Дали некогаш сте ги отвориле записите на сметката само за да најдете три речиси идентични копии, секоја со различна е-пошта? Како резултат на тоа, продажбата повторувања губат време, маркетинг насочени на погрешни луѓе, и извештаи не може да се верува. Insight: Според Само 35% од продавачите целосно веруваат во точноста на податоците на нивната организација. Salesforce 2024 извештај за состојбата на продажбата Salesforce 2024 извештај за состојбата на продажбата Податоците на Salesforce често се опишуваат како жива крв на една организација, но како и секој витален ресурс, тие треба да се чуваат чисти и здрави. Salesforce хигиената на податоците се однесува на одржувањето на вашите CRM информации точни, конзистентни и без мешавина, како што се дупликати или застарени записи. Всушност, а 92% од аналитичарите и ИТ лидерите се согласуваат дека потребата за доверливи податоци е поголема од кога и да е. Студија на Salesforce Студија на Salesforce Лошите податоци доведуваат до изгубени напори, фрустрирани корисници и пропуштени можности. Одржувањето на хигиената на податоците во голем CRM може да се чувствува како застрашувачка, бесконечна задача. Рачно чистење на податоците, како што се спојување на дупликати, поправање на формати на полето и проверка на детали - не е само досадно, туку и ранливо на грешки. За среќа, денешните алатки, вклучувајќи ги и вештачката интелигенција, можат да помогнат во поставувањето на многу задачи за чистење на податоци во Salesforce на автопилот. Еве седум практични стратегии кои ќе ви помогнат да го автоматизирате чистењето на податоците на Salesforce и да ги задржите вашите CRM податоци во добра форма. Започнете со хигиената на податоците во Salesforce со правила за дуплирање и совпаѓање Една од најосновните и најважните одбрани против нередните податоци е да ги запрете дупликатите пред да влезат во вашиот CRM. и Размислете за ова како за вашата прва линија на одбрана: тие работат во реално време за да ги фатат потенцијалните измамници додека корисниците креираат или уредуваат записи. Duplicate Rules Правилата за натпреварување Двојни правила Правилата за натпреварување Правило за совпаѓање ги дефинира критериумите за она што претставува двојно совпаѓање – на пример, контакти со иста е-пошта или сметки со совпаѓање имиња на сметки и градови. Salesforce ви овозможува да ги конфигурирате правилата за совпаѓање да бидат точни или нејасни за различни полиња. Потоа, правилото ја користи таа логика за да преземе акција кога ќе се најде натпревар: можете едноставно да го дозволите зачувувањето и да го означите дупликатот (за да се појави во извештајот), да го предупредите корисникот со предупредување или целосно да го блокирате дупликатот од зачувување. Од кутијата, Salesforce доаѓа со некои претходно дефинирани правила за совпаѓање (како за е-пошта, телефонски броеви, итн.), Кои можете да ги активирате или клонирате и да ги прилагодите за да одговараат на вашата деловна логика. Со поставување на дупликат правила на клучните објекти (сметки, контакти, Leads, итн.), ќе се осигурате дека никој случајно не додаде дупликат запис што ќе треба да го исчистите подоцна. На пример, може да имате правило кое спречува да се создаде Lead ако е-поштата одговара на постоечки Lead или Контакт – наместо тоа, Salesforce може да го предупреди корисникот и дури да обезбеди линк до постоечкиот запис. Keep Your Rules Sharp With Regular Reviews За да го максимизирате ова, периодично прегледувајте и усовршувајте ги правилата за совпаѓање: Дали ги фаќаат сите очигледни дупликати? Дали тие особено застапуваат премногу агресивно со лажни аларми? Повторете ја нејасноста и полето што се користи како што учите од вистинските податоци.И запомнете да поставите дупликат правила за да пријавите дупликати, исто така - Salesforce може да ги групира откриените измамници во На тој начин, дури и ако изберете да не го блокирате дупликат на влез, ќе имате дневник на потенцијални измамници за да се спојат подоцна. Дуплирање на рекорди Дуплирање на рекорди Едно ограничување на природните правила е тоа што тие нема да ги спојат записите за вас, тие само ги спречуваат или ги застапуваат.