Como fazer reuniões que você não odeia

“Você tem uma reunião para tomar uma decisão, não para decidir sobre a questão.” —Bill Gates

Esta citação resume perfeitamente todas as minhas frustrações sobre reuniões. Muitos estudos destacam a ineficiência das reuniões no trabalho. Ainda assim, as reuniões continuam aumentando em duração e frequência, a ponto de os executivos passarem cerca de 23 horas por semana nelas (eram menos de 10 horas na década de 1960). Não seria uma coisa ruim se as reuniões fossem todas úteis, mas todos nós sabemos como a maioria delas é ineficiente. Tenho feito muitas experiências com reuniões em minha empresa e aprendi a aproveitá-las ao máximo. Aqui está o que descobri e quero compartilhar com você para que você possa usar bem o seu tempo e realizar reuniões produtivas e eficazes.

Reuniões são ruins para sua produtividade

Normalmente trabalhamos em dois horários diferentes: o horário do criador e o horário do gerente.

Este conceito foi descrito pela primeira vez pelo fundador da Y Combinator, Paul Graham, em seu ensaio de 2009 . Neste ensaio, Graham explica como os fabricantes são orientados para tarefas e precisam de muito tempo para se concentrar (programadores ou escritores são exemplos típicos). Por outro lado, os gerentes usam principalmente a comunicação e as reuniões para fazer as coisas progredirem. O interessante é que, na maioria das vezes, todos nós precisamos combinar os dois horários em nossa vida profissional.

Quando você está na agenda do fabricante, uma única interrupção na reunião pode ser um duro golpe em sua produtividade. A programação do criador é mais eficiente quando você consegue entrar no fluxo , um estado de foco profundo em que sua concentração está no máximo e o tempo parece fluir sem que você perceba. Voltar ao fluxo após uma interrupção pode custar até 23 minutos ! Tentar misturar a agenda do seu criador com a do gerente é sempre um indicador de ineficiência.

O problema também pode vir de fora. Os gerentes são mais propensos a interromper a programação do fabricante devido à natureza de sua posição. Por causa da hierarquia, os gerentes também têm o poder de decidir quando as reuniões devem acontecer. Este poder vem com grande responsabilidade (alerta de citação do Homem- Aranha ).

Interromper a agenda do fabricante com uma reunião é uma grande perda de tempo. Um bom gerente deve reconhecer isso e adotar práticas de reuniões que permitam aos fabricantes maximizar seu tempo. Os gerentes também devem perceber que poderiam ter menos reuniões e criar mais tempo de criador para si mesmos.

Paul Graham — uma pessoa altamente solícita — dedica apenas as últimas horas de seu dia às reuniões. O resto do dia é dedicado a fazer as coisas. Nas empresas modernas, a maioria de nós precisa adotar um horário duplo. Então, como você implementa isso em sua vida profissional diária?

Reconhecer em que tipo de reunião você está

Em seu best-seller, High Output Management , Andy Grove (ex-presidente e CEO da Intel) descreve dois tipos de reuniões: reuniões orientadas para o processo e reuniões orientadas para a missão. Para aproveitar ao máximo suas reuniões, é importante reconhecer em que tipo de reunião você está.

Reuniões orientadas a processos

Reuniões orientadas para o processo visam compartilhar conhecimento e trocar informações. Eles geralmente ocorrem em uma base regular. Exemplos clássicos de reuniões orientadas a processos são reuniões individuais, reuniões de equipe ou revisões de projetos.

A maioria das reuniões orientadas para o processo pode ser evitada (excluirei o one-on-one desta afirmação). Tome reuniões de equipe, por exemplo. É muito comum as empresas organizarem reuniões regulares de equipe para trocar status ou atualizações de projetos. O objetivo subjacente geralmente é obter uma visão mais ampla de como as tarefas estão avançando em uma equipe ou empresa. É bastante comum hoje em dia ter reuniões diárias no início do dia. O problema dessas reuniões é que, na maioria das vezes, elas são uma interrupção para os fabricantes. Mesmo que seja organizado com antecedência, a reunião sempre atrapalhará os planos de alguém. E quando você leva essa interrupção para toda a empresa, a perda de eficiência é muito alta.

