Nhà quản lý 80/20 là gì và bạn trở thành một nhà quản lý như thế nào?

Nguyên tắc Pareto khẳng định “80% kết quả đến từ 20% nỗ lực.” Nói cách khác, một phần đáng kể công việc bạn bỏ ra sẽ bị lãng phí trong khi một phần nhỏ trong số đó mang lại kết quả.

Nhà xã hội học Vilfredo Pareto lần đầu tiên phát hiện ra nguyên tắc này bằng cách quan sát thấy rằng 80% của cải ở Anh đến từ 20% dân số. Kể từ đó, nguyên tắc Pareto đã được tìm thấy để áp dụng trong hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống của chúng ta:

80% giá trị bán hàng được tạo ra bởi 20% sản phẩm.

80% vấn đề phát sinh từ 20% khách hàng.

80% kết quả được tạo ra bởi 20% nhân viên.

80% vấn đề trong công việc là do 20% đồng nghiệp gây ra.

Xác định 20% đó là một vấn đề lớn. Hầu hết các nhà quản lý bị cuốn vào sự hỗn loạn hàng ngày đi kèm với trách nhiệm quản lý—các cuộc họp liên tục, trách nhiệm của các bên liên quan, dập lửa và gấp rút hoàn thành thời hạn. Nếu không có chủ ý về địa điểm và cách họ sử dụng thời gian, họ sẽ dành ít thời gian hơn cho những công việc có tác động và lãng phí nhiều thời gian hơn cho việc bận rộn.

\80/20 người quản lý không làm việc theo cách này. Họ áp dụng quy luật 80/20 cho mọi khía cạnh công việc của mình. Họ ưu tiên những công việc sẽ tạo ra sự khác biệt, loại bỏ những công việc mang lại ảo tưởng về năng suất và tăng gấp đôi nỗ lực của họ vào những công việc thực sự giúp họ tiến lên phía trước.

Họ đạt được kết quả phi thường với nỗ lực bình thường. Áp dụng nguyên lý 80/20 giúp họ đạt được những kết quả đặc biệt—không bị căng thẳng khi làm việc nhiều giờ hoặc bị cuốn vào sự bận rộn của những công việc vô nghĩa.

Nguyên lý 80/20 không phải là một công thức kỳ diệu. Đôi khi mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gần với 70/30 hơn là 80/20 hoặc 80/1. Nhưng rất hiếm khi đúng là 50% nguyên nhân dẫn đến 50% kết quả. Vũ trụ được dự đoán là không cân bằng. Vài điều thực sự quan trọng - Richard Koch

\Là người quản lý, việc áp dụng quy tắc 80/20 cho 5 lĩnh vực quan trọng này sẽ không chỉ mang lại cho bạn lợi nhuận cao nhất mà còn dẫn đến một sự nghiệp thành công và viên mãn.

1. Dành 80% thời gian cho 20% công việc quan trọng nhất

D. Eisenhower, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là một trong những nhà chỉ huy quân sự vĩ đại nhất của Hoa Kỳ đã nói “Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp, điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng”.

Những nhà quản lý 80/20 hiểu rất rõ điều này. Thay vì bị ảnh hưởng bởi tính cấp bách của những công việc không quan trọng, họ hướng tầm nhìn về tương lai—chủ động thực hiện các bước để giảm khoảng cách giữa vị trí họ đang đứng hôm nay với vị trí họ cần đạt được trong tương lai.

Ưu tiên công việc quan trọng nhân lên kết quả họ đạt được. Về nguyên tắc:

• Làm một vài điều và làm chúng tốt.
• Tập trung vào các vấn đề quan trọng và bỏ qua phần còn lại.
• Giúp nhóm của họ xác định các nhiệm vụ sẽ mang lại kết quả cao nhất với ít nỗ lực nhất.
• Tham dự các cuộc họp nơi sự hiện diện của họ sẽ quan trọng.

