Làm thế nào để giảm khoảng cách giao tiếp tại nơi làm việc

Điều gì tạo nên hoặc phá vỡ một dự án tại nơi làm việc? Điều gì quyết định liệu nhân viên có thích làm việc cùng nhau hay cố gắng tránh bất cứ điều gì đòi hỏi sự hợp tác? Yếu tố nào giúp các nhà quản lý trao quyền cho các thành viên trong nhóm của họ? Điều gì xây dựng niềm tin với các bên liên quan?

Giao tiếp hiệu quả. Đó là một thành phần quan trọng để làm việc cùng nhau, thăng tiến trong sự nghiệp của bạn và biến công việc thành một trải nghiệm vui vẻ. Khi giao tiếp bị gián đoạn tại nơi làm việc, sẽ lãng phí nhiều thời gian hơn để lấp đầy những khoảng trống trong sự liên kết và kỳ vọng và ít hơn trong công việc hiệu quả.

Vượt qua nó với tất cả sự thất vọng, căng thẳng và lo lắng đến từ cảm giác nó nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và bạn không thể làm gì để cải thiện nó.

Trong môi trường làm việc theo nhóm, khi bạn hiểu được các sắc thái của giao tiếp hiệu quả, bạn có thể áp dụng các chiến lược để giảm thiểu tác động của giao tiếp kém.

Thay vì tìm kiếm sự liên kết hoàn hảo—điều không thể thực hiện được trong môi trường nhóm và sẽ chỉ làm tăng thêm cảm giác thất vọng—hãy tập trung vào những gì nằm trong tầm kiểm soát của bạn và các phương pháp bạn có thể áp dụng để cộng tác với người khác bớt khó khăn và vui vẻ hơn.

Nhìn vào bên trong các hành vi và hành động của chính bạn—những khoảng cách nào tồn tại, những thay đổi nào là cần thiết, những gì bạn có thể làm—là trao quyền. Đó là một sự thay đổi tư duy tinh tế, rất hiệu quả trong việc kiểm soát trải nghiệm làm việc của chính bạn.

Đã đến lúc quan tâm; đã đến lúc chịu trách nhiệm; đã đến lúc phải lãnh đạo; Đã đến lúc phải thay đổi; đã đến lúc thành thật với con người vĩ đại nhất của chúng ta; đã đến lúc ngừng đổ lỗi cho người khác.

—Steve Maraboli

Khi tôi gặp phải các vấn đề về giao tiếp tại nơi làm việc, tôi đã áp dụng khuôn khổ bắt đầu, dừng và tiếp tục. Khuôn khổ này, mặc dù được biết đến với việc cải tiến nhóm, đặt mục tiêu phát triển cá nhân, đưa ra và nhận phản hồi, nhưng cũng cực kỳ hữu ích để áp dụng các phương pháp giao tiếp nhằm lấp đầy khoảng trống giao tiếp tại nơi làm việc.

Đây là cách hoạt động của khung bắt đầu, dừng và tiếp tục. Phản ánh về các dự án, cuộc thảo luận và cuộc họp trước đây của bạn. Hãy nghĩ về những thách thức giao tiếp mà bạn gặp phải—điều gì hiệu quả, điều gì gây ra vấn đề và những sáng kiến nào bạn có thể thực hiện để giảm thiểu những khoảng cách đó.

Sau đó viết ra:

1. Bắt đầu: Những hành vi nào bạn phải áp dụng và những hành động chủ động nào bạn phải bắt đầu thực hiện để giảm thiểu các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc?

   
   

2. Dừng lại: Những hành vi và hành động nào không hữu ích và chỉ làm tăng thêm vấn đề?

   
   

3. Tiếp tục: Những hành vi và hành động nào hữu ích mà bạn phải tiếp tục?

Bạn phải tạo phiên bản bắt đầu, dừng và tiếp tục của riêng mình, đồng thời biến nó thành thói quen hàng tháng để phản ánh, điều chỉnh và tinh chỉnh.

Cởi mở, linh hoạt và tò mò sẽ giúp bạn phá vỡ chu kỳ suy nghĩ tiêu cực vốn chỉ làm lãng phí thời gian, thay vào đó, hãy dành thời gian cho những hành vi và hành vi mang tính xây dựng.

Đây là cách tôi thực hành khuôn khổ bắt đầu, dừng và tiếp tục. Bạn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với bối cảnh và hoàn cảnh cụ thể của mình.

Để giảm khoảng cách giao tiếp, hãy bắt đầu làm điều này

Thay vì chỉ tay vô ích và dẫn đến những hành vi tự đánh bại bản thân, tôi quyết định khám phá những hành vi có cơ hội giảm thiểu các vấn đề về giao tiếp nhưng chưa bao giờ được thực hiện.

