Como reduzir as lacunas de comunicação no trabalho

O que faz ou quebra um projeto no trabalho? O que determina se os funcionários gostam de trabalhar juntos ou tentam evitar qualquer coisa que exija colaboração? Que fator permite que os gerentes capacitem os membros de sua equipe? O que gera confiança com as partes interessadas?

Comunicação efetiva. É um ingrediente-chave para trabalhar juntos, avançar em sua carreira e tornar o trabalho uma experiência feliz. Quando a comunicação falha no trabalho, mais tempo é desperdiçado no preenchimento de lacunas de alinhamento e expectativas e menos em trabalho produtivo.

Cubra-o com toda a frustração, estresse e ansiedade que vem de sentir que está além do seu controle e nada que você possa fazer para torná-lo melhor.

Em um ambiente de equipe, quando você entende as nuances da comunicação eficaz, pode aplicar estratégias para reduzir os efeitos da má comunicação.

Em vez de buscar o alinhamento perfeito - o que é impossível em um ambiente de grupo e só aumentará os sentimentos de decepção - concentre-se no que está sob seu controle e nas práticas que você pode adotar para tornar a colaboração com os outros menos dolorosa e mais divertida.

Olhar para dentro de seus próprios comportamentos e ações – quais lacunas existem, quais mudanças são necessárias, o que você pode fazer – é fortalecedor. É uma mudança sutil de mentalidade que é muito eficaz no controle de sua própria experiência de trabalho.

É hora de cuidar; é hora de assumir a responsabilidade; é hora de liderar; é hora de mudar; é hora de sermos fiéis ao nosso eu maior; é hora de parar de culpar os outros.

— Steve Maraboli

Quando enfrentei problemas de comunicação no trabalho, adotei a estrutura iniciar, parar e continuar. Essa estrutura, embora conhecida por retrospectivas de equipe, definição de metas de desenvolvimento pessoal e dar e receber feedback, também é super útil para adotar práticas de comunicação para preencher lacunas de comunicação no trabalho.

É assim que funciona a estrutura iniciar, parar e continuar. Reflita sobre seus projetos, discussões e reuniões anteriores. Pense nos desafios de comunicação que você enfrentou – o que funcionou, o que causou problemas e quais iniciativas você poderia ter tomado para reduzir essas lacunas.

Então anote:

1. Início: Quais comportamentos você deve adotar e quais ações proativas deve começar a tomar para reduzir os problemas de comunicação no trabalho?

   
   

2. Pare: quais comportamentos e ações não são úteis e apenas aumentam os problemas?

   
   

3. Continuar: Quais comportamentos e ações foram úteis e você deve continuar?

Você deve criar sua própria versão de iniciar, parar e continuar, e fazer disso um hábito mensal de refletir, adaptar e refinar.

Abertura, flexibilidade e curiosidade permitirão que você quebre o ciclo negativo de ruminação que apenas desperdiça tempo e, em vez disso, gaste-o em comportamentos e ações construtivas.

É assim que coloco a estrutura de início, parada e continuação para praticar. Você pode adaptá-lo ao seu contexto e circunstâncias específicas.

Para reduzir as lacunas de comunicação, comece a fazer isso

Em vez de apontar o dedo, o que é inútil e leva a comportamentos autodestrutivos, decidi descobrir comportamentos que tinham uma chance de reduzir os problemas de comunicação, mas nunca chegavam à implementação.

Depois de dissecar conversas anteriores, conflitos e outros momentos extenuantes, comecei a incorporar essas práticas em minhas conversas do dia-a-dia:

1. Passe algum tempo no início do projeto esclarecendo as dependências e buscando o alinhamento. Deixar isso para um estágio posterior cria atrito entre as equipes, quebra a confiança e torna a colaboração com outras pessoas muito mais difícil.

   
   

2. Seja explícito sobre suas necessidades. Precisa de treinamento, acesso a um recurso específico, contexto em torno de um problema, clareza sobre os requisitos ou até mesmo ajuda de outras pessoas? Pare de presumir que os outros sabem o que você quer e peça explicitamente.

   
   

3. Se algo é importante, merece atenção. A única maneira de garantir que seja ouvido é repeti-lo. Continue fazendo isso até que seja óbvio para todos. A repetição pode irritar algumas pessoas, mas é melhor irritar do que deixar aberta a confusão.

   
   

4. Pare de fingir que está ouvindo e preste atenção e esteja presente. Mantenha as distrações (e-mail, bate-papo, telefone) afastadas e comprometa-se a fazer parte da conversa, tanto mental quanto fisicamente. Você acabará com melhores soluções e resultados muito melhores.

   
   

5. Se você não planeja fazer algo, não diga “talvez” ou “vou pensar a respeito”. Diga não. Eles ficarão desapontados de qualquer maneira. Melhor ser frontal.

   
   

6. Indique claramente a intenção ao comunicar algo difícil ou qualquer coisa que possa ser mal interpretada.

Ouça com curiosidade. Fale com honestidade. Aja com integridade. O maior problema da comunicação é que não ouvimos para entender. Escutamos para responder. Quando ouvimos com curiosidade, não ouvimos com a intenção de responder. Nós ouvimos o que está por trás das palavras.