Để đưa quy tắc 80/20 vào thực tế, họ sử dụng ma trận năng suất Eisenhower. Đây là cách nó hoạt động:

1. Quan trọng, Không khẩn cấp: Liên quan đến việc lập kế hoạch cho tương lai thông qua tư duy chiến lược. Yêu cầu chủ động. Các nhà quản lý 80/20 dành phần lớn thời gian của họ ở đây.
2. Quan trọng, Khẩn cấp: Xử lý khủng hoảng. Các nhà quản lý 80/20 làm việc chăm chỉ để giảm thời gian ở đây bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho #1.
3. Không quan trọng, Khẩn cấp: Trao quyền cho nhóm của họ đảm nhận các trách nhiệm cấp cao hơn và đưa ra quyết định độc lập bằng cách ủy thác công việc.
4. Không quan trọng, Không khẩn cấp: Loại bỏ những công việc không phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu của công ty.

Các nhà quản lý 80/20 tạo ra giá trị bằng cách làm việc ít hơn trong khi ưu tiên những công việc có tác động lớn hơn.

2. Dành 80% thời gian để nghe và 20% để nói

Nhiều nhà quản lý mắc sai lầm khi nói quá nhiều. Luôn nói cho nhóm của họ biết phải làm gì, hướng dẫn họ về mọi vấn đề nhỏ và đưa ra phản hồi không cần thiết có vẻ như là một phần công việc của họ. Nó không thể!

Họ làm điều đó để cảm thấy trong tầm kiểm soát. Nhưng nói nhiều hơn lắng nghe khiến họ mù quáng trước những mối quan tâm thực sự ảnh hưởng đến năng suất và hiệu suất của nhóm. \

Họ càng nói nhiều, người của họ càng học hỏi và phát triển ít hơn.

Họ càng nói cho người khác biết phải làm gì, nhóm của họ càng cảm thấy ít được trao quyền để đưa ra quyết định.\

Họ càng soi mói công việc của nhóm, họ càng cảm thấy ít động lực hơn để tạo ra chất lượng công việc tuyệt vời.

Các nhà quản lý 80/20 nhận thức được mặt trái của việc nói nhiều hơn lắng nghe. Họ thực hành lắng nghe hiệu quả bằng cách lắng nghe những gì nhóm của họ nói:

1. Mối quan tâm của họ là gì?

2. Điều gì cản trở họ tự giải quyết vấn đề?

3. Họ có những ý kiến và quan điểm gì?

4. Làm thế nào họ có thể đưa ra quyết định của riêng mình?

5. Mọi người cần những loại cơ hội nào?

6. Phản hồi nào giúp họ cải thiện?

   
   

Dành 80% thời gian để nghe và 20% để nói dẫn đến thắng/thắng. Nhân viên cảm thấy hạnh phúc và được đánh giá cao khi ý tưởng của họ được lắng nghe và người quản lý có quyền truy cập vào thông tin giúp trao quyền cho nhóm của họ và cho phép họ phát triển.

3. Dành 80% thời gian để huấn luyện 20% thành viên hàng đầu của họ

Một người có hiệu suất cao có năng suất cao hơn 400% so với một người có hiệu suất trung bình. Mất đi họ sẽ cướp đi sự xuất sắc của tổ chức đồng thời phát sinh thêm chi phí, thời gian và công sức để thuê người thay thế họ.

Tài năng là cấp số nhân. Bạn càng đầu tư nhiều năng lượng và sự chú ý vào nó, năng suất càng cao. Thời gian bạn dành hết sức mình, khá đơn giản, là thời gian hiệu quả nhất của bạn - Marcus Buckingham

Tuy nhiên, những người có thành tích cao trong bất kỳ tổ chức nào đều không dễ quản lý. Vì họ không bị cắt ra khỏi con đường phát triển bình thường, thời điểm họ cảm thấy có sự khác biệt giữa hành trình của họ và hướng phát triển của họ, họ sẽ mất hứng thú với công việc của mình và bắt đầu tìm kiếm.

\Với khả năng kỳ lạ tạo ra những tác phẩm xuất sắc và khao khát giải quyết những vấn đề khó khăn, họ thậm chí còn đòi hỏi sự quan tâm và tham gia nhiều hơn từ người quản lý của mình.

Nhà quản lý 80/20 đủ quan tâm để không đánh mất những nhân viên giỏi của họ. Họ biết rằng chỉ làm tốt công việc là không đủ để giữ cho những người làm việc hiệu quả cao của họ được truyền cảm hứng và cam kết với công việc.

