Jeste li ikada otvorili evidenciju računa samo da biste pronašli tri gotovo identične kopije, od kojih svaka sadrži drugačiju e-poštu? Kao rezultat toga, prodaja ponavlja gubljenje vremena, marketeri ciljaju na pogrešne ljude, a izvješća se ne mogu vjerovati. Svijet Insight: Prema riječima , samo 35% prodajnih stručnjaka potpuno vjeruje točnosti podataka svoje organizacije. Salesforce 2024 izvješće o stanju prodaje Salesforce 2024 izvješće o stanju prodaje Salesforce data is often described as the lifeblood of an organization, but like any vital resource, it needs to be kept clean and healthy. Higijena podataka Salesforce odnosi se na održavanje vaših CRM informacija točnim, dosljednim i slobodnim od zbrke, kao što su duplikati ili zastarjeli zapisi. Zapravo, a 92% analitičara i IT menadžera slaže se da je potreba za pouzdanim podacima veća nego ikad. Salesforce study Salesforce istraživanje Loši podaci dovode do gubitka napora, frustriranih korisnika i propuštenih prilika. Održavanje higijene podataka u velikom CRM-u može se osjećati kao zastrašujuća, beskonačna zadaća. ručno čišćenje podataka, kao što su spajanje duplikata, popravljanje formata polja i provjera detalja - nije samo dosadno, već i ranjivo na pogreške. Srećom, današnji alati, uključujući AI, mogu pomoći u postavljanju mnogih zadataka za čišćenje podataka u Salesforce-u na autopilot. Evo sedam praktičnih strategija koje će vam pomoći da automatizirate čišćenje podataka Salesforce i održavate CRM podatke u dobrom stanju. Počnite higijenu podataka u Salesforceu s pravilima za dupliciranje i usklađivanje Jedna od najosnovnijih i najvažnijih obrane protiv neugodnih podataka je zaustavljanje duplikata prije nego što uđu u vaš CRM. i Razmislite o tome kao o prvoj liniji obrane: oni rade u realnom vremenu kako bi uhvatili potencijalne prevare dok korisnici kreiraju ili uređuju zapise. Duplicate Rules Pravila usklađivanja Duplicirana pravila Pravila usklađivanja Pravilo usklađivanja definira kriterije za ono što predstavlja dvostruku usklađenost – na primjer, kontakte s istom e-poštom ili račune s podudarnim imenima računa i gradovima. Salesforce vam omogućuje da konfigurirate pravila usklađivanja da budu točna ili nejasna za različita polja. Zatim, pravilo koristi tu logiku kako bi poduzelo akciju kada se pronađe podudarnost: možete jednostavno dopustiti čuvanje i označiti duplikat (tako da se pojavljuje u izvještaju), upozoriti korisnika upozorenjem ili potpuno blokirati čuvanje duplikata. Iz kutije, Salesforce dolazi s nekim unaprijed definiranim pravilima podudaranja (kao što su za e-poštu, telefonske brojeve itd.), koje možete aktivirati ili klonirati i prilagoditi kako bi se uklopili u vašu poslovnu logiku. Postavljanjem dvostrukih pravila na ključne objekte (Računi, Kontakti, Leads, itd.) osiguravate da nitko slučajno ne dodaje dvostruki zapis koji ćete kasnije morati očistiti. Keep Your Rules Sharp With Regular Reviews Da biste to maksimalno iskoristili, povremeno pregledavajte i rafinirajte svoja pravila usklađivanja: Hoće li uhvatiti sve očite duplikate? Jesu li možda previše agresivni s lažnim alarmima? Promijenite nejasnoću i polja koja se koriste kako učite iz stvarnih podataka.I ne zaboravite postaviti dvostruka pravila kako biste također prijavili dvostruka pravila - Salesforce može grupirati otkrivenih prevare u Na taj način, čak i ako odaberete da ne blokirate duplikat na ulazu, imat ćete dnevnik potencijalnih prijevara za spajanje kasnije. Duplicirani zapisi Duplicirani zapisi