Cómo reducir las brechas de comunicación en el trabajo

¿Qué hace o deshace un proyecto en el trabajo? ¿Qué determina si los empleados disfrutan trabajar juntos o tratan de evitar cualquier cosa que requiera colaboración? ¿Qué factor permite a los gerentes empoderar a los miembros de su equipo? ¿Qué genera confianza con las partes interesadas?

Comunicación efectiva. Es un ingrediente clave para trabajar juntos, avanzar en su carrera y hacer del trabajo una experiencia feliz. Cuando la comunicación se rompe en el trabajo, se pierde más tiempo en llenar los vacíos en la alineación y las expectativas y menos en el trabajo productivo.

Cúbrelo con toda la frustración, el estrés y la ansiedad que surgen al sentir que está fuera de tu control y que no puedes hacer nada para mejorarlo.

En un entorno de equipo, cuando comprende los matices de una comunicación eficaz, puede aplicar estrategias para reducir los efectos de una comunicación deficiente.

En lugar de buscar la alineación perfecta, lo que es imposible en un entorno grupal y solo aumentará los sentimientos de decepción, concéntrese en lo que está bajo su control y las prácticas que puede adoptar para que colaborar con otros sea menos doloroso y más divertido.

Mirar hacia adentro a sus propios comportamientos y acciones, qué brechas existen, qué cambios se requieren, qué puede hacer, es empoderador. Es un cambio de mentalidad sutil que es muy efectivo para controlar su propia experiencia laboral.

Es hora de cuidar; es hora de asumir la responsabilidad; es hora de liderar; Es tiempo de un cambio; es hora de ser fieles a nuestro mejor yo; es hora de dejar de culpar a los demás.

—Steve Maraboli

Cuando enfrenté problemas de comunicación en el trabajo, adopté el marco de inicio, detención y continuación. Este marco, aunque conocido por las retrospectivas del equipo, el establecimiento de objetivos de desarrollo personal y la entrega y recepción de comentarios, también es muy útil para adoptar prácticas de comunicación para llenar los vacíos de comunicación en el trabajo.

Así es como funciona el marco de inicio, parada y continuación. Reflexione sobre sus proyectos, debates y reuniones anteriores. Piense en los desafíos de comunicación que enfrentó: qué funcionó, qué causó problemas y qué iniciativas podría haber tomado para reducir esas brechas.

Luego escribe:

1. Inicio: ¿ Qué comportamientos debes adoptar y qué acciones proactivas debes comenzar a tomar para reducir los problemas de comunicación en el trabajo?

   
   

2. Detener: ¿ Qué comportamientos y acciones no son útiles y solo aumentan los problemas?

   
   

3. Continuar: ¿ Qué comportamientos y acciones fueron útiles que debe continuar?

Debe crear su propia versión de comenzar, detener y continuar, y convertirlo en un hábito mensual para reflexionar, adaptar y perfeccionar.

La apertura, la flexibilidad y la curiosidad le permitirán romper el ciclo negativo de la rumiación que solo hace perder el tiempo y, en cambio, gastarlo en comportamientos y acciones constructivos.

Así es como pongo en práctica el marco de inicio, parada y continuación. Puede adaptarlo a su contexto y circunstancias específicas.

Para reducir las brechas de comunicación, comience a hacer esto

En lugar de señalar con el dedo, lo que no tiene sentido y conduce a comportamientos contraproducentes, decidí descubrir comportamientos que tenían la posibilidad de reducir los problemas de comunicación pero que nunca llegaron a implementarse.

Después de diseccionar conversaciones pasadas, conflictos y otros momentos extenuantes, comencé a incorporar estas prácticas en mis conversaciones diarias:

1. Dedique tiempo al comienzo del proyecto a aclarar las dependencias y buscar la alineación. Dejar esto para una etapa posterior crea fricción entre los equipos, rompe la confianza y hace que la colaboración con otros sea mucho más difícil.

   
   

2. Sea explícito acerca de sus necesidades. ¿Necesita capacitación, acceso a un recurso en particular, contexto en torno a un problema, claridad en los requisitos o incluso ayuda de otros? Deja de asumir que los demás saben lo que quieres y pídelo explícitamente.

   
   

3. Si algo es importante, merece atención. La única manera de asegurarse de que se escuche es repetirlo. Sigue haciéndolo hasta que sea obvio para todos. La repetición puede irritar a algunas personas, pero es mejor irritar que dejar abierta la confusión.

   
   

4. Deja de pretender escuchar y realmente presta atención y mantente presente. Mantenga alejadas las distracciones (correo electrónico, chat, teléfono) y comprométase a ser parte de la conversación, tanto mental como físicamente. Terminará con mejores soluciones y resultados mucho mejores.

   
   

5. Si no planeas hacer algo, no digas "Tal vez" o "Lo pensaré". Di no. Van a estar decepcionados de cualquier manera. Mejor ser directo.

   
   

6. Indique claramente la intención cuando comunique algo difícil o cualquier cosa que tenga la posibilidad de una mala interpretación.

Escucha con curiosidad. Habla con honestidad. Actúa con integridad. El mayor problema con la comunicación es que no escuchamos para entender. Escuchamos para responder. Cuando escuchamos con curiosidad, no escuchamos con la intención de responder. Escuchamos lo que hay detrás de las palabras.