Để quản lý tốt những người làm việc hiệu quả, một nhà quản lý 80/20 dành 80% thời gian huấn luyện với 20% những người làm việc hiệu quả nhất của họ. Để kích hoạt tính năng này:

• Họ dành thời gian để hiểu những người làm việc hiệu quả ngoài mong muốn và nhu cầu của họ để hiểu điều gì khiến họ trở nên độc đáo.
• Họ không chỉ giao việc cho họ. Họ cho thấy những người biểu diễn hàng đầu của họ nơi họ đang hướng tới.
• Họ thách thức họ lái con tàu của chính mình và truyền cảm hứng cho họ đối phó với những cơn bão trên đường đi.
• Kích thích trí tuệ là không đủ. Những người làm việc hiệu quả cao cần có sự kết nối cảm xúc với các ý tưởng. Các nhà quản lý 80/20 thực hiện điều này thông qua đầu tư tâm lý – họ khiến những người có thành tích cao trở thành những người tạo ra con đường của riêng họ.
• Họ giúp họ tỏa sáng bằng cách cho họ khả năng hiển thị vượt ra ngoài ranh giới của nhóm.
• Họ cho phép phân phối công việc một cách công bằng và không coi những người có thành tích cao là tùy chọn dự phòng mặc định của họ.

Người quản lý 80/20 dẫn dắt những người làm việc hiệu quả cao của họ hướng tới sự xuất sắc và không xa rời điều đó bằng cách đối xử với họ như những người quản lý và dành thời gian cũng như sự quan tâm mà họ xứng đáng được hưởng.

4. Dành 80% để đặt câu hỏi và 20% để trả lời

Tìm câu trả lời cho các vấn đề là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý. Tuy nhiên, có một cách đúng và sai để làm điều đó.

Khi nhóm của bạn đang đối mặt với một thử thách hoặc khi họ không biết cách làm điều gì đó, việc đưa ra giải pháp cho họ sẽ tạm thời bỏ chặn họ. Bạn có thể tin rằng bạn vừa tiết kiệm thời gian của họ. Trên thực tế, việc cung cấp cho họ các giải pháp khiến họ ngày càng phụ thuộc vào bạn nhiều hơn. Họ không bao giờ phát triển các kỹ năng tư duy phản biện cần thiết để giải quyết các thách thức trong công việc.

Các nhà quản lý 80/20 sử dụng sức mạnh của các câu hỏi để giúp nhóm của họ tìm ra giải pháp của riêng họ:

• Họ đang phải đối mặt với vấn đề gì?
• Họ đã thử những giải pháp nào?
• Cái gì hiệu quả? Điều gì đã không làm việc?
• Những giải pháp khác là có thể?
• Làm thế nào họ có thể nhắm mục tiêu một chiến thắng nhỏ?

Dành nhiều thời gian hơn để đặt câu hỏi và ít thời gian hơn để đưa ra câu trả lời ban đầu có vẻ hơi chậm, nhưng về lâu dài, điều đó giúp nhóm của họ nhanh hơn gấp 10 lần. Nhóm của họ áp dụng các kỹ năng đặt câu hỏi và học cách bỏ chặn bản thân. Họ cảm thấy được trao quyền để đưa ra quyết định của riêng mình, điều này giúp họ tiến lên phía trước.

5. Dành 80% thời gian để khen ngợi và 20% để phê bình

Đưa ra phản hồi cho nhóm là một phần thiết yếu trong vai trò của người quản lý. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu với tư cách là người quản lý, bạn chỉ trích quá mức?

Thay vì công nhận nỗ lực của nhóm và khen ngợi họ vì những thành tích của họ, việc ám ảnh về một điều không đáp ứng mong đợi của bạn chắc chắn sẽ làm giảm tinh thần của nhóm bạn. Làm sao họ có thể có động lực để hoàn thành công việc tốt nhất khi họ liên tục bị nhắc nhở rằng họ chưa từng làm gì là đủ tốt?

Nhà quản lý 80/20 không sử dụng thông tin phản hồi để nhắc nhở mọi người về những gì họ còn thiếu - những điểm yếu của họ - mà thay vào đó là những gì họ mang lại. Công nhận mọi nhân viên về những kỹ năng độc đáo của họ—điểm mạnh của họ—truyền cảm hứng cho họ làm việc chăm chỉ hơn. Khen ngợi họ vì đã gia tăng giá trị—ngay cả theo những cách nhỏ nhặt—giúp họ tự tin hơn để đón nhận những thách thức lớn hơn và tốt hơn.

