Gérer des équipes d'ingénierie à distance : comment, pourquoi, quand

Au moment d'écrire ces lignes, la majeure partie du monde est en train de télétravailler depuis deux ans - entièrement ou partiellement. La plupart des chefs d'équipe ont testé différents outils et tactiques de gestion et se sont fait une opinion éclairée sur les avantages et les inconvénients du travail à domicile.

Statistiquement, la communication et la gestion d'équipe sont les plus grands défis auxquels les dirigeants sont confrontés.

En tant qu'entreprise entièrement distante aidant d'autres équipes à passer au travail en ligne et à améliorer la communication entre les coéquipiers, l'équipe oVice a décidé de partager nos façons de gérer les défis de gestion d'équipe à distance les plus courants.

Voici nos réponses à 7 questions urgentes sur la communication en équipe à distance.

1. Comment vérifiez-vous si les employés sont "sur l'horloge"

Comme la plupart des coéquipiers ont Slack, des messageries et des outils de collaboration sur leurs smartphones, ils peuvent répondre aux messages lorsqu'ils ne sont pas à leur bureau. Par conséquent, les managers n'ont aucun moyen de savoir si un employé travaille réellement toute la journée.

Puisque le projet clé de notre équipe est un bureau virtuel pour les équipes distantes, nous utilisons notre propre outil pour contrôler la disponibilité. À tout moment, nous pouvons jeter un coup d'œil à l'espace de bureau et voir qui travaille.

Lorsqu'un responsable souhaite obtenir une mise à jour rapide de l'état d'un ingénieur, il peut s'adresser à lui pour une équipe occasionnelle. Grâce à oVice, nous pouvons communiquer de manière transparente avec les personnes de nos succursales au Japon et en Corée du Sud.

Quant aux alternatives n'impliquant pas de bureaux virtuels, vous pouvez essayer ce qui suit :

• Chaînes de disponibilité et de présence sur Slack . À moins que les coéquipiers n'affichent sur le canal #présence qu'ils ne sont pas disponibles en précisant le nombre d'heures de repos dont ils ont besoin, vous, en tant que responsable, avez le droit d'attendre une disponibilité.
• Des heures de travail fixes pour chaque membre pendant lesquelles vous vous attendez à ce qu'ils soient disponibles. Étant donné que les équipes réparties sont souvent internationales, la coordination des fuseaux horaires peut être pénible. À cette fin, vous pouvez demander à chaque membre de l'équipe de spécifier ses heures de travail dans un seul fuseau horaire et de vous attendre à ce qu'il soit disponible pour les appels et les messages à ce moment-là.
• Suivi des performances orienté tâche . Pour diriger une équipe à distance productive, vous n'avez pas besoin de savoir si tout le monde « chronomètre » ses heures s'il fait le travail. Passer d'un suivi des performances axé sur le temps à un suivi des tâches nécessite une certaine réorganisation, mais c'est facile à faire avec des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana, Scrum régulier et des réunions de mise à jour de statut.

2. Comment obtenez-vous des mises à jour de statut de vos coéquipiers

Bien que les réunions scrum et stand-up soient utiles pour rassembler l'équipe et partager ce que tout le monde fait, il ne sert à rien de les tenir "juste parce que". Si vous, en tant que manager, avez cessé d'obtenir des informations utiles des mêlées quotidiennes, voici quelques façons d'améliorer leur rendement :

• Démarrez un canal Slack personnel pour chaque membre de l'équipe où ils peuvent publier des questions, des préoccupations, des mises à jour de projet et des informations pertinentes. Le manager et tous les membres de l'équipe peuvent suivre les comptes des autres et rester au courant des dernières nouvelles et statuts.
• Gardez un bref aperçu des mises à jour de l'état du projet sur Notion . De cette façon, vous responsabiliserez les ingénieurs et les encouragerez à faire des projections réalistes lors des réunions. De plus, l'analyse des journaux de réunion donne aux responsables une idée de ce dont l'équipe a discuté, était préoccupée et accomplie au cours de la semaine/du mois.
• Encouragez le partage public des mises à jour . Plutôt que d'échanger des DM, créez une culture de partage de données dans les canaux Slack publics. Ce petit ajustement aide à améliorer la connaissance de la situation de toute l'équipe et facilite grandement le suivi des brainstormings, des révisions de code et des sessions de questions-réponses spontanées entre coéquipiers.

