प्रगतिशील समस्या-समाधान: अधिक लोगों को शामिल करके आत्मविश्वास से अज्ञात का उत्तर देना

बस जाकर बॉस से पूछो. मेरा काम नहीं. वैसे भी वे मेरी बात नहीं सुनते.

आपने संभवतः किसी सहकर्मी या सहकर्मी को ये शब्द लाखों बार कहते हुए सुना होगा। 21वीं सदी के कार्यस्थल में किसी समस्या के समाधान की जिम्मेदारी स्वीकार करने में अभी भी झिझक है।

अक्सर, कर्मचारी बोलने की पहल करने के बजाय किसी कार्य को खाद्य श्रृंखला में शामिल किए जाने का इंतजार करते हैं। यह उनकी गलती नहीं है, लेकिन जरूरी नहीं कि यह प्रबंधन की भी हो।

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में छपे 2019 के एक अध्ययन में पाया गया कि यह न केवल प्रबंधकों के लिए "अपने तरीके से अटका हुआ" दृष्टिकोण है जो कर्मचारियों के विचारों को दबाता है, बल्कि नीचे से उस इनपुट पर कार्य करने के लिए सशक्तिकरण की कमी है।

क्योंकि वे किसी भी विचार पर शीघ्रता से कार्य नहीं कर सकते, इसलिए वे उनकी तलाश भी नहीं करते - यह जानते हुए भी कि उनकी टीम के सदस्यों के पास संभवत: उनसे बेहतर अंतर्दृष्टि है, क्योंकि वे अग्रिम पंक्ति में अपना समय बिताते हैं।

हालाँकि, उस सशक्त माहौल का निर्माण करना कठिन है, यही कारण है कि हर उच्च-स्तरीय समस्या को हल करने के लिए जिम्मेदार प्रबंधक की संस्कृति कायम है।

मुझे हाल ही में सक्सेस स्टोरी पॉडकास्ट के लिए आतिफ रफीक के साथ बैठने का मौका मिला। आतिफ़ के पास अब तक देखे गए सबसे विविध और प्रभावशाली बायोडाटा में से एक है, जिसमें अमेज़ॅन, वोल्वो, एमजीएम और मैकडॉनल्ड्स जैसी कंपनियों में कार्यकारी भूमिकाएँ हैं।

जैसा कि उन्होंने समझाया, चाहे आप बर्गर, कार, या रिसॉर्ट पैकेज बेच रहे हों, निर्णय लेना और समस्या-समाधान - सूचित, सहयोगात्मक निर्णय-निर्माण और समस्या-समाधान - व्यवसाय की सफलता के मूल में हैं।

स्वतंत्र अंतर्दृष्टि एकत्रित करना

सबसे बड़े मुद्दों में से एक यह है कि कर्मचारी अंतर्दृष्टि एकत्र करने के लिए शायद ही कोई प्रक्रिया होती है।

मैं प्रतिक्रिया के बारे में बात नहीं कर रहा हूँ.

मैंने हाल ही में सिक्के के उस पहलू के बारे में बहुत कुछ लिखा है। सुनिश्चित करें कि आपके निर्णय कर्मचारियों को पसंद आएं और उनके अनुभव को बेहतर बनाएं। लेकिन यह एक प्रतिक्रियाशील दृष्टिकोण है, और मैं हाल ही में इसके बारे में सोच रहा हूं कि इसके बजाय इसे सक्रिय बनाया जाए।

निर्णय लेने की प्रगति शुरू होने से पहले जितना संभव हो उतनी अंतर्दृष्टि प्राप्त करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप सही चीज़ पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं।

आतिफ ने इसे डाउनस्ट्रीम काम को अपस्ट्रीम की ओर ले जाना कहा। किसी समस्या को एक निश्चित समय सीमा या एक निश्चित बजट के भीतर हल करने की आवश्यकता के बिना विचारों को प्रवाहित करने की अनुमति देकर दबाव को कम करें।