Тоа е местото каде што влегуваат напредните алатки, но пред да ги истражиме овие напредни решенија, ајде да погледнеме на уште еден клучен дел: фаќање лоши податоци на точката на влез. Hack #2. Block Bad Data at the Point of Entry With Validation Rules Блокирајте лоши податоци на влезот со правила за валидација Покрај дупликатите, типовите, недостасувачките вредности и неконзистентното форматирање може да го оштети CRM и да ги направи извештаите помалку доверливи. За да се одржи високиот квалитет на податоците, клучно е да се фатат грешките во моментот на внесување. Правилото за валидација ја проверува вредноста во едно или повеќе полиња против формула што ја дефинирате, и ако условите на правилото не се исполнети, го спречува записот да се зачува (прикажувајќи порака за грешка). Секоја можност има датум во блиска иднина. адресата на е-пошта на Контактот содржи „@“; Полето Статус не е празно ако Фаза = Затворено изгубено. Ако корисникот се обиде да зачува евиденција што ги крши овие правила, Salesforce ќе ги поттикне да го поправат. Примери за правила за валидирање на податоци во акција Со стратешко користење на правилата за валидација, изведувате еден вид на чистење на податоците во Salesforce на влезната точка – спречувајќи ги нередните податоци да влезат во вашиот систем. Задолжителни полиња: На пример, телефонскиот број мора да се пополни за да се добијат води. Опсег на вредност: На пример, износот на можноста не може да биде негативен. Крос-поле конзистентност: На пример, ако фаза = "Затворена победи", тогаш победи причина мора да се насели. Потребите на секоја организација ќе се разликуваат, па вреди да ги ревидирате вашите податоци за чести проблеми, а потоа да креирате правила за валидација за да ги фатите тие. Совети за градење на паметни, употребливи правила за валидација Имајте на ум дека правилата за валидација се фокусираат на формат и едноставна логика, а не дали податоците се точни во реалниот свет. Тие можат да осигурат дека полето за телефонски број содржи цифри, но не и дека бројот всушност достигнува вистинска личност. Не правете премногу строги правила – само спроведувајте го она што навистина е важно за употребливоста и известувањето. И секогаш комуницирајте со вашите корисници за тоа зошто постои правило (дајте корисна порака за грешка). Во пракса, правилата за валидација кои работат заедно со дуплираните правила значително го намалуваат надоместокот на работа за чистење на вашата Salesforce. Со валидација и двојни правила кои ги опфаќаат основите, време е да се справиме со покомплексно и големо чистење: автоматизирање на откривањето и спојувањето на двојни. Автоматизирајте го чистењето на податоците на Salesforce со AI-Powered Deduplication Откако ќе изградите солидна основа со правилата за усогласување, дуплирање и валидација, следниот чекор е да ги де-дуплирате вашите податоци на покомплексен или поширок начин. Дуплирањата се водечка причина за нечисти податоци. Тие ги надуваат вашите органи со дуплирани записи, го отежнуваат наоѓањето на "единствениот извор на вистината", па дури и може да доведат до непријатни грешки како контактирање со истиот клиент двапати. И бидејќи веќе се потпираме на автоматизација во толку многу области на CRM, зошто да не дозволиме ИИ да помогне и тука? Тоа веќе е насекаде: напојување препораки, е-пошта и извештаи. Значи, да, има совршен смисла да се користи ИИ против дупликати. Добрата вест е дека користењето на овие алатки не бара повторно да го измислите процесот.Првиот чекор е ист: идентификувајте и спојте ги дуплираните сметки, контакти и води.