—Roy T. Bennett

Para reducir las brechas de comunicación, deje de hacer esto

Para asegurarme de que mi propio comportamiento y acciones no interfirieran en mi forma de colaborar, comunicarme y trabajar con otros, decidí dejar de hacer esto:

1. Las discusiones se adaptan a señalar con el dedo e identificar quién tiene la culpa en lugar de encontrar soluciones.

   
   

2. Priorizar los objetivos individuales sobre el éxito como equipo.

   
   

3. Usar excusas y mentalidad de víctima para justificar los resultados.

   
   

4. Negarse a asumir la responsabilidad.

   
   

5. Ocultar problemas con una explicación superficial en lugar de profundizar.

   
   

6. Encubrir los errores en lugar de hablar abiertamente de ellos y encontrar formas de avanzar.

   
   

7. Cuando algo no sale como se esperaba, y asumiendo que las personas tienen malas intenciones en lugar de tener en cuenta factores situacionales y de otro tipo.

   
   

8. Suponiendo que todos tengan el contexto y la claridad necesarios para tomar buenas decisiones sin esforzarse para que realmente suceda.

   
   

9. Dejar que mi ego se interponga en el camino de una conversación útil.

   
   

10. Convertirme en un cuello de botella al guardarme toda la información y no compartirla con los demás.

    
    

11. Evitar los conflictos en lugar de abordarlos de frente.

No podemos controlar la forma en que las personas interpretan nuestras ideas o pensamientos, pero podemos controlar las palabras y los tonos que elegimos para transmitirlos. La paz se basa en la comprensión, y las guerras se basan en los malentendidos.

—Suzy Kasem

Para reducir las brechas de comunicación, continúe haciendo esto

Centrarse demasiado en lo negativo le quita el poder de identificar lo que funciona bien. Observar sus comportamientos y acciones positivos, por pequeños que sean, y emplearlos estratégicamente puede desarmar a otros, generar confianza y arrojar luz sobre sus fortalezas.

También es una excelente manera de asegurarse de que su trabajo sea visible y reconocido por otros.

He confiado en estos comportamientos y acciones durante años, y me han servido muy bien para dejar menos espacios en blanco en mi comunicación:

1. Compartir actualizaciones semanales con mi gerente y otras partes interesadas. Resalte los hitos clave, los proyectos en curso, los proyectos en una zona de riesgo y los próximos pasos. Esta simple actualización que tomó 10 minutos de mi tiempo ahorró horas de esfuerzo en las reuniones: la comunicación asíncrona proactiva mantuvo a todos al tanto de los problemas y los pasos que estaba tomando para mitigar cualquier riesgo.

   
   

   No tenía sentido perder el tiempo reuniéndonos y discutiendo algo cara a cara que muy bien se puede hacer por correo electrónico.

   
   

2. Adaptar el formato de comunicación en función del público objetivo. Esto incluye determinar la información que les interesa y el idioma que entienden, por ejemplo, compartir actualizaciones técnicas con mi gerente mientras me enfoco en las métricas comerciales con las partes interesadas del producto y del negocio.

   
   

3. Entender el canal (correo electrónico, presencial, chat) que más les conviene para recibir estas actualizaciones y alinearse con la frecuencia de dichas comunicaciones. Con todos alineados, se pierde menos tiempo en conversaciones ad hoc.

   
   

4. Documentar suposiciones y observaciones clave (en lugar de mantenerlas en mi cabeza) y obtener la aprobación de las partes interesadas antes de comenzar el desarrollo para reducir las brechas en la comprensión y así cometer menos errores evitables.

   
   

5. Ser claro y explícito sobre los plazos al hacer una estimación adecuada del esfuerzo en lugar de ser vago con mi compromiso.

   
   

6. Responsabilizar a los demás para que cumplan con su parte del trato y asegurarse de que entiendan el impacto de no cumplir con estas expectativas.

   
   

7. Alinearse con los criterios de éxito (cómo se medirá) para evitar terminar con un resultado que no cumpla con las expectativas de los demás, por ejemplo, si tengo que entregar puntos finales de API con cierta funcionalidad, acuerde por adelantado qué hace que estos puntos finales sean exitosos (formato , códigos de error, QPS, tiempo de respuesta, etc.).

No se puede encontrar un ambiente de trabajo perfecto con una alineación del 100 % entre las personas y los equipos. Es probable que surjan problemas de comunicación cuando personas de diferentes orígenes, contextos, habilidades y aspiraciones trabajan juntas.

Sin embargo, no asuma que las cosas mejorarán por sí solas. No cuna. No te quejes. No acepte el statu quo y aprenda a vivir con problemas de comunicación. Adopte el marco de inicio, detención y continuación y sea parte del cambio.

Puedes desanimarte muchas veces, pero no eres un fracaso hasta que empiezas a culpar a alguien más y dejas de intentarlo.

— John Burroughs

Resumen

1. La buena comunicación es empoderadora. Genera confianza, aumenta la productividad e inspira la cooperación. La mala comunicación hace que las personas se sientan insatisfechas, incomprendidas o sin importancia.

   
   

2. Ningún lugar de trabajo está libre de problemas de comunicación. Sin embargo, culpar a otros no va a resolverlo. Mire internamente su propio comportamiento y acciones.

   
   

3. Adopte estas prácticas para dejar menos espacios en blanco en su comunicación: aclare las dependencias, sea explícito acerca de sus necesidades, use la repetición, preste atención, aprenda a decir que no y establezca su intención.

   
   

4. Deshágase de comportamientos y acciones que dificulten la comunicación en lugar de facilitarla: señalar con el dedo, usar excusas, negarse a asumir responsabilidades, asumir malas intenciones, convertirse en un cuello de botella o evitar conflictos.

   
   

5. Continúe esforzándose en buenas prácticas de comunicación que muestren resultados positivos: compartir actualizaciones, adaptarse a la audiencia, documentar suposiciones, establecer plazos de forma explícita y ser parte de una definición compartida de éxito.

Publicado anteriormente aquí .