Điều này không có nghĩa là họ không bao giờ chỉ trích hoặc từ chối chỉ ra những điểm mà nhóm của họ còn thiếu sót, nhưng đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng không phải là trọng tâm chính của họ, nó chỉ là một phần nhỏ trong chiến lược của họ. Cho dù đó là phản hồi tích cực hay chia sẻ ý tưởng về điểm mà các thành viên trong nhóm của họ có thể làm tốt hơn, nhà quản lý 80/20 xác định phản hồi có tác động lớn nhất và dành thời gian cũng như năng lượng của họ để đảm bảo phản hồi đó được gửi và nhận một cách tốt đẹp.

Trong khi đưa ra phản hồi:

1. Họ không làm suy yếu ý thức kiểm soát của nhóm đối với hiệu suất của chính họ bằng cách khuyến khích họ chịu trách nhiệm về hành động của mình.
2. Trong khi chia sẻ những lời chỉ trích mang tính xây dựng, họ không đưa ra phán xét và tiếp tục thảo luận về hành vi và hành động và không bao giờ nói về con người của họ.
3. Họ không cố gắng sửa chữa hoặc thay đổi mọi người. Thay vào đó, họ huấn luyện họ đưa ra quyết định đúng đắn cho chính họ.
4. Khi khen ngợi, lời khen ngợi của họ là chân thành và không có ý định thao túng người khác.
5. Họ không ca ngợi mọi người vì sự thông minh của họ. Họ khen ngợi họ vì đã thử các chiến lược mới, yêu cầu giúp đỡ và nỗ lực cần thiết.
6. Phản hồi của họ không bao giờ mơ hồ. Nó có thể được kết nối với một hành vi hoặc hành động cụ thể cho phép nhóm lặp lại những hành vi tích cực và loại bỏ những hành vi xấu.

Các nhà quản lý 80/20 sử dụng phản hồi như một công cụ để phát triển bằng cách giúp nhóm của họ củng cố các kỹ năng và khả năng sẽ tăng gấp 10 lần tác động của họ trong khi bỏ qua những điểm yếu không cản trở thành công của họ.

Bản tóm tắt

1. Nguyên tắc Pareto nói rằng 80% kết quả được tạo ra chỉ từ 20% nỗ lực. Tối ưu hóa 20% này và giảm phần còn lại có thể dẫn đến kết quả đạt được rất lớn.
2. Các nhà quản lý 80/20 áp dụng nguyên tắc Pareto vào mọi khía cạnh công việc của họ. Họ tập trung vào các nhiệm vụ, vấn đề và cuộc họp sẽ mang lại tác động lớn nhất.
3. Họ dành 80% thời gian và sự tập trung cho 20% công việc quan trọng nhất. Bằng cách áp dụng ma trận năng suất Eisenhower, họ dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc quan trọng, giảm bớt hoặc ủy thác các nhiệm vụ khẩn cấp và loại bỏ những công việc hoàn toàn không nên làm.
4. Họ dành 80% thời gian để lắng nghe những mối quan tâm, ý tưởng và quan điểm của nhóm mình. Bằng cách nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn, họ có thể tăng năng suất và hiệu suất của nhóm.
5. Họ dành 80% thời gian để huấn luyện 20% những người có thành tích tốt nhất. Giữ cho những người biểu diễn hàng đầu của họ hiệu quả và có động lực dẫn đến kết quả đạt được nhiều nhất.
6. Họ dành 80% để đặt câu hỏi và 20% để đưa ra câu trả lời. Bằng cách giúp nhóm của họ xác định các giải pháp của riêng họ, họ trao quyền cho họ suy nghĩ độc lập và đưa ra quyết định của riêng họ.
7. Họ dành 80% thời gian để khen ngợi mọi người và 20% để chỉ trích. Bằng cách công nhận những đóng góp của nhân viên và giúp họ trở nên tốt hơn, họ cho phép nhóm của mình đạt được nhiều hơn những gì họ từng nghĩ là có thể.

Trước đây được xuất bản ở đây .