Jedno ograničenje nativnih pravila je da oni neće spojiti zapise za vas, oni ih samo sprječavaju ili zastave.To je mjesto gdje napredni alati dolaze, ali prije nego što istražimo ova napredna rješenja, pogledajmo još jedan ključan dio: hvatanje loših podataka na mjestu ulaska. Hack #2. Block Bad Data at the Point of Entry With Validation Rules Hack # 2. blokirati loše podatke na točki ulaska s pravilima validacije Iznad duplikata, tipova, nedostajućih vrijednosti i nedosljednog oblikovanja može oštetiti CRM i učiniti izvješća manje pouzdanim. Kako bi se održala visoka kvaliteta podataka, ključno je uhvatiti pogreške u trenutku unosa. Validacijsko pravilo provjerava vrijednost u jednom ili više polja u odnosu na formulu koju definirate, a ako uvjet pravila nije ispunjen, to sprječava pohranu zapisa (prikazivanje poruke o pogrešci). da svaka prilika ima bliski datum u budućnosti; da adresa e-pošte kontakata sadrži „@”; da prilagođeno polje Status nije prazno ako je faza = Zatvoreno izgubljeno. Ako korisnik pokuša sačuvati zapis koji krši ta pravila, Salesforce će ga zamoliti da ga popravi. Primjeri pravila za validaciju podataka u akciji Koristeći pravila validacije strateški, izvršavate oblik čišćenja podataka u Salesforceu na točki ulaska – sprječavajući da neispravni podaci ikada uđu u vaš sustav. Obvezna polja: Na primjer, broj telefona mora biti ispunjen za dovode. Raspon vrijednosti: Na primjer, iznos prilike ne može biti negativan. Preko polja dosljednost: Na primjer, ako je faza = "Završena pobjeda", onda je pobijedio razlog mora biti popunjen. Potrebe svake organizacije će se razlikovati, pa je vrijedno provjeriti vaše podatke za česte probleme, a zatim stvoriti pravila validacije kako bi ih uhvatili. Savjeti za izgradnju pametnih, korisnih pravila validacije Imajte na umu da se pravila validacije usredotočuju na format i jednostavnu logiku, a ne na to jesu li podaci točni u stvarnom svijetu. Oni mogu osigurati da polje telefonskog broja sadrži brojeve, ali ne i da broj zapravo dosegne pravu osobu. Ne pravite previše strogih pravila – samo primjenjujte ono što je doista važno za upotrebljivost i izvješćivanje. I uvijek komunicirajte sa svojim korisnicima o tome zašto je pravilo na mjestu (pružajte korisnu poruku o pogrešci). U praksi, pravila validacije koja rade zajedno s dvostrukim pravilima značajno smanjuju naknadno opterećenje čišćenja Salesforce-a. S validacijom i dvostrukim pravilima koja pokrivaju osnove, vrijeme je za rješavanje složenijeg i opsežnog čišćenja: automatiziranje otkrivanja i spajanja dvostrukih. Automatizirajte čišćenje podataka Salesforce s AI-powered Deduplication Nakon što ste izgradili čvrstu osnovu s pravilima za usklađivanje, duplikiranje i potvrđivanje, sljedeći korak je de-duplikiranje vaših podataka na složeniji ili opsežniji način.Duplikati su glavni uzrok nečistih podataka. I budući da se već oslanjamo na automatizaciju u tolikim područjima CRM-a, zašto ne dopustiti da AI pomogne i ovdje? To je već svugdje: napajanje preporuka, e-pošte i izvješća. Dakle, da, ima savršenog smisla koristiti AI protiv duplikata. Dobra vijest je da korištenje ovih alata ne zahtijeva ponovno izmišljanje vašeg procesa.Prvi korak je i dalje isti: identificirati i spajati duplikate računa, kontakata i vodi.Ali umjesto ručnog prebacivanja zapisa, sada se možete osloniti na AI-powered deduplication aplikacije za upravljanje na autopilotu, brže, pametnije i dosljednije. Salesforce pruža osnovno upravljanje duplikatima izvan kutije: Pravila