रिमोट इंजीनियरिंग टीमों का प्रबंधन: कैसे, क्यों, कब

इस लेखन के समय, दुनिया का अधिकांश भाग दूरसंचार में दो साल का है - पूर्ण या आंशिक रूप से। अधिकांश टीम लीडर्स ने विभिन्न प्रबंधन टूल और रणनीति का परीक्षण किया है और घर से काम करने के लाभों और कमियों के बारे में सूचित राय बनाई है।

सांख्यिकीय रूप से, संचार और टीम प्रबंधन नेताओं के सामने सबसे बड़ी चुनौतियां हैं।

पूरी तरह से दूरस्थ कंपनी के रूप में अन्य टीमों को ऑनलाइन काम करने में मदद करने और टीम के साथियों के बीच संचार में सुधार करने में मदद करने के लिए, oVice टीम ने सबसे आम दूरस्थ टीम प्रबंधन चुनौतियों से निपटने के हमारे तरीकों को साझा करने का निर्णय लिया।

रिमोट टीम कम्युनिकेशन से जुड़े 7 अहम सवालों के हमारे जवाब यहां दिए गए हैं।

1. आप कैसे जांचते हैं कि कर्मचारी "घड़ी पर" हैं या नहीं

चूंकि अधिकांश साथियों के पास अपने स्मार्टफ़ोन पर स्लैक, संदेशवाहक और सहयोग उपकरण होते हैं, वे संदेशों का जवाब तब दे सकते हैं जब वे अपने डेस्क पर नहीं होते हैं। नतीजतन, प्रबंधकों के पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि कर्मचारी वास्तव में पूरे दिन काम कर रहा है या नहीं।

चूंकि हमारी टीम की मुख्य परियोजना दूरस्थ टीमों के लिए एक आभासी कार्यालय है, इसलिए हम उपलब्धता को नियंत्रित करने के लिए अपने स्वयं के टूल का उपयोग करते हैं। किसी भी समय, हम कार्यालय की जगह पर एक नज़र डाल सकते हैं और देख सकते हैं कि कौन काम कर रहा है।

जब कोई प्रबंधक किसी इंजीनियर से त्वरित स्थिति अपडेट प्राप्त करना चाहता है, तो वह एक आकस्मिक टीम के लिए उसके पास जा सकता है। oVice के माध्यम से, हम जापान और दक्षिण कोरिया में अपने शाखा कार्यालयों में लोगों के साथ सहजता से जुड़ सकते हैं।

आभासी कार्यालयों को शामिल न करने वाले विकल्पों के लिए, आप निम्नलिखित प्रयास कर सकते हैं:

• स्लैक पर उपलब्धता और उपस्थिति चैनल । जब तक टीम के साथी #attendance चैनल में पोस्ट नहीं करते हैं कि वे अनुपलब्ध हैं, यह निर्दिष्ट करते हुए कि उन्हें कितने समय की आवश्यकता है, एक प्रबंधक के रूप में आपको उपलब्धता की उम्मीद करने का अधिकार है।
• प्रत्येक सदस्य के लिए निश्चित कार्य समय जिसके दौरान आप उनसे उपलब्ध होने की अपेक्षा करते हैं। चूंकि वितरित टीमें अक्सर अंतरराष्ट्रीय होती हैं, इसलिए समय क्षेत्र का समन्वय करना एक दर्द हो सकता है। इसके लिए, आप टीम के प्रत्येक सदस्य को एक ही समय क्षेत्र में अपने काम के घंटे निर्दिष्ट करने के लिए कह सकते हैं और उस समय उन्हें कॉल और संदेशों के लिए उपलब्ध होने की उम्मीद कर सकते हैं।
• कार्य-उन्मुख प्रदर्शन ट्रैकिंग । एक उत्पादक रिमोट टीम चलाने के लिए, आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि क्या हर कोई काम पूरा करने पर अपने घंटों को "घड़ी" कर रहा है। फोकस को समय-समय पर कार्य-उन्मुख प्रदर्शन ट्रैकिंग में स्थानांतरित करने के लिए कुछ पुनर्गठन करना पड़ता है लेकिन प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल जैसे ट्रेलो या आसन, नियमित स्क्रम और स्टेटस अपडेट मीटिंग्स के साथ करना आसान है।

2. आप टीम के साथियों से स्टेटस अपडेट कैसे प्राप्त करते हैं

जबकि स्क्रम और स्टैंडअप मीटिंग टीम को एक साथ लाने और हर किसी को जो करना है उसे साझा करने में सहायक होते हैं, लेकिन उन्हें "सिर्फ इसलिए" रखने का कोई मतलब नहीं है। यदि आप, एक प्रबंधक के रूप में, दैनिक झंझटों से उपयोगी जानकारी प्राप्त करना बंद कर देते हैं, तो उनकी उपज में सुधार करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:

• टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए एक व्यक्तिगत स्लैक चैनल शुरू करें जहां वे प्रश्न, चिंताएं, प्रोजेक्ट अपडेट और प्रासंगिक जानकारी पोस्ट कर सकें। प्रबंधक और टीम के सभी लोग एक-दूसरे के खातों का अनुसरण कर सकते हैं और नवीनतम समाचारों और स्थितियों के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
• नोटियन पर प्रोजेक्ट स्टेटस अपडेट का संक्षिप्त विवरण रखें । इस तरह, आप इंजीनियरों को जवाबदेह रखेंगे और उन्हें बैठकों में यथार्थवादी अनुमान लगाने के लिए प्रोत्साहित करेंगे। साथ ही, मीटिंग लॉग के माध्यम से स्कैन करने से प्रबंधकों को यह पता चलता है कि टीम ने क्या चर्चा की, किस बारे में चिंतित था, और सप्ताह/माह के दौरान पूरा किया।
• सार्वजनिक अद्यतन साझाकरण को प्रोत्साहित करें । डीएम का आदान-प्रदान करने के बजाय, सार्वजनिक स्लैक चैनलों में डेटा साझा करने की संस्कृति का निर्माण करें। यह छोटा सा बदलाव पूरी टीम की स्थितिजन्य जागरूकता को बेहतर बनाने में मदद करता है और टीम के साथियों के बीच विचार-मंथन, कोड समीक्षा और सहज प्रश्नोत्तर सत्रों को बहुत आसान बनाता है।

3. नए कर्मचारियों को निर्बाध रूप से कैसे ऑनबोर्ड करें

एक नए किराए के लिए, एक पूर्ण-रिमोट कंपनी में शामिल होना एक बुरा सपना हो सकता है - आप किसी को नहीं जानते हैं और कोई सुराग नहीं है कि कहां से शुरू करें। सब कुछ बहुत तेजी से आगे बढ़ रहा है और हर कोई आपके साथ अतिरिक्त समय बिताने के लिए बहुत व्यस्त लगता है।

प्रबंधकों को नए कर्मचारियों को सलाह देने और उनकी देखरेख करने की आवश्यकता को स्वीकार करने की आवश्यकता है। हमारे अनुभव में, आभासी कार्यालय के बाहर जहां नवागंतुक आकस्मिक रूप से वरिष्ठ सदस्यों से तकनीकी या कार्य-संबंधी प्रश्न पूछ सकते हैं, निम्नलिखित अत्यंत उपयोगी थे:

• स्लैक ऑनबोर्डिंग बॉट जो एक कर्मचारी को कॉर्पोरेट खाते, पेरोल और 1-ऑन-1 सेट करने के सभी चरणों के माध्यम से चलता है।
• संगठन चार्ट जो दिखाता है कि आपके साथी किसके लिए ज़िम्मेदार हैं। यह नए कर्मचारियों के लिए एक उत्कृष्ट प्रारंभिक बिंदु है, क्योंकि वे जानते हैं कि उन्हें किससे संपर्क करना चाहिए।
• नवागंतुकों का स्वागत करने के लिए समर्पित स्लैक चैनल - यहां, टीम में शामिल होने वाला हर कोई अपना संक्षिप्त परिचय दे सकता है, और अपने पिछले अनुभव, शौक, रुचियों और अन्य प्रासंगिक जानकारी को छू सकता है।
• असाइन किए गए सलाहकार जो एक नए भाड़े के लिए एक संदर्भ बिंदु बन जाते हैं । समीक्षा का अनुरोध मिला? अपने गुरु को इसके बारे में बताएं। दस्तावेज़ीकरण में एक भ्रमित करने वाला हिस्सा मिला? आपके गुरु आपकी चिंताओं को दूर करने के लिए यहां हैं। साथ ही, मेंटर्स को अन्य साथियों से जूनियर्स का परिचय कराने के लिए प्रोत्साहित करना एक अच्छा विचार है ताकि नए कर्मचारियों को कार्यस्थल में जल्दी और निर्बाध रूप से एकीकृत किया जा सके।

4. कर्मचारी प्रशिक्षण को दूरस्थ रूप से कैसे प्रोत्साहित करें

दूरस्थ कार्य ने कंपनी-व्यापी कार्यशालाओं और ज्ञान-साझाकरण बैठकों के आयोजन को बहुत कठिन बना दिया, जिससे डेवलपर्स को अतिरिक्त मील चलना पड़ा और टीम के साथियों को पेशेवर रूप से विकसित करने के लिए प्रोत्साहित करने के तरीके खोजने पड़े।

