Comment réduire les écarts de communication au travail

Qu'est-ce qui fait ou défait un projet au travail ? Qu'est-ce qui détermine si les employés aiment travailler ensemble ou essaient d'éviter tout ce qui nécessite une collaboration ? Quel facteur permet aux managers de responsabiliser les membres de leur équipe ? Qu'est-ce qui établit la confiance avec les parties prenantes ?

Communication efficace. C'est un ingrédient clé pour travailler ensemble, faire avancer votre carrière et faire du travail une expérience heureuse. Lorsque la communication est interrompue au travail, plus de temps est perdu à combler les lacunes dans l'alignement et les attentes et moins dans le travail productif.

Complétez-le avec toute la frustration, le stress et l'anxiété qui viennent du sentiment que c'est hors de votre contrôle, et rien que vous puissiez faire pour l'améliorer.

Dans un environnement d'équipe, lorsque vous comprenez les nuances d'une communication efficace, vous pouvez appliquer des stratégies pour réduire les effets d'une mauvaise communication.

Au lieu de rechercher un alignement parfait, ce qui est impossible dans un contexte de groupe et ne fera qu'ajouter à un sentiment de déception, concentrez-vous sur ce qui est sous votre contrôle et sur les pratiques que vous pouvez adopter pour rendre la collaboration avec les autres moins douloureuse et plus amusante.

Regarder vers l'intérieur vos propres comportements et actions - quelles lacunes existent, quels changements sont nécessaires, ce que vous pouvez faire - est stimulant. C'est un changement de mentalité subtil qui est très efficace pour contrôler votre propre expérience de travail.

Il est temps de s'en soucier; il est temps de prendre ses responsabilités; il est temps de diriger; Il est temps pour un changement; il est temps d'être fidèle à notre plus grand moi; il est temps d'arrêter de blâmer les autres.

—Steve Maraboli

Lorsque j'ai rencontré des problèmes de communication au travail, j'ai adopté le cadre commencer, arrêter et continuer. Ce cadre, bien que connu pour les rétrospectives d'équipe, la définition d'objectifs de développement personnel, et le fait de donner et d'obtenir des commentaires, est également très utile pour adopter des pratiques de communication afin de combler les lacunes de communication au travail.

C'est ainsi que fonctionne le framework start, stop et continue. Réfléchissez à vos projets, discussions et réunions passés. Réfléchissez aux défis de communication auxquels vous avez été confrontés : ce qui a fonctionné, ce qui a causé des problèmes et les initiatives que vous auriez pu prendre pour réduire ces écarts.

Ensuite, écrivez :

1. Commencer : Quels comportements devez-vous adopter et quelles actions proactives devez-vous commencer à prendre pour réduire les problèmes de communication au travail ?

   
   

2. Stop : Quels comportements et actions ne sont pas utiles et ne font qu'aggraver les problèmes ?

   
   

3. Continuer : quels comportements et actions ont été utiles et que vous devez continuer ?

Vous devez créer votre propre version de démarrer, arrêter et continuer, et en faire une habitude mensuelle pour réfléchir, adapter et affiner.

L'ouverture, la flexibilité et la curiosité vous permettront de briser le cycle négatif de la rumination qui ne fait que perdre du temps, et de le consacrer à la place à des comportements et actions constructifs.

C'est ainsi que je mets le cadre de démarrage, d'arrêt et de poursuite de la pratique. Vous pouvez l'adapter à votre contexte et à vos circonstances spécifiques.

Pour réduire les écarts de communication, commencez à le faire

Au lieu de pointer du doigt ce qui est inutile et conduit à des comportements autodestructeurs, j'ai décidé de découvrir des comportements qui avaient une chance de réduire les problèmes de communication mais qui n'ont jamais été mis en œuvre.

Après avoir disséqué des conversations passées, des conflits et d'autres moments difficiles, j'ai commencé à intégrer ces pratiques dans mes conversations quotidiennes :

1. Passez du temps au début du projet à clarifier les dépendances et à rechercher l'alignement. Laisser cela à une étape ultérieure crée des frictions entre les équipes, rompt la confiance et rend la collaboration avec les autres beaucoup plus difficile.