za usklađivanje kako bi se definiralo što je "match" i Pravila za duplikat za označavanje ili blokiranje duplikata na spašavanju. Kako AI-powered Deduplication djeluje Da biste otišli dalje od osnovnog rukovanja duplikiranjem, razmotrite aplikaciju za deduplikiranje s AI-om iz AppExchange-a. Using an AI deduplication solution, you can automatically scan and merge duplicate records on a regular basis. Advanced platforms using AI can effectively identify duplicates, present them side-by-side for review, and then merge or convert records in a few clicks. They can even handle cross-object duplicates (for example, preventing a new Lead that matches an existing Contact). Na primjer, Algoritmi aplikacije inteligentno uspoređuju zapise - ne samo da traže točne polja, već uče obrasce kako bi uhvatili nejasne duplikate (kao što je "Acme Inc." protiv "Acme Incorporated") i čak se poboljšavaju tijekom vremena kako se spojite. Podatke Podatke Prednosti omogućavanja AI-a rješavanju deduplikacije Veliki bonus omogućavanja AI-u da se nosi s ovim teškim podizanjem je dosljednost – AI se može trenirati kako bi primijenio vašu jedinstvenu logiku svaki put, osiguravajući da nijedan duplikat nije ostavljen bez provjere.Plus, možete zadržati kontrolu: obično možete postaviti pravila o tome kako spajanja trebaju odabrati glavne zapise ili vrijednosti polja, a bolji alati uključuju sigurnosne mreže poput dnevnika revizije i funkcije Undo u slučaju da morate preokrenuti spajanje. Ukratko, čišćenje podataka u Salesforce-u može se dramatično ubrzati AI-om. oslobodit ćete svoj tim od napornog ručnog čišćenja dok povećavate kvalitetu podataka. Bez obzira na metodu deduplikiranja koju odaberete, počnite pokretanjem punog skeniranja duplikata kako biste vidjeli koliko je problem velik, a zatim ga rasporedite da se redovito pokreće. Standardizirajte i očistite Salesforce podatke s automatskim oblikovanjem Čak i uz dobre kontrole unosa, podaci u Salesforce-u s vremenom mogu varirati u formatu. Jedan korisnik unosi "CA" za stanje, drugi piše "California." Neki računi imaju imena u ALL CAPS-u, drugi u slučaju naslova. Ove nedosljednosti možda ne izgledaju kritične, ali mogu ometati vašu sposobnost da učinkovito segmentirate, pretražujete ili ugradite podatke. Ugrađeni i AI-powered alat za oblikovanje Salesforce ovdje nudi neku nativnu pomoć, kao što su polja s izbornim listama za ograničavanje vrijednosti i izborna lista država/države (za standardizaciju tih ulazaka). Također možete koristiti formule ili pravila radnog toka za automatsko oblikovanje određenih unosa. Na primjer, polje formule za prikaz telefonskih brojeva u ujednačenom (XXX) XXX-XXXX formatu. Međutim, održavanje dosljednosti na ljestvici često zahtijeva specijalizirane alate ili skripte. Ovo je još jedno područje u kojem AI i automatizacija mogu intervenirati. Na primjer, možete konfigurirati pravilo kako biste pretvorili bilo koji slučaj "Sjedinjene Države" ili "Sjedinjene Države" ili "Sjedinjene Države" u jednu preferiranu vrijednost u svim zapisima. ima modul koji uključuje out-of-the-box transform pravila za ispravljanje uobičajenih problema oblikovanja i omogućuje prilagođene one.Ovi se mogu pokrenuti u količini na postojećim Salesforce zapisa ili čak primijeniti tijekom uvoza podataka za ispravljanje problema prije nego što uđu u Salesforce . Podatke Podatke Automatizacija za kontinuiranu dosljednost podataka Još jedan pametan pristup je korištenje pokretača toka ili Apex u Salesforce-u za automatsko čišćenje ili