職場でのコミュニケーションギャップを減らす方法

仕事でのプロジェクトの成功と失敗は何でしょうか?従業員が一緒に働くことを楽しんでいるのか、それとも協力が必要なことを避けようとしているのかを決めるのは何でしょうか?マネージャーがチームメンバーに力を与えることができる要因は何でしょうか?ステークホルダーとの信頼は何によって築かれるのでしょうか？

効果的なコミュニケーション。それは、協力して働き、キャリアを向上させ、仕事を楽しい経験にするための重要な要素です。職場でコミュニケーションが崩れると、調整や期待のギャップを埋めるためにより多くの時間が浪費され、生産的な仕事が減ります。

それに加えて、自分ではどうすることもできず、それを改善するために自分でできることは何もないと感じることから生じる、あらゆるフラストレーション、ストレス、不安が加わります。

チーム環境では、効果的なコミュニケーションの微妙な違いを理解すると、コミュニケーション不足による影響を軽減する戦略を適用できます。

完璧な連携を求めるのではなく（グループ環境では不可能であり、失望感が増すだけです）、自分がコントロールできる範囲内で、他の人とのコラボレーションを苦痛を軽減し、より楽しくするために採用できる実践に焦点を当ててください。

自分自身の行動や行動、どのようなギャップが存在するのか、どのような変化が必要なのか、自分に何ができるのかを内省することは、力を与えてくれます。これは、自分自身の仕事経験をコントロールするのに非常に効果的な、微妙な考え方の変化です。

世話をする時期が来ました。責任を取る時が来た。先導する時が来た。変化の時が来ました。私たちの最も偉大な自己に忠実になる時が来ました。他人を責めるのをやめる時が来ました。

— スティーブ・マラボリ

仕事でコミュニケーションの問題に直面したとき、私は開始、停止、継続のフレームワークを採用しました。このフレームワークは、チームの振り返り、個人の能力開発目標の設定、フィードバックの授受で知られていますが、職場でのコミュニケーションのギャップを埋めるためにコミュニケーション慣行を導入するのにも非常に役立ちます。

これが、開始、停止、継続フレームワークの仕組みです。過去のプロジェクト、ディスカッション、会議を振り返ってください。あなたが直面したコミュニケーションの課題について考えてください。何がうまくいき、何が問題を引き起こしたのか、そのギャップを減らすためにどのような取り組みができたのかを考えてください。

次に、次のように書き留めます。

1. 開始:職場でのコミュニケーションの問題を減らすために、どのような行動を採用し、どのような積極的な行動を開始しなければなりませんか?

   
   

2. 停止:役に立たず、問題をさらに増やすだけの行動や行動はどれですか?

   
   

3. 継続:継続する必要がある役立つ行動や行動はどれですか?

独自のバージョンの開始、停止、継続を作成し、それを毎月の習慣にして反映、適応、改良する必要があります。

オープンさ、柔軟性、好奇心があれば、時間を無駄にするだけの反芻の負のサイクルを断ち切り、代わりに建設的な行動や行動に時間を費やすことができます。

これが、私が開始、停止、継続のフレームワークを実践する方法です。特定のコンテキストや状況に合わせて調整できます。

コミュニケーションギャップを減らすには、次のことを始めてください

無意味で自滅的な行動につながる指を指すのではなく、コミュニケーションの問題を軽減する可能性があるにもかかわらず、実行に移せなかった行動を明らかにすることにしました。

過去の会話、衝突、その他の困難な瞬間を分析した後、私はこれらの実践を日々の会話に組み込み始めました。

1. プロジェクトの開始時に時間をかけて依存関係を明確にし、調整を図ります。これを後の段階に放置すると、チーム間に摩擦が生じ、信頼が失われ、他のチームとのコラボレーションが非常に困難になります。

   
   

2. 自分のニーズを明確にしてください。トレーニング、特定のリソースへのアクセス、問題を取り巻く状況、要件の明確さ、あるいは他の人の助けが必要ですか?自分が何を望んでいるのかを他の人が知っていると思い込むのをやめて、それを明確に求めてください。

   
   

3. 何かが重要であれば、それは注目に値します。確実に聞こえるようにする唯一の方法は、それを繰り返すことです。誰の目にも明らかになるまでそれを続けてください。繰り返しを聞いてイライラする人もいるかもしれませんが、混乱を招きかねないまま放置するよりはイライラさせたほうが良いでしょう。

   
   

4. 聞いているふりをするのをやめて、実際に注意を払い、その場にいてください。気を散らすもの（電子メール、チャット、電話）を遠ざけ、精神的にも物理的にも会話に参加することに専念してください。最終的にはより良いソリューションが得られ、より良い結果が得られるでしょう。

   
   

5. 何かをする予定がない場合は、「たぶん」とか「考えてみます」とは言わないでください。ダメって言って。どちらにしても彼らは失望するだろう。率直に言う方が良いです。

   
   

6. 難しいことや誤解を招く可能性のあることを伝えるときは、意図を明確に伝えます。

好奇心を持って聞いてください。正直に話してください。誠実に行動してください。コミュニケーションにおける最大の問題は、私たちが理解しようとしないことです。返事を聞きます。好奇心を持って聞いているとき、私たちは返事をするつもりで聞いているわけではありません。私たちは言葉の裏にあるものに耳を傾けます。

— ロイ・T・ベネット

コミュニケーションギャップを減らすには、これをやめてください

自分自身の行動や行動が、他の人とのコラボレーション、コミュニケーション、仕事の邪魔にならないように、次のことをやめることにしました。

1. 議論は、解決策を見つけるのではなく、責任を指摘し、誰に問題があるかを特定することを中心に調整されています。

   
   