स्वतंत्र जानकारी इकट्ठा करें, और आप पैटर्न देखना शुरू कर देंगे। कुछ लोग इसे डेटा-संचालित निर्णय-प्रक्रिया कह सकते हैं, लेकिन यह थोड़ा अलग है। फीडबैक के माध्यम से इसे ठीक करने का तरीका सीखने के बजाय, यह ऐसे प्रश्न खड़े करेगा जिन पर आपने कभी विचार नहीं किया होगा।

अनजान।

आत्मविश्वास से अज्ञात में उद्यम करें

"जैसा कि हम जानते हैं, अनेक जाने - माने प्रसिद्ध व्यक्ति हैं; ऐसी चीजें हैं जिन्हें हम जानते हैं हम जानते हैं। हम यह भी जानते हैं कि ज्ञात अज्ञात भी हैं; कहने का तात्पर्य यह है कि, हम जानते हैं कि कुछ चीजें हैं जो हम नहीं जानते हैं। लेकिन अज्ञात अज्ञात भी हैं—जिन्हें हम नहीं जानते, हम नहीं जानते।” -डोनाल्ड रम्सफेल्ड

यह उद्धरण-चाहे इसका संदर्भ कुछ भी हो-मुझे हमेशा आकर्षित करता रहा है। क्योंकि जैसे ही आप यह स्वीकार करना शुरू करते हैं कि अज्ञात चीजें हैं, यह आपको उन सभी चीजों पर सवाल उठाना शुरू कर देता है जिनके बारे में आप सोचते हैं कि आप जानते हैं ।

यह जोसेफ लुफ़्ट और हैरिंगटन इंघम की जौहरी विंडो पर एक मोड़ है। बहुत सरलता से (मेरे मनोविज्ञान के प्रोफेसर को न कहें), जोहारी विंडो एक दो-दो मैट्रिक्स है जिसमें स्वयं और दूसरों दोनों के लिए ज्ञात चीजें शामिल हैं, स्वयं के लिए ज्ञात और दूसरों के लिए अज्ञात, स्वयं के लिए अज्ञात और दूसरों के लिए ज्ञात, और स्वयं और दूसरों दोनों के लिए अज्ञात।

यह इस तरह दिखता है, क्रमशः एरिना, फ़ाकेड, ब्लाइंड स्पॉट और अज्ञात नामक चतुर्भुजों के साथ।

जबकि जोहारी विंडो तकनीक इस बात पर आधारित है कि विषय स्वयं को, दूसरों को और दोनों के बीच संबंधों को कैसे देखते हैं, यह मेरी बात का एक अच्छा दृश्य है।

अक्सर, हम, प्रबंधकों और अधिकारियों के रूप में, दिखावे के आधार पर कार्य करने का प्रयास करते हैं। अपने कर्मचारियों को दिखाएँ कि हमारे पास उत्तर हैं और उन्हें बस हमारे अनुभव से सीखने की ज़रूरत है।

हममें से कुछ लोग, विशेष रूप से सफल लोग, अंध स्थान को स्वीकार कर रहे होंगे। यह स्वीकार करते हुए कि हम सब कुछ नहीं जानते हैं और हमें मदद माँगनी चाहिए।

लेकिन असली बाहरी कारक, कंपनियां और नेता जो उद्योग, क्षेत्र और दुनिया में बदलाव को प्रभावित करते हैं, वे ही हैं जो आत्मविश्वास से अज्ञात की ओर बढ़ते हैं। जो सही लोगों को इकट्ठा करने, सही प्रश्न पूछने और ऐसे उत्तर ढूंढने के इच्छुक हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता भी नहीं थी।