standardizaciju podataka. Pre-save Flow može automatski iskoristiti prvo slovo prezimena ili izrezati dodatne prostorije iz unosa. Pokretač može zahtijevati da imena naloga ne sadrže određene posebne znakove itd. Uz moć toka (u većini slučajeva nije potreban kod), administratori mogu postaviti mnoge takve autopilot formatacijske popravke. Normalizirajući stvari kao što su skraćenice, obrasci telefonskih brojeva, adresne komponente itd., ne samo da učinite da vaši podaci izgledaju čisti, već i poboljšate njihovu korisnost. Izvješća neće slučajno tretirati "NY" i "New York" kao različite regije, a filtri mogu uhvatiti sve relevantne zapise bez složene logike. Ukratko, odvojite vrijeme da definirate standarde za vaše podatke Salesforce i koristite automatizaciju kako biste ih primijenili. Vaš cilj je jedna, čista verzija svake podatkovne točke, bilo da je to osiguravanje dosljednih kodova stanja ili ujednačenih konvencija imenovanja. Ovaj proces čišćenja podataka Salesforce može uključivati neke jednokratne masovne ažuriranja, a zatim kontinuirana pravila kako bi stvari bile u redu, ali to se isplati u glatkom izvješćivanju i lakšem održavanju u budućnosti. Validirajte i obogatite podatke kako biste kasnije smanjili čišćenje Salesforce-a Osim oblikovanja, kvaliteta podataka ovisi o ispravnosti i potpunosti. Jedno je imati telefonski broj u pravom formatu; drugo je za taj telefonski broj da stvarno radi. Slično tome, vodilo s e-poštom poput "jane.doe@acme.com" može proći validacijsko pravilo za format, ali je li to stvarna, dostavljiva e-pošta? Kako alat treće strane pomaže u provjeri podataka Automatizirana provjera podataka je hak koji koristi vanjske usluge kako bi se osiguralo da podaci Salesforce nisu samo dobro oblikovani, već i točni. Na sreću, postoje AppExchange aplikacije koje se specijaliziraju za to. Na primjer, Experian Data Validation, Clean Suite za CRM od Melissa, ZoomInfo, DataGroomr, itd., pružaju takve mogućnosti Salesforce korisnicima. Ovi alati mogu provjeriti e-poštu, telefonske brojeve i adrese protiv live baza podataka. Koriste algoritme kako bi potvrdili da domena e-pošte postoji i može prihvatiti poštu, da je broj telefona aktivan i da je poštanska adresa isporučljiva. Integrirajući takvu uslugu, možete automatski označiti ili čak ažurirati zapise koji imaju loše podatke o kontaktu. Zamislite dolazni vodič s vjerojatno lažnim telefonskim brojem "1234567890". Automatizirane provjere mogu označiti kao nevažeće ili poslati u red za istraživanje, sprječavajući da vaše prodajne reps gubite vrijeme. Isto tako, provjera adrese može standardizirati adrese u format USPS i označiti adrese koje se ne mogu isporučiti, poboljšavajući stopu dosega kampanje. Ovi procesi mogu se pokrenuti u količini na postojećoj bazi podataka, kao i za brisanje nasljednih podataka. Popunite praznine s obogaćivanjem podataka Obogaćivanje je obrnuta strana provjere – koristeći AI za dodavanje nedostajućih, ali vrijednih informacija. Na primjer, možete koristiti alat za obogaćivanje za automatsko popunjavanje industrije i veličine tvrtke na temelju njihove domene e-pošte ili za dodavanje LinkedIn profilnih URL-ova za kontakte.Salesforceove vlastite Einstein značajke i usluge AI treće strane mogu predvidjeti ili preporučiti podatke za dodavanje.Dok obogaćivanje ide korak dalje od higijene u poboljšanje, sigurno podržava uzrok: kompletniji zapis je čistiji zapis koji korisnici ne moraju ručno istražiti. Ključ je automatizirati te provjere i ažuriranja tako da se rade