Sau khi mổ xẻ những cuộc trò chuyện, xung đột và những khoảnh khắc căng thẳng trong quá khứ, tôi bắt đầu kết hợp những thực hành này vào các cuộc trò chuyện hàng ngày của mình:

1. Dành thời gian khi bắt đầu dự án để làm rõ các yếu tố phụ thuộc và tìm kiếm sự liên kết. Việc để vấn đề này sang giai đoạn sau sẽ tạo ra xích mích giữa các nhóm, phá vỡ lòng tin và khiến việc cộng tác với những người khác trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

   
   

2. Hãy rõ ràng về nhu cầu của bạn. Cần đào tạo, truy cập vào một tài nguyên cụ thể, bối cảnh xung quanh một vấn đề, sự rõ ràng về các yêu cầu hoặc thậm chí là sự giúp đỡ từ những người khác? Ngừng cho rằng người khác biết bạn muốn gì và yêu cầu điều đó một cách rõ ràng.

   
   

3. Nếu một cái gì đó là quan trọng, nó xứng đáng được chú ý. Cách duy nhất để đảm bảo nó được nghe là lặp lại nó. Tiếp tục làm điều đó cho đến khi nó rõ ràng với mọi người. Sự lặp lại có thể khiến một số người khó chịu, nhưng thà chọc tức còn hơn để ngỏ cho rối rắm.

   
   

4. Ngừng giả vờ lắng nghe và thực sự chú ý và có mặt. Tránh xa những yếu tố gây xao nhãng (email, trò chuyện, điện thoại) và cam kết tham gia vào cuộc trò chuyện—về mặt tinh thần cũng như thể chất. Bạn sẽ kết thúc với các giải pháp tốt hơn và kết quả tốt hơn nhiều.

   
   

5. Nếu bạn không có kế hoạch làm điều gì đó, đừng nói “Có thể” hoặc “Tôi sẽ suy nghĩ về điều đó”. Nói không. Dù sao thì họ cũng sẽ thất vọng. Tốt hơn là nên trả trước.

   
   

6. Nêu rõ ý định khi truyền đạt điều gì đó khó khăn hoặc bất cứ điều gì có khả năng bị hiểu sai.

Lắng nghe với sự tò mò. Nói chuyện với sự trung thực. Hành động với tính toàn vẹn. Vấn đề lớn nhất với giao tiếp là chúng ta không lắng nghe để hiểu. Chúng tôi lắng nghe để trả lời. Khi chúng ta lắng nghe với sự tò mò, chúng ta không lắng nghe với ý định trả lời. Chúng tôi lắng nghe những gì đằng sau các từ.

— Roy T. Bennett

Để giảm khoảng cách giao tiếp, hãy ngừng làm điều này

Để đảm bảo rằng hành vi và hành động của tôi không cản trở cách tôi cộng tác, giao tiếp và làm việc với những người khác, tôi quyết định ngừng làm việc này:

1. Các cuộc thảo luận được điều chỉnh xoay quanh việc chỉ tay và xác định ai là người có lỗi thay vì tìm giải pháp.

   
   

2. Ưu tiên các mục tiêu cá nhân hơn thành công như một nhóm.

   
   

3. Sử dụng lý do bào chữa và tâm lý nạn nhân để biện minh cho kết quả.

   
   

4. Từ chối chịu trách nhiệm.

   
   

5. Che giấu vấn đề bằng một lời giải thích hời hợt thay vì đào sâu hơn.

   
   

6. Che đậy sai lầm thay vì cởi mở nói về chúng và tìm cách tiến về phía trước.

   
   

7. Khi điều gì đó không diễn ra như mong đợi và cho rằng mọi người có ý định xấu thay vì tính đến các yếu tố tình huống và yếu tố khác.

   
   

8. Giả sử mọi người đều có bối cảnh và sự rõ ràng cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn mà không cần nỗ lực để thực sự biến nó thành hiện thực.

   
   

9. Để cái tôi của tôi cản trở một cuộc trò chuyện hữu ích.

   
   

10. Trở thành nút thắt cổ chai bằng cách giữ tất cả thông tin cho riêng mình và không chia sẻ với người khác.

    
    

11. Tránh xung đột thay vì giải quyết chúng trực diện.

Chúng ta không thể kiểm soát cách mọi người diễn giải ý tưởng hoặc suy nghĩ của mình, nhưng chúng ta có thể kiểm soát từ ngữ và giọng điệu mà chúng ta chọn để truyền đạt chúng. Hòa bình được xây dựng trên sự hiểu biết, và chiến tranh được xây dựng trên sự hiểu lầm.

—Suzy Kassem

Để giảm khoảng cách giao tiếp, hãy tiếp tục làm điều này

Tập trung quá nhiều vào điều tiêu cực sẽ lấy đi khả năng xác định những gì hoạt động tốt của bạn. Nhìn vào những hành vi và hành động tích cực của bạn—dù chúng có thể nhỏ bé—và sử dụng chúng một cách có chiến lược có thể khiến người khác bớt lo lắng, xây dựng lòng tin và làm sáng tỏ điểm mạnh của bạn.

Đó cũng là một cách tuyệt vời để đảm bảo tác phẩm của bạn được người khác nhìn thấy và công nhận.

