काम पर कम्युनिकेशन गैप कैसे कम करें

काम पर किसी प्रोजेक्ट को क्या बनाता या तोड़ता है? क्या निर्धारित करता है कि कर्मचारी एक साथ काम करने का आनंद लेते हैं या सहयोग की आवश्यकता वाली किसी भी चीज़ से बचने का प्रयास करते हैं? कौन सा कारक प्रबंधकों को अपनी टीम के सदस्यों को सशक्त बनाने में सक्षम बनाता है? हितधारकों के साथ विश्वास क्या बनाता है?

प्रभावी संचार। यह एक साथ काम करने, अपने करियर को आगे बढ़ाने और काम को एक सुखद अनुभव बनाने के लिए एक महत्वपूर्ण घटक है। जब काम पर संचार टूट जाता है, तो संरेखण और अपेक्षाओं में अंतर को भरने में अधिक समय बर्बाद होता है और उत्पादक कार्यों में कम।

इसे अपने नियंत्रण से परे महसूस करने से आने वाली सभी हताशा, तनाव और चिंता से ऊपर रखें, और आप इसके बारे में ऐसा कुछ भी नहीं कर सकते जो इसे बेहतर बना सके।

एक टीम के माहौल में, जब आप प्रभावी संचार की बारीकियों को समझते हैं, तो आप खराब संचार के प्रभाव को कम करने के लिए रणनीतियों को लागू कर सकते हैं।

पूर्ण संरेखण की तलाश करने के बजाय - जो एक समूह सेटिंग में असंभव है और केवल निराशा की भावनाओं को जोड़ देगा - जो आपके नियंत्रण में है और उन प्रथाओं पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें आप दूसरों के साथ कम दर्दनाक और अधिक मज़ेदार बनाने के लिए अपना सकते हैं।

अपने स्वयं के व्यवहारों और कार्यों पर भीतर की ओर देखना—क्या अंतराल मौजूद हैं, किन परिवर्तनों की आवश्यकता है, आप क्या कर सकते हैं—सशक्तिकरण है। यह एक सूक्ष्म मानसिकता बदलाव है जो आपके अपने कार्य अनुभव को नियंत्रित करने में बहुत प्रभावी है।

यह देखभाल करने का समय है; जिम्मेदारी लेने का समय आ गया है; यह नेतृत्व करने का समय है; यह एक बदलाव का समय है; यह हमारे सबसे बड़े स्व के प्रति सच्चे होने का समय है; दूसरों को दोष देना बंद करने का समय आ गया है।

— स्टीव माराबोली

जब मुझे काम पर संचार संबंधी समस्याओं का सामना करना पड़ा, तो मैंने प्रारंभ करना, रोकना और जारी रखना ढाँचे को अपनाया। यह ढांचा, हालांकि टीम पूर्वव्यापी, व्यक्तिगत विकास लक्ष्यों को निर्धारित करने और प्रतिक्रिया देने और प्राप्त करने के लिए जाना जाता है, काम पर संचार अंतराल को भरने के लिए संचार प्रथाओं को अपनाने के लिए भी बहुत उपयोगी है।

इस तरह फ्रेमवर्क काम करना शुरू, बंद और जारी रखता है। अपनी पिछली परियोजनाओं, चर्चाओं और बैठकों पर विचार करें। उन संचार चुनौतियों के बारे में सोचें जिनका आपने सामना किया-क्या काम किया, किन समस्याओं का कारण बना और उन अंतरालों को कम करने के लिए आप क्या पहल कर सकते थे।

फिर लिखो:

1. प्रारंभ करें: आपको कौन से व्यवहार अपनाने चाहिए, और काम पर संचार समस्याओं को कम करने के लिए आपको कौन से सक्रिय कदम उठाने चाहिए?

   
   

2. रुकें: कौन से व्यवहार और कार्य सहायक नहीं हैं और केवल और अधिक समस्याएं जोड़ते हैं?

   
   

3. जारी रखें: कौन से व्यवहार और कार्य मददगार थे जिन्हें आपको जारी रखना चाहिए?