   
   

2. Soyez explicite sur vos besoins. Besoin d'une formation, d'un accès à une ressource particulière, d'un contexte entourant un problème, d'une clarification des besoins ou même de l'aide des autres ? Arrêtez de supposer que les autres savent ce que vous voulez et demandez-le explicitement.

   
   

3. Si quelque chose est important, il mérite l'attention. La seule façon de s'assurer qu'il est entendu est de le répéter. Continuez jusqu'à ce que ce soit évident pour tout le monde. La répétition peut irriter quelques personnes, mais il vaut mieux irriter que laisser place à la confusion.

   
   

4. Arrêtez de faire semblant d'écouter et faites réellement attention et soyez présent. Éloignez les distractions (courriel, chat, téléphone) et engagez-vous à faire partie de la conversation, tant mentalement que physiquement. Vous vous retrouverez avec de meilleures solutions et de bien meilleurs résultats.

   
   

5. Si vous ne prévoyez pas de faire quelque chose, ne dites pas « Peut-être » ou « Je vais y réfléchir ». Dis non. Ils vont être déçus de toute façon. Mieux vaut être franc.

   
   

6. Énoncez clairement l'intention lorsque vous communiquez quelque chose de difficile ou tout ce qui risque d'être mal interprété.

A écouter avec curiosité. Parlez avec honnêteté. Agir avec intégrité. Le plus grand problème avec la communication est que nous n'écoutons pas pour comprendre. Nous écoutons pour répondre. Lorsque nous écoutons avec curiosité, nous n'écoutons pas avec l'intention de répondre. Nous écoutons ce qu'il y a derrière les mots.

—Roy T. Bennett

Pour réduire les écarts de communication, arrêtez de faire ça

Pour m'assurer que mon propre comportement et mes actions n'entravent pas ma façon de collaborer, de communiquer et de travailler avec les autres, j'ai décidé d'arrêter de faire ceci :

1. Les discussions sont conçues autour de pointer du doigt et d'identifier qui est en faute au lieu de trouver des solutions.

   
   

2. Privilégier les objectifs individuels au succès en équipe.

   
   

3. Utiliser des excuses et la mentalité de victime pour justifier les résultats.

   
   

4. Refuser de prendre ses responsabilités.

   
   

5. Cacher les problèmes avec une explication superficielle au lieu de creuser plus profondément.

   
   

6. Couvrir les erreurs au lieu d'en parler ouvertement et trouver des moyens d'aller de l'avant.

   
   

7. Lorsque quelque chose ne se passe pas comme prévu, et en supposant que les gens ont de mauvaises intentions au lieu de prendre en compte des facteurs situationnels et autres.

   
   

8. En supposant que tout le monde a le contexte et la clarté nécessaires pour prendre de bonnes décisions sans faire l'effort de les concrétiser.

   
   

9. Laisser mon ego entraver une conversation utile.

   
   

10. Devenir un goulot d'étranglement en gardant toutes les informations pour moi et en ne les partageant pas avec les autres.

    
    

11. Éviter les conflits au lieu de les affronter de front.

Nous ne pouvons pas contrôler la façon dont les gens interprètent nos idées ou nos pensées, mais nous pouvons contrôler les mots et les tons que nous choisissons pour les transmettre. La paix se construit sur la compréhension, et les guerres se construisent sur des malentendus.

—Suzy Kassem

Pour réduire les écarts de communication, continuez à le faire

Trop se concentrer sur le négatif enlève votre pouvoir d'identifier ce qui fonctionne bien. Examiner vos comportements et actions positifs, aussi petits soient-ils, et les utiliser de manière stratégique peut désarmer les autres, renforcer la confiance et mettre en lumière vos points forts.

C'est aussi un excellent moyen de vous assurer que votre travail est visible et reconnu par les autres.

