Logo công ty của bạn trong email: Cách thêm hình đại diện email vào các nhà cung cấp hộp thư phổ biến

Nếu bạn từng thắc mắc làm thế nào để thêm logo của công ty vào email thì bài viết này là dành cho bạn. Ngày nay, Selzy đề cập đến mọi thứ về hình đại diện email và tác động của chúng đối với hoạt động kinh doanh.

Avatar email là gì và tại sao bạn cần nó?

Bạn có thể không biết hình đại diện email là gì nhưng bạn chắc chắn đã nhìn thấy hình đại diện trong hộp thư đến của mình.

Avatar email là một hình tròn nhỏ có hình ảnh xuất hiện bên cạnh tên và địa chỉ của người gửi, giúp người nhận nhận dạng được người gửi. Nó cũng có thể được gọi là ảnh hồ sơ email hoặc logo hồ sơ email.

Theo mặc định, nhà cung cấp hộp thư chỉ định hình đại diện không có ký tự chung cho người dùng mới. Thông thường, đó là chữ cái đầu tiên trong tên người gửi.

Không giống như trên mạng xã hội trong email, ảnh hồ sơ dường như không phải là thứ bắt buộc: ngay cả các email dịch vụ từ Google hay Yahoo cũng không có hình đại diện. Đó là lý do tại sao email có hình đại diện có xu hướng nổi bật hơn.

Nhìn vào ảnh chụp màn hình bên dưới:

Bạn đã xem tin nhắn nào đầu tiên? Rất có thể email từ Morning Brew và Mike Allen ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn. Và chỉ sau đó, bạn mới quét hai cái còn lại, bằng chữ L và A thay vì hình ảnh.

Hình đại diện email không chỉ nổi bật về mặt hình ảnh mà còn mang lại giá trị hữu hình. Theo 2023 Trình theo dõi email của người tiêu dùng báo cáo của DMA, 61% người quyết định mở email vì họ nhận ra thương hiệu và 39% làm như vậy vì họ nhận ra logo thương hiệu. Đối với người gửi, điều đó có nghĩa là hình đại diện email, đặc biệt là hình đại diện có thương hiệu, sẽ có khả năng tăng tỷ lệ mở.

Các loại hình đại diện khác nhau

Hình đại diện được tạo tự động

Đó là tùy chọn mặc định. Thông thường, nhà cung cấp hộp thư chỉ định một logo có chữ cái đầu tiên trong tên của bạn hoặc tên thương hiệu của bạn.

Thay vì một chữ cái, nó có thể là hình bóng con người, nhưng vẫn không có gì đặc sắc.

Logo công ty

Logo công ty làm hình đại diện là một lựa chọn chắc chắn để thúc đẩy việc gợi nhớ thương hiệu và nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh trong hộp thư đến. Điều này giúp người nhận nhanh chóng xác định các thông điệp tiếp thị từ các thương hiệu yêu thích của họ trong một hộp thư đến lộn xộn.

Hình ảnh tùy chỉnh

Hình ảnh tùy chỉnh — thường là ảnh — giúp người đăng ký nhận ra bạn nhanh hơn. Một ví dụ: nhà báo Mike Allen sử dụng một bức ảnh trong bản tin Axios của mình. Điều thú vị là các email từ công ty Axios không có logo.

Cách thêm hình đại diện email cho các nhà cung cấp hộp thư khác nhau

Thêm hình đại diện email là một quy trình đơn giản, tương tự đối với các nhà cung cấp hộp thư khác nhau: đi tới cài đặt tài khoản, nhấp vào hình đại diện email và tải lên hoặc chọn ảnh để thay thế ảnh được tạo tự động.

Phần khó khăn là hình đại diện không được hiển thị trên các nhà cung cấp hộp thư khác nhau. Nếu bạn gửi từ Outlook tới Gmail, người nhận Gmail sẽ không nhìn thấy hình đại diện bạn đặt trong Outlook.