आपको शुरू करने, बंद करने और जारी रखने का अपना स्वयं का संस्करण बनाना होगा, और इसे प्रतिबिंबित करने, अनुकूलित करने और परिशोधित करने के लिए इसे मासिक आदत बनाना होगा।

खुलापन, लचीलापन और जिज्ञासा आपको अफवाह के नकारात्मक चक्र को तोड़ने में सक्षम बनाता है जो केवल समय बर्बाद करता है, और इसके बजाय रचनात्मक व्यवहार और कार्यों पर खर्च करता है।

इस तरह से मैंने अभ्यास के लिए शुरुआत, रोक और ढांचे को जारी रखा। आप इसे अपने विशिष्ट संदर्भ और परिस्थितियों में अनुकूलित कर सकते हैं।

कम्युनिकेशन गैप को कम करने के लिए इसे करना शुरू करें

उंगलियों को इंगित करने के बजाय जो व्यर्थ है और आत्म-पराजय व्यवहार की ओर जाता है, मैंने उन व्यवहारों को उजागर करने का निर्णय लिया जो संचार समस्याओं को कम करने का एक मौका था लेकिन कार्यान्वयन के लिए कभी नहीं मिला।

पिछले वार्तालापों, संघर्षों और अन्य ज़ोरदार क्षणों का विश्लेषण करने के बाद, मैंने इन अभ्यासों को अपने दैनिक वार्तालापों में शामिल करना शुरू किया:

1. परियोजना की शुरुआत में निर्भरताओं को स्पष्ट करने और संरेखण की तलाश में समय व्यतीत करें। इसे बाद के चरण में छोड़ने से टीमों के बीच घर्षण पैदा होता है, विश्वास टूट जाता है, और दूसरों के साथ सहयोग करना इतना कठिन हो जाता है।

   
   

2. अपनी आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट रहें। प्रशिक्षण, किसी विशेष संसाधन तक पहुंच, किसी समस्या के आसपास का संदर्भ, आवश्यकताओं पर स्पष्टता, या यहां तक कि दूसरों से सहायता की आवश्यकता है? दूसरों को यह मानना बंद करें कि आप क्या चाहते हैं, और स्पष्ट रूप से इसके लिए पूछें।

   
   

3. अगर कुछ महत्वपूर्ण है, तो यह ध्यान देने योग्य है। यह सुनिश्चित करने का एकमात्र तरीका है कि इसे सुना जाए, इसे दोहराना है। इसे तब तक करते रहें जब तक कि यह सभी के लिए स्पष्ट न हो जाए। पुनरावृत्ति कुछ लोगों को परेशान कर सकती है, लेकिन इसे भ्रमित करने के लिए इसे खुला छोड़ने से बेहतर है।

   
   

4. सुनने का नाटक करना बंद करें और वास्तव में ध्यान दें और उपस्थित रहें। विकर्षणों (ईमेल, चैट, फोन) को दूर रखें और मानसिक और शारीरिक रूप से बातचीत का हिस्सा बनने के लिए प्रतिबद्ध रहें। आप बेहतर समाधान और बेहतर परिणामों के साथ समाप्त होंगे।

   
   

5. यदि आप कुछ करने की योजना नहीं बनाते हैं, तो "हो सकता है" या "मैं इसके बारे में सोचूंगा" मत कहो। कहो नहीं। वे किसी भी तरह से निराश होने वाले हैं। सामने होना बेहतर है।

   
   

6. स्पष्ट रूप से मंशा बताएं जब कुछ कठिन या कुछ भी गलत व्याख्या करने की संभावना हो।

जिज्ञासा से सुनो। ईमानदारी से बोलो। ईमानदारी से कार्य करें। संचार की सबसे बड़ी समस्या यह है कि हम समझने के लिए सुनते नहीं हैं। हम उत्तर सुनते हैं। जब हम जिज्ञासा से सुनते हैं, तो हम उत्तर देने के इरादे से नहीं सुनते। हम सुनते हैं कि शब्दों के पीछे क्या है।

- रॉय टी. बेनेट

कम्युनिकेशन गैप को कम करने के लिए ऐसा करना बंद करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि मेरा खुद का व्यवहार और कार्य मेरे सहयोग, संचार और दूसरों के साथ काम करने के तरीके में बाधा नहीं बन रहे थे, मैंने इसे बंद करने का फैसला किया:

1. चर्चाओं को उंगलियों को इंगित करने के लिए तैयार किया जाता है, और यह पहचानने के लिए कि समाधान खोजने के बजाय गलती किसकी है।