Но, наместо рачно да ги пребарувате записите, сега можете да се потпрете на апликациите за дедуплирање на AI за да се справите со тоа на автопилот, побрзо, попаметно и повеќе конзистентно. Salesforce обезбедува основни правила за управување со дупликат надвор од кутијата: правилата за совпаѓање за да се дефинира што е „исполнување“ и правилата за дупликат за да се означат или блокираат дупликатите на зачувување. Како работи AI-Powered Deduplication За да одите подалеку од основното ракување со дупликација, размислете за апликација за дедупликација на AI од AppExchange. Користејќи решение за дедупликација на АИ, можете автоматски да ги скенирате и спојувате дуплираните записи на редовна основа. Напредните платформи кои користат АИ можат ефикасно да ги идентификуваат дупликатите, да ги презентираат рамо до рамо за преглед, а потоа да ги спојат или конвертираат записи со неколку кликања. На пример, алгоритмите на апликацијата интелигентно ги споредуваат рекордите – не само што бараат точни натпревари на полето, туку учат шеми за фаќање нејасни дуплици (како „Acme Inc.“ против „Acme Incorporated“) и дури се подобруваат со текот на времето како што се спојувате. Датотеки Датотеки Предности на овозможувањето на AI да се справи со дедупликација Еден огромен бонус на дозволувањето на АИ да се справи со ова тешко подигнување е конзистентноста – АИ може да се обучи да ја применува вашата уникатна логика секој пат, осигурувајќи дека нема дупликат оставен неконтролиран.Плус, ќе ја задржите контролата: обично можете да поставите правила за тоа како спојувањата треба да изберете главни записи или полеви вредности, а подобри алатки вклучуваат безбедносни мрежи како што се дневниците за ревизија и функционалноста Undo во случај да треба да се сврти спојување. Накратко, чистењето на податоците на Salesforce може драматично да се забрза со АИ. Ќе го ослободите вашиот тим од напорна рачна работа, додека го зголемувате квалитетот на податоците. Без оглед на методот на дедупликација што го избирате, започнете со извршување на целосно дуплицирано скенирање за да видите колку е голем проблемот, а потоа планирајте го редовно. Стандардизирање и чистење на Salesforce податоци со автоматско форматирање Дури и со добри контроли за влез, податоците во Salesforce може да се разликуваат во формат со текот на времето. Еден корисник влегува во „CA“ за состојба, друг пишува „California“. Некои сметки имаат имиња во ALL CAPS, други во случај на наслов. Овие несогласувања може да не изгледаат критични, но тие можат да ја попречат вашата способност ефикасно да ги сегментирате, пребарувате или вградувате податоците. Затоа клучен аспект на чистењето на податоците на Salesforce е стандардизација на податоците – осигурување дека важните полиња следат конзистентен формат или сет на вредности. Вградени и AI-помоќни алатки за форматирање Salesforce offers some native help here, like picklist fields to restrict values and state/country picklists (to standardize those inputs). You can also use formulas or workflow rules to auto-format certain entries. For example, a formula field to display phone numbers in a uniform (XXX) XXX-XXXX format. However, maintaining consistency at scale often calls for specialized tools or scripts. This is another area where AI and automation can step in. На пример, можете да конфигурирате правило за да конвертирате било која инстанца на "САД" или "САД" во една преферирана вредност во сите записи. има модул кој вклучува правила за трансформација надвор од кутијата за да ги поправи заедничките проблеми со форматирањето и овозможува кориснички.Овие може да се извршуваат во големина на постоечките записи на Salesforce или дури и да се применуваат за време на увозот на податоци за да се поправат проблемите пред да влезат во Salesforce. Датотеки Датотеки Автоматизација за континуирана конзистентност на податоците Друг паметен пристап е да се користат активирачи на Flows или Apex во Salesforce за автоматско чистење или стандардизирање на податоците. Пред зачувување на протокот автоматски може да го искористи првото слово на презиме или да ги исече дополнителните простори од внесот. Тригерот може да наметне дека имињата на сметките не содржат одредени специјални знаци, итн. Со моќта на протокот (не е потребен код во повеќето случаи), администраторите можат да постават многу такви поправки за форматирање со автопилот. Со нормализирање на работите како што се скратеници, модели на телефонски броеви, адресни компоненти итн., Вие не само што ќе ги направите