Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp mà bạn không ghét

"Bạn có một cuộc họp để đưa ra quyết định, không phải để quyết định về câu hỏi." —Bill Gates

Trích dẫn này tóm tắt hoàn hảo tất cả những thất vọng của tôi về các cuộc họp. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra sự kém hiệu quả của các cuộc họp tại nơi làm việc. Tuy nhiên, các cuộc họp tiếp tục tăng về thời lượng và tần suất, đến mức các giám đốc điều hành dành khoảng 23 giờ một tuần cho họ (ít hơn 10 giờ vào những năm 1960). Sẽ không phải là một điều tồi tệ nếu tất cả các cuộc họp đều hữu ích, nhưng tất cả chúng ta đều biết hầu hết chúng kém hiệu quả như thế nào. Tôi đã thử nghiệm rất nhiều với các cuộc họp trong công ty của mình và đã học được cách tận dụng tối đa chúng — đây là những gì tôi đã khám phá ra và muốn chia sẻ với bạn để bạn có thể sử dụng thời gian của mình và tổ chức các cuộc họp năng suất, hiệu quả.

Các cuộc họp có hại cho năng suất của bạn

Chúng tôi thường làm việc theo hai lịch trình khác nhau: lịch trình của người sản xuất và lịch trình của người quản lý.

Khái niệm này lần đầu tiên được mô tả bởi người sáng lập Y Combinator, Paul Graham, trong bài luận năm 2009 của ông . Trong bài luận này, Graham giải thích cách các nhà sản xuất định hướng nhiệm vụ và cần một khoảng thời gian dài để tập trung (các lập trình viên hoặc nhà văn là những ví dụ điển hình). Mặt khác, các nhà quản lý sử dụng chủ yếu giao tiếp và các cuộc họp để làm cho mọi thứ tiến triển. Điều thú vị là hầu hết thời gian, tất cả chúng ta cần kết hợp hai lịch trình trong cuộc sống công việc của mình.

Khi bạn đang ở trong lịch trình của nhà sản xuất, một cuộc họp bị gián đoạn có thể ảnh hưởng nặng nề đến năng suất của bạn. Lịch trình của nhà sản xuất hiệu quả nhất khi bạn có thể nhập cuộc , trạng thái tập trung sâu, nơi sự tập trung của bạn ở mức tối đa và thời gian dường như trôi qua mà bạn không nhận ra. Quay lại quy trình sau khi bị gián đoạn có thể khiến bạn mất tới 23 phút ! Cố gắng kết hợp lịch trình của người sản xuất và người quản lý của bạn luôn là một dấu hiệu cho thấy sự kém hiệu quả.

Vấn đề cũng có thể đến từ bên ngoài. Các nhà quản lý có nhiều khả năng làm gián đoạn lịch trình của nhà sản xuất do bản chất của vị trí của họ. Do phân cấp, các nhà quản lý cũng có quyền quyết định khi nào các cuộc họp nên diễn ra. Sức mạnh này đi kèm với trách nhiệm lớn lao ( Spiderman trích cảnh báo).

Làm gián đoạn lịch trình của nhà sản xuất với một cuộc họp là một sự lãng phí lớn thời gian của họ. Một nhà quản lý giỏi nên nhận ra điều này và áp dụng các phương pháp họp cho phép người tạo tối đa hóa thời gian của họ. Các nhà quản lý cũng nên nhận ra rằng họ có thể có ít cuộc họp hơn và tạo ra nhiều thời gian hơn cho chính họ.

Paul Graham - một người rất được thu hút - chỉ giữ những giờ cuối cùng trong ngày của mình để dành cho các cuộc họp. Thời gian còn lại trong ngày dành để hoàn thành công việc. Trong các công ty hiện đại, hầu hết chúng ta cần áp dụng một lịch trình kép. Vì vậy, làm thế nào để bạn thực hiện điều này trong cuộc sống công việc hàng ngày của bạn?

Nhận biết bạn đang tham gia loại cuộc họp nào

Trong cuốn sách bán chạy nhất của mình, Quản lý đầu ra cao , Andy Grove (cựu chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Intel) mô tả hai loại cuộc họp: cuộc họp theo định hướng quy trình và định hướng nhiệm vụ. Để tận dụng tối đa các cuộc họp của bạn, điều quan trọng là phải nhận ra bạn thuộc loại cuộc họp nào.

