Ето как можете да увеличите скоростта на изпълнение на екипа си

Какво правят повечето мениджъри, когато екипът им не успява да изпълни ангажиментите си или не е в състояние да спази обещаните срокове за доставка?

Те търсят външни причини или причини, за да припишат вината и да оправдаят защо нещата не са завършили така, както са очаквали.

Нямаме достатъчно хора.

Сроковете бяха много агресивни.

Екипът xyz не свърши работата си навреме.

Приписването на провала на екипа на неща извън контрол и отказът да поемат отговорност пречи на тези мениджъри да разберат истинските препятствия, които пречат на изпълнението и представянето на техния екип.

Старите нагласи, старите практики и старите начини за правене на нещата продължават да разочароват заинтересованите страни и другите, инвестирали в резултатите.

Добрата стратегия се нуждае от отличен екип за изпълнение и мениджърите, които не обръщат внимание на скоростта на изпълнение на своя екип, в крайна сметка получават посредствено представяне и пропилян потенциал. Сложните планове са безполезни, ако екипът не знае как да ги използва.

Изпълнението трябва да бъде част от стратегията и целите на компанията. Това е липсващата връзка между стремежите и резултатите. Като такава, това е основна – наистина основна – работа на бизнес лидер. Ако не знаете как да изпълнявате, цялото ви усилие като лидер винаги ще бъде по-малко от сбора на неговите части.

— Лари Босиди

Обърнете внимание на тези 5 практики, които често се пренебрегват, но са критични за скоростта на изпълнение на вашия екип:

Включете ги във фазата на планиране

Екип във фаза на изпълнение, който е помолен да достави, често е изключен от процеса на планиране.

Даден им е набор от изисквания за изграждане без никакъв контекст и яснота защо нещо е важно. Третирането на членовете на екипа като на екзекутори, които не трябва да участват в планирането, им пречи да:

1. Да кажете „не“ на дейности, които не си заслужават времето.
2. Разделяне на критичните изисквания от обичайния бизнес.
3. Свързване на тяхната цел с по-големите цели на организацията.
4. Вземане на решения, които са в съответствие с това, което те ценят, а също и с това, което заинтересованите страни искат.

Да знаете „защо“ да правите нещо е не само силно мотивиращо, но позволява на екипите да се справят с неуспехите и предизвикателствата по пътя. Участието в процеса на планиране води до прозрения, които иначе са трудни за разбиране и съобщаване.

Когато служителите на всички нива споделят общо разбиране за това накъде се е запътила компанията, как изглежда успехът, кои са техните конкуренти и какво трябва да се постигне, за да претендират за победа, има забележително ниско ниво на загуба на време и енергия и мощен чувство за сцепление.

— Патрик Ленсиони

Скоростта на изпълнение на вашия екип зависи от това колко добре са свързани с по-големите цели на организацията. Не ограничавайте обхвата им. Разширете видимостта отвъд задачите и сроковете.

Осигурете яснота на изискванията

Екипите във фазата на изпълнение губят много време в обикаляне напред-назад по изискванията. Липсата на яснота, липсващите примери и случаи на употреба и непроверените предположения затрудняват екипа да се движи с добро темпо на изпълнение.

Допълнете го с ad hoc изисквания, които се появяват от време на време, което значително забавя екипа и го отвлича от големите цели.

Скоростта на изпълнение на вашия екип е право пропорционална на това колко добре са формулирани и обяснени изискванията. Необръщането на внимание е голяма лидерска грешка.

Неяснотата предизвиква объркване, но яснотата на мисълта и целта е огромно предимство в бизнеса. Доброто лидерство изисква безкраен процес на свеждане на нещата до най-важното. Напишете какво имате предвид! Ако приоритетите не са ясно разбрани на върха, колко изкривени ще бъдат те надолу по линията?

— Франк Слотман

Успехът в организацията изисква не само печеливша стратегия, но и отлична скорост на изпълнение. Вашият екип не може да го постигне без превъзходна яснота какво трябва да се направи.

Намалете времето, прекарано в срещи

Срещите са най-големият убиец на продуктивността. Членовете на екипа, които прекарват голяма част от времето си в срещи, едва ли имат време да свършат реална работа.

Твърде много срещи изсушават умствените ресурси, които са необходими за дълбоко мислене и напредък в работата. По-малкото време за извършване на целенасочена работа също им пречи да постигнат състояние на поток - което е, когато губят представа за времето, като са напълно потопени в дейност. Flow им помага да вършат най-добрата си работа, като достигат върховата си производителност без разсейване и съмнения в себе си.

Вместо да посещавате всяка среща, която се показва в календара им, помогнете им да определят кои срещи си заслужават времето им, като зададете следните въпроси:

1. Как ще добавя стойност към тази среща?
2. Какво мога да очаквам да науча от тази среща?
3. Има ли някой друг, който може да заеме моето място?
4. Какво ще стане, ако не присъствам на тази среща?

За да извършва умствени операции до каквато и да е дълбочина, човек трябва да се научи да концентрира вниманието. Без фокус съзнанието е в състояние на хаос.

— Михали Чиксентмихали

Вашият екип може или да губи време, посещавайки срещи, или да го използва, като работи по своите задачи. И двете не са възможни.

