管理远程工程团队：如何、为什么、何时

在撰写本文时，世界上大部分地区的远程办公已经完成了两年——全部或部分。大多数团队领导都测试了不同的管理工具和策略，并就在家工作的利弊形成了明智的看法。

据统计，沟通和团队管理是领导者面临的最大挑战。

作为一家帮助其他团队过渡到在线工作并改善队友之间沟通的完全远程公司， oVice团队决定分享我们处理最常见的远程团队管理挑战的方法。

以下是我们对 7 个紧迫的远程团队沟通问题的回答。

1.如何检查员工是否“上班”

由于大多数队友的智能手机上都有 Slack、Messenger 和协作工具，因此他们可以在不在办公桌前时回复消息。因此，管理人员无法知道员工是否全天都在工作。

由于我们团队的关键项目是远程团队的虚拟办公室，因此我们使用自己的工具来控制可用性。在任何特定时刻，我们都可以查看办公空间，看看谁在工作。

当经理想要从工程师那里获得快速的状态更新时，他可以走到他身边组建一个临时团队。通过 oVice，我们可以与我们在日本和韩国的分支机构的人员无缝连接。

至于不涉及虚拟办公室的替代方案，您可以尝试以下方法：

• Slack 上的可用性和出勤渠道。除非队友在#attendance 频道中发布他们不可用的信息并指定他们需要的休息时间，否则您作为经理有权期望可用。
• 每个成员的固定工作时间，您希望他们在此期间可用。由于分布式团队通常是国际化的，因此协调时区可能会很痛苦。为此，您可以让每个团队成员在一个时区指定他们的工作时间，并期望在那个时候发现他们可以接听电话和发消息。
• 面向任务的绩效跟踪。要运行高效的远程团队，您不需要知道每个人是否在完成工作时都在“计时”。将重点从以时间为导向的绩效跟踪转移到以任务为导向的绩效跟踪需要一些重组，但使用 Trello 或 Asana 等项目管理工具、定期 scrum 和状态更新会议很容易做到。

2. 你如何从队友那里获得状态更新

尽管 Scrum 和站立会议有助于将团队凝聚在一起并分享每个人的最新动态，但“仅仅因为”举行这些会议是没有意义的。如果您作为经理不再从日常 Scrums 中获取有用的信息，这里有一些方法可以提高他们的收益：

• 为每个团队成员创建个人 Slack 频道，他们可以在其中发布问题、疑虑、项目更新和相关信息。经理和团队中的每个人都可以关注彼此的帐户并随时了解最新消息和状态。
• 在 Notion 上保留项目状态更新的简短摘要。这样，您将让工程师负责并鼓励他们在会议中做出现实的预测。此外，浏览会议日志可以让管理人员了解团队在一周/一个月内讨论、关注和完成的内容。
• 鼓励公开更新共享。与其交换 DM，不如建立一种在公共 Slack 渠道中共享数据的文化。这个小调整有助于提高整个团队的态势感知能力，并使团队成员之间的头脑风暴、代码审查和自发问答环节变得更加容易。

3.如何无缝入职新员工

对于新员工来说，加入一家完全远程的公司可能是一场噩梦——你不认识任何人，也不知道从哪里开始。一切都进展得太快了，每个人似乎都太忙了，没有时间陪你。

经理们需要承认需要指导和监督新员工。根据我们的经验，在新人可以随意向高级成员询问技术或工作相关问题的虚拟办公室之外，以下内容非常有用：

• Slack 入职机器人，引导员工完成设置公司账户、工资单和设置一对一的所有阶段。
• 显示您的队友负责的组织结构图。对于新员工来说，这是一个很好的起点，因为他们知道应该联系谁。
• 专门欢迎新人的 Slack 频道——在这里，加入团队的每个人都可以简单地介绍自己，并提及他们以前的经历、爱好、兴趣和其他相关信息。
• 指派的导师成为新员工的参考点。有审核请求？让你的导师知道。在文档中发现令人困惑的部分？您的导师在这里解决您的疑虑。此外，鼓励导师将初级员工介绍给其他队友也是一个好主意，这样新员工可以快速无缝地融入工作场所。

