एक 80/20 प्रबंधक क्या है और आप एक कैसे बनते हैं?

पेरेटो सिद्धांत कहता है "80% परिणाम 20% प्रयास से आते हैं।" दूसरे शब्दों में, आपके द्वारा किए गए कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बर्बाद हो जाता है जबकि इसका एक छोटा सा हिस्सा परिणाम लाता है।

समाजशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो ने पहली बार इस सिद्धांत की खोज की, यह देखते हुए कि ब्रिटेन में 80% धन 20% लोगों से आया है। तब से पेरेटो सिद्धांत हमारे जीवन के लगभग हर पहलू में लागू पाया गया है:

80% बिक्री मूल्य 20% उत्पादों द्वारा उत्पन्न होता है।

80% समस्याएं 20% ग्राहकों से उत्पन्न होती हैं।

80% परिणाम 20% कर्मचारियों द्वारा उत्पन्न किए जाते हैं।

काम पर सभी समस्याओं का 80% 20% सहकर्मियों के कारण होता है।

यह पहचानना कि 20% एक बड़ी बात है। अधिकांश प्रबंधकों को दैनिक अराजकता में चूसा जाता है जो प्रबंधन जिम्मेदारियों के साथ आता है - बैक-टू-बैक मीटिंग्स, हितधारक जिम्मेदारियां, आग लगाना, और समय सीमा को पूरा करने के लिए दौड़ना। वे अपना समय कहाँ और कैसे व्यतीत करते हैं, इस बारे में जानबूझकर किए बिना, प्रभावशाली काम करने में कम समय व्यतीत होता है और व्यस्त रहने पर अधिक समय बर्बाद होता है।

\80/20 मैनेजर इस तरह काम नहीं करते। वे अपने काम के हर पहलू पर 80/20 नियम लागू करते हैं। वे ऐसे काम को प्राथमिकता देते हैं जिससे फर्क पड़ता है, ऐसे काम को खत्म कर देते हैं जो उत्पादकता का भ्रम देता है और काम पर अपने प्रयासों को दोगुना कर देता है जो वास्तव में उन्हें आगे बढ़ाता है।

वे साधारण प्रयास से असाधारण परिणाम प्राप्त करते हैं। 80/20 सिद्धांत को लागू करने से उन्हें असाधारण परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलती है - लंबे समय तक काम करने के तनाव के बिना या अर्थहीन काम करने की व्यस्तता में फंसे बिना।

80/20 सिद्धांत कोई जादुई फार्मूला नहीं है। कभी-कभी परिणाम और कारणों के बीच का संबंध 80/20 या 80/1 की तुलना में 70/30 के करीब होता है। लेकिन यह बहुत ही कम सच है कि 50 प्रतिशत कारणों से 50 प्रतिशत परिणाम सामने आते हैं। ब्रह्मांड अनुमानित रूप से असंतुलित है। कुछ चीजें वास्तव में मायने रखती हैं - रिचर्ड कोच

\ एक प्रबंधक के रूप में, इन 5 महत्वपूर्ण क्षेत्रों में 80/20 नियम लागू करने से आपको न केवल सबसे बड़ा रिटर्न मिलेगा बल्कि एक सफल और पूर्ण करियर भी मिलेगा।

1. 80% समय 20% अति आवश्यक कार्य में लगाएं

संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति और अमेरिका के सबसे महान सैन्य कमांडरों में से एक डी. आइजनहावर ने कहा, "जो महत्वपूर्ण है वह शायद ही कभी जरूरी हो, जो जरूरी है वह शायद ही कभी महत्वपूर्ण हो।"

80/20 प्रबंधक इसे अच्छी तरह समझते हैं। महत्वहीन काम की अत्यावश्यकता से प्रभावित होने के बजाय, वे भविष्य पर अपनी दृष्टि बनाए रखते हैं—सक्रिय रूप से वे आज जहां खड़े हैं और जहां उन्हें भविष्य में होना चाहिए, के बीच के अंतर को कम करने के लिए कदम उठा रहे हैं।