   
   

2. एक टीम के रूप में सफलता पर व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्राथमिकता देना।

   
   

3. परिणामों को सही ठहराने के लिए बहाने और पीड़ित मानसिकता का उपयोग करना।

   
   

4. जवाबदेही लेने से इंकार करना।

   
   

5. गहरी खुदाई करने के बजाय सतही स्पष्टीकरण के साथ मुद्दों को छिपाना।

   
   

6. गलतियों के बारे में खुलकर बात करने और आगे बढ़ने के तरीके खोजने के बजाय उन पर पर्दा डालने की कोशिश करें।

   
   

7. जब कुछ अपेक्षा के अनुरूप नहीं होता है, और यह मानते हुए कि स्थितिजन्य और अन्य कारकों को ध्यान में रखने के बजाय लोगों के बुरे इरादे हैं।

   
   

8. यह मानते हुए कि वास्तव में ऐसा करने के लिए प्रयास किए बिना अच्छे निर्णय लेने के लिए आवश्यक संदर्भ और स्पष्टता सभी के पास है।

   
   

9. मेरे अहंकार को एक उपयोगी बातचीत के रास्ते में आने देना।

   
   

10. सारी जानकारी अपने पास रखकर और इसे दूसरों के साथ साझा न करके अड़चन बनना।

    
    

11. संघर्षों से सीधे तौर पर निपटने के बजाय उन्हें टाल दें।

हम लोगों द्वारा हमारे विचारों या विचारों की व्याख्या करने के तरीके को नियंत्रित नहीं कर सकते हैं, लेकिन हम उन शब्दों और स्वरों को नियंत्रित कर सकते हैं जिन्हें हम उन्हें संप्रेषित करने के लिए चुनते हैं। शांति समझ पर बनी है, और युद्ध गलतफहमियों पर बने हैं।

-सूज़ी कासेम

कम्युनिकेशन गैप को कम करने के लिए इसे जारी रखें

नकारात्मक पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करने से आपकी यह पहचानने की शक्ति कम हो जाती है कि क्या अच्छा काम करता है। आपके सकारात्मक व्यवहारों और कार्यों को देखते हुए—चाहे वे कितने ही छोटे क्यों न हों—और उन्हें रणनीतिक रूप से नियोजित करना दूसरों को निशस्त्र कर सकता है, विश्वास पैदा कर सकता है, और आपकी शक्तियों पर प्रकाश डाल सकता है।

यह सुनिश्चित करने का भी एक शानदार तरीका है कि आपका काम दिखाई दे और दूसरों द्वारा पहचाना जाए।

मैंने वर्षों से इन व्यवहारों और कार्यों पर भरोसा किया है, और उन्होंने मेरे संचार में कम अंतराल छोड़ने में मेरी बहुत मदद की है:

1. मेरे प्रबंधक और अन्य हितधारकों के साथ साप्ताहिक अपडेट साझा करना। प्रमुख मील के पत्थर, ट्रैक पर परियोजनाएं, जोखिम क्षेत्र में परियोजनाएं और अगले कदमों को हाइलाइट करें। इस सरल अपडेट में मेरे 10 मिनट का समय लगने से मीटिंग में घंटों के प्रयास की बचत हुई—प्रोएक्टिव एसिंक्स संचार ने सभी को मुद्दों और किसी भी जोखिम को कम करने के लिए मेरे द्वारा उठाए जा रहे कदमों की जानकारी दी।

   
   

   मिलने में समय बर्बाद करने और आमने-सामने चर्चा करने का कोई मतलब नहीं था जो एक ईमेल पर बहुत अच्छी तरह से किया जा सकता है।

   
   

2. लक्षित दर्शकों के आधार पर संचार के प्रारूप को अपनाना। इसमें वह जानकारी निर्धारित करना शामिल है जिसकी वे परवाह करते हैं और जिस भाषा को वे समझते हैं, उदाहरण के लिए, उत्पाद और व्यावसायिक हितधारकों के साथ व्यावसायिक मैट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करते हुए मेरे प्रबंधक के साथ तकनीकी अपडेट साझा करना।

   
   