— Roy T. Bennett

Para reduzir as lacunas de comunicação, pare de fazer isso

Para garantir que meu próprio comportamento e ações não atrapalhassem como eu colaborava, me comunicava e trabalhava com outras pessoas, decidi parar de fazer isso:

1. As discussões são feitas sob medida para apontar o dedo e identificar quem está errado, em vez de encontrar soluções.

   
   

2. Priorizar metas individuais sobre o sucesso como uma equipe.

   
   

3. Usando desculpas e mentalidade de vítima para justificar os resultados.

   
   

4. Recusando-se a assumir a responsabilidade.

   
   

5. Escondendo problemas com uma explicação superficial em vez de cavar mais fundo.

   
   

6. Encobrir erros em vez de falar abertamente sobre eles e encontrar maneiras de seguir em frente.

   
   

7. Quando algo não sai conforme o esperado e assume que as pessoas têm más intenções, em vez de levar em consideração fatores situacionais e outros.

   
   

8. Assumir que todos tenham o contexto e a clareza necessários para tomar boas decisões sem se esforçar para realmente fazer isso acontecer.

   
   

9. Deixar meu ego atrapalhar uma conversa útil.

   
   

10. Tornar-se um gargalo ao manter todas as informações para mim e não compartilhá-las com outras pessoas.

    
    

11. Evitar conflitos em vez de enfrentá-los de frente.

Não podemos controlar a maneira como as pessoas interpretam nossas ideias ou pensamentos, mas podemos controlar as palavras e o tom que escolhemos para transmiti-los. A paz é construída sobre a compreensão, e as guerras são construídas sobre mal-entendidos.

— Suzy Kassem

Para reduzir as lacunas de comunicação, continue fazendo isso

Focar demais no negativo tira seu poder de identificar o que funciona bem. Observar seus comportamentos e ações positivos – por menores que sejam – e empregá-los estrategicamente pode desarmar os outros, criar confiança e iluminar seus pontos fortes.

Também é uma ótima maneira de garantir que seu trabalho seja visível e reconhecido por outras pessoas.

Eu confio nesses comportamentos e ações há anos, e eles me serviram muito bem para deixar menos lacunas na minha comunicação:

1. Compartilhando atualizações semanais com meu gerente e outras partes interessadas. Destaque os principais marcos, projetos em andamento, projetos em uma zona de risco e as próximas etapas. Essa atualização simples, que levou 10 minutos do meu tempo, economizou horas de esforço em reuniões — a comunicação assíncrona proativa manteve todos informados sobre os problemas e as etapas que eu estava tomando para mitigar quaisquer riscos.

   
   

   Não fazia sentido perder tempo em reuniões e discussões cara a cara que podem muito bem ser feitas por e-mail.

   
   

2. Adaptar o formato de comunicação com base no público-alvo. Isso inclui determinar as informações com as quais eles se importam e a linguagem que eles entendem, por exemplo, compartilhar atualizações técnicas com meu gerente enquanto se concentra nas métricas de negócios com as partes interessadas do produto e do negócio.

   
   

3. Compreender o canal (e-mail, presencial, chat) mais adequado para receber essas atualizações e alinhar a frequência dessas comunicações. Com todos alinhados, menos tempo é perdido em conversas ad hoc.

   
   

4. Documentar as principais suposições e observações (em vez de mantê-las na minha cabeça) e obter a aprovação das partes interessadas antes de iniciar o desenvolvimento para reduzir as lacunas na compreensão, cometendo assim menos erros evitáveis.

   
   

5. Ser claro e explícito sobre os cronogramas, fazendo uma estimativa de esforço adequada, em vez de ser vago com meu compromisso.

   
   

6. Responsabilizar os outros para cumprir sua parte do acordo e garantir que eles entendam o impacto de não atender a essas expectativas.

   
   

7. Alinhar os critérios de sucesso - como será medido - para evitar um resultado que não atenda às expectativas dos outros, por exemplo, se eu tiver que fornecer endpoints de API com determinada funcionalidade, concordar antecipadamente sobre o que torna esses endpoints bem-sucedidos (formato , códigos de erro, QPS, tempo de resposta, etc.).

Não se encontra um ambiente de trabalho perfeito com 100% de alinhamento entre pessoas e equipes. Problemas de comunicação estão prestes a acontecer quando pessoas de diferentes formações, contextos, habilidades e aspirações trabalham juntas.

No entanto, não presuma que as coisas vão melhorar por conta própria. Não berço. Não reclame. Não aceite o status quo e aprenda a conviver com problemas de comunicação. Adote a estrutura de iniciar, parar e continuar e faça parte da mudança.

Você pode ficar desanimado muitas vezes, mas não é um fracasso até começar a culpar outra pessoa e parar de tentar.

— John Burroughs

Resumo

1. Uma boa comunicação é empoderadora. Constrói confiança, aumenta a produtividade e inspira cooperação. A má comunicação deixa as pessoas insatisfeitas, incompreendidas ou sem importância.

   
   

2. Nenhum local de trabalho está isento de problemas de comunicação. No entanto, culpar os outros não vai resolver. Olhe internamente para o seu próprio comportamento e ações.

   
   

3. Adote essas práticas para deixar menos lacunas em sua comunicação – esclareça as dependências, seja explícito sobre suas necessidades, use a repetição, preste atenção, aprenda a dizer não e declare sua intenção.

   
   

4. Livre-se de comportamentos e ações que tornam a comunicação mais difícil em vez de facilitá-la - apontar o dedo, usar desculpas, recusar-se a assumir responsabilidades, presumir más intenções, tornar-se um gargalo ou evitar conflitos.

   
   

5. Continue se esforçando em boas práticas de comunicação que estão mostrando resultados positivos - compartilhando atualizações, adaptando-se ao público, documentando suposições, declarando explicitamente cronogramas e fazendo parte de uma definição compartilhada de sucesso.

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