जो काम मायने रखता है उसे प्राथमिकता देना उनके द्वारा प्राप्त परिणामों को कई गुना बढ़ा देता है। सैद्धांतिक रूप में:

• कुछ चीजें करें और उन्हें अच्छे से करें।
• महत्वपूर्ण मुद्दों पर ध्यान दें और बाकी को अनदेखा करें।
• उनकी टीम को उन कार्यों की पहचान करने में सहायता करें जो कम से कम प्रयास के साथ सबसे बड़ा परिणाम प्रदान करेंगे।
• उन बैठकों में भाग लें जहाँ उनकी उपस्थिति मायने रखेगी।

80/20 नियम को अमल में लाने के लिए, वे आइजनहावर उत्पादकता मैट्रिक्स को नियोजित करते हैं। इस तरह से ये कार्य करता है:

1. महत्वपूर्ण, तत्काल नहीं: रणनीतिक सोच के माध्यम से भविष्य की योजना बनाना शामिल है। पहल की आवश्यकता है। 80/20 प्रबंधक अपना अधिकांश समय यहीं व्यतीत करते हैं।
2. महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक: संकट प्रबंधन से संबंधित है। 80/20 प्रबंधक #1 में अधिक समय बिताकर यहां बिताए गए समय को कम करने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं।
3. महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक: अपनी टीम को उच्च-स्तरीय ज़िम्मेदारियाँ लेने और कार्य सौंपकर स्वतंत्र निर्णय लेने के लिए सशक्त करें।
4. महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक नहीं: ऐसे कार्य को हटा दें जो कंपनी के मिशन और लक्ष्यों के अनुरूप नहीं है।

80/20 प्रबंधक अधिक प्रभावशाली कार्य को प्राथमिकता देते हुए कम कार्य करके मूल्य सृजित करते हैं।

2. 80% समय सुनने में और 20% बोलने में व्यतीत करें

कई मैनेजर बहुत ज्यादा बोलने की गलती करते हैं। हमेशा अपनी टीम को बताना कि क्या करना है, उन्हें हर छोटे मुद्दे पर निर्देशित करना और अनावश्यक प्रतिक्रिया देना उनके काम का हिस्सा लग सकता है। यह!

वे इसे नियंत्रण में महसूस करने के लिए करते हैं। लेकिन सुनने से ज्यादा बात करना उन्हें उन वास्तविक चिंताओं के प्रति अंधा बना देता है जो उनकी टीम की उत्पादकता और प्रदर्शन को प्रभावित करती हैं। \

वे जितना अधिक बोलते हैं, उनके लोग उतना ही कम सीखते और बढ़ते हैं।

जितना अधिक वे दूसरों को बताते हैं कि उन्हें क्या करना है, उतना ही कम उनकी टीम निर्णय लेने के लिए सशक्त महसूस करती है।\

जितना अधिक वे अपनी टीम के काम को कम करते हैं, उतना ही कम प्रेरित होकर वे महान गुणवत्ता वाले काम का उत्पादन करते हैं।

80/20 प्रबंधकों को सुनने से ज्यादा बात करने के डाउनसाइड्स के बारे में पता है। वे अपनी टीम को जो कहना है उसे सुनकर प्रभावी ढंग से सुनने का अभ्यास करते हैं:

1. उनकी चिंताएँ क्या हैं?

2. उन्हें अपने दम पर समस्याओं को हल करने से क्या रोकता है?

3. उनके पास क्या विचार और राय हैं?

4. वे अपने निर्णय कैसे ले सकते हैं?

5. लोगों को किस तरह के अवसर चाहिए?

6. क्या प्रतिक्रिया उन्हें सुधारने में मदद करती है?