3. चैनल (ईमेल, आमने-सामने, चैट) को समझना जो इन अद्यतनों को प्राप्त करने और ऐसे संचार की आवृत्ति पर संरेखित करने के लिए सबसे उपयुक्त है। सभी के साथ संरेखित होने पर, तदर्थ वार्तालापों में कम समय बर्बाद होता है।

   
   

4. महत्वपूर्ण धारणाओं और टिप्पणियों का दस्तावेजीकरण (उन्हें मेरे सिर में रखने के बजाय) और विकास शुरू करने से पहले हितधारकों से साइन-ऑफ प्राप्त करना ताकि समझने में अंतराल कम हो सके जिससे कम परिहार्य त्रुटियां हो सकें।

   
   

5. मेरी प्रतिबद्धता के साथ अस्पष्ट होने के बजाय उचित प्रयास अनुमान लगाकर समयसीमा के बारे में स्पष्ट और स्पष्ट होना।

   
   

6. सौदे के अपने पक्ष में बने रहने के लिए दूसरों को जवाबदेह ठहराना और यह सुनिश्चित करना कि वे इन अपेक्षाओं को पूरा नहीं करने के प्रभाव को समझते हैं।

   
   

7. दूसरों की अपेक्षाओं को पूरा नहीं करने वाले परिणाम से बचने के लिए सफलता मानदंड पर संरेखित करना—इसे कैसे मापा जाएगा—उदाहरण के लिए, यदि मुझे कुछ कार्यात्मकता के साथ एपीआई एंडपॉइंट डिलीवर करना है, तो इन एंडपॉइंट को सफल बनाने के लिए पहले से सहमत हों (प्रारूप) , त्रुटि कोड, क्यूपीएस, प्रतिक्रिया समय, आदि)।

आप लोगों और टीमों के बीच 100% संरेखण के साथ एक संपूर्ण कार्य वातावरण नहीं पा सकते हैं। जब विभिन्न पृष्ठभूमियों, संदर्भों, कौशलों और आकांक्षाओं के लोग एक साथ काम करते हैं तो संचार समस्याएँ होना स्वाभाविक है।

हालांकि, यह न मानें कि चीजें अपने आप बेहतर हो जाएंगी। पालना मत करो। शिकायत मत करो। यथास्थिति को स्वीकार न करें और संचार संबंधी समस्याओं के साथ जीना सीखें। प्रारंभ करें, रोकें और जारी रखें ढांचे को अपनाएं और परिवर्तन का हिस्सा बनें।

आप कई बार निराश हो सकते हैं, लेकिन आप तब तक असफल नहीं होते जब तक आप किसी और को दोष देना शुरू नहीं करते और प्रयास करना बंद नहीं करते।

— जॉन बरोज़

सारांश

1. अच्छा संचार सशक्त है। यह विश्वास बनाता है, उत्पादकता बढ़ाता है और सहयोग को प्रेरित करता है। खराब संचार लोगों को असंतुष्ट, गलत समझा या महत्वहीन महसूस कराता है।

   
   

2. संचार समस्याओं के बिना कोई कार्यस्थल नहीं है। हालाँकि, दूसरों को दोष देने से इसका समाधान नहीं होने वाला है। अपने चलन और कर्मों को अन्दर से देखो।

   
   

3. अपने संचार में कम अंतराल छोड़ने के लिए इन प्रथाओं को अपनाएं- निर्भरताओं को स्पष्ट करें, अपनी आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट रहें, दोहराव का उपयोग करें, ध्यान दें, ना कहना सीखें और अपना इरादा बताएं।

   
   

4. उन व्यवहारों और कार्यों से छुटकारा पाएं जो संचार को आसान बनाने के बजाय इसे और अधिक कठिन बनाते हैं- उंगलियां उठाना, बहाने बनाना, जवाबदेही लेने से इनकार करना, बुरे इरादे मानना, अड़चन बनना या संघर्ष से बचना।

   
   

5. अच्छी संचार प्रथाओं में प्रयास करना जारी रखें जो सकारात्मक परिणाम दिखा रहे हैं - अपडेट साझा करना, दर्शकों के अनुकूल होना, मान्यताओं का दस्तावेजीकरण करना, स्पष्ट रूप से समयसीमा बताना और सफलता की साझा परिभाषा का हिस्सा बनना।

पहले यहाँ प्रकाशित किया गया था।