ICE, RICE, WSJF ou como organizar seu backlog de forma eficaz

Trabalho mais curto ponderado primeiro

Saudações a todos que desejam aprender como construir efetivamente um backlog multitarefa. Meu nome é Fedor Gvozdev, sou o fundador da loja online de cosméticos coreano HolySkin. Trabalho neste projeto há 8 anos e sempre enfrentei dificuldades com a priorização. Neste artigo, tentarei compartilhar minha experiência e apresentar os melhores modelos que nos ajudaram mais de uma vez.

Introdução

No processo de planejamento, sempre chega um momento em que uma nova estratégia ou redefinição de prioridades é necessária . Muitos gestores se deparam com propostas e opiniões caóticas que resultam em metas pouco claras, perda de motivação e abandono de funções importantes.

Surge uma questão lógica - «Como priorizar o trabalho de uma equipa de forma eficaz?»

Uma organização eficaz é a chave para o sucesso de qualquer projeto, mas como construí-la de forma competente, excluindo ligações intermináveis, disputas e apresentações? O trabalho em atraso não é tão fácil quanto parece. Para obter resultados reais a um custo mínimo, vale a pena recorrer à priorização . Existem vários mecanismos para isso. Eles fornecem uma oportunidade para evitar escaramuças verbais e recorrer a avaliações quantitativas, matrizes e gráficos que darão à equipe um algoritmo de ação produtiva.

Neste artigo, veremos os modelos de priorização de tarefas mais populares e descobriremos por que é importante usá-los.

O ICE é um método rápido de priorização

Este modelo é uma das ferramentas mais fáceis para a implementação de metas e objetivos. Se esta é a primeira vez que você usa essas técnicas, este é um ótimo lugar para começar.

O primeiro uso do ICE está associado ao growth hacking, que é uma metodologia baseada na rápida assimilação de qualquer habilidade. Mais recentemente, esse método se tornou popular para priorizar o gerenciamento.

Vamos considerar o significado da abreviatura:

• O impacto é um marcador que indica se a introdução de uma iniciativa ou tecnologia trará crescimento econômico ou um aumento em outro indicador-chave em relação ao qual as tarefas são avaliadas.
• A confiança é um indicador que mostra a convicção no sucesso da execução. Muitas vezes, é baseado nos dois critérios restantes.
• A facilidade é um indicador que avalia a intensidade de trabalho e recursos do projeto.

Processo de avaliação

O mecanismo usa uma escala de 1 a 10 para cada indicador, então, multiplicando os valores dos três componentes, obtém-se o ICE Score final. Todos os recursos são classificados por importância.

É muito importante coincidir a escala aplicada e sua compreensão da posição de cada indicador. Desta forma, a equipe terá uma compreensão completa do ranking.

Exemplo de avaliação

Reúna uma lista de tarefas e avalie-as em uma escala de 10 pontos. Comece com o primeiro indicador - impacto.

Prós:

• É fácil entender o algoritmo;
• Alta velocidade de tomada de decisão.

Contras:

• Subjetividade. Este modelo carece de avaliação e cálculo objetivos. A relatividade dos resultados pode causar a perda de uma tarefa importante ou sua remoção de uma posição superior.

ARROZ

O sistema de avaliação de cada uma das características de acordo com quatro indicadores incluídos na sigla. Os resultados dessa técnica são mais versáteis e podem ser usados para backlogs onde a estruturação precisa de mais atenção.

Os componentes de RICE e ICE são bastante semelhantes. No entanto, eles diferem no nível de objetividade e no processo de avaliação.

Deixe-me explicar cada indicador:

• Alcance mostra o número de pessoas afetadas pelo recurso ou sua implementação.
• O impacto indica o benefício do recurso implementado para o produto final ou para todo o projeto.
• A confiança é um indicador que mostra a convicção no sucesso da execução. No modelo RICE é medido em percentagem e permite corrigir a situação quando não existem evidências concretas do impacto.
• O esforço caracteriza os custos trabalhistas. É expresso no número de pessoas envolvidas na implementação de um projeto a cada mês.

Só para esclarecer : se o projeto consiste em várias etapas - planejamento (1 pessoa) - 1 semana, design (1 pessoa) - 2 semanas, desenvolvimento (1 pessoa) - 3 semanas, então, no total, temos 3 membros da equipe por 6 semanas de trabalho. Nesta situação, o esforço é igual a dois.

Processo de avaliação

Cálculos adicionais são reduzidos ao uso de uma fórmula.

Exemplo de avaliação

Avalie cada fator de acordo com o método descrito acima e calcule o número total de pontos de acordo com a fórmula.

Os resultados têm uma ampla margem, por isso a escolha é óbvia. A equipe concordou com o resultado. Devido a um grande número de critérios de esclarecimento, estávamos confiantes nesta priorização.

Prós:

• A quantificação dos indicadores reduz o nível de subjetividade da priorização.

Contras:

• Os resultados podem precisar ser reavaliados. Os resultados do modelo RICE não podem ser considerados definitivos, pois ainda se trata de um modelo mais sistematizado da confiança da equipe em determinada característica.

O modelo pode ser considerado eficaz em situações de backlog de média complexidade, mas é importante entender que a priorização também pode ser refinada.