3. Comment intégrer les nouvelles recrues de manière transparente

Pour une nouvelle recrue, rejoindre une entreprise entièrement à distance peut être un cauchemar - vous ne connaissez personne et ne savez pas par où commencer. Tout va trop vite et tout le monde semble trop occupé pour passer plus de temps avec vous.

Les gestionnaires doivent reconnaître la nécessité d'encadrer et de superviser les nouvelles recrues. D'après notre expérience, en dehors du bureau virtuel où les nouveaux arrivants peuvent poser avec désinvolture des questions techniques ou liées au travail aux membres seniors, les éléments suivants ont été extrêmement utiles :

• Robot d'intégration Slack qui guide un employé à travers toutes les étapes de la configuration des comptes d'entreprise, de la paie et de la configuration des contacts individuels.
• Organigramme qui montre ce dont vos coéquipiers sont responsables. C'est un excellent point de départ pour les nouveaux employés, car ils savent à qui s'adresser.
• Chaîne Slack dédiée à l'accueil des nouveaux arrivants - ici, chaque personne rejoignant l'équipe peut se présenter brièvement et aborder ses expériences précédentes, ses passe-temps, ses intérêts et d'autres informations pertinentes.
• Des mentors assignés qui deviennent un point de référence pour une nouvelle recrue . Vous avez une demande d'avis ? Informez-en votre mentor. Vous avez trouvé une partie déroutante dans la documentation ? Votre mentor est là pour répondre à vos préoccupations. De plus, c'est une bonne idée d'encourager les mentors à présenter les juniors à d'autres coéquipiers afin que les nouvelles recrues soient intégrées rapidement et de manière transparente dans le lieu de travail.

4. Comment encourager la formation des employés à distance

Le travail à distance a rendu beaucoup plus difficile l'organisation d'ateliers à l'échelle de l'entreprise et de réunions de partage des connaissances, obligeant les développeurs à faire un effort supplémentaire et à trouver des moyens d'encourager leurs coéquipiers à se développer professionnellement.

La bonne nouvelle est que le travail à distance ne met pas un terme à la formation des employés. Voici comment nous procédons pour assurer la croissance et le développement du projet :

• Découvrez quelles transitions professionnelles les coéquipiers souhaitent effectuer lors d'appels individuels . Se sentir sans inspiration dans leur travail peut amener même les développeurs FAANG à quitter leur emploi. Pour vous assurer que vos coéquipiers ne s'ennuient pas avec leurs tâches quotidiennes, allouez du temps lors des appels de rattrapage pour savoir s'il y a des transitions de rôle ou de nouvelles compétences qu'un employé souhaite acquérir.
• Encouragez les expériences . L'apprentissage par la pratique est l'un des meilleurs moyens pour les employés à distance de poursuivre leur formation et leur développement professionnel. Cependant, ce n'est pas faisable lorsque les ingénieurs sont submergés de tâches urgentes et monotones à effectuer dès que possible. Assurez-vous de donner à vos coéquipiers le temps de tester de nouvelles hypothèses, de rechercher les sujets qui les intéressent, de réfléchir au développement de produits, etc., que ce soit par le biais de vendredis de projets parallèles ou de quelques heures «d'exploration» chaque jour.
• Encouragez les employés à entrer en contact avec des personnes extérieures à leurs équipes . Cette stratégie est bénéfique à plusieurs égards : donner aux ingénieurs une vue d'ensemble du développement de produits, permettre le partage des connaissances et aider les coéquipiers à favoriser les relations personnelles.

5. Comment éviter la microgestion

Dans un lieu de travail distribué, il est plus facile de céder à la tentation de souffler sur le cou de chaque coéquipier avec un "Hé, je viens de vérifier" que cela ne l'a jamais été au bureau. Ce type de microgestion ronge le temps d'un chef d'équipe et personne dans l'équipe ne l'aime.

Voici comment les responsables d'oVice supervisent de manière transparente les ingénieurs d'oVice sans être des bousculades.

