Cómo hacer reuniones que no odies

“Tienes una reunión para tomar una decisión, no para decidir sobre la cuestión”. -Bill Gates

Esta cita resume perfectamente todas mis frustraciones acerca de las reuniones. Muchos estudios han puesto de relieve la ineficiencia de las reuniones en el trabajo. Aún así, las reuniones siguen aumentando en duración y frecuencia, hasta el punto de que los ejecutivos pasan en ellas alrededor de 23 horas a la semana (era menos de 10 horas en la década de 1960). No estaría mal que todas las reuniones fueran útiles, pero todos sabemos lo ineficaces que son la mayoría de ellas. He estado experimentando mucho con las reuniones en mi empresa y he aprendido a aprovecharlas al máximo. Esto es lo que descubrí y quiero compartir con usted para que pueda usar bien su tiempo y realizar reuniones productivas y efectivas.

Las reuniones son malas para su productividad

Por lo general, trabajamos en dos horarios diferentes: el horario del fabricante y el horario del gerente.

Este concepto fue descrito por primera vez por el fundador de Y Combinator, Paul Graham, en su ensayo de 2009 . En este ensayo, Graham explica cómo los creadores están orientados a las tareas y necesitan mucho tiempo para concentrarse (los programadores o los escritores son ejemplos típicos). Por otro lado, los gerentes utilizan principalmente la comunicación y las reuniones para hacer que las cosas avancen. Lo interesante es que la mayoría de las veces, todos necesitamos combinar los dos horarios en nuestra vida laboral.

Cuando se encuentra en la agenda del creador, la interrupción de una sola reunión podría ser un duro golpe para su productividad. El horario del creador es más eficiente cuando puedes entrar en el flujo , un estado de concentración profunda donde tu concentración es máxima y el tiempo parece fluir sin que te des cuenta. ¡Volver al flujo después de una interrupción puede costarle hasta 23 minutos ! Tratar de mezclar el horario de su creador y gerente es siempre un indicador de ineficiencia.

El problema también puede venir de fuera. Es más probable que los gerentes interrumpan el horario del fabricante debido a la naturaleza de su puesto. Debido a la jerarquía, los gerentes también tienen el poder de decidir cuándo deben realizarse las reuniones. Este poder viene con una gran responsabilidad (alerta de cita de Spiderman ).

Interrumpir la agenda del fabricante con una reunión es una gran pérdida de tiempo. Un buen gerente debe reconocer esto y adoptar prácticas de reunión que permitan a los creadores maximizar su tiempo. Los gerentes también deben darse cuenta de que podrían tener menos reuniones y crear más tiempo de creación para ellos mismos.

Paul Graham, una persona muy solicitada, dedica solo las últimas horas de su día a las reuniones. El resto del día se dedica a hacer las cosas. En las empresas modernas, la mayoría de nosotros necesitamos adoptar un horario dual. Entonces, ¿cómo implementas esto en tu vida laboral diaria?

Reconocer en qué tipo de reunión se encuentra

En su éxito de ventas, High Output Management , Andy Grove (ex presidente y director ejecutivo de Intel) describe dos tipos de reuniones: reuniones orientadas a procesos y orientadas a misiones. Para aprovechar al máximo sus reuniones, es importante reconocer en qué tipo de reunión se encuentra.

Reuniones orientadas a procesos

Las reuniones orientadas a procesos tienen como objetivo compartir conocimientos e intercambiar información. Suelen tener lugar de forma regular. Los ejemplos clásicos de reuniones orientadas a procesos son las reuniones individuales, las reuniones de personal o las revisiones de proyectos.

La mayoría de las reuniones orientadas al proceso pueden evitarse (excluiré las uno a uno de esta afirmación). Tome las reuniones de personal, por ejemplo. Es muy común que las empresas organicen reuniones periódicas de personal para intercambiar estados o actualizaciones de proyectos. El objetivo subyacente suele ser obtener una imagen más amplia de cómo avanzan las tareas en un equipo o empresa. Hoy en día es bastante común tener reuniones diarias de pie al comienzo del día. El problema con estas reuniones es que la mayoría de las veces son una interrupción para los creadores. Incluso si se organiza temprano, la reunión siempre interrumpirá el plan de alguien. Y cuando considera esta interrupción en toda la empresa, la pérdida de eficiencia es muy alta.