2. チームとしての成功よりも個人の目標を優先します。

   
   

3. 結果を正当化するために言い訳や被害者意識を使う。

   
   

4. 責任を取ることを拒否する。

   
   

5. 深く掘り下げるのではなく、表面的な説明で問題を隠します。

   
   

6. 間違いを公然と話したり、前進する方法を見つけたりするのではなく、間違いを隠蔽します。

   
   

7. 何かが期待どおりに進まないとき、状況やその他の要因を考慮せずに、人々に悪意があると仮定するとき。

   
   

8. 実際にそれを実現するための努力をしなくても、誰もが適切な決定を下すために必要なコンテキストと明確さを持っていると仮定します。

   
   

9. 有益な会話の邪魔をするのは自分のエゴです。

   
   

10. すべての情報を自分だけのものにし、他の人と共有しないことがボトルネックになります。

    
    

11. 衝突に正面から取り組むのではなく、回避する。

私たちのアイデアや考えを人々がどのように解釈するかをコントロールすることはできませんが、それらを伝えるために選択する言葉や口調はコントロールできます。平和は理解の上に築かれますが、戦争は誤解の上に築かれます。

— スージー・カセム

コミュニケーションギャップを減らすには、これを続けてください

ネガティブなことに焦点を当てすぎると、何がうまくいくかを見極める力が奪われてしまいます。たとえそれがどんなに小さなものであっても、自分のポジティブな行動や行動に注目し、それらを戦略的に採用することで、他者の武装解除し、信頼を築き、自分の強みに光を当てることができます。

また、自分の作品が他の人に表示され、認識されることを確認するための優れた方法でもあります。

私は何年もこれらの行動や行動に依存してきましたが、コミュニケーションに隙間を少なくするのに非常に役立ちました。

1. 毎週の最新情報をマネージャーや他の関係者と共有します。主要なマイルストーン、順調に進んでいるプロジェクト、リスクゾーンにあるプロジェクト、および次のステップを強調します。この簡単な更新には 10 分かかりましたが、会議で何時間もの労力を節約できました。積極的な非同期コミュニケーションにより、問題とリスクを軽減するために私が講じている手順を全員に知らせることができました。

   
   

   電子メールでも十分にできることを、会って直接話し合って時間を無駄にするのは意味がありません。

   
   

2. 対象者に基づいてコミュニケーションの形式を調整します。これには、彼らが関心のある情報と彼らが理解できる言語を決定することが含まれます。たとえば、製品やビジネスの関係者とのビジネス指標に焦点を当てながら、技術的な最新情報をマネージャーと共有するなどです。

   
   

3. これらの最新情報を受け取るのに最適なチャネル (電子メール、対面、チャット) を理解し、そのようなコミュニケーションの頻度を調整します。全員の意見が一致すると、その場限りの会話で無駄にされる時間が減ります。

   
   

4. 重要な仮定と観察を（頭の中に留めておくのではなく）文書化し、開発を開始する前に関係者から承認を得ることにより、理解のギャップを減らし、回避可能なエラーを減らします。

   
   

5. 自分のコミットメントを曖昧にするのではなく、適切な労力の見積もりを行うことで、タイムラインを明確かつ明確にします。

   
   

6. 相手に取引の自分の側に固執する責任を負わせ、期待に応えられない場合の影響を理解させる。

   
   

7. 他の人の期待を満たさない結果に終わることを避けるために、成功基準 (その測定方法) を調整します。たとえば、特定の機能を備えた API エンドポイントを提供する必要がある場合、これらのエンドポイントを成功させる要因について事前に合意します (フォーマット、エラーコード、QPS、応答時間など）。

人々とチームの間で 100% 連携が取れた完璧な作業環境を見つけることはできません。異なる背景、状況、スキル、願望を持つ人々が一緒に働く場合、コミュニケーションの問題は必ず発生します。

ただし、状況が自然に良くなるとは考えないでください。ベビーベッドを置かないでください。文句を言わないでください。現状を受け入れず、コミュニケーションの問題と共存する方法を学びましょう。開始、停止、継続のフレームワークを採用し、変化に参加してください。

何度も落胆するかもしれませんが、誰かのせいにして努力をやめない限り、あなたは失敗ではありません。

— ジョン・バローズ

まとめ

1. 良好なコミュニケーションは力を与えます。それは信頼を築き、生産性を高め、協力を促します。コミュニケーションが不十分だと、人々は不満を感じたり、誤解されたり、重要ではないと感じたりします。

   
   

2. コミュニケーションの問題のない職場はありません。しかし、他人を責めても解決しません。自分自身の行動や行動を内的に見つめてください。

   
   

3. コミュニケーションのギャップを少なくするために、依存関係を明確にし、ニーズを明確にし、繰り返しを使用し、注意を払い、ノーと言う方法を学び、意図を述べるなど、これらのプラクティスを採用してください。

   
   

4. コミュニケーションを容易にするのではなく、さらに困難にする行動や行動を取り除きます。非難する、言い訳を使う、説明責任を拒否する、悪意を想定する、ボトルネックになる、対立を避けるなどです。

   
   

5. 最新情報を共有し、聴衆に適応し、前提条件を文書化し、タイムラインを明示し、共通の成功の定義に参加するなど、前向きな結果をもたらしている良好なコミュニケーションの実践に引き続き努力してください。

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