अच्छी खबर यह है कि दूरस्थ कार्य कर्मचारी प्रशिक्षण पर रोक नहीं लगाता है। यहां बताया गया है कि हम परियोजना की वृद्धि और विकास कैसे सुनिश्चित करते हैं:

• पता करें कि 1-ऑन-1 कॉल के दौरान टीम के साथी कौन-से कार्य परिवर्तन करना चाहते हैं । अपनी नौकरी के प्रति उदासीन महसूस करने से FAANG डेवलपर्स को भी अपनी नौकरी छोड़नी पड़ सकती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके साथी अपने दैनिक कार्यों से ऊब नहीं रहे हैं, कैच-अप कॉल के दौरान कुछ समय आवंटित करें ताकि यह पता लगाया जा सके कि क्या भूमिका परिवर्तन या नए कौशल हैं जो एक कर्मचारी सीखना चाहता है।
• प्रयोगों को प्रोत्साहित करें । दूरस्थ कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण और व्यावसायिक विकास जारी रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है करके सीखना। हालाँकि, यह संभव नहीं है जब इंजीनियरों को ASAP करने के लिए नीरस अत्यावश्यक कार्यों के साथ दलदल किया जाता है। टीम के साथियों को नई परिकल्पनाओं का परीक्षण करने के लिए समय देना सुनिश्चित करें, उन विषयों पर शोध करें जिनके बारे में वे उत्सुक हैं, उत्पाद विकास पर प्रतिबिंबित करते हैं, और इसी तरह - यह साइड-प्रोजेक्ट फ्राइडे या हर दिन कुछ "अन्वेषण" घंटों के माध्यम से हो।
• कर्मचारियों को उनकी टीम के बाहर के लोगों से जुड़ने के लिए प्रोत्साहित करें । यह रणनीति कई मायनों में फायदेमंद है: इंजीनियरों को उत्पाद विकास का एक बड़ा-चित्र दृश्य देना, ज्ञान साझा करने को सक्षम करना, और टीम के साथियों को व्यक्तिगत कनेक्शन को बढ़ावा देने में मदद करना।

5. सूक्ष्म प्रबंधन से कैसे बचें

एक वितरित कार्यस्थल में, प्रत्येक टीम के साथी की गर्दन को "अरे, बस चेक इन" के साथ सांस लेने के प्रलोभन में देना आसान है, जितना कि कार्यालय में था। इस तरह का माइक्रोमैनेजमेंट टीम लीडर के समय खा जाता है और टीम में कोई भी इसे पसंद नहीं करता है।

यहां बताया गया है कि कैसे oVice प्रबंधक बिना किसी पुश-ओवर के oVice में इंजीनियरों की निर्बाध रूप से देखरेख करते हैं।

• निरीक्षण करें, घुसपैठ न करें । समय-समय पर स्लैक गतिविधि की जाँच करने से टीम की गतिशीलता, लोगों की चिंताओं, प्रश्नों और आग को दूर करने के बारे में जानकारी मिलती है। अधिकांश समय, आप अपने साथियों को 1-ऑन-1 पर बाहर खींचकर अपने साथियों को बातचीत करते हुए देखकर अधिक सीख सकते हैं।
• मदद करने के लिए वहां रहें, न्याय करने के लिए नहीं । ध्यान रखें कि कैच-अप संदेश आपके इरादे के आधार पर अलग-अलग भावनात्मक प्रतिक्रियाएं पैदा कर सकता है। यदि कोई प्रबंधक किसी कर्मचारी की प्रशंसा करने या एक उपयोगी सुझाव देने के लिए जाँच कर रहा है, तो टीम के अधिकांश साथी अतिरिक्त जुड़ाव पाकर खुश होंगे। हालाँकि, यदि आप संदेहास्पद या चिंतित होने के कारण चिल्ला रहे हैं, तो आपकी टीम के इंजीनियर सूक्ष्म प्रबंधन महसूस करेंगे ।

6. मीटिंग्स को नेचुरल कैसे रखें

सहज पारस्परिक संचार कार्यालय-आधारित कार्यस्थलों के लाभों में से एक है। एक दूरस्थ टीम में, मीटिंग, मल्टीटास्क के दौरान फोकस खोना या चर्चा समाप्त होने तक चुपचाप प्रतीक्षा करना आम बात है।

एक सहज संचार प्रवाह बनाने के लिए, इंजीनियरिंग टीम के नेता कर सकते हैं:

• एजेंडा, लक्ष्य और बुलेट पॉइंट से दूर हटें । मीटिंग में जो कुछ भी आप कहना चाहते हैं उसे व्यवस्थित करने से बहुत समय बचाने में मदद मिलती है लेकिन यह टीमों को "श्वास कक्ष" नहीं छोड़ता है। यदि इंजीनियरों के साथ आपकी नवीनतम कॉल रोबोटिक और स्क्रिप्टेड लगती है, तो यह जांचने का समय हो सकता है कि आपका एजेंडा बहुत कठोर नहीं है या आपका शेड्यूलिंग बहुत आशावादी नहीं है। सभी प्रतिभागियों को चिट-चैट या अपनी चिंताओं को व्यक्त करने के लिए 10 अतिरिक्त मिनट देने से टीम को एक साथ लाने में मदद मिलती है।
• बैठक को जल्दी खत्म करने में जल्दबाजी न करें । यदि आप एजेंडा पर एक घंटे की बैठक रखते हैं, तो चीजों को धीमा करना और अपनी जरूरत की हर चीज पर चर्चा करना ठीक है। आखिरकार, जल्दी से जल्दी लपेटकर 10 अतिरिक्त मिनट जीतना केवल नासमझ सोशल मीडिया स्क्रॉलिंग को प्रोत्साहित करता है और अगली सगाई से पहले फोकस खो देता है। दूसरी ओर, यदि आपके पास चर्चा के लिए मुद्दों की कमी बनी रहती है, और बहुत समय बचा है, तो एक नियम के रूप में बैठक के समय में कटौती करना एक अच्छा विचार है।

7. ऑफिस टीम और रिमोट टीम को कैसे सिंक्रोनाइज़ करें

एक हाइब्रिड कार्यस्थल - लोगों को यह चुनने की अनुमति देता है कि वे कार्यालय आते हैं या घर से काम करते हैं - एक नया चलन है। एक ओर, यह कर्मचारियों को उनके स्थान पर प्रतीक्षा कर रहे विकर्षणों से बचने का मौका देता है, साथ ही साथ व्यक्तिगत रूप से मिलने और टीम के साथियों के साथ संबंध बनाने का मौका देता है।

दूसरी ओर, टीम के साथी जो यात्रा नहीं करना चाहते हैं और घर से काम करना पसंद करते हैं, वे दूर से अपना काम कर सकते हैं।

हाइब्रिड टीम चलाना एक अनूठी चुनौती है, क्योंकि यह कार्यालय टीम और टीम के दूरस्थ भाग के बीच एक डिस्कनेक्ट बनाता है। अक्सर, टीम का वितरित आधा हिस्सा उन चीजों के बारे में लूप में नहीं होता है जो इन-हाउस कर्मचारी कर रहे हैं ताकि इंजीनियर खुद को छोड़े हुए महसूस कर सकें।

अंतर को पाटने के लिए, हाइब्रिड टीम प्रबंधकों को चाहिए:

• कार्यालय टीम को दूरस्थ टीम के लिए सुलभ तरीकों से संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करें: सुस्त, ईमेल और सहयोग प्लेटफॉर्म।
• गेम नाइट्स और टीम-बिल्डिंग सभाओं को दूर से सेट करें ताकि पूरी टीम शामिल हो सके।
• दस्तावेज़ (और रिकॉर्ड) सभी ऑफिस-ओनली मीटिंग्स को डेवलपर्स को दूरस्थ रूप से अपडेट रखने के लिए।

एक विचार, एक उत्पाद और एक टीम के रूप में, oVice का जन्म COVID महामारी के दौरान हुआ था। हमारी टीम पूरी तरह से दूर है - कुछ टीम के साथी वास्तविक जीवन में मिलते हैं, अन्य ने कभी व्यक्तिगत रूप से बात नहीं की है। फिर भी, दो वर्षों में, हमने 150 से अधिक कर्मचारियों तक विस्तार किया है और बढ़ते रहे हैं।

हमारी वर्चुअल ऑफिस तकनीक के माध्यम से, हम रिमोट और हाइब्रिड टीमों को जुड़े रहने में मदद करते हैं। अपने लॉन्च के बाद से, oVice दुनिया भर में 2,200 से अधिक संगठनों का समर्थन कर रहा है।

हाल ही में, हमने प्लेटफॉर्म के इंटरफेस को नया रूप दिया है। अपडेट लाइव है oVice टूर स्पेस - इसे देखें और जानें कि कैसे वर्चुअल ऑफिस आपकी टीम को कनेक्टेड और प्रोडक्टिव रहने में मदद कर सकते हैं। हम आपकी प्रतिक्रिया देखने और सवालों के जवाब देने के लिए उत्साहित हैं।