En general, las reuniones orientadas a procesos pueden ser reemplazadas por actualizaciones digitales. Una actualización escrita tiene más valor que una compartida en una reunión. Se puede leer en cualquier momento, elimina la microgestión y genera confianza en toda la empresa.

Tome actualizaciones diarias o semanales, por ejemplo. Aplicaciones como Basecamp o Range.co incluyen funciones dedicadas a erradicar las reuniones de estado diarias. Todos los días, estas herramientas invitan a su personal a ingresar una actualización. Pueden elegir cuándo escribirlo y evitar ser interrumpidos por una reunión cuando están en el horario de su creador. Las actualizaciones se comparten con los colegas para que también puedan leerlas cuando lo deseen, sin ser interrumpidos en medio de una tarea. Estos sistemas mantienen todos los beneficios de una reunión y evitan los inconvenientes.

Sin embargo, las reuniones orientadas a procesos no son del todo malas. Mencioné el uno a uno como una excepción porque el principal beneficio de esas reuniones es la relación personal que crean entre los gerentes y los miembros del equipo. Por supuesto, puede hacer que el uno a uno sea más eficiente con algunas técnicas que describiré a continuación, pero tratar de evitar las interacciones sociales de estas reuniones sería una exageración.

Reuniones orientadas a la misión

Las reuniones orientadas a la misión tienen como objetivo resolver un problema específico o producir una decisión. A diferencia de las reuniones orientadas a procesos, por lo general son ad hoc y no se pueden predecir de antemano.

La ineficiencia de las reuniones orientadas a la misión proviene del hecho de que la toma de decisiones espontánea implica muchos sesgos cognitivos. El sesgo del tren , por ejemplo, estipula que cuando estamos en grupos, comenzamos a pensar igual que otras personas en el grupo. Otro, el sesgo de confirmación , es muy probable que ocurra en las reuniones y muestra que es más probable que escuchemos información que confirme nuestras ideas preconcebidas.

La mejor manera de eliminar los sesgos cognitivos de las reuniones orientadas a la misión es pasar por una larga fase de preparación por escrito. Cuando un gerente organiza una reunión orientada a la misión, es mejor no apresurarse y tomarse el tiempo para recopilar argumentos, comentarios o preguntas de antemano. Crear una discusión escrita sobre el problema para resolverlo podría conducir a un mejor proceso de decisión. Correr a una reunión tan pronto como surge un problema es la mejor manera de desencadenar sesgos cognitivos. También crea una falsa urgencia e interrumpe los horarios de otras personas.

Una vez que todas las partes estén bien informadas a través de la documentación preliminar, puede llevarse a cabo una breve reunión orientada a la misión y concluir el proceso de decisión. Esta es una buena manera de asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con la decisión, o al menos se comprometan con ella. También podría ser útil organizar este tipo de reunión en caso de conflictos o escalada en el proceso de decisión.

Reconocer en qué tipo de reunión se encuentra lo ayudará a comprender cómo implementar una mejor práctica. En el caso de reuniones orientadas a procesos, intente reemplazarlas con actualizaciones digitales. Para las reuniones orientadas a la misión, la documentación diligente preparada con anticipación ayudará a reducir el sesgo relacionado con la toma de decisiones.

7 reglas de reunión para vivir

Algunas reuniones no se pueden evitar. Cuando este sea el caso, las reuniones siempre deben seguir las siete reglas a continuación:

1. Meta predefinida : Una reunión sin una meta es la mejor manera de perder el tiempo. Ya sea que se trate de una reunión orientada a la misión oa un proyecto, todas las reuniones deben tener un objetivo claro para todos los participantes (por ejemplo, una reunión individual tiene como objetivo revisar el desempeño de un empleado).
2. Línea de tiempo: una reunión no es abierta y debe respetar un tiempo asignado. Cuanto más corto sea el tiempo asignado, más eficiente será la reunión. Si planifica una reunión de cuatro horas, puede estar seguro de que los participantes encontrarán la manera de completar el tiempo. Puede reducirlo a 30 minutos y obtener el mismo resultado si la reunión está bien preparada e incluye las otras cinco reglas.
3. Agenda : ¡Sin agenda significa que no hay reunión! Una reunión sin agenda es solo una excusa para encerrar a las personas en una sala (o llamada de Zoom) por un período de tiempo específico. Siempre comience una reunión con una agenda de lo que se discutirá.
4. Preparación : La agenda de la reunión siempre debe estar disponible con anticipación (al menos 24 horas) para que todos los participantes puedan preparar sus pensamientos sobre el tema. La mejor práctica es entablar una conversación escrita antes de la reunión para que el tema pueda avanzar lo más lejos posible sin interacción cara a cara (y así eliminar el problema de personalidades extrovertidas que se hacen cargo de la discusión en las reuniones).
5. Líder : Cada reunión debe tener un líder designado para mantener las cosas en movimiento. Si se trata de una reunión orientada a la misión, el líder también debe tener la última palabra en caso de indecisión.
6. Escribano : Designe siempre a un escribano para que tome notas en una reunión. Para ser justos, el escriba no siempre debe ser la misma persona. Sin notas, no hay rastro de lo que se ha decidido en la reunión. Las notas te ayudan en caso de futuros lapsos de memoria o para compartir el contenido de una reunión con personas que no asistieron. El escriba también debe limpiar las notas después de la reunión para que sean totalmente comprensibles para los lectores.
7. No más personas de las necesarias : Jeff Bezos tiene una regla famosa para las reuniones: ninguna reunión debe ser tan grande que dos pizzas no puedan alimentar a todo el grupo. Los participantes en una reunión siempre deben aportar valor; de lo contrario, simplemente pueden leer las notas de la reunión y obtener una actualización de lo que se ha discutido. Agregar más personas a una reunión es una buena manera de ralentizar el proceso de decisión o simplemente desperdiciar tiempo que podría gastarse en otro lugar.

El uso de este conjunto de reglas en toda su empresa garantizará que todas sus reuniones sean eficientes. Aún así, podría verse interrumpido por reuniones eficientes y bien organizadas. Además de las buenas prácticas organizacionales, las reglas personales saludables también pueden ayudar a su productividad.

Reduce el tiempo que dedicas a las reuniones

Seguir las reglas mencionadas anteriormente ya debería reducir las reuniones a las más eficientes. Sin embargo, si las reuniones siguen interrumpiendo la agenda de su creador, seguirán siendo un obstáculo para su productividad. A continuación se incluyen algunos consejos personales que le ayudarán a recuperar el tiempo de su creador.