• Observez, n'intervenez pas . Vérifier de temps en temps l'activité de Slack donne un aperçu de la dynamique de l'équipe, des préoccupations des gens, des questions et des incendies à éteindre. La plupart du temps, vous pouvez en apprendre plus en regardant vos coéquipiers interagir plutôt qu'en tirant chacun d'eux sur un 1 contre 1.
• Soyez là pour aider, pas pour juger . Gardez à l'esprit qu'un message de rattrapage peut évoquer différentes réponses émotionnelles en fonction de votre intention. Si un responsable prend contact avec un employé pour le féliciter ou lui faire une suggestion utile, la plupart des coéquipiers seront ravis d'obtenir un engagement supplémentaire. Cependant, si vous intervenez parce que vous êtes méfiant ou inquiet, les ingénieurs de votre équipe se sentiront microgérés.

6. Comment garder les réunions naturelles

Une communication interpersonnelle fluide est l'un des avantages des lieux de travail de bureau. Dans une équipe à distance, il est courant de perdre la concentration pendant les réunions, d'effectuer plusieurs tâches ou d'attendre silencieusement que la discussion soit terminée.

Pour créer un flux de communication fluide, les chefs d'équipe d'ingénierie peuvent :

• Éloignez-vous des ordres du jour, des objectifs et des puces . Organiser tout ce que vous voulez dire lors d'une réunion permet de gagner beaucoup de temps, mais cela laisse les équipes sans "répit". Si vos derniers appels avec des ingénieurs vous semblent robotiques et scénarisés, il est peut-être temps de vérifier si votre agenda n'est pas trop rigide ou si votre emploi du temps n'est pas trop optimiste. Donner à tous les participants 10 minutes supplémentaires pour bavarder ou exprimer leurs préoccupations aide à rassembler l'équipe.
• Ne vous précipitez pas pour conclure la réunion plus tôt . Si vous mettez une réunion toutes les heures à l'ordre du jour, vous pouvez ralentir les choses et discuter de tout ce dont vous avez besoin. Après tout, gagner 10 minutes supplémentaires en concluant plus tôt ne fait qu'encourager le défilement insensé des médias sociaux et la perte de concentration avant le prochain engagement. D'un autre côté, si vous continuez à manquer de questions à discuter et qu'il reste beaucoup de temps, c'est une bonne idée de réduire le temps de réunion en règle générale.

7. Comment synchroniser l'équipe Office et l'équipe distante

Un lieu de travail hybride - permettant aux gens de choisir s'ils viennent au bureau ou travaillent à domicile - est une nouvelle tendance. D'une part, cela donne aux employés une chance d'échapper aux distractions qui les attendent chez eux, ainsi que de se rencontrer en personne et de nouer des liens avec leurs coéquipiers.

D'autre part, les coéquipiers qui ne veulent pas se déplacer et préfèrent travailler à domicile peuvent continuer à faire leur travail à distance.

Diriger une équipe hybride est un défi unique, car cela crée une déconnexion entre l'équipe du bureau et la fraction distante de l'équipe. Souvent, la moitié distribuée de l'équipe n'est pas au courant des activités des employés internes, de sorte que les ingénieurs peuvent se sentir exclus.

Pour combler l'écart, les responsables d'équipes hybrides doivent :

• Encouragez l'équipe du bureau à communiquer par des moyens accessibles à l'équipe distante : plates-formes Slack, e-mail et collaboration.
• Organisez des soirées jeux et des réunions de team building à distance afin que toute l'équipe puisse se joindre.
• Documentez (et enregistrez) toutes les réunions de bureau uniquement pour tenir les développeurs travaillant à distance informés.

En tant qu'idée, produit et équipe, oVice est né pendant la pandémie de COVID. Notre équipe est entièrement distante - certains coéquipiers se rencontrent dans la vraie vie, d'autres ne se sont jamais parlé en personne. Néanmoins, en deux ans, nous sommes passés à plus de 150 employés et continuons de croître.

Grâce à notre technologie de bureau virtuel, nous aidons les équipes distantes et hybrides à rester connectées. Depuis son lancement, oVice soutient plus de 2 200 organisations dans le monde entier.

Récemment, nous avons remanié l'interface de la plateforme. La mise à jour est en direct sur l' espace de visite oVice - consultez-le et découvrez comment les bureaux virtuels peuvent aider votre équipe à rester connectée et productive. Nous sommes ravis de voir vos commentaires et de répondre à vos questions.