प्रगतिशील समस्या-समाधान के चरण

यहां मैं आतिफ और उसके शानदार, दशकों लंबे करियर से संगठनों को नई ऊंचाइयों पर ले जाने वाली कुछ बातें उधार लूंगा। इस नई मानसिकता में तीन प्रमुख चरण हैं जिन्हें मैं प्रगतिशील समस्या-समाधान कहूंगा।

अन्वेषण

इस चरण के दौरान, विभिन्न स्रोतों से यथासंभव अधिक जानकारी एकत्र करने पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए। इसमें न केवल कर्मचारी और प्रबंधन जैसे आंतरिक हितधारक शामिल हैं बल्कि ग्राहक, बाजार और उद्योग के रुझान जैसे बाहरी स्रोत भी शामिल हैं।

इस चरण के दौरान कुछ भी चर्चा से बाहर नहीं होना चाहिए - मुख्य बात यह है कि समस्या या सर्वोत्तम समाधान के बारे में किसी भी पूर्वकल्पित धारणा या पूर्वाग्रह के बिना जितना संभव हो उतना पता लगाया जाए।

प्रश्न पूछें!

पूछताछ अन्वेषण चरण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह कई दृष्टिकोणों, बेतुके विचारों, बाहरी दृष्टिकोणों और यहां तक कि स्पष्ट असहमतिपूर्ण राय के साथ जुड़ने का समय है।

ओपन-एंडेड प्रश्न पूछें, सोचने के नए तरीकों को प्रोत्साहित करें और एक ऐसी संस्कृति को बढ़ावा दें जहां हर विचार विचार करने योग्य हो। समझने की कोशिश करें, धारणाओं को प्रमाणित करने की नहीं। यह अमूल्य अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है जो नए समाधानों को उजागर करने में मदद कर सकता है।

एक सामान्य चुनौती बनाएँ

एकत्रित अंतर्दृष्टि लें और उस समस्या को परिभाषित करें जिसे आप हल करने का प्रयास कर रहे हैं। यह एक सहयोगात्मक प्रक्रिया होनी चाहिए जिसमें सभी शामिल हों। हर किसी को समस्या और चुनौती से जुड़े स्पष्ट मापदंडों को व्यापक रूप से समझना चाहिए।

यह सभी के लिए एक समान लक्ष्य बनाता है और टीम के मिशन को एकीकृत करता है।

संरेखण

एक बार समस्या परिभाषित हो जाने के बाद, समाधान के लिए सभी को एक साथ लाने का समय आ गया है। संरेखण चरण में एकत्रित अंतर्दृष्टि को साझा करना, संभावित समाधानों पर सहयोग और विचार-मंथन करना और आगे बढ़ने के एकीकृत तरीके पर सहमति प्राप्त करना शामिल है।

यह समस्या-समाधान की दिशा में यथार्थवादी दृष्टिकोण, अपेक्षाओं और योगदान विधियों के लिए भी मंच तैयार करता है।

किसी समाधान पर जुटना

विचारों को साझा करने और खुले संचार के माध्यम से, टीम को समस्या के संभावित समाधानों पर जुटना शुरू करना चाहिए। इस स्तर पर लक्ष्य किसी समाधान की ओर भागना नहीं है, बल्कि उस इष्टतम समाधान की पहचान करना है जिसके साथ हर कोई जुड़ सकता है।

हाँ लेकिन…

क्या आपने कभी इम्प्रोव क्लास ली है? पहले अभ्यासों में से एक है "हां, और..." जहां आपको दूसरे कलाकार द्वारा शुरू की गई हर चीज़ को आगे बढ़ाना है। यह अक्सर जंगली, अप्रत्याशित परिदृश्यों की ओर ले जाता है।

जरूरी नहीं कि आप बिजनेस सेटिंग में उस रास्ते पर जाना चाहें, लेकिन थोड़ा सा बदलाव इसे एक प्रभावी उपकरण बना सकता है।

खुले संचार को प्रोत्साहित करते हुए यह भी सुनिश्चित करें कि रचनात्मक आलोचना का स्वागत किया जाए।

"हां, लेकिन..." तकनीक इस चरण के दौरान विशेष रूप से उपयोगी हो सकती है जहां किसी विचार को सिरे से खारिज करने के बजाय, इसके संभावित संशोधनों या सुधारों के बारे में सोचने के लिए तैयार रहें।

कार्यान्वयन

एक बार जब समाधान पर संरेखण हो जाए, तो डाउनस्ट्रीम की ओर बढ़ना शुरू करने का समय आ गया है। स्पष्ट भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ स्थापित की जानी चाहिए, और कार्यान्वयन की एक विस्तृत योजना तैयार की जानी चाहिए। टीम के सदस्यों के लिए योजना में अपनी भूमिका को समझना और समायोजन के लिए लचीला बने रहना महत्वपूर्ण है।

लेकिन याद रखें कि इस बिंदु पर, अभी भी कोई जोखिम शामिल नहीं है। कोई बजट आवंटित नहीं किया गया, कोई संसाधन खर्च नहीं किये गये। टीम के सदस्यों को अपनी भूमिका के बारे में संदेह व्यक्त करने या किसी बड़ी भूमिका के लिए दबाव डालने में सहज महसूस करना चाहिए।

उन कार्यों को स्पष्ट रूप से बताएं जिनके लिए हर कोई प्रतिबद्ध होगा और अंतिम निर्णय की ओर बढ़ेंगे।

थिंक टैंक का निर्माण

एक अंतिम बात। दीवारें खड़ी करना बंद करो.

जब आप उत्तर ढूंढ रहे हों, या किसी चट्टान से अज्ञात में छलांग लगा रहे हों, तो आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह है खुद को अलग करना। अलग-अलग विभागों से जितना हो सके उतने अलग-अलग लोगों को शामिल करें।

इस पर इस तरीके से विचार करें।

इस विचार के लिए हमें किन योग्यताओं की आवश्यकता है—किस पद की नहीं। "हमें इस पर मार्केटिंग करनी चाहिए" उतना अच्छा नहीं है जितना "हमें कमरे में एक रचनात्मक डिजाइन दिमाग लाना चाहिए।"

इसका एक हिस्सा नियुक्ति प्रक्रिया के दौरान आना होगा, लेकिन यह बातचीत किसी और दिन के लिए है।

अभी के लिए, उपाय यह है कि ऐसे थिंक टैंक बनाएं जिनमें वे लोग शामिल हों जिन पर आप आम तौर से ध्यान नहीं दे पाते। उत्पाद डिज़ाइन वार्तालाप के लिए ग्राहक सहायता कर्मचारी, या जनसंपर्क निर्णय के लिए वित्त प्रबंधक।

हर कोई उस विभाग तक सीमित नहीं है जिसमें वे काम करते हैं।

अंतिम विचार

आतिफ के साथ मेरी बातचीत में विचार करने के लिए बहुत कुछ है, और लिंक्डइन पर उसका न्यूज़लेटर उन लोगों के लिए अनिवार्य है जो व्यावसायिक सफलता चाहते हैं। यदि आप उनका पूरा साक्षात्कार सुनना चाहते हैं, तो सक्सेस स्टोरी यूट्यूब पेज पर जाएं।

फिलहाल, मैं अज्ञात से बचना बंद कर दूंगा और अपनी निर्णय लेने की प्रक्रिया में अधिक लोगों को शामिल करने पर ध्यान केंद्रित करूंगा। मुझे यह सुनना अच्छा लगेगा कि आप इसके बारे में क्या सोचते हैं!

यदि आपको यह लेख अच्छा लगा तो मुझे आपसे सुनना अच्छा लगेगा।

मुझे [email protected] पर लिखें या मुझे @ScottDClary पर ट्वीट करें और मैं हर किसी से संपर्क करने की पूरी कोशिश करूंगा!