenarte y traer gente desde el principio y estar preparado para que los proyectos se desechen antes de que alguien realmente vea de lo que eres realmente capaz.

Como líder, depende de usted fomentar un espacio psicológicamente seguro donde su equipo se sienta cómodo compartiendo su trabajo en cada etapa de este proceso. Cuando logras esto, los resultados son fenomenales. Las personas se sentirán más cómodas compartiendo su trabajo, así como sus opiniones.

№2 — Es difícil moderarte a ti mismo al compartir opiniones fuertes

Es difícil para cualquier líder porque, en mi experiencia, nos cuesta mucho relegar nuestros comentarios a las etapas correctas, es decir, dejar de hablar sobre los errores de ortografía en la etapa del 10%.

Además, es difícil porque todos los demás también son terribles para dar retroalimentación. Es una habilidad entrenada que la mayoría de la gente asume que es algo natural. Y, la gente a menudo confunde la retroalimentación constructiva (también conocida como Radical Candor) con críticas innecesariamente duras y fuera de contexto. Las personas pueden pensar que está bien ser duro porque están siendo abiertos y honestos, pero no son lo mismo. Y ser demasiado duro o dar una retroalimentación incorrecta en la etapa equivocada solo alimentará los temores de los empleados de adoptar este proceso y dejarlo entrar desde el principio. Como resultado, el nivel de seguridad psicológica presente en su equipo disminuye.

Consejos para 10/50/99% de retroalimentación

Después de varios años de usar este enfoque (y predicarlo a todos en SoapBox ), he aprendido algunas lecciones. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a hacer que el 10/50/99 % funcione para usted y su equipo.

Haga coincidir los comentarios correctos con la etapa correcta

Ya he mencionado esto, pero vale la pena repetirlo. Y lo repetirás de nuevo. Y otra vez. Y otra vez. Porque esto es lo más difícil de entender para la gente.

Para que este tipo de comentarios funcione, todos deben responsabilizarse mutuamente de dar los comentarios correctos en el momento adecuado. Eso significa retroceder cuando los comentarios no se alinean con el escenario. Cada vez.

Genera confianza con el tiempo

Para que esto funcione, su equipo debe confiar en que no arruinará su visión. Y como gerente, debe confiar en que su equipo no ignorará todos los comentarios que acaba de compartir.

Se necesita tiempo para construir esta base, pero vale la pena el trabajo. Es posible que desee que lean este artículo antes de implementar el proceso para que todos estén en la misma página.

Si te pierdes una etapa de retroalimentación, mala suerte

Esto funciona de dos maneras, si un empleado mostró el 10% de comentarios y usted no estuvo allí. Demasiado. La especia debe fluir (¿algún fanático de Dune por ahí?). En su lugar, ponte al día con sus decisiones del 10 % y pasa al 50 % de retroalimentación...

O admita sus errores y pídales que reinicien todo el proyecto desde cero porque no pudo administrar su tiempo.

Sin embargo, si es la primera vez que ve algo, debería poder dar un 10% de comentarios. Solo sé muy claro acerca de por qué, “nunca tuvimos la oportunidad de debatir el tema del 10 %, así que voy a compartir mis comentarios sobre el 10 % ahora. La próxima vez asegurémonos de hacer esto desde el principio”

Una nota final sobre los comentarios...

Como líder, sea claro sobre el tipo de retroalimentación que está dando.

Este es uno grande, y escribiré más sobre él en una publicación posterior. Pero aquí está la esencia: como jefe, tienes mucho poder. Cuando ofrece un comentario, su equipo puede tomarlo como una ley. Lo cual a veces es genial, pero en otros casos puede ser perjudicial. El CEO de LinkedIn, Jeff Weiner, tiene una excelente publicación sobre esto .

Por eso es importante tener claro el tipo de retroalimentación que estás dando, cuando la estás dando. Mi propia taxonomía personal de tipos de comentarios (basada en la de Jeff) es la siguiente:

Tipo 1 — “Pensar en voz alta”

Esta retroalimentación es exactamente lo que parece: solo un pensamiento. Solo un pensamiento pasajero que estaba en mi cerebro y salió de mi boca mientras estaba parado a tu lado. Esta no es una retroalimentación que debería cambiar el curso de un proyecto a menos que despierte algo dentro de ti.

Tipo 2 — “OPO”

Esta es la opinión de una persona . Este soy yo ofreciendo mi propio punto de vista, no como líder de esta empresa, sino como un ser humano interesado en este proyecto. Debe respetarse y evaluarse con la misma deferencia que los comentarios de cualquier otro miembro del equipo.

Tipo 3 — Sugerencia fuerte

Como dice Jeff, "Esta es la opinión de más de una persona, pero aún no llega a decirle al equipo qué hacer". Este tipo de comentarios sigue siendo solo OPO, pero resulta ser la opinión de alguien que tal vez aprendió esta lección de la manera más difícil. Pero eso no significa que el equipo no pueda retroceder y anularlo.

Tipo 4 — Mandato

Este es el jefe diciéndole al equipo qué hacer. Llano y simple. A veces un mal necesario, pero que no debe usarse en exceso.

¡Eso es todo! Un recorrido por la forma en que damos retroalimentación en SoapBox.

¿Qué opinas del enfoque 10/50/99%? ¿Quieres probarlo en tu empresa? ¡Me encantaría saber!

pd Debería tener estas conversaciones con sus directos al menos una vez al mes. Si sus conversaciones están obsoletas, no son consistentes o están desorganizadas, debería probar SoapBox ahora.

Brennan es el director ejecutivo y cofundador de SoapBox , el lugar número 1 para trabajar en Canadá. SoapBox se trata de esas conversaciones que debería tener con sus empleados... pero actualmente no las tiene.

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