вашите податоци да изгледаат чисти, туку и да ја подобрите нивната корисност. Извештаите нема случајно да ги третираат „Њујорк“ и „Њујорк“ како различни региони, а филтрите можат да ги фатат сите релевантни записи без сложена логика. Накратко, земете време да ги дефинирате стандардите за вашите податоци на Salesforce и користете автоматизација за да ги примените. Вашата цел е една, чиста верзија на секоја точка на податоци, без разлика дали тоа е обезбедување на конзистентни државни кодови или конвенции за унифицирано именување. Овој процес за чистење на податоци на Salesforce може да вклучува некои еднократни масовни ажурирања, а потоа и тековни правила за да ги задржи работите во ред, но тоа се исплаќа во полесно известување и полесно одржување во иднина. Валидирање и збогатување на податоците за да се минимизира чистењето на Salesforce подоцна Покрај форматирањето, квалитетот на податоците зависи од правилноста и комплетноста. Едно е да имате телефонски број во вистинскиот формат; друго е за тој телефонски број навистина да работи. Слично на тоа, водич со е-пошта како "jane.doe@acme.com" може да помине правило за валидација за формат, но дали е тоа вистинска, достапна е-пошта? Како алатките на трети страни помагаат со верификација на податоци Автоматската верификација на податоците е хак кој користи надворешни услуги за да се осигура дека вашите податоци на Salesforce не се само добро формирани, туку и точни. Правилата за валидација на Salesforce не можат да потврдат дека е-поштата или адресата е реална – за тоа ќе треба да допрете до надворешни сетови на податоци или APIs. За среќа, постојат апликации за AppExchange кои се специјализирани во ова. На пример, Experian Data Validation, Clean Suite за CRM од Melissa, ZoomInfo, DataGroomr итн., им обезбедуваат такви можности на корисниците на Salesforce. Овие алатки можат да ги проверат е-поштата, телефонските броеви и адресите против живи бази на податоци. Тие користат алгоритми за да потврдат дека доменот на е-поштата постои и може да прифати пошта, дека е активен телефонски број и дека е достапна поштенската адреса. Со интегрирање на таква услуга, можете автоматски да ги обележувате или дури и да ги ажурирате записите кои имаат лоши информации за контакт. Замислете влез со веројатно лажен телефонски број "1234567890". Автоматските проверки може да го означат како неважечки или да го испратат во ред за истражување, спречувајќи ги вашите продажби да губат време. Слично на тоа, верификацијата на адресите може да ги стандардизира адресите во USPS формат и да ги означи адресите што не можат да се испорачаат, подобрувајќи ги стапките на достигнување на кампањата. Овие процеси може да се извршат во големина на вашата постоечка база на податоци, како и да се исчистат наследни податоци. Пополнете ги празнините со збогатување на податоци Обогатувањето е обратна страна на верификацијата – со користење на АИ за да додадете недостасувачки, но вредни информации. На пример, може да користите алатка за збогатување за автоматско пополнување на индустријата и големината на компанијата на lead врз основа на нивниот имејл домен или да додадете URL-адреси на профилот на LinkedIn за контактите. сопствените Ајнштајн функции на Salesforce и услугите на ИИ од трети страни можат да ги предвидат или препорачуваат податоците за додавање. Додека збогатувањето оди еден чекор подалеку од хигиената во подобрувањето, сигурно ја поддржува причината: поцелосен запис е чист запис што корисниците не мораат рачно да го истражуваат. Клучот е да се автоматизираат овие проверки и ажурирања, така што тие ќе работат континуирано или по распоред (на пример, ноќно или неделно), наместо да се потпираат на луѓе за да ги фатат неточностите. Ова значително ќе го намали акумулацијата на неточни податоци, што значи дека е потребно помалку чистење на Salesforce во иднина. Кога новите записи влегуваат во Salesforce, имаат автоматски процес, преку Flow или апликација на трета страна, да ги проверуваат основните полиња како е-пошта и адреса. За постоечките записи, изведувајте периодични масовни проверки