Nếu bạn muốn gửi gửi email hàng loạt với ESP và hiển thị ảnh hồ sơ của bạn trong bất kỳ hộp thư đến nào, tạo miền email công ty và liên kết nó với từng nhà cung cấp hộp thư. Sau đó, đặt ảnh hồ sơ cho miền này trong từng nhà cung cấp hộp thư riêng biệt.

Hãy cùng khám phá cách thêm logo hồ sơ trên các nhà cung cấp hộp thư khác nhau và sắc thái bạn có thể cần tính đến.

Gmail

Đi đến Cài đặt tài khoản Google Workspace , chọn một hình ảnh từ máy tính của bạn và cắt nó. Gmail không có bất kỳ yêu cầu nào về kích thước hoặc định dạng hình ảnh.

Google Workspace cho phép người dùng có địa chỉ khác nhau thuộc cùng một miền email có ảnh hồ sơ duy nhất. Điều này hữu ích khi bạn gửi nhiều bản tin và muốn mỗi bản tin có hình đại diện email duy nhất.

Trên thiết bị di động, bạn có thể thấy hình đại diện email trong ứng dụng Gmail ngay trong hộp thư đến; chúng cũng xuất hiện trong thông báo đẩy. Trên máy tính để bàn, chúng chỉ xuất hiện bên trong các email đã mở.

Quan điểm

Trên trang chủ Outlook, nhấp vào hình đại diện ở đầu trang, chọn Chỉnh sửa hồ sơ và thêm hoặc thay đổi ảnh hồ sơ trong cài đặt. Nó sẽ chỉ hiển thị trong ứng dụng dành cho thiết bị di động và bên trong các email đã mở trên máy tính để bàn.

Mặc dù Outlook là nhà cung cấp email lớn nhưng dường như không có nhiều người sử dụng nó một cách đầy đủ. Các thương hiệu và bản tin tương tự mà chúng tôi đã đề cập trước đó trong bài viết này không có ảnh hồ sơ trong Outlook. Một lần nữa, ngay cả nhóm hỗ trợ của Outlook cũng không có.

Tới trang chính của Yahoo và, tùy thuộc vào nền tảng (máy tính để bàn, ứng dụng web hoặc thiết bị di động), hãy thay đổi ảnh hồ sơ theo ý thích của bạn. Hình đại diện mặc định của Yahoo là các chữ cái cách điệu của tên người gửi nhưng bạn luôn có thể thay thế chúng bằng ảnh hồ sơ.

Sau khi đặt ảnh hồ sơ, bạn không thể xóa ảnh đó và hoàn nguyên về các chữ cái cách điệu — bạn chỉ có thể thay thế ảnh đó bằng ảnh mới. Hình đại diện email của bạn sẽ được hiển thị trong tất cả các dịch vụ của Yahoo — ví dụ: trong Yahoo! Phần bình luận tin tức. Một số người dùng có thể chọn không xem ảnh hồ sơ của người gửi trong hộp thư đến của họ và thay thế ảnh hồ sơ bằng hộp kiểm để có cái nhìn tối giản hơn.

Thư Apple

Không thể hiển thị logo thương hiệu của bạn trong Apple Mail trừ khi người đăng ký quyết định tự mình gán nó. Họ phải tạo một liên hệ mới từ địa chỉ email, sau đó chọn thêm ảnh để thiết lập hình đại diện - có thể là bất kỳ hình ảnh nào. Người gửi sẽ không nhìn thấy chúng.

Avatar vs BIMI

Một cách nữa để thêm hình đại diện email là BIMI hoặc Chỉ báo thương hiệu để nhận dạng tin nhắn. Kết quả sẽ giống nhau — ảnh hồ sơ email của bạn sẽ được giữ nguyên — tuy nhiên, với BIMI, bạn sẽ có được logo và khả năng bảo vệ tốt hơn cho người nhận khỏi các cuộc tấn công lừa đảo.