Tôi đã dựa vào những hành vi và hành động này trong nhiều năm và chúng đã giúp tôi rất nhiều trong việc để lại ít khoảng trống hơn trong giao tiếp của tôi:

1. Chia sẻ thông tin cập nhật hàng tuần với người quản lý của tôi và các bên liên quan khác. Làm nổi bật các mốc quan trọng, các dự án đang đi đúng hướng, các dự án trong vùng rủi ro và các bước tiếp theo. Bản cập nhật đơn giản chỉ mất 10 phút này của tôi đã tiết kiệm hàng giờ nỗ lực trong các cuộc họp—giao tiếp không đồng bộ chủ động giúp mọi người theo sát các vấn đề và các bước tôi đang thực hiện để giảm thiểu mọi rủi ro.

   
   

   Không ích gì khi lãng phí thời gian gặp gỡ và thảo luận trực tiếp về điều gì đó mà rất có thể được thực hiện qua email.

   
   

2. Điều chỉnh định dạng truyền thông dựa trên đối tượng mục tiêu. Điều này bao gồm việc xác định thông tin họ quan tâm và ngôn ngữ họ hiểu, ví dụ: chia sẻ các bản cập nhật kỹ thuật với người quản lý của tôi trong khi tập trung vào các số liệu kinh doanh với các bên liên quan về sản phẩm và kinh doanh.

   
   

3. Hiểu kênh (email, gặp mặt trực tiếp, trò chuyện) phù hợp nhất với họ để nhận các cập nhật này và điều chỉnh tần suất của các liên lạc đó. Khi mọi người được sắp xếp phù hợp, sẽ ít lãng phí thời gian hơn trong các cuộc trò chuyện đặc biệt.

   
   

4. Ghi lại các giả định và quan sát chính (thay vì giữ chúng trong đầu) và nhận được sự đồng ý từ các bên liên quan trước khi bắt đầu phát triển để giảm khoảng cách hiểu biết, từ đó mắc ít lỗi có thể tránh được hơn.

   
   

5. Rõ ràng và rõ ràng về các mốc thời gian bằng cách ước tính nỗ lực phù hợp thay vì mơ hồ với cam kết của tôi.

   
   

6. Yêu cầu những người khác có trách nhiệm tuân theo thỏa thuận của họ và đảm bảo rằng họ hiểu tác động của việc không đáp ứng những kỳ vọng này.

   
   

7. Phù hợp với các tiêu chí thành công—cách đánh giá tiêu chí này—để tránh dẫn đến kết quả không đáp ứng mong đợi của người khác, ví dụ: nếu tôi phải cung cấp các điểm cuối API với chức năng nhất định, hãy đồng ý trước về điều gì làm cho các điểm cuối này thành công (định dạng , mã lỗi, QPS, thời gian phản hồi, v.v.).

Bạn không thể tìm thấy một môi trường làm việc hoàn hảo với sự liên kết 100% giữa mọi người và các nhóm. Các vấn đề về giao tiếp chắc chắn sẽ xảy ra khi mọi người từ các nền tảng, bối cảnh, kỹ năng và nguyện vọng khác nhau làm việc cùng nhau.

Tuy nhiên, đừng cho rằng mọi thứ sẽ tự trở nên tốt hơn. Đừng nôi. Đừng phàn nàn. Đừng chấp nhận hiện trạng và học cách chung sống với các vấn đề giao tiếp. Áp dụng khuôn khổ bắt đầu, dừng và tiếp tục và là một phần của sự thay đổi.

Bạn có thể nản lòng nhiều lần, nhưng bạn không phải là kẻ thất bại cho đến khi bạn bắt đầu đổ lỗi cho người khác và ngừng cố gắng.

— John Burroughs

Bản tóm tắt

1. Giao tiếp tốt là trao quyền. Nó xây dựng lòng tin, tăng năng suất và truyền cảm hứng hợp tác. Giao tiếp kém khiến mọi người cảm thấy không hài lòng, bị hiểu lầm hoặc không quan trọng.

   
   

2. Không có nơi làm việc nào không có vấn đề về giao tiếp. Tuy nhiên, đổ lỗi cho người khác sẽ không giải quyết được vấn đề. Nhìn vào bên trong hành vi và hành động của chính bạn.

   
   

3. Hãy áp dụng những thực hành này để giảm bớt khoảng trống trong giao tiếp của bạn—làm rõ các yếu tố phụ thuộc, nói rõ về nhu cầu của bạn, sử dụng sự lặp lại, chú ý, học cách nói không và nêu rõ ý định của bạn.

   
   

4. Loại bỏ những hành vi và hành động khiến việc giao tiếp trở nên khó khăn hơn thay vì giảm bớt nó—chỉ tay, viện cớ, từ chối chịu trách nhiệm, có ý định xấu, trở thành nút cổ chai hoặc tránh xung đột.

   
   

5. Tiếp tục nỗ lực vào các phương pháp giao tiếp tốt đang cho thấy kết quả tích cực—chia sẻ thông tin cập nhật, điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng, ghi lại các giả định, nêu rõ các mốc thời gian và là một phần của định nghĩa chung về thành công.

Trước đây được xuất bản ở đây .