за да ги фатите податоците што се стабилизирале. На пример, е-пошта која почна да се откажува или контакт кој ја напушти компанијата – некои алатки можат да ги откријат овие Со валидирање и збогатување на вашите податоци со помош на вештачка интелигенција, одржувате висококвалитетна база на податоци каде што записите не се само правилно форматирани, туку и акционирани и доверливи. Hack #6. Планирање редовни Salesforce податоци чистење работни места Оддржувањето на податоците не е задача „поставете го и заборавете го“ – станува збор за постојана поддршка. Најдобриот начин да се обезбеди постојана чистота е да се планираат вашите процеси за чистење за да се извршуваат автоматски. Salesforce има опции за автоматизација на разни задачи (како што се закажани извештаи, ажурирања на таблата или Apex работни места), а многу алатки за квалитет на податоците обезбедуваат и функции за планирање. На пример, можете да планирате неделно дуплирање и да ги споите работите за да ги задржите на врвот на измамите. Напредните решенија за дедуплирање на вештачка интелигенција ви овозможуваат да поставите повторувачки дуплирачки анализи и дури и да автоматски масовни спојувања на избраната фреквенција. Можете да го конфигурирате така што секој петок навечер, алатката ги наоѓа сите нови дуплирани групи и ги спојува оние кои ги исполнуваат вашите претходно дефинирани критериуми – навистина раце-бесплатно автоматско дедуплирање. Слично на тоа, можете да планирате месечно извршување на верификација, користејќи ја услугата за верификација од Хак #5, за повторно да ги проверите сите е-пошта и телефони, бидејќи податоците Користете протоци, Apex и извештаи за персонализирана автоматизација Администраторите и програмерите на Salesforce, исто така, можат да ги искористат распоредените задачи – на пример, Планираниот тек или Бата Apex – за да извршат рутинско чистење на податоците. На пример, Планираниот тек може да се изврши ноќе за да ги пронајдат сите сметки создадени без регион и да ги пополнат подразумеваните задачи или да ги затворат задачите кои не се ажурирани во последните 3 години. Можете да закажете извештај да биде испратен по е-пошта до администраторите на податоци, истакнувајќи потенцијални проблеми со хигиената на податоците (како што се "Контакти создадени минатата недела недостасува е-пошта"). Дозволете на автоматизацијата да ја изврши работата Предноста на планирањето на овие задачи е дека вашите рутини за чистење на податоци на Salesforce се случуваат конзистентно. Луѓето процртаат или забораваат, но закажаната работа нема да го направи тоа. Со оддалечувањето на тешките задачи од часовите надвор од врвот, исто така избегнувате да влијаете на корисниците за време на работниот ден. Во суштина, создавате само-чистење на Salesforce org: дупликатите се отстрануваат, полињата се стандардизираат, а неважечките податоци се обележани или отстранети, сето тоа во редовен циклус без потреба од ручна интервенција секој пат. Поставувањето на закажани работни места за чистење на податоци може да бара почетна работа (и тестирање за да биде безбедно), но еднаш на место, тоа е како да имате внимателен домаќин за вашиот CRM. Вашите процеси за хигиена на податоците стануваат проактивни и предвидливи, а не само реактивни итни акции кога работите излегуваат од контрола. Мониторинг на Salesforce податоци хигиена со извештаи и табла Конечниот хак е за видливост. За навистина да ја одржите Salesforce хигиената на податоците на автопилот, треба постојано да ја следите состојбата на вашите податоци за да можете рано да ги фатите новите проблеми. Можност за известување и табла на Salesforce е одлична за ова. Со создавање на табла за квалитет на податоците, можете да ги задржите клучните метрики пред вас и да докажете дека вашите други хакирања работат. Што може да вклучите во таблата за хигиена на податоците? Еве неколку идеи: Број на двојни записи: На пример, бројот на двојни записи откриени овој месец (ако користите природно двојно известување или дневници на апликација од трета страна). Резултати за комплетност на податоците: На