kontinuirano ili po rasporedu (npr. noćno ili tjedno), a ne oslanjati se na ljude kako bi uhvatili netočnosti. To će značajno smanjiti nakupljanje nepropisnih podataka, što znači da je u budućnosti potrebno manje čišćenja Salesforce-a. Kada novi zapisi uđu u Salesforce, imaju automatizirani proces, putem Flow-a ili aplikacije treće strane, provjeravaju osnovna polja kao što su e-pošta i adresa. Za postojeće zapise, pokrenite periodične masovne provjere kako biste uhvatili podatke koji su nestali. Validiranjem i obogaćivanjem podataka pomoću umjetne inteligencije održavate visokokvalitetnu bazu podataka u kojoj zapisi nisu samo pravilno oblikovani, već su i djelotvorni i pouzdani. Hack #6. Rasporedite redovite Salesforce podatke za čišćenje poslova Održavanje podataka nije zadatak „nastaviti i zaboraviti“ – riječ je o stalnoj podršci. Najbolji način osiguravanja stalnog čišćenja je rasporediti postupke čišćenja kako bi se automatski pokrenuli. Salesforce ima opcije za automatizaciju različitih zadataka (kao što su rasporedljena izvješća, osvježavanje nadzorne ploče ili Apex radovi), a mnogi alati za kvalitetu podataka također pružaju funkcije rasporeda. Na primjer, možete rasporediti tjedno skeniranje duplikata i spajanje poslova kako biste ostali na vrhu prevara. Napredna AI rješenja za deduplikiranje omogućuju vam da postavite ponavljajuću duplikatnu analizu, pa čak i automatizirate masovne spajanja na odabranoj frekvenciji. Možete ga konfigurirati tako da svaki petak navečer alat pronađe sve nove duplikate grupe i spajanje onih koji zadovoljavaju vaše unaprijed definirane kriterije – stvarno ručno automatizirano deduplikiranje. Slično tome, možete rasporediti mjesečno vođenje provjere, koristeći uslugu provjere iz Hack #5, kako biste ponovno provjerili sve e-pošte i telefone, jer se podaci mogu slomiti tijekom vremena. Koristite protokove, Apex i izvješća za prilagođenu automatizaciju Salesforce administratori i programeri također mogu iskoristiti planirane zadatke – na primjer, Planirani tok ili Batch Apex – za obavljanje rutinskog čišćenja podataka. Na primjer, Planirani tok mogao bi se pokrenuti noću kako bi pronašao bilo koji Račun stvoren bez regije i ispunio podrazumijevanje ili zatvorio zadatke koji nisu ažurirani u 3 godine. Ne zaboravite i rasporediti jednostavna izvješća.Možete rasporediti izvješće koje će se e-poštom poslati upraviteljima podataka, naglašavajući potencijalne probleme s higijenom podataka (kao što je "Kontakti stvoreni prošlog tjedna zbog nedostatka e-pošte"). Neka automatizacija radi svoj posao Prednost rasporeda ovih zadataka je u tome što se vaše rutine čišćenja podataka u Salesforce-u odvijaju dosljedno. Ljudi odgađaju ili zaboravljaju, ali planirani posao neće. Odvojenjem teških poslova do izvan vrhunskih sati, također izbjegavate utjecaj na korisnike tijekom radnog dana. U osnovi, kreirate organ Salesforce-a koji se sam očisti: duplikati se uklanjaju, polja se standardiziraju, a nevažeći podaci se označavaju ili uklanjaju, sve u redovnom ciklusu bez potrebe za ručnom intervencijom svaki put. Postavljanje planiranih poslova čišćenja podataka može zahtijevati neki početni rad (i testiranje kako bi bilo sigurno), ali jednom na mjestu, to je kao da imate pažljiv čuvar za vaš CRM. Sljedeći Članak Monitor Salesforce Data Hygiene with Reports & Dashboards Da biste stvarno održali Salesforce higijenu podataka na autopilotu, morate stalno pratiti stanje vaših podataka kako biste mogli uhvatiti nove probleme rano. Salesforce