Em geral, reuniões orientadas a processos podem ser substituídas por atualizações digitais. Uma atualização por escrito tem mais valor do que uma compartilhada em uma reunião. Ele pode ser lido a qualquer momento, elimina o microgerenciamento e gera confiança em toda a empresa.

Tome atualizações diárias ou semanais, por exemplo. Aplicativos como Basecamp ou Range.co incluem recursos dedicados a erradicar reuniões diárias de status. Todos os dias, essas ferramentas convidam sua equipe a inserir uma atualização. Eles podem escolher quando escrevê-lo e evitar serem interrompidos por uma reunião quando estiverem na agenda de seu criador. As atualizações são compartilhadas com os colegas para que eles também possam lê-las sempre que quiserem, sem serem interrompidos no meio de uma tarefa. Esses sistemas mantêm todos os benefícios de uma reunião, evitando as desvantagens.

Porém, reuniões orientadas a processos não são de todo ruins. Mencionei o one-on-one como uma exceção porque o principal benefício dessas reuniões é o relacionamento pessoal que elas criam entre gerentes e membros da equipe. É claro que você pode tornar o contato individual mais eficiente com algumas técnicas que descreverei abaixo, mas tentar evitar as interações sociais dessas reuniões seria um exagero.

Reuniões orientadas para a missão

As reuniões orientadas para a missão visam resolver um problema específico ou produzir uma decisão. Ao contrário das reuniões orientadas a processos, elas geralmente são ad hoc e não podem ser previstas com antecedência.

A ineficiência das reuniões orientadas para a missão vem do fato de que a tomada de decisão espontânea envolve muitos vieses cognitivos. O viés do bandwagon , por exemplo, estipula que, quando estamos em grupos, começamos a pensar como as outras pessoas do grupo. Outro, o viés de confirmação , é muito provável de acontecer em reuniões e mostra que estamos mais propensos a ouvir informações que confirmam nossos preconceitos.

A melhor maneira de remover preconceitos cognitivos de reuniões orientadas para a missão é passar por uma longa fase de preparação por escrito. Quando um gerente organiza uma reunião orientada para a missão, é melhor não se apressar e reservar um tempo para coletar argumentos, feedback ou perguntas de antemão. Criar uma discussão escrita em torno do problema para resolvê-lo pode levar a um melhor processo de decisão. Correr para uma reunião assim que ocorre um problema é a melhor maneira de desencadear vieses cognitivos. Também cria uma falsa urgência e atrapalha os horários de outras pessoas.

Uma vez que todas as partes estejam bem informadas por meio de documentação preliminar, uma breve reunião orientada para a missão pode acontecer e concluir o processo de decisão. Essa é uma boa maneira de garantir que todas as partes concordem com a decisão ou, pelo menos, se comprometam com ela. Também pode ser útil organizar esse tipo de reunião em caso de conflitos ou escalada no processo de decisão.

Reconhecer em que tipo de reunião você está irá ajudá-lo a entender como implementar uma prática melhor. No caso de reuniões orientadas a processos, tente substituí-las por atualizações digitais. Para reuniões orientadas para a missão, a documentação diligente preparada com antecedência ajudará a reduzir o viés ligado à tomada de decisões.

7 regras de reunião para viver

Algumas reuniões não podem ser evitadas. Quando este for o caso, as reuniões devem sempre seguir as sete regras abaixo:

1. Meta predefinida : Uma reunião sem meta é a melhor forma de perder tempo. Seja uma reunião orientada para a missão ou para um projeto, todas as reuniões devem ter um objetivo claro para todos os participantes (por exemplo, uma reunião individual visa revisar o desempenho de um funcionário).
2. Cronograma : Uma reunião não é aberta e deve respeitar um tempo alocado. Quanto menor o tempo alocado, mais eficiente será a reunião. Se você planeja uma reunião de quatro horas, pode ter certeza de que os participantes encontrarão uma maneira de preencher o tempo. Você pode reduzir para 30 minutos e ter o mesmo resultado se a reunião for bem preparada e incluir todas as outras cinco regras.
3. Agenda : Sem agenda significa sem reunião! Uma reunião sem agenda é apenas uma desculpa para trancar as pessoas em uma sala (ou chamada de Zoom) por um período de tempo específico. Sempre inicie uma reunião com uma pauta do que será discutido.
4. Preparação : A agenda da reunião deve estar sempre disponível com antecedência (pelo menos 24 horas) para que todos os participantes possam preparar suas reflexões sobre o tema. A melhor prática é iniciar uma conversa por escrito antes da reunião para que o assunto possa avançar o máximo possível sem interação face a face (e assim remover o problema de personalidades extrovertidas assumirem a discussão nas reuniões).
5. Líder : Cada reunião deve ter um líder designado para manter as coisas em andamento. Se for uma reunião voltada para a missão, o líder também deve ter a última palavra em caso de indecisão.
6. Escriba : Sempre nomeie um escriba para fazer anotações em uma reunião. Para ser justo, o escriba não deve ser sempre a mesma pessoa. Sem anotações, não há rastro do que foi decidido na reunião. As notas ajudam você em caso de lapsos de memória futuros ou para compartilhar o conteúdo de uma reunião com pessoas que não compareceram. O escriba também deve limpar as anotações após a reunião para torná-las totalmente compreensíveis para os leitores.
7. Não há mais pessoas do que o necessário : Jeff Bezos tem uma regra famosa para reuniões: nenhuma reunião deve ser tão grande que duas pizzas não possam alimentar todo o grupo. Os participantes de uma reunião devem sempre agregar valor, caso contrário, eles podem simplesmente ler as notas da reunião e obter uma atualização sobre o que foi discutido. Adicionar mais pessoas a uma reunião é uma boa maneira de desacelerar o processo de decisão ou apenas desperdiçar tempo que poderia ser gasto em outro lugar.

O uso desse conjunto de regras em sua empresa garantirá que todas as suas reuniões sejam eficientes. Ainda assim, você pode ser interrompido por reuniões bem organizadas e eficientes. Além das boas práticas organizacionais, regras pessoais saudáveis também podem ajudar na sua produtividade.

Reduza o tempo gasto em reuniões

Seguir as regras mencionadas acima já deve reduzir as reuniões às mais eficientes. No entanto, se as reuniões continuarem interrompendo a agenda do seu criador, elas ainda serão um obstáculo à sua produtividade. Abaixo estão algumas dicas pessoais para ajudá-lo a recuperar o tempo do seu criador.