Các cuộc họp theo định hướng quy trình

Các cuộc họp định hướng theo quy trình nhằm mục đích chia sẻ kiến thức và trao đổi thông tin. Chúng thường diễn ra một cách thường xuyên. Các ví dụ cổ điển về các cuộc họp theo định hướng quy trình là cuộc họp trực tiếp, cuộc họp nhân viên hoặc đánh giá dự án.

Hầu hết các cuộc họp theo định hướng quy trình đều có thể tránh được (tôi sẽ loại trừ cuộc họp trực tiếp ra khỏi khẳng định này). Lấy ví dụ như các cuộc họp nhân viên. Việc các công ty tổ chức các cuộc họp nhân viên thường xuyên để trao đổi trạng thái hoặc cập nhật dự án là điều rất phổ biến. Mục tiêu cơ bản thường là để có được một bức tranh toàn cảnh hơn về cách các nhiệm vụ đang tiến triển trong một nhóm hoặc công ty. Ngày nay, việc tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày vào đầu ngày là điều khá phổ biến. Vấn đề với những cuộc họp này là hầu hết thời gian, chúng là một sự gián đoạn cho các nhà sản xuất. Ngay cả khi được tổ chức sớm, cuộc họp sẽ luôn làm gián đoạn kế hoạch của ai đó. Và khi bạn thực hiện sự gián đoạn này trong toàn công ty, việc mất hiệu quả là rất cao.

Nói chung, các cuộc họp theo định hướng quy trình có thể được thay thế bằng các bản cập nhật kỹ thuật số. Bản cập nhật bằng văn bản có nhiều giá trị hơn một bản được chia sẻ trong cuộc họp. Nó có thể được đọc bất cứ lúc nào, loại bỏ quản lý vi mô và xây dựng lòng tin trong toàn công ty.

Ví dụ: cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần. Các ứng dụng như Basecamp hoặc Range.co bao gồm các tính năng dành riêng để xóa các cuộc họp trạng thái hàng ngày. Hàng ngày, các công cụ này mời nhân viên của bạn nhập nội dung cập nhật. Họ có thể chọn thời điểm viết nó và tránh bị cuộc họp làm gián đoạn khi họ đang ở trong lịch trình của nhà sản xuất. Các bản cập nhật được chia sẻ với đồng nghiệp để họ cũng có thể đọc chúng bất cứ khi nào họ muốn mà không bị gián đoạn khi đang thực hiện nhiệm vụ. Các hệ thống này giữ tất cả các lợi ích của một cuộc họp trong khi tránh những hạn chế.

Tuy nhiên, các cuộc họp theo định hướng quy trình không phải là xấu. Tôi đã đề cập một đối một như một ngoại lệ vì lợi ích chính của các cuộc họp đó là mối quan hệ cá nhân mà họ tạo ra giữa các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm. Tất nhiên, bạn có thể làm cho một đối một hiệu quả hơn với một số kỹ thuật mà tôi sẽ mô tả bên dưới, nhưng cố gắng tránh các tương tác xã hội của những cuộc họp này sẽ là một việc làm quá mức cần thiết.

Các cuộc họp định hướng nhiệm vụ

Các cuộc họp định hướng nhiệm vụ nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc đưa ra một quyết định. Không giống như các cuộc họp theo định hướng quy trình, chúng thường mang tính đột xuất và không thể dự đoán trước.

Sự kém hiệu quả của các cuộc họp định hướng nhiệm vụ xuất phát từ thực tế là việc ra quyết định tự phát liên quan đến nhiều thành kiến về nhận thức. Ví dụ, thành kiến bandwagon quy định rằng khi chúng ta ở trong nhóm, chúng ta bắt đầu suy nghĩ giống như những người khác trong nhóm. Một yếu tố khác, khuynh hướng xác nhận , rất dễ xảy ra trong các cuộc họp và cho thấy rằng chúng ta có nhiều khả năng lắng nghe thông tin xác nhận định kiến của chúng ta hơn.

Cách tốt nhất để loại bỏ những thành kiến về nhận thức khỏi các cuộc họp định hướng nhiệm vụ là trải qua một giai đoạn chuẩn bị lâu dài dưới dạng văn bản. Khi người quản lý tổ chức một cuộc họp theo định hướng nhiệm vụ, tốt hơn hết là không nên vội vàng và dành thời gian để thu thập các lập luận, phản hồi hoặc câu hỏi từ trước. Tạo một cuộc thảo luận bằng văn bản xung quanh vấn đề để giải quyết nó có thể dẫn đến một quá trình quyết định tốt hơn. Lao vào cuộc họp ngay khi có vấn đề xảy ra là cách tốt nhất để kích hoạt những thành kiến về nhận thức. Nó cũng tạo ra sự khẩn cấp giả tạo và làm gián đoạn lịch trình của người khác.

Một khi tất cả các bên được thông báo đầy đủ thông qua tài liệu sơ bộ, một cuộc họp định hướng nhiệm vụ ngắn có thể diễn ra và kết thúc quá trình quyết định. Đây là một cách tốt để đảm bảo rằng tất cả các bên đồng ý với quyết định, hoặc ít nhất là cam kết với quyết định đó. Cũng có thể hữu ích nếu tổ chức loại cuộc họp này trong trường hợp xung đột hoặc leo thang trong quá trình quyết định.

Nhận biết bạn đang tham gia loại cuộc họp nào sẽ giúp bạn hiểu cách triển khai thực hành tốt hơn. Trong trường hợp các cuộc họp theo định hướng quy trình, hãy thử thay thế chúng bằng các bản cập nhật kỹ thuật số. Đối với các cuộc họp theo định hướng nhiệm vụ, tài liệu cần mẫn được chuẩn bị trước sẽ giúp giảm bớt sự thiên vị liên quan đến việc ra quyết định.

7 quy tắc họp để sống theo

Không thể tránh khỏi một số cuộc họp. Trong trường hợp này, các cuộc họp phải luôn tuân theo bảy quy tắc dưới đây:

1. Mục tiêu xác định trước : Một cuộc họp không có mục tiêu là cách tốt nhất để bạn lãng phí thời gian. Cho dù đó là cuộc họp định hướng nhiệm vụ hay định hướng dự án, tất cả các cuộc họp phải có mục tiêu rõ ràng cho tất cả những người tham gia (ví dụ: cuộc họp một đối một nhằm mục đích đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên).
2. Tiến trình : Cuộc họp không kết thúc mở và phải tôn trọng thời gian quy định. Thời gian phân bổ càng ngắn thì cuộc họp càng hiệu quả. Nếu bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp kéo dài bốn giờ, bạn có thể chắc chắn rằng những người tham gia sẽ tìm ra cách để lấp đầy thời gian. Bạn có thể giảm xuống còn 30 phút và có kết quả tương tự nếu cuộc họp được chuẩn bị tốt và bao gồm tất cả năm quy tắc khác.
3. Chương trình nghị sự : Không có chương trình làm việc nghĩa là không có cuộc họp! Một cuộc họp không có chương trình làm việc chỉ là một cái cớ để nhốt mọi người trong phòng (hoặc cuộc gọi Thu phóng) trong một khoảng thời gian cụ thể. Luôn bắt đầu cuộc họp với một chương trình làm việc về những gì sẽ được thảo luận.
4. Chuẩn bị : Chương trình họp phải luôn có sẵn trước (ít nhất 24 giờ) để tất cả những người tham gia có thể chuẩn bị suy nghĩ của họ về chủ đề này. Cách tốt nhất là tham gia vào một cuộc trò chuyện bằng văn bản trước cuộc họp để vấn đề có thể tiến xa nhất có thể mà không cần tương tác trực tiếp (và do đó loại bỏ vấn đề về tính cách hướng ngoại chiếm lĩnh cuộc thảo luận trong các cuộc họp).
5. Người lãnh đạo : Mỗi cuộc họp phải có một người lãnh đạo được chỉ định để giữ cho mọi việc diễn ra. Nếu đó là một cuộc họp định hướng nhiệm vụ, người lãnh đạo cũng nên là người có lời cuối cùng trong trường hợp do dự.
6. Người ghi chép : Luôn chỉ định một người ghi chép để ghi chép trong một cuộc họp. Để công bằng, người ghi chép không phải lúc nào cũng là một người. Không có ghi chú, không có dấu vết của những gì đã được quyết định trong cuộc họp. Ghi chú giúp bạn trong trường hợp bộ nhớ không hoạt động trong tương lai hoặc để chia sẻ nội dung của cuộc họp với những người không tham dự. Người ghi chép cũng nên làm sạch các ghi chú sau cuộc họp để làm cho chúng hoàn toàn dễ hiểu đối với người đọc.
7. Không có nhiều người hơn mức cần thiết : Jeff Bezos có một quy tắc nổi tiếng cho các cuộc họp: không cuộc họp nào đông đến mức hai chiếc pizza không thể cho cả nhóm ăn. Những người tham gia cuộc họp phải luôn mang lại giá trị, nếu không, họ có thể chỉ cần đọc các ghi chú cuộc họp và nhận thông tin cập nhật về những gì đã được thảo luận. Thêm nhiều người vào cuộc họp là một cách tốt để làm chậm quá trình quyết định hoặc chỉ lãng phí thời gian có thể được dành cho một nơi khác.