4.如何鼓励员工远程培训

远程工作使组织全公司范围的研讨会和知识共享会议变得更加困难，这使得开发人员不得不加倍努力并找到鼓励队友专业成长的方法。

好消息是远程工作并没有阻止员工培训。以下是我们如何确保项目增长和发展：

• 了解在一对一通话期间队友想要进行哪些工作转换。对自己的工作感到乏味甚至会导致 FAANG 开发人员辞职。为了确保您的队友不会对他们的日常任务感到厌烦，请在追赶电话期间分配一些时间，以了解员工是否有角色转换或想要学习的新技能。
• 鼓励实验。边做边学是远程员工继续培训和专业发展的最佳方式之一。但是，当工程师忙于要尽快完成的单调紧急任务时，这是不可行的。确保给队友时间来测试新假设、研究他们感兴趣的主题、反思产品开发等等——无论是通过周五的业余项目还是每天几个“探索”小时。
• 鼓励员工与团队之外的人建立联系。这种策略在多个方面都有好处：为工程师提供产品开发的全局视图、实现知识共享以及帮助团队成员建立个人联系。

5.如何避免微观管理

在分散的工作场所中，比在办公室更容易屈服于用“嘿，只是签到”在每个队友的脖子上呼吸的诱惑。这种微观管理会在团队领导者的时间吃掉，团队中没有人喜欢它。

以下是 oVice 经理如何无缝监督 oVice 的工程师而不会被推倒。

• 观察，不要闯入。不时检查 Slack 活动可以深入了解团队的动态、人们的担忧、问题和需要扑灭的火灾。大多数时候，你可以通过观察队友的互动来了解更多，而不是通过一对一的方式将他们拉出来。
• 在那里提供帮助，而不是判断。请记住，根据您的意图，追赶信息可能会引起不同的情绪反应。如果经理与员工签到表扬或提出有用的建议，大多数队友都会很高兴获得额外的参与。但是，如果您因为怀疑或担心而插话，那么您团队中的工程师会觉得管理微不足道。

6. 如何保持会议自然

顺畅的人际沟通是办公室工作场所的好处之一。在远程团队中，在开会、执行多项任务或默默地等待讨论结束时，注意力不集中是很常见的。

为了创建顺畅的沟通流程，工程团队负责人可以：

• 远离议程、目标和要点。在会议上组织你想说的一切有助于节省大量时间，但它让团队没有“喘息的空间”。如果您最近与工程师的通话感觉机器人和脚本，那么可能是时候检查您的议程是否过于僵化或您的日程安排是否过于乐观。给所有参与者 10 分钟的额外时间进行闲聊或表达他们的担忧有助于将团队凝聚在一起。
• 不要急于尽快结束会议。如果您将每小时一次的会议列入议程，则可以放慢速度并讨论您需要的所有内容。毕竟，通过提前结束赢得 10 分钟的额外时间只会鼓励盲目的社交媒体滚动并在下一次参与之前失去焦点。另一方面，如果您一直没有要讨论的问题，并且剩下的时间很多，那么通常最好缩短会议时间。

7. 如何同步办公室团队和远程团队

混合工作场所——允许人们选择是来办公室还是在家工作——是一种新趋势。一方面，它让员工有机会摆脱在他们的地方等待他们的分心，以及亲自见面并与队友建立联系。

另一方面，不想通勤而喜欢在家工作的队友可以继续远程工作。

运行混合团队是一项独特的挑战，因为它在办公室团队和团队的远程部分之间造成了脱节。通常，分散的一半团队并不了解内部员工正在做的事情，因此工程师可能会感到被冷落。

为了缩小差距，混合团队经理应该：

• 鼓励办公室团队以远程团队可以访问的方式进行沟通：Slack、电子邮件和协作平台。
• 远程设置游戏之夜和团队建设聚会，以便整个团队都可以加入。
• 记录（并记录）所有仅限办公室的会议，以保持开发人员远程工作的最新状态。

作为一个想法、一个产品和一个团队，oVice 诞生于 COVID 大流行期间。我们的团队完全偏远——一些队友在现实生活中见面，其他人从未亲自交谈过。尽管如此，在两年内，我们已经扩大到超过 150 名员工并保持增长。

通过我们的虚拟办公室技术，我们帮助远程和混合团队保持联系。自推出以来， oVice已为全球2,200 多个组织提供支持。

最近，我们对平台的界面进行了改造。更新已上线oVice 参观空间- 查看并了解虚拟办公室如何帮助您的团队保持联系和高效。我们很高兴看到您的反馈并回答问题。