1. Escreva mais, fale menos: a conversa escrita economiza muito tempo. Imagine a quantidade de reuniões que poderiam ser resolvidas por uma conversa escrita (e detalhada). Não estou falando de tópicos caóticos do Slack, mas de detalhes reais e aprofundados sobre projetos, problemas e decisões a serem tomadas. Estou escrevendo regularmente 200-300 atualizações que compartilho com minha equipe em nosso software de gerenciamento de projetos. Isso me permite colocar meus pensamentos em ordem antes de compartilhá-los. Essas atualizações podem ser lidas a qualquer momento, então não interrompo constantemente minha equipe com reuniões. Eu literalmente mataria a produtividade da minha equipe se compartilhasse constantemente meus pensamentos em reuniões, em vez de por escrito.
2. Incluir metadados no convite do calendário: os convites do calendário são um bom lugar para adicionar metadados como o local, um link de chamada, notas e uma agenda. Isso é especialmente verdadeiro com pessoas fora de sua organização. Fornecer contexto e informações às partes externas é ainda mais importante, pois elas podem ter menos conhecimento sobre o tema da reunião do que seus colegas.
3. Fique presente e concentre-se na agenda: todos nós já vimos aquelas pessoas que começam a enviar mensagens de texto enquanto estão em uma reunião. Além de ser desrespeitoso, também mostra que a reunião não é relevante para eles. Para aumentar a atenção dos participantes, você pode introduzir regras simples como ter apenas um computador na sala ou proibir smartphones durante as reuniões. Também é importante manter o foco na agenda. Sair do curso é a melhor maneira de fazer uma reunião de 30 minutos durar horas. Se a agenda precisar de mais discussão, prepare uma reunião de acompanhamento em vez de trancar seus colegas em uma sala por muito tempo.
4. Interrompa as interrupções espontâneas: quando você precisa manter o foco, a última coisa que deseja é uma interrupção. No entanto, alguns locais de trabalho estão mais sujeitos a isso e, às vezes, é sua responsabilidade impedir as interrupções de outras pessoas. Um método simples é ser transparente com seus colegas. Por exemplo, se você precisar de muito tempo para se concentrar, comunique claramente com sua equipe que não verificará e-mails ou mensagens regularmente. Se você trabalha em um escritório lotado e com muitas interrupções, também pode usar fones de ouvido para mostrar que está ocupado.
5. Diga não às reuniões: esta é a opção mais radical, mas muitas vezes a melhor. Dizer não às reuniões é a melhor maneira de recuperar o tempo do seu criador. Você poderia, por exemplo, bloquear seu calendário com um evento “sem reunião” para que as pessoas não possam sequestrar sua agenda. Recuso regularmente reuniões que não tenham um objetivo ou agenda clara. Não se esqueça, quando você diz sim para uma reunião, automaticamente diz não para outras tarefas da sua lista.
6. Agrupe suas reuniões: assim como as tarefas, as reuniões podem ser agrupadas em lotes. Isso é especialmente útil para pessoas com uma agenda de fabricante/gerente híbrido. Se todas as suas reuniões forem agrupadas em uma ou duas tardes por semana, você liberará totalmente o restante do seu tempo para um foco profundo. Alocar uma janela de tempo específica para suas reuniões também permite que você mantenha o tempo gasto nas reuniões em um nível decente. Para quem tem muitas interrupções espontâneas, você também pode criar “horário de expediente” (como o que os professores fazem nas universidades). Com o horário comercial, você abre uma janela de tempo específica em sua agenda para responder a perguntas. Isso é particularmente útil para pessoas que precisam responder perguntas regularmente.
7. Não demore muito: a maioria dos aplicativos de calendário cria eventos de uma hora por padrão, mas as reuniões nem sempre precisam ser tão longas! Tenha em mente que uma conversa de 30 minutos pode cobrir muito terreno se a reunião for bem preparada. Abandone o intervalo de uma hora e comece a ter reuniões mais curtas. Isso também forçará os participantes a ir direto ao ponto mais rapidamente.
8. Facilite reuniões com ferramentas: Organizar uma reunião pode ser complicado. É bastante comum acabar com um longo e-mail indo e voltando ao tentar encontrar um horário adequado para todas as partes. Uma maneira fácil de evitar isso é usar ferramentas como o Calendly (é grátis). Este aplicativo permite que você compartilhe horários abertos com contatos externos. O processo de organização é totalmente automatizado, bastando você compartilhar um link para que outras pessoas encontrem um horário que se encaixe na sua agenda. Obrigado, tecnologia!

Os benefícios sociais das reuniões

Cada empresa é única e tem necessidades diferentes quando o assunto é comunicação interna. Embora eu esteja convencido de que a maioria das empresas se beneficiaria com a redução das reuniões a um mínimo estrito, também reconheço o benefício social das reuniões.

Às vezes, você tem que deixar as reuniões ruins passarem pelas brechas. Na minha empresa, fazemos uma dessas toda semana, voluntariamente. Uma vez por semana, organizamos uma pequena reunião geral (como somos menos de 10 pessoas, isso ainda é administrável). Este encontro é dedicado à partilha de dois pequenos destaques semanais, um profissional e outro pessoal. Mesmo que isso pudesse ser completamente substituído por um relatório escrito (e na verdade temos um em paralelo), o benefício dessa reunião é reunir a equipe e ter uma discussão descontraída. O destaque pessoal também nos ajuda a criar laços e, muitas vezes, rir juntos.

Às vezes, você precisa reconhecer o benefício de uma simples conversa. Mas podemos permitir esta reunião porque sabemos que todas as outras reuniões são eficientes.

Se você seguir os conselhos deste post, poderá facilmente reduzir seu tempo em reuniões para algumas horas por semana, mesmo que esteja gerenciando uma equipe ou uma empresa. Você não precisa odiar reuniões se todas forem relevantes.