Sử dụng bộ quy tắc này trong toàn công ty của bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp của bạn đều hiệu quả. Tuy nhiên, bạn có thể thấy mình bị gián đoạn bởi các cuộc họp được tổ chức tốt và hiệu quả. Ngoài các phương pháp tổ chức tốt, các quy tắc cá nhân lành mạnh cũng có thể giúp ích cho năng suất của bạn.

Giảm thời gian bạn dành cho các cuộc họp

Tuân theo các quy tắc được đề cập ở trên đã giúp giảm các cuộc họp đến những cuộc họp hiệu quả nhất. Tuy nhiên, nếu các cuộc họp liên tục làm gián đoạn lịch trình của người tạo của bạn, chúng vẫn sẽ là trở ngại cho năng suất của bạn. Dưới đây là một số mẹo cá nhân để giúp bạn lấy lại thời gian của nhà sản xuất.

1. Viết nhiều hơn, nói ít hơn: Cuộc trò chuyện bằng văn bản là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn. Hãy tưởng tượng số lượng các cuộc họp có thể được giải quyết bằng một cuộc trò chuyện bằng văn bản (và chi tiết). Tôi không nói về các chuỗi Slack hỗn loạn, mà là các chi tiết thực tế, chuyên sâu về các dự án, vấn đề và các quyết định cần thực hiện. Tôi thường xuyên viết 200-300 bản cập nhật mà tôi chia sẻ với nhóm của mình trong phần mềm quản lý dự án của chúng tôi. Điều này cho phép tôi sắp xếp những suy nghĩ của mình trước khi chia sẻ chúng. Các bản cập nhật này có thể được đọc bất cứ lúc nào, vì vậy tôi không liên tục làm gián đoạn nhóm của mình trong các cuộc họp. Tôi thực sự sẽ giết chết năng suất của nhóm nếu tôi liên tục chia sẻ suy nghĩ của mình trong các cuộc họp thay vì viết.
2. Bao gồm siêu dữ liệu vào lời mời trên lịch: Lời mời trên lịch là một nơi tốt để thêm siêu dữ liệu như vị trí, liên kết cuộc gọi, ghi chú và chương trình làm việc. Điều này đặc biệt đúng với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Cung cấp bối cảnh và thông tin cho các bên bên ngoài thậm chí còn quan trọng hơn, vì họ có thể có ít kiến thức hơn về chủ đề cuộc họp so với đồng nghiệp của bạn.
3. Luôn có mặt và tập trung vào chương trình làm việc: Tất cả chúng ta đều đã thấy những người bắt đầu nhắn tin khi họ đang họp. Ngoài việc thiếu tôn trọng, nó còn cho thấy cuộc họp không liên quan đến họ. Để tăng sự chú ý của người tham gia, bạn có thể đưa ra các quy tắc đơn giản như chỉ có một máy tính trong phòng hoặc cấm điện thoại thông minh trong các cuộc họp. Điều quan trọng là phải tập trung vào chương trình làm việc. Đi chệch hướng là cách tốt nhất để thực hiện một cuộc họp kéo dài 30 phút vào giờ trước. Nếu chương trình cần thảo luận thêm, hãy chuẩn bị một cuộc họp tiếp theo thay vì nhốt đồng nghiệp của bạn trong phòng quá lâu.
4. Ngừng gián đoạn tự phát: Khi bạn cần tập trung, điều cuối cùng bạn muốn là gián đoạn. Tuy nhiên, một số nơi làm việc phải tuân theo điều này nhiều hơn và đôi khi bạn có trách nhiệm ngăn chặn sự gián đoạn từ những nơi khác. Một phương pháp đơn giản là minh bạch với đồng nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn cần một khoảng thời gian dài để tập trung, hãy trao đổi rõ ràng với nhóm của bạn rằng bạn sẽ không kiểm tra email hoặc tin nhắn thường xuyên. Nếu bạn làm việc trong một văn phòng đông đúc với nhiều gián đoạn, bạn cũng có thể đeo tai nghe để thể hiện rằng bạn đang bận rộn.
5. Nói không với các cuộc họp: Đây là lựa chọn cấp tiến nhất, nhưng thường là tốt nhất. Nói không với các cuộc họp là cách tốt nhất để lấy lại thời gian của nhà sản xuất. Ví dụ: bạn có thể chặn lịch của mình bằng sự kiện “không có cuộc họp” để mọi người không thể chiếm đoạt lịch biểu của bạn. Tôi thường xuyên từ chối các cuộc họp không có mục tiêu hoặc chương trình nghị sự rõ ràng. Đừng quên, khi bạn nói có với một cuộc họp, bạn sẽ tự động nói không với các nhiệm vụ khác trong danh sách của mình.
6. Nhóm các cuộc họp của bạn: Giống như các nhiệm vụ, các cuộc họp có thể được thực hiện cùng nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người có lịch trình của nhà sản xuất / người quản lý hỗn hợp. Nếu tất cả các cuộc họp của bạn diễn ra vào một hoặc hai buổi chiều mỗi tuần, bạn hoàn toàn dành thời gian còn lại để tập trung sâu. Phân bổ một khoảng thời gian cụ thể cho các cuộc họp của bạn cũng cho phép bạn giữ thời gian dành cho các cuộc họp ở một mức độ phù hợp. Đối với những người có nhiều gián đoạn tự phát, bạn cũng có thể tạo "giờ hành chính" (giống như những gì các giáo sư làm trong trường đại học). Với giờ hành chính, bạn mở một cửa sổ thời gian cụ thể trong lịch của mình để trả lời các câu hỏi. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người cần thường xuyên trả lời các câu hỏi.
7. Đừng làm cho nó quá dài: Hầu hết các ứng dụng lịch đều tạo các sự kiện kéo dài một giờ theo mặc định, nhưng các cuộc họp không phải lúc nào cũng kéo dài như vậy! Hãy nhớ rằng một cuộc trò chuyện kéo dài 30 phút có thể bao gồm rất nhiều điều nếu cuộc họp được chuẩn bị tốt. Bỏ thời gian một giờ và bắt đầu có các cuộc họp ngắn hơn. Nó cũng sẽ buộc người tham gia đi đến điểm nhanh hơn.
8. Tạo điều kiện cho các cuộc họp bằng các công cụ: Việc tổ chức một cuộc họp có thể phức tạp. Khá phổ biến khi phải gửi đi gửi lại một email dài khi cố gắng tìm một thời gian phù hợp với tất cả các bên. Một cách dễ dàng để tránh điều này là sử dụng các công cụ như Calendly (miễn phí). Ứng dụng này cho phép bạn chia sẻ các khoảng thời gian mở với các địa chỉ liên hệ bên ngoài. Quy trình tổ chức hoàn toàn tự động và bạn chỉ cần chia sẻ một liên kết cho những người khác để tìm thời gian phù hợp với chương trình làm việc của riêng bạn. Xin cảm ơn công nghệ!