BIMI là một phương thức xác thực email, ngoài DKIM, DMARC và SPF. “Ngoài ra” là từ khóa - để có được BIMI, trước tiên bạn cần thiết lập xác thực DMARC.

Từ quan điểm đó, việc có được BIMI nghe có vẻ là một việc nên làm, nhưng có một điều “nhưng” - ít nhất nó cũng phải tốn kém. $1,299 mỗi năm . Đó là bởi vì bạn phải mua chứng chỉ kỹ thuật số chứng minh bạn sở hữu logo của mình làm nhãn hiệu. Đó là một điều đáng tiếc đối với những doanh nghiệp không có đủ 1.200 đô la để chi cho hình ảnh 32 KB.

Hơn nữa, BIMI chưa được hỗ trợ phổ biến. Tính đến tháng 5 năm 2024 , Microsoft thậm chí còn không có kế hoạch triển khai nó và một số ứng dụng email như Yahoo! Nhật Bản, Seznam.cz, Comcast và Qualitia chỉ đang xem xét nó. Vì vậy, nếu phần lớn khán giả của bạn không ở Hoa Kỳ thì việc nhận BIMI có thể không đáng giá.

Email Avatar và Gravatar

Gravatar thỉnh thoảng xuất hiện trong các cuộc trò chuyện về hình đại diện email. Tuy nhiên, bạn không thể đặt hình đại diện cho nhà cung cấp hộp thư (Gmail hoặc Yahoo) bằng Gravatar vì nó dành cho mục đích sử dụng khác.

Gravatar là dịch vụ giúp bạn tự động đặt ảnh hồ sơ, chi tiết liên hệ và thậm chí cả tiểu sử ngắn cho các trang web trên WordPress và một số dịch vụ được sử dụng nhiều trong môi trường làm việc, như các sản phẩm Atlassian, Slack và GitHub.

Gravatar đặc biệt hữu ích với các trang web WordPress vì nó giúp bạn tránh khỏi rắc rối khi tải ảnh hồ sơ lên mỗi khi bạn muốn để lại nhận xét trên một trang web WordPress mới.

Đây là quá trình thiết lập trông như thế nào:

1. Đăng ký trên Gravatar bằng địa chỉ email của bạn.

   
   

2. Tải lên một hình ảnh hoặc một bức ảnh mà bạn thích.

   
   

3. Trong tương lai, ảnh hồ sơ của bạn sẽ được hiển thị trên mọi trang web WordPress hoặc dịch vụ được hỗ trợ, miễn là bạn đăng ký bằng cùng địa chỉ email như trên Gravatar.

Bài học chính

• Hình đại diện giúp email nổi bật và tác động đến tỷ lệ mở. Logo độc đáo trông rõ nét hơn logo chung chung, người nhận cũng tin tưởng chúng hơn.

• Bạn có thể thêm logo công ty hoặc ảnh của bạn cho hình đại diện email. Công ty của bạn sẽ nổi bật trong hộp thư đến của người đăng ký trong khi một bức ảnh giúp người đăng ký nhận ra ngay ai đã gửi email.

• Hình đại diện email chỉ được nhìn thấy trong cùng một nhà cung cấp hộp thư. Tạo tài khoản công ty trong mỗi nhà cung cấp hộp thư và đặt hình đại diện. Ngược lại, nếu Gmail của bạn chỉ có logo thì người đăng ký Outlook của bạn sẽ không nhìn thấy nó.

• Sử dụng BIMI để thêm logo và cải thiện tính bảo mật nhưng sẵn sàng trả tiền. BIMI cung cấp cho bạn logo thương hiệu và khả năng bảo vệ khỏi các cuộc tấn công lừa đảo. Nó có giá ít nhất 1.299 USD một năm trong khi hình đại diện không có BIMI thì miễn phí.