izvješćivanje i nadzorne ploče mogućnosti su sjajne za to. Stvaranjem nadzorne ploče za kvalitetu podataka, možete držati ključne metrike ispred vas i dokazati da su vaši drugi hakeri rade. Što biste mogli uključiti u kontrolnu ploču za higijenu podataka? Evo nekoliko ideja: Duplicate Record Counts: Na primjer, broj duplicatnih skupova zapisa otkriven u ovom mjesecu (ako koristite natjecano duplicatno izvješćivanje ili dnevnike aplikacije treće strane). Rezultati potpunosti podataka: Na primjer, koji postotak kontakata ima bitna polja, kao što su e-pošta ili telefon, popunjena, ili koji dio računa imaju industriju?Niski postotak može ukazivati na područja u kojima trebate bolje procese ili dodatna pravila. Iznimke od pravila o potvrđivanju: Praćenje koliko često pravila o potvrđivanju požara može biti komplicirano, ali ga možete neizravno mjeriti (na primjer, brojanje zapisa s vrijednošću kao što je "Nepoznato" koju korisnici koriste da bi zaobišli pravilo). Nedavno spajane duplikate: Ako koristite aplikaciju koja bilježi spajanja, pokažite koliko je duplikata spajano ovaj tjedan/mjesec. Zapisi s znakovima kvalitete podataka: Ako koristite bilo koju vrstu polja zastave za loše podatke, na primjer, polje za potvrdu "Nevažeća e-pošta" koje postavlja automatizacija, prijavite koliko je zapisa označeno i trendom tijekom vremena. Analiza kvalitete podataka Dashboards App Ostani naprijed s proaktivnim praćenjem Slijedom praćenja ovih i drugih pokazatelja, kreirate krug povratnih informacija. Nadzorna ploča može se pregledati na tjednom sastanku ili od strane administratora na jedan pogled. Ako se nešto pojavi – recimo, dupli broj skoči neočekivano – znat ćete kako uroniti i prilagoditi svoja pravila ili procese. Osim toga, razmislite o korištenju Salesforce Report Subscriptions za slanje automatiziranih e-pošte izvješća o kvaliteti kritičnih podataka vlasnicima zapisa ili menadžerima zapisa. Na primjer, možete poslati svakom menadžeru prodajnog tima mjesečno izvješće o svojim otvorenim mogućnostima koje nedostaju Zatvoreni datumi. Pratite trendove i promjene Kao što Salesforce nastavlja infundirati AI u platformu, možemo vidjeti više ugrađene inteligencije za kvalitetu podataka, na primjer, Einstein bi mogao označiti neobične podatke ili predložiti akcije čišćenja u budućnosti. Uključivanje: Ne čekajte katastrofu podataka, preuzmite kontrolu nad higijenom podataka sada! Dobra higijena podataka nije jednokratni projekt, to je kontinuirana disciplina. Ali s pravom mješavinom Salesforce značajki i AI-powered pomoćnika u vašem alatnom paketu, veliki dio teškog podizanja zapravo može raditi na autopilotu. Pokrili smo kako se nositi s duplikatima, provoditi standarde, validirati informacije i održavati procese neprestano. Prednosti održavanja higijene podataka pod kontrolom u Salesforce-u su ogromne: korisnici više vjeruju CRM-u, analitički i AI modeli daju točnije uvidove, a vaš tim štedi bezbroj sati koji bi inače bili potrošeni na čišćenje tablica. Počnite tako da procijenite koja je od gore navedenih područja vaša najveća bolna točka – možda imate dupliciranu noćnu moru za rješavanje, ili možda vam nepotpuni zapisi sprečavaju da dođete. Održavanje visokokvalitetnih CRM podataka možda nikada nije "zabavno", ali to ne mora biti beskrajni ručni rad. S tim hakovima na mjestu možete postići razinu higijene podataka koja je potrebna organizacijama tvrtke Salesforce – i zadržati je na taj način – dok se vaš tim usredotočuje na korištenje tih podataka, a ne na čišćenje.