Lợi ích xã hội của các cuộc họp

Mỗi công ty là duy nhất và có những nhu cầu khác nhau khi nói đến giao tiếp nội bộ. Mặc dù tôi tin rằng hầu hết các công ty sẽ được hưởng lợi từ việc giảm các cuộc họp xuống mức tối thiểu nghiêm ngặt, tôi cũng thừa nhận lợi ích xã hội của các cuộc họp.

Đôi khi, bạn phải để những cuộc họp tồi tệ lọt qua kẽ hở. Trong công ty của tôi, chúng tôi làm một trong những việc này hàng tuần, một cách tự nguyện. Mỗi tuần một lần, chúng tôi tổ chức một cuộc họp chung tay ngắn (vì chúng tôi có ít hơn 10 người, điều này vẫn có thể quản lý được). Cuộc họp này dành riêng để chia sẻ hai điểm nổi bật hàng tuần ngắn, một chuyên nghiệp và một cá nhân. Mặc dù điều này có thể được thay thế hoàn toàn bằng một báo cáo bằng văn bản (và chúng tôi thực sự có một báo cáo song song), lợi ích của cuộc họp này là tập hợp nhóm và thảo luận thoải mái. Điểm nổi bật cá nhân cũng giúp chúng tôi gắn kết, và khá thường xuyên, cùng nhau cười.

Đôi khi, bạn phải nhận ra lợi ích của một cuộc nói chuyện đơn giản. Nhưng chúng tôi có thể cho phép cuộc họp này vì chúng tôi biết rằng tất cả các cuộc họp khác đều hiệu quả.

Nếu bạn làm theo lời khuyên trong bài đăng này, bạn có thể dễ dàng giảm thời gian tham gia các cuộc họp xuống còn vài giờ mỗi tuần, ngay cả khi bạn đang quản lý một nhóm hoặc một công ty. Bạn không cần phải ghét các cuộc họp nếu tất cả chúng đều có liên quan.