ICE, RICE, WSJF hoặc Cách sắp xếp công việc tồn đọng của bạn một cách hiệu quả

Công việc ngắn nhất có trọng số trước

Xin gửi lời chào đến tất cả những ai muốn tìm hiểu cách xây dựng một công việc tồn đọng đa nhiệm một cách hiệu quả. Tên tôi là Fedor Gvozdev, tôi là người sáng lập cửa hàng mỹ phẩm trực tuyến HolySkin Hàn Quốc. Tôi đã làm việc trong dự án này được 8 năm và đã nhiều lần gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Trong bài viết này, tôi sẽ cố gắng chia sẻ kinh nghiệm của mình và trình bày những mô hình tốt nhất đã hơn một lần giúp chúng tôi thành công.

Giới thiệu

Trong quá trình lập kế hoạch, luôn có lúc cần phải có một chiến lược mới hoặc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên . Nhiều nhà quản lý phải đối mặt với các đề xuất và ý kiến hỗn loạn dẫn đến mục tiêu không rõ ràng, mất động lực và từ bỏ các tính năng quan trọng.

Một câu hỏi hợp lý được đặt ra - «Làm thế nào để ưu tiên công việc của nhóm một cách hiệu quả?»

Tổ chức hiệu quả là chìa khóa thành công của bất kỳ dự án nào, nhưng làm thế nào để xây dựng nó một cách thành thạo, loại trừ các cuộc gọi, tranh chấp và thuyết trình bất tận? Công việc tồn đọng không dễ dàng như vẻ ngoài của nó. Để đạt được kết quả thực sự với chi phí tối thiểu, đáng để sử dụng ưu tiên . Có một số cơ chế để làm như vậy. Chúng tạo cơ hội để tránh các cuộc giao tranh bằng lời nói và sử dụng các đánh giá định lượng, ma trận và biểu đồ sẽ cung cấp cho nhóm một thuật toán hành động hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các mô hình ưu tiên nhiệm vụ phổ biến nhất và tìm hiểu lý do tại sao việc sử dụng chúng lại quan trọng.

ICE là một phương pháp ưu tiên nhanh chóng

Mô hình này là một trong những công cụ dễ dàng nhất để thực hiện mục tiêu và mục tiêu. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng những kỹ thuật này, đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Việc sử dụng ICE đầu tiên có liên quan đến hack tăng trưởng, đây là một phương pháp dựa trên sự đồng hóa nhanh chóng của bất kỳ kỹ năng nào. Gần đây nhất phương pháp này đã trở nên phổ biến trong việc quản lý ưu tiên.

Hãy xem xét ý nghĩa của từ viết tắt:

• Tác động là một điểm đánh dấu cho biết liệu việc đưa ra một sáng kiến hoặc công nghệ sẽ mang lại tăng trưởng kinh tế hay tăng một chỉ số quan trọng khác để đánh giá các nhiệm vụ.
• Niềm tin là một chỉ số cho thấy niềm tin vào sự thành công của việc thực hiện. Nó thường dựa trên hai tiêu chí còn lại.
• Dễ dàng là một chỉ số đánh giá cường độ lao động và nguồn lực của dự án.

Quá trình đánh giá

Cơ chế này sử dụng thang điểm từ 1 đến 10 cho mỗi chỉ số, sau đó bằng cách nhân các giá trị của ba thành phần, sẽ thu được Điểm ICE cuối cùng. Tất cả các tính năng được xếp hạng theo tầm quan trọng.

Điều rất quan trọng là phải trùng khớp với thang đo được áp dụng và sự hiểu biết của bạn về vị trí của từng chỉ báo. Bằng cách này, nhóm sẽ có một sự hiểu biết đầy đủ về thứ hạng.

ví dụ đánh giá

Thu thập danh sách các nhiệm vụ và đánh giá chúng theo thang điểm 10. Bắt đầu với chỉ số đầu tiên - tác động.

Ưu điểm:

• Thật dễ dàng để hiểu thuật toán;
• Tốc độ ra quyết định cao.

Nhược điểm:

• chủ quan. Mô hình này thiếu sự đánh giá và tính toán khách quan. Tính tương đối của kết quả có thể làm mất một nhiệm vụ quan trọng hoặc loại bỏ nhiệm vụ đó khỏi vị trí cao hơn.

CƠM

Hệ thống đánh giá từng tính năng theo 4 chỉ số có trong từ viết tắt. Kết quả của kỹ thuật này linh hoạt hơn và có thể được sử dụng cho các công việc tồn đọng mà việc cấu trúc cần được chú ý nhiều hơn.