Je compte sur ces comportements et actions depuis des années, et ils m'ont très bien servi en laissant moins de lacunes dans ma communication :

1. Partager des mises à jour hebdomadaires avec mon responsable et d'autres parties prenantes. Mettez en évidence les étapes clés, les projets en bonne voie, les projets dans une zone à risque et les prochaines étapes. Cette simple mise à jour qui a pris 10 minutes de mon temps m'a permis d'économiser des heures d'efforts dans les réunions - une communication asynchrone proactive a tenu tout le monde au courant des problèmes et des mesures que je prenais pour atténuer les risques.

   
   

   Il était inutile de perdre du temps à se rencontrer et à discuter de quelque chose en face à face qui peut très bien se faire par e-mail.

   
   

2. Adapter le format de communication en fonction du public cible. Cela comprend la détermination des informations qui les intéressent et la langue qu'ils comprennent, par exemple, partager des mises à jour techniques avec mon responsable tout en se concentrant sur les mesures commerciales avec les parties prenantes du produit et de l'entreprise.

   
   

3. Comprendre le canal (email, face à face, chat) qui leur convient le mieux pour recevoir ces mises à jour et s'aligner sur la fréquence de ces communications. Avec tout le monde aligné, moins de temps est perdu dans des conversations ad hoc.

   
   

4. Documenter les hypothèses et observations clés (au lieu de les garder dans ma tête) et obtenir l'approbation des parties prenantes avant de commencer le développement afin de réduire les lacunes dans la compréhension, réduisant ainsi le nombre d'erreurs évitables.

   
   

5. Être clair et explicite sur les délais en faisant une estimation appropriée de l'effort au lieu d'être vague avec mon engagement.

   
   

6. Tenir les autres responsables de s'en tenir à leur part de l'accord et s'assurer qu'ils comprennent l'impact de ne pas répondre à ces attentes.

   
   

7. S'aligner sur les critères de réussite - comment cela sera mesuré - pour éviter de se retrouver avec un résultat qui ne répond pas aux attentes des autres, par exemple, si je dois fournir des points de terminaison d'API avec certaines fonctionnalités, convenez dès le départ de ce qui fait le succès de ces points de terminaison (format , codes d'erreur, QPS, temps de réponse, etc.).

Vous ne pouvez pas trouver un environnement de travail parfait avec un alignement à 100 % entre les personnes et les équipes. Les problèmes de communication sont inévitables lorsque des personnes d'horizons, de contextes, de compétences et d'aspirations différents travaillent ensemble.

Cependant, ne présumez pas que les choses s'amélioreront d'elles-mêmes. Ne berce pas. Ne vous plaignez pas. N'acceptez pas le statu quo et apprenez à vivre avec les problèmes de communication. Adoptez le cadre de démarrage, d'arrêt et de poursuite et faites partie du changement.

Vous pouvez vous décourager plusieurs fois, mais vous n'êtes pas un échec jusqu'à ce que vous commenciez à blâmer quelqu'un d'autre et arrêtiez d'essayer.

—John Burroughs

Résumé

1. Une bonne communication donne du pouvoir. Cela renforce la confiance, augmente la productivité et inspire la coopération. Une mauvaise communication laisse les gens insatisfaits, incompris ou sans importance.

   
   

2. Aucun lieu de travail n'est exempt de problèmes de communication. Cependant, blâmer les autres ne résoudra pas le problème. Regardez intérieurement votre propre comportement et vos actions.

   
   

3. Adoptez ces pratiques pour laisser moins de vides dans votre communication : clarifiez les dépendances, soyez explicite sur vos besoins, utilisez la répétition, faites attention, apprenez à dire non et énoncez votre intention.

   
   

4. Débarrassez-vous des comportements et des actions qui rendent la communication plus difficile au lieu de la faciliter - pointer du doigt, utiliser des excuses, refuser de prendre ses responsabilités, assumer de mauvaises intentions, devenir un goulot d'étranglement ou éviter les conflits.

   
   

5. Continuez à mettre l'accent sur les bonnes pratiques de communication qui donnent des résultats positifs : partagez les mises à jour, adaptez-vous au public, documentez les hypothèses, indiquez explicitement les échéanciers et faites partie d'une définition commune du succès.

Précédemment publié ici .