Увеличете скоростта им на изпълнение, като намалите срещите и увеличите броя на часовете за самостоятелна работа или сътрудничество.

Дайте им възможност да вземат решения

Мениджъри, които са въвлечени във всеки малък детайл, всеки малък проблем и всяко второстепенно решение забавят своя екип. Това, че не са овластени да мислят самостоятелно и да вземат решения, пречи на екипа им да намери начини да се деблокират, когато са блокирани.

Мениджърите са заети същества. И така, докато отговорят на запитването на своя екип или се включат, екипът им губи значителна част от времето си.

Мениджърите може да мислят, че помагат на екипа си да върви бързо, като избягват грешки, в действителност те се превръщат в пречка и пречат на екипа си да се движи бързо.

Овластяване = fn (контрол, компетентност, яснота, корекция)

Овластяването на екипите включва:

1. Разработване на методи, които позволяват на екипа да отдели решенията, които могат да вземат независимо от тези, които изискват сътрудничество между различни функции и групи.

   
   

2. Оборудване на екипа с необходимата компетентност, за да бъде удобно да излезе от зоната си на комфорт и да предизвика статуквото.

   
   

3. Осигуряване на яснота, която обхваща набор от ценности и принципи за вземане на най-доброто решение при дадените обстоятелства, като същевременно се посочват основните допускания и не се губи от поглед голямата картина.

   
   

4. Най-важното е използването на обратна връзка като необходим инструмент за учене и подобряване.

За да успее един екип, отговорността трябва да се спусне дълбоко в организацията, до корените. За да се случи това изисква лидер, който ще делегира отговорност и власт на екипа. Добрите лидери рядко ограничават своите екипи; освобождават ги.

— Джон К. Максуел

Помогнете на екипа си да постигне епична скорост на изпълнение, като се дистанцирате от няколко решения и позволите на екипа си да се активизира и да вземе тези решения за себе си.

Настройте междинни етапи

Мениджърите, които не наблюдават отблизо цикъла на изпълнение, губят възможността да измерват скоростта на изпълнение на своя екип, да идентифицират нещата, които ги забавят, и да съставят план за справяне с тях.

Чудесен начин за намаляване на риска от неспазване на времето е да настроите междинни етапи. Основните етапи позволяват на екипа да провери напредъка си, да включи обратна връзка и да коригира курса, преди да е станало твърде късно.

Проследяването на етапи по време на цикъла на изпълнение също предотвратява преработването чрез валидиране на предположения, търсене на входни данни и осигуряване на съответствие на краткосрочните резултати с дългосрочните цели.

Друго предимство на поставянето на важни етапи е чувството на удовлетворение и мотивация, което те носят, когато вашият екип ги удари и ги маркира завършени. Това не само ги държи на пътя, но и ги зарежда с енергия да продължат.

Имахме нужда от вътрешни основни етапи в рамките на проекта – редовни проверки, където щяхме да се уверим, че всеки разбира как се е развил продуктът и може да развива своята страна на бизнеса заедно с него. И за да сте сигурни, че продуктът все още има смисъл. За да видя дали маркетингът все още го харесва. За да видя дали продажбите все още го харесват. За да видя дали поддръжката все още може да го обясни. За да сте сигурни, че всички знаят какво правят и плана за стартирането му.

— Тони Фадел

Дайте възможност на екипа си да поддържа страхотно темпо на изпълнение през целия цикъл, като разбиете голяма цел на по-малки етапи и потърсите обратна връзка по пътя.

Резюме

1. Визията и стратегията само определят посоката. Изпълнението е дългосрочният ключ към успеха.

   
   

2. Скоростта е най-доброто оръжие в бизнеса, защото идеите не струват нищо, освен ако не бъдат изпълнени и използвани в точното време.

   
   

3. Ограничаването на вашия екип до резултати, задачи и резултати пречи на вашия екип да свърже работата си с по-големите цели на организацията. Включете ги във фазата на планиране, за да им помогнете да се почувстват част от нещо голямо.

   
   

4. Недостатъчните изисквания разочароват екипите, които искат да се движат бързо. Липсата на яснота, липсващите детайли и неоправданите предположения губят времето и енергията им. Обърнете внимание на яснотата и пълнотата на изискванията и вижте как вашите екипи се движат с невероятно бърза скорост.

   
   

5. Ако членовете на вашия екип прекарват значителна част от времето си в срещи, те ще имат много малко време за качествена работа. Разтоварете ги с по-малко срещи и повече часове продуктивност. Повече работа ще бъде свършена за по-малко време.

   
   

6. Ако вашият екип не може да взема собствени решения, той не може да се движи с бързи темпове. Вашата намеса и желание да бъдете част от всяко малко нещо не помагат, само ги забавят. Дайте им възможност да вземат няколко решения сами, където вашият принос не е необходим.

   
   

7. Големите цели са трудни за проследяване. Те не само ви оставят без представа как се справя екипът, но и дали ще ги постигнете след време. Тук помагат важни етапи. Разделянето на целите на етапи ви помага да включите обратната връзка в цикъла на изпълнение и правилно протичане, преди да е станало твърде късно.

Тази история е публикувана преди това тук. Следвайте ме в LinkedIn или тук за още истории.