1. Escriba más, hable menos: la conversación escrita es un gran ahorro de tiempo. Imagina la cantidad de reuniones que se podrían resolver con una conversación escrita (y detallada). No me refiero a hilos caóticos de Slack, sino a detalles reales y detallados sobre proyectos, problemas y decisiones a tomar. Regularmente escribo entre 200 y 300 actualizaciones que comparto con mi equipo en nuestro software de gestión de proyectos. Esto me permite poner mis pensamientos en orden antes de compartirlos. Estas actualizaciones se pueden leer en cualquier momento, por lo que no interrumpo constantemente a mi equipo con reuniones. Literalmente mataría la productividad de mi equipo si constantemente compartiera mis pensamientos en reuniones en lugar de escribir.
2. Incluya metadatos en la invitación del calendario: las invitaciones del calendario son un buen lugar para agregar metadatos como la ubicación, un enlace de llamada, notas y una agenda. Esto es especialmente cierto con personas fuera de su organización. Brindar contexto e información a partes externas es aún más importante, ya que pueden tener menos conocimiento sobre el tema de la reunión que sus colegas.
3. Mantente presente y concéntrate en la agenda: Todos hemos visto a esas personas que comienzan a enviar mensajes de texto mientras están en una reunión. Además de ser una falta de respeto, también demuestra que la reunión no es relevante para ellos. Para aumentar la atención de los participantes, puede introducir reglas simples como tener solo una computadora en la sala o prohibir los teléfonos inteligentes durante las reuniones. También es importante mantenerse enfocado en la agenda. Desviarse del rumbo es la mejor manera de hacer que una reunión de 30 minutos dure horas. Si la agenda necesita más discusión, prepare una reunión de seguimiento en lugar de encerrar a sus colegas en una habitación por mucho tiempo.
4. Detenga las interrupciones espontáneas: cuando necesita concentrarse, lo último que desea es una interrupción. Sin embargo, algunos lugares de trabajo están más sujetos a esto y, a veces, es su propia responsabilidad detener las interrupciones de los demás. Un método simple es ser transparente con sus colegas. Por ejemplo, si necesita largos períodos de tiempo para concentrarse, comuníquele claramente a su equipo que no revisará los correos electrónicos o los mensajes con regularidad. Si trabaja en una oficina llena de gente con muchas interrupciones, también puede usar auriculares para mostrar que está ocupado.
5. Di no a las reuniones: esta es la opción más radical, pero a menudo la mejor. Decir no a las reuniones es la mejor forma de recuperar el tiempo de tu creador. Podría, por ejemplo, bloquear su calendario con un evento de "no reunión" para que las personas no puedan secuestrar su agenda. Regularmente rechazo las reuniones que no tienen una meta o agenda clara. No olvide que cuando dice que sí a una reunión, automáticamente dice que no a otras tareas de su lista.
6. Agrupe sus reuniones: al igual que las tareas, las reuniones se pueden agrupar en lotes. Esto es especialmente útil para las personas con un horario híbrido de fabricante/gerente. Si todas sus reuniones se organizan en lotes una o dos tardes por semana, liberará totalmente el resto de su tiempo para un enfoque profundo. Asignar una ventana de tiempo específica para sus reuniones también le permite mantener el tiempo dedicado a las reuniones a un nivel decente. Para aquellos que tienen muchas interrupciones espontáneas, también puedes crear “horarios de oficina” (como lo que hacen los profesores en las universidades). Con el horario de oficina, abre una ventana de tiempo específica en su calendario para responder preguntas. Esto es particularmente útil para las personas que necesitan responder preguntas regularmente.
7. No lo haga demasiado largo: la mayoría de las aplicaciones de calendario crean eventos de una hora de forma predeterminada, ¡pero las reuniones no siempre tienen que ser tan largas! Tenga en cuenta que una conversación de 30 minutos puede cubrir mucho terreno si la reunión está bien preparada. Deshazte del espacio de una hora y comienza a tener reuniones más cortas. También obligará a los participantes a llegar al punto más rápidamente.
8. Facilite las reuniones con herramientas: Organizar una reunión puede ser complicado. Es bastante común terminar con un largo correo electrónico de ida y vuelta cuando se trata de encontrar un momento que se ajuste a todas las partes. Una manera fácil de evitar esto es usar herramientas como Calendly (es gratis). Esta aplicación te permite compartir franjas horarias abiertas con contactos externos. El proceso de organización está totalmente automatizado, y simplemente necesita compartir un enlace para que otros encuentren un horario que se ajuste a su propia agenda. ¡Gracias, tecnología!

Los beneficios sociales de las reuniones

Cada empresa es única y tiene necesidades diferentes en lo que respecta a la comunicación interna. Aunque estoy convencido de que la mayoría de las empresas se beneficiarían de reducir las reuniones al mínimo estricto, también reconozco el beneficio social de las reuniones.

A veces, tienes que dejar que las malas reuniones se escapen. En mi empresa, hacemos uno de estos cada semana, voluntariamente. Una vez a la semana, organizamos una breve reunión de todos (como somos menos de 10 personas, esto todavía es manejable). Esta reunión está dedicada a compartir dos breves momentos destacados semanales, uno profesional y otro personal. Aunque esto podría ser completamente reemplazado por un informe escrito (y de hecho tenemos uno en paralelo), el beneficio de esta reunión es reunir al equipo y tener una discusión relajada. El punto culminante personal también nos ayuda a vincularnos y, con bastante frecuencia, a reírnos juntos.

A veces, hay que reconocer el beneficio de una simple charla. Pero podemos permitir esta reunión porque sabemos que todas las demás reuniones son eficientes.

Si sigue los consejos de esta publicación, podría reducir fácilmente su tiempo en las reuniones a unas pocas horas por semana, incluso si está administrando un equipo o una empresa. No tienes que odiar las reuniones si todas son relevantes.