   
   

80% समय सुनने और 20% बोलने में व्यतीत करने से जीत/जीत होती है। कर्मचारी खुश और मूल्यवान महसूस करते हैं जब उनके विचारों को सुना जाता है और प्रबंधक को ऐसी जानकारी तक पहुंच प्राप्त होती है जो उनकी टीम को सशक्त बनाती है और उन्हें बढ़ने में सक्षम बनाती है।

3. 80% समय उनके 20% शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं को प्रशिक्षित करने में व्यतीत करें

एक उच्च प्रदर्शन करने वाला औसत प्रदर्शन करने वाले की तुलना में 400% अधिक उत्पादक होता है। उन्हें खोना उत्कृष्टता के संगठन को लूटता है जबकि उनके प्रतिस्थापन को किराए पर लेने के लिए अतिरिक्त लागत, समय और प्रयास भी करना पड़ता है।

प्रतिभा गुणक है। जितनी अधिक ऊर्जा और ध्यान आप इसमें लगाते हैं, उतनी ही अधिक उपज होती है। आप अपने सर्वश्रेष्ठ के साथ जो समय बिताते हैं, वह आपका सबसे उत्पादक समय है - मार्कस बकिंघम

हालाँकि, किसी भी संगठन में उच्च प्रदर्शन करने वालों को प्रबंधित करना आसान नहीं होता है। चूंकि वे सामान्य विकास पथ के लिए तैयार नहीं हैं, जिस क्षण उन्हें अपनी यात्रा और जिस दिशा में उनका विकास हो रहा है, के बीच एक विसंगति का एहसास होता है, वे अपने काम में रुचि खो देते हैं और बाहर देखना शुरू कर देते हैं।

\ उत्कृष्ट काम करने की अपनी अदम्य क्षमता और कठिन समस्याओं को हल करने की भूख के साथ, वे अपने प्रबंधकों से और भी अधिक ध्यान और जुड़ाव की मांग करते हैं।

80/20 प्रबंधक अपने उच्च प्रदर्शन करने वालों को न खोने के लिए पर्याप्त देखभाल करता है। वे जानते हैं कि अपने उच्च प्रदर्शन करने वालों को काम के प्रति प्रेरित और प्रतिबद्ध बनाए रखने के लिए केवल अच्छा काम करना ही काफी नहीं है।

अपने उच्च प्रदर्शनकर्ताओं को अच्छी तरह से प्रबंधित करने के लिए, एक 80/20 प्रबंधक अपने कोचिंग समय का 80% अपने शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं के 20% के साथ व्यतीत करता है। इसे सक्षम करने के लिए:

• वे अपने उच्च प्रदर्शन करने वालों को अपनी इच्छा और जरूरतों से परे समझने में समय लगाते हैं जो उन्हें अद्वितीय बनाता है।
• वे उन्हें सिर्फ काम नहीं देते हैं। वे अपने शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं को दिखाते हैं कि वे किस दिशा में जा रहे हैं।
• वे उन्हें अपना जहाज खुद चलाने की चुनौती देते हैं और रास्ते में आने वाले तूफानों से निपटने के लिए प्रेरित करते हैं।
• बौद्धिक उत्तेजना पर्याप्त नहीं है। उच्च प्रदर्शन करने वालों को विचारों से भावनात्मक जुड़ाव की आवश्यकता होती है। 80/20 प्रबंधक मनोवैज्ञानिक निवेश के माध्यम से ऐसा करते हैं - वे अपने उच्च प्रदर्शन करने वालों को अपने रास्ते का निर्माता बनाते हैं।
• वे उन्हें टीम की सीमाओं से परे दृश्यता देकर चमकने में मदद करते हैं।
• वे काम के उचित वितरण को सक्षम करते हैं और अपने उच्च प्रदर्शनकर्ताओं को उनके डिफ़ॉल्ट फ़ॉलबैक विकल्प के रूप में नहीं मानते हैं।

एक 80/20 प्रबंधक अपने उच्च प्रदर्शन करने वालों को उत्कृष्टता की ओर ले जाता है और उन्हें रखवाले के रूप में मानकर और समय और ध्यान देने के लायक नहीं है।

4. 80% सवाल पूछने और 20% जवाब देने में खर्च करें

समस्याओं का उत्तर ढूँढना प्रबंधक के काम का एक बड़ा हिस्सा है। हालाँकि, इसे करने का एक सही और गलत तरीका है।