WSJF – Tarefa mais curta ponderada primeiro

O modelo de priorização mais versátil e eficiente. Ele considera o número ideal de critérios, o que permite estruturar racionalmente seu trabalho.

O nome do modelo é uma abreviação da frase "Weighted Shortest Job First", que basicamente significa que as tarefas mais importantes e simples são primordiais. Esta é a ideia principal do modelo. Por meio deste modelo você pode obter um lista na qual as tarefas serão classificadas avaliando a complexidade e a eficácia da implementação do seu projeto.

Os cálculos neste modelo são reduzidos a uma fórmula simples. A parte complexa fica escondida no numerador, pois o custo do atraso é a soma de três critérios de avaliação. É esse componente que torna o WSJF realmente eficaz.

Vamos considerar todos os componentes do modelo:

1. Custo do atraso (= Valor do usuário para o negócio + Criticidade do tempo + Redução do risco ou Capacitação da oportunidade) é a complexidade técnica da implementação do trabalho, que inclui:

• User-Business Value é um critério que avalia a utilidade da ideia ou tarefa para o seu negócio;
• A criticidade de tempo (temporária ou não) mostra o quão importante é fazer a tarefa rapidamente;
• Redução de riscos . Ao avaliar esse parâmetro, você precisa responder à pergunta: “de quais riscos podemos nos proteger?'';
• Ativação de oportunidade mostra o número de oportunidades potenciais.

2. Tamanho do trabalho (recursos necessários) um critério que inclui recursos de mão de obra, termos de trabalho, custos de trabalho freelance.

Processo de avaliação

Para avaliação efetiva de recursos de acordo com WSJF, StoryPoints ou ScrumPoints são frequentemente usados. Esses indicadores mostram a laboriosidade ou a complexidade das tarefas pendentes. Eles são baseados na série numérica de Fibonacci, que é uma sequência numérica em que o primeiro número é 1 e os subsequentes são iguais à soma dos dois anteriores.

Os números aumentam de forma não linear, tornando mais óbvia a diferença entre as tarefas com 1 e 5 StoryPoints, o que facilita a seleção.

Como o método organiza todo o backlog de uma só vez, o processo de avaliação difere dos modelos anteriores de priorização.

Tudo se resume a criar uma matriz com pontuações finais. Por causa da matriz, a sequência de preenchimento é estrita:

A avaliação deve ser implementada sequencialmente por uma coluna , começando com a mais insignificante, que é atribuída como 1. Cada coluna deve conter pelo menos um 1 .

Posteriormente, a lista de tarefas deve ser classificada com base nos resultados obtidos, onde a maior pontuação do WSJF significa a correspondente prioridade de implementação.

Exemplo de avaliação

Como exemplo, vamos pegar um backlog com três funcionalidades da nossa loja online. A tarefa é avaliar cada função pelos três critérios de custo de atraso. Deixe-me lembrá-lo de que a avaliação é feita de acordo com a série de Fibonacci.

O tamanho do trabalho é considerado como custos de recursos humanos. Este algoritmo já foi discutido anteriormente.

Após a avaliação, obtemos a seguinte tabela:

No modelo WSJF, a pontuação mais alta é atribuída a uma tarefa prioritária, que é mais eficiente em termos de tempo e recursos.

Na minha opinião, esse mecanismo possui um número exaustivo de ferramentas e, portanto, é o mais adequado para priorizar qualquer atraso. Ele lida com tarefas de priorização fáceis e complicadas. No momento o WSJF é o favorito do nosso time.

Prós:

• priorização única de todo o backlog;
• escala de classificação efetiva;
• critérios importantes e relevantes.

Contras:

• a possibilidade de resultados intuitivos se a comunicação entre a empresa e os executores for ruim.

O modelo WSJF funciona com sucesso e eficiência na maioria dos casos. É adequado para organizar pendências multitarefas e primitivas.

Conclusão

Priorizar é um processo complexo e demorado. O framework neste caso é um excelente auxiliar, mas ainda precisa ser controlado pelo gerente.

Mesmo que mecanismos como RICE, ICE, WSJF nem sempre esgotem o trabalho de hierarquização de prioridades, eles ainda são eficazes e podem mudar bastante o vetor de trabalho. Essas mudanças podem economizar muito dinheiro e livrar você de tarefas inúteis.

RICE e ICE são ótimas opções para reuniões semanais de equipe. Eles ajudam a esclarecer a tarefa e motivam a equipe rapidamente.

O WSJF é uma ferramenta mais complexa para backlogs multitarefa, sua eficácia foi confirmada mais de uma vez em minha experiência pessoal. O modelo pode ser usado para projetos onde as possíveis perdas podem ser muito altas.

Razões para usar modelos de priorização em seu trabalho:

• Toda a equipe está envolvida na tomada de decisão;
• Economiza muito tempo;
• Livra você de chamadas, apresentações e reuniões intermináveis;
• Formação efetiva de metas pelo modelo Smart.

A escolha de um modelo de priorização é baseada na complexidade do backlog e nos objetivos do gestor. Vale sempre a pena experimentar vários mecanismos, então por experiência pessoal você poderá escolher o modelo mais eficaz e acessível.

Desejo-lhe projetos de sucesso!