Thành phần của RICE và ICE khá giống nhau. Tuy nhiên, chúng khác nhau về mức độ khách quan và trong quá trình đánh giá.

Hãy để tôi giải thích từng chỉ số:

• Phạm vi tiếp cận cho biết số người bị ảnh hưởng bởi tính năng hoặc việc triển khai tính năng đó.
• Tác động cho biết lợi ích từ tính năng được triển khai đối với sản phẩm cuối cùng hoặc toàn bộ dự án.
• Niềm tin là một chỉ số cho thấy niềm tin vào sự thành công của việc thực hiện. Trong mô hình RICE, nó được đo bằng tỷ lệ phần trăm và cho phép bạn khắc phục tình huống khi không có bằng chứng cụ thể về tác động.
• Nỗ lực đặc trưng cho chi phí lao động. Nó được thể hiện qua số lượng người tham gia thực hiện một dự án mỗi tháng.

Chỉ cần làm rõ : nếu dự án bao gồm nhiều giai đoạn - lập kế hoạch (1 người) - 1 tuần, thiết kế (1 người) - 2 tuần, phát triển (1 người) - 3 tuần, thì tổng cộng chúng tôi có 3 thành viên trong nhóm trong 6 tuần của công việc. Trong tình huống này nỗ lực bằng hai.

Quá trình đánh giá

Các tính toán tiếp theo được giảm xuống bằng cách sử dụng một công thức.

ví dụ đánh giá

Đánh giá từng yếu tố theo phương pháp mô tả ở trên và tính tổng số điểm theo công thức.

Kết quả có biên độ rộng, đó là lý do tại sao sự lựa chọn là hiển nhiên. Nhóm đồng ý với kết quả. Do có nhiều tiêu chí rõ ràng, chúng tôi tự tin vào thứ tự ưu tiên này.

Ưu điểm:

• Lượng hóa các chỉ tiêu làm giảm mức độ chủ quan hóa ưu tiên.

Nhược điểm:

• Kết quả có thể cần phải được đánh giá lại. Kết quả của mô hình RICE không thể được coi là cuối cùng, vì nó vẫn là một mô hình được hệ thống hóa hơn về độ tin cậy của nhóm đối với một tính năng cụ thể.

Mô hình này có thể được coi là hiệu quả trong các trường hợp tồn đọng phức tạp trung bình, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng mức độ ưu tiên cũng có thể được tinh chỉnh.

WSJF – Công việc ngắn nhất có trọng số trước

Mô hình ưu tiên linh hoạt và hiệu quả nhất. Nó xem xét số lượng tiêu chí tối ưu, cho phép bạn cấu trúc hợp lý công việc của mình.

Tên của mô hình là cách viết tắt của cụm từ "Weighted Shortest Job First», về cơ bản có nghĩa là các nhiệm vụ đơn giản và quan trọng nhất được ưu tiên hàng đầu. Đây là ý tưởng chính của mô hình. Bằng mô hình này, bạn có thể đạt được một liệt kê trong đó các nhiệm vụ sẽ được xếp hạng bằng cách đánh giá mức độ phức tạp và hiệu quả của việc triển khai đối với dự án của bạn.

Các tính toán trong mô hình này được rút gọn thành một công thức đơn giản. Phần phức tạp được ẩn trong tử số, vì chi phí chậm trễ là tổng của ba tiêu chí đánh giá. Chính thành phần này làm cho WSJF thực sự hiệu quả.

Hãy xem xét tất cả các thành phần của mô hình:

1. Chi phí trì hoãn (= Giá trị kinh doanh của người dùng + Thời gian quan trọng + Giảm thiểu rủi ro hoặc Tạo cơ hội) là mức độ phức tạp kỹ thuật của việc triển khai công việc, bao gồm:

• Giá trị Doanh nghiệp-Người dùng là một tiêu chí đánh giá mức độ hữu ích của ý tưởng hoặc nhiệm vụ đối với doanh nghiệp của bạn;
• Mức độ quan trọng về thời gian (tạm thời hoặc không) cho thấy tầm quan trọng của việc thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng;
• Giảm thiểu rủi ro . Trong khi đánh giá tham số này, bạn cần trả lời câu hỏi: “chúng ta có thể tự bảo vệ mình khỏi những rủi ro nào?'';
• Cơ hội Kích hoạt hiển thị số lượng cơ hội tiềm năng.

2. Quy mô công việc (nguồn lực cần thiết) một tiêu chí bao gồm nguồn lao động, thời hạn làm việc, chi phí cho công việc tự do.

Quá trình đánh giá

Để đánh giá hiệu quả các tính năng theo WSJF, StoryPoints hoặc ScrumPoints thường được sử dụng. Các chỉ số này cho thấy mức độ khó khăn hoặc phức tạp của các nhiệm vụ tồn đọng. Chúng dựa trên dãy số Fibonacci, là một dãy số trong đó số đầu tiên là 1 và các số tiếp theo bằng tổng của hai số trước đó.

Các con số tăng phi tuyến tính, làm cho sự khác biệt giữa các nhiệm vụ có 1 và 5 StoryPoint trở nên rõ ràng hơn, giúp việc lựa chọn dễ dàng hơn.

Vì phương pháp này tổ chức toàn bộ công việc tồn đọng cùng một lúc nên quá trình đánh giá sẽ khác với các mô hình ưu tiên trước đó.

Nó bắt nguồn từ việc tạo ra một ma trận với điểm số cuối cùng. Do ma trận nên trình tự điền rất nghiêm ngặt:

Việc đánh giá phải được thực hiện tuần tự theo một cột , bắt đầu với cột không quan trọng nhất, được chỉ định là 1. Mỗi cột phải chứa ít nhất một cột 1 .

Sau đó, danh sách các nhiệm vụ sẽ được xếp hạng dựa trên kết quả thu được, trong đó điểm WSJF cao nhất có nghĩa là mức độ ưu tiên thực hiện tương ứng.

ví dụ đánh giá

Ví dụ: hãy xử lý một tồn đọng với ba tính năng từ cửa hàng trực tuyến của chúng tôi. Nhiệm vụ là đánh giá từng chức năng theo ba tiêu chí Chi phí chậm trễ. Hãy để tôi nhắc bạn rằng việc đánh giá được thực hiện theo chuỗi Fibonacci.

Quy mô công việc được coi là chi phí nguồn nhân lực. Thuật toán này đã được thảo luận trước đó.

Sau khi đánh giá ta được bảng sau:

Trong mô hình WSJF, điểm số cao nhất được trao cho nhiệm vụ ưu tiên, hiệu quả nhất về mặt thời gian và nguồn lực.

Theo tôi, cơ chế này có vô số công cụ và do đó phù hợp nhất để ưu tiên bất kỳ công việc tồn đọng nào. Nó giải quyết cả các nhiệm vụ ưu tiên dễ dàng và phức tạp. Tại thời điểm này, WSJF là đội yêu thích của chúng tôi.

Ưu điểm:

• ưu tiên một lần cho toàn bộ công việc tồn đọng;
• thang đánh giá hiệu quả;
• tiêu chí quan trọng và phù hợp.

Nhược điểm:

• khả năng đạt được kết quả trực quan nếu giao tiếp giữa doanh nghiệp và người thực hiện kém.

Mô hình WSJF hoạt động thành công và hiệu quả trong hầu hết các trường hợp. Nó phù hợp để tổ chức cả các công việc tồn đọng đa nhiệm và nguyên thủy.

Phần kết luận

Ưu tiên là một quá trình phức tạp và lâu dài. Khung trong trường hợp này là một trợ lý tuyệt vời, nhưng nó vẫn cần được kiểm soát bởi người quản lý.

Mặc dù các cơ chế như RICE, ICE, WSJF không phải lúc nào cũng làm hết công việc xếp hạng ưu tiên, nhưng chúng vẫn hiệu quả và có thể thay đổi khá nhiều công việc. Những thay đổi này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền và loại bỏ những công việc vô ích.

RICE và ICE là những lựa chọn tuyệt vời cho các cuộc họp nhóm hàng tuần. Chúng giúp làm rõ nhiệm vụ và thúc đẩy nhóm một cách nhanh chóng.

WSJF là một công cụ phức tạp hơn cho các công việc tồn đọng đa tác vụ, hiệu quả của nó đã được xác nhận nhiều lần theo kinh nghiệm cá nhân của tôi. Mô hình này có thể được sử dụng cho các dự án mà tổn thất có thể quá cao.

Lý do sử dụng các mô hình ưu tiên trong công việc của bạn:

• Cả nhóm tham gia vào việc ra quyết định;
• Giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian;
• Giải phóng bạn khỏi các cuộc gọi, thuyết trình và cuộc họp bất tận;
• Hình thành mục tiêu hiệu quả theo mô hình Smart.

Việc lựa chọn mô hình ưu tiên dựa trên mức độ phức tạp của công việc tồn đọng và mục tiêu của người quản lý. Luôn luôn đáng để thử một số cơ chế, sau đó bằng kinh nghiệm cá nhân, bạn sẽ có thể chọn mô hình hiệu quả và dễ tiếp cận nhất.

Chúc các bạn làm đồ án thành công!