जब आपकी टीम किसी चुनौती का सामना कर रही हो या जब वे नहीं जानते कि कुछ कैसे करना है, तो उन्हें समाधान देकर उन्हें अस्थायी रूप से अनब्लॉक कर दिया जाता है। आप विश्वास कर सकते हैं कि आपने अभी-अभी उनका समय बचाया है। वास्तव में, उन्हें समाधान खिलाने से वे आप पर अधिक से अधिक निर्भर हो जाते हैं। वे काम पर चुनौतियों को नेविगेट करने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण सोच कौशल विकसित नहीं करते हैं।

80/20 प्रबंधक प्रश्नों की शक्ति का उपयोग अपनी टीम को स्वयं समाधान खोजने में सक्षम बनाने के लिए करते हैं:

• वे किस समस्या का सामना कर रहे हैं?
• उन्होंने क्या उपाय आजमाए हैं?
• क्या काम किया? क्या काम नहीं किया?
• क्या अन्य उपाय संभव हैं?
• वे एक छोटी सी जीत को कैसे लक्षित कर सकते हैं?

पूछताछ में अधिक समय देना और उत्तर देने में कम समय शुरू में थोड़ा धीमा लगता है, लेकिन लंबे समय में, यह उनकी टीमों को 10 गुना तेज कर देता है। उनकी टीम प्रश्न पूछने के कौशल को अपनाती है और खुद को अनब्लॉक करना सीखती है। वे अपने निर्णय स्वयं लेने के लिए सशक्त महसूस करते हैं जो उन्हें आगे बढ़ने में मदद करता है।

5. 80% समय प्रशंसा करने में और 20% आलोचनात्मक होने में व्यतीत करें

टीम को फीडबैक देना प्रबंधक की भूमिका का एक अनिवार्य हिस्सा है। लेकिन क्या होगा अगर एक प्रबंधक के रूप में आप अत्यधिक आलोचनात्मक हैं?

अपनी टीम के प्रयासों को पहचानने और उनकी उपलब्धियों के लिए उनकी प्रशंसा करने के बजाय, एक ऐसी चीज़ के बारे में सोचना जो आपकी अपेक्षाओं को पूरा नहीं करती है, आपकी टीम के मनोबल को कम करने के लिए बाध्य है। उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए कैसे प्रेरित किया जा सकता है जब उन्हें लगातार याद दिलाया जाता है कि वे जो कुछ भी करते हैं वह काफी अच्छा नहीं है?

एक 80/20 प्रबंधक फीडबैक का उपयोग लोगों को यह याद दिलाने के लिए नहीं करता है कि उनमें क्या कमी है - उनकी कमजोरियाँ - बल्कि इसके बजाय वे टेबल पर क्या लाते हैं। प्रत्येक कर्मचारी को उनके अद्वितीय कौशल-उनकी ताकत के लिए पहचानना-उन्हें कड़ी मेहनत करने के लिए प्रेरित करता है। मूल्यवर्धन के लिए उनकी प्रशंसा करना—छोटे तरीकों से भी—बड़ी और बेहतर चुनौतियों का सामना करने के लिए उनमें आत्मविश्वास पैदा करता है।

इसका मतलब यह नहीं है कि वे कभी भी आलोचना नहीं करते हैं या उन क्षेत्रों को इंगित करने से इनकार करते हैं जहां उनकी टीम की कमी है, लेकिन रचनात्मक आलोचना देना उनका मुख्य फोकस नहीं है, यह उनकी रणनीति का केवल एक छोटा सा हिस्सा है। चाहे वह सकारात्मक प्रतिक्रिया हो या विचारों को साझा करना जहां उनकी टीम के सदस्य बेहतर कर सकते हैं, एक 80/20 प्रबंधक प्रतिक्रिया को सबसे बड़े प्रभाव के साथ पहचानता है और यह सुनिश्चित करने में अपना समय और ऊर्जा खर्च करता है कि यह अच्छी तरह से वितरित और प्राप्त हो।

प्रतिक्रिया देते समय:

1. वे अपने कार्यों की जिम्मेदारी लेने के लिए उन्हें प्रोत्साहित करके अपनी टीम के अपने स्वयं के प्रदर्शन पर नियंत्रण की भावना को कम नहीं करते हैं।
2. रचनात्मक आलोचना साझा करते हुए, वे निर्णय देने से बचते हैं और व्यवहार और कार्यों के बारे में चर्चा करते रहते हैं और यह कभी नहीं बताते कि वे एक व्यक्ति के रूप में कौन हैं।
3. वे लोगों को ठीक करने या उन्हें बदलने की कोशिश नहीं करते। इसके बजाय, वे उन्हें अपने लिए सही निर्णय लेने के लिए प्रशिक्षित करते हैं।
4. प्रशंसा करते समय, उनकी प्रशंसा सच्ची होती है और इसका उद्देश्य दूसरों को प्रभावित करना नहीं होता है।
5. वे लोगों की बुद्धि की प्रशंसा नहीं करते। वे नई रणनीतियों को आजमाने, मदद मांगने और आवश्यक प्रयास करने के लिए उनकी प्रशंसा करते हैं।
6. उनकी प्रतिक्रिया कभी अस्पष्ट नहीं होती। इसे एक विशिष्ट व्यवहार या क्रिया से जोड़ा जा सकता है जो टीम को सकारात्मक व्यवहार दोहराने और बुरे व्यवहार को खत्म करने में सक्षम बनाता है।

80/20 प्रबंधक अपनी टीम को कौशल और क्षमताओं को मजबूत करने में मदद करके विकास के एक उपकरण के रूप में प्रतिक्रिया का उपयोग करते हैं जो उनकी सफलता के रास्ते में आने वाली कमजोरियों को अनदेखा करते हुए उनके प्रभाव को 10 गुना कर देगा।

सारांश

1. पेरेटो सिद्धांत कहता है कि 80% परिणाम केवल 20% प्रयास से उत्पन्न होते हैं। इस 20% का अनुकूलन और शेष को कम करने से परिणामों में भारी लाभ हो सकता है।
2. 80/20 प्रबंधक अपने काम के हर पहलू पर पेरेटो सिद्धांत लागू करते हैं। वे कार्यों, मुद्दों और बैठकों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो सबसे बड़ा प्रभाव डालेंगे।
3. वे 80% समय और 20% सबसे महत्वपूर्ण काम पर ध्यान देते हैं। आइजनहावर उत्पादकता मैट्रिक्स को लागू करके, वे उस काम में अधिक समय लगाते हैं जो महत्वपूर्ण है, उन कार्यों को कम या प्रतिनिधि करते हैं जो अत्यावश्यक हैं और ऐसे काम को खत्म कर देते हैं जो बिल्कुल नहीं किए जाने चाहिए।
4. वे 80% समय अपनी टीम की चिंताओं, विचारों और विचारों को सुनने में लगाते हैं। कम बोलकर और अधिक सुनकर, वे अपनी टीम की उत्पादकता और प्रदर्शन को बढ़ा सकते हैं।
5. वे अपने 20% शीर्ष कलाकारों को कोचिंग देने में 80% समय व्यतीत करते हैं। अपने शीर्ष प्रदर्शनकर्ताओं को प्रभावी और प्रेरित रखने से परिणामों में सबसे बड़ा लाभ होता है।
6. वे 80% सवाल पूछने और 20% जवाब देने में खर्च करते हैं। अपनी टीम को अपने स्वयं के समाधानों की पहचान करने में सहायता करके, वे उन्हें स्वतंत्र रूप से सोचने और अपने निर्णय लेने के लिए सशक्त बनाते हैं।
7. वे 80% समय लोगों की प्रशंसा करने में और 20% आलोचनात्मक होने में व्यतीत करते हैं। कर्मचारियों को उनके योगदान के लिए पहचान कर और उन्हें बेहतर बनाने में मदद करके, वे अपनी टीम को जितना उन्होंने सोचा था उससे कहीं अधिक हासिल करने में सक्षम बनाते हैं।

पहले यहाँ प्रकाशित किया गया था।