пример, кој процент од контактите имаат основни полиња, како што се е-пошта или телефон, населени, или кој дел од сметките имаат индустрија? Ниските проценти може да укажуваат на области каде што ви се потребни подобри процеси или дополнителни правила. Salesforce Labs всушност нуди бесплатна апликација за анализа на квалитетот на податоците Dashboards која вклучува претходно изградени извештаи за комплетност и други метрики за квалитетот на податоците на стандардни објекти. Исклучоци од правилото за валидација: Следење на тоа колку често правилата за валидација може да бидат тешки, но може да го измерите индиректно (на пример, броење записи со вредност како "Непознат" што корисниците ги користат за да го заобиколат правилото). Неодамна споени дупликати: Ако користите апликација која ги регистрира спојувањата, покажете колку дупликати се споени оваа недела/месец. Записите со знамиња за квалитет на податоците: Ако користите било каков вид на поле за знамиња за лоши податоци, на пример, кутија за проверка "Неважечка е-пошта" која е поставена од страна на автоматизација, известувајте за тоа колку записи се обележани и тренд тоа со текот на времето. Анализа на квалитетот на податоците Dashboards Останете напред со проактивен надзор Со следење на овие и други индикатори, можете да креирате круг за повратни информации. Таблата може да се прегледа на неделно состанок или од страна на администратор на еден поглед. Ако нешто скока – на пример, дупликат бројот скока неочекувано – ќе знаете да се нурнете и да ги прилагодите вашите правила или процеси. Во суштина, извештаите и таблата делуваат како систем за рано предупредување за проблеми со хигиената на податоците. Покрај тоа, размислете за користење на претплати за извештаи на Salesforce за да испратите автоматски е-пошта од критични извештаи за квалитетот на податоците до сопствениците на записи или менаџерите. На пример, може да испратите месечен извештај до секој менаџер на тимот за продажба за нивните отворени можности кои недостасуваат датуми за затворање. Следете ги трендовите и промените Како што Salesforce продолжува да инфузира AI во платформата, може да видиме повеќе вградена интелигенција за квалитетот на податоците, на пример, Ајнштајн може да означи необични податоци или да предложи активности за чистење во иднина. Завршување: Не чекајте за катастрофа на податоци, преземете контрола на хигиената на податоците сега! Добрата хигиена на податоците не е еднократен проект, тоа е тековна дисциплина. Но, со вистинската мешавина на карактеристики на Salesforce и асистенти на AI во вашиот алатка, голем дел од тешкото подигнување навистина може да се изврши на автопилот. Ние покривме како да се справите со дупликатите, да ги спроведувате стандардите, да ги потврдите информациите и да ги одржувате процесите постојано. имплементацијата на овие седум хакови ќе ги направи вашите напори за чистење на податоците проактивни наместо реактивни. Придобивките од одржување на хигиената на податоците под контрола во Salesforce се огромни: корисниците повеќе му веруваат на CRM, аналитиката и моделите за вештачка интелигенција даваат попрецизни увид, а вашиот тим заштедува безброј часови кои во спротивно би биле потрошени на чистење листови. Започнете со проценка на која од горенаведените области е вашата најголема болка - можеби имате двојна кошмар за решавање, или можеби нецелосните записи ве спречуваат да стигнете.Приоритетизирајте решение таму, имплементирајте алатка од AppExchange, поставете правило или изградете Flow и постепено слој на дополнителни автоматизација. Одржувањето на висококвалитетни CRM податоци никогаш не може да биде „забавно“, но тоа не мора да биде бескрајна рачна работа. Дозволете на native функции на Salesforce да се справат со основите, и дозволете напредни алатки за вештачка интелигенција да се справат со комплексни и рутински оние.Со овие хаки на место, можете да го постигнете нивото на хигиена на податоците што органите на Salesforce треба - и да го задржите на тој начин - додека вашиот тим се фокусира на користење на тие податоци, а не чистење.
