Gestión de equipos de ingeniería remotos: cómo, por qué, cuándo

En el momento de escribir este artículo, la mayor parte del mundo tiene dos años de teletrabajo, total o parcialmente. La mayoría de los líderes de equipo han probado diferentes herramientas y tácticas de gestión y se han formado opiniones informadas sobre las ventajas y desventajas de trabajar desde casa.

Estadísticamente, la comunicación y la gestión de equipos son los mayores desafíos a los que se enfrentan los líderes.

Como una empresa totalmente remota que ayuda a otros equipos a hacer la transición al trabajo en línea y a mejorar la comunicación entre compañeros de equipo, el equipo de oVice decidió compartir nuestras formas de manejar los desafíos más comunes de administración remota de equipos.

Aquí están nuestras respuestas a 7 preguntas apremiantes sobre comunicación de equipos remotos.

1. ¿Cómo verifica si los empleados están "en horario"?

Como la mayoría de los compañeros de equipo tienen Slack, mensajeros y herramientas de colaboración en sus teléfonos inteligentes, pueden responder mensajes cuando no están en sus escritorios. Como resultado, los gerentes no tienen forma de saber si un empleado realmente está trabajando durante todo el día.

Dado que el proyecto clave de nuestro equipo es una oficina virtual para equipos remotos, utilizamos nuestra propia herramienta para controlar la disponibilidad. En cualquier momento podemos echar un vistazo al espacio de la oficina y ver quién está trabajando.

Cuando un gerente quiere obtener una actualización de estado rápida de un ingeniero, puede acercarse a él para un equipo informal. A través de oVice, podemos conectarnos sin problemas con las personas en nuestras sucursales en Japón y Corea del Sur.

En cuanto a las alternativas que no involucran oficinas virtuales, puedes probar lo siguiente:

• Canales de disponibilidad y asistencia en Slack . A menos que los compañeros de equipo publiquen en el canal #attendance que no están disponibles especificando la cantidad de tiempo libre que necesitan, usted como gerente tiene derecho a esperar disponibilidad.
• Horario de trabajo fijo para cada miembro durante el cual espera que estén disponibles. Dado que los equipos distribuidos suelen ser internacionales, la coordinación de las zonas horarias puede ser una molestia. Con ese fin, puede hacer que cada miembro del equipo especifique sus horas de trabajo en una sola zona horaria y esperar encontrarlos disponibles para llamadas y mensajes en ese momento.
• Seguimiento del rendimiento orientado a tareas . Para ejecutar un equipo remoto productivo, no necesita saber si todos están "cronometrando" sus horas si hacen el trabajo. Cambiar el enfoque del seguimiento del rendimiento orientado al tiempo al orientado a tareas requiere cierta reorganización, pero es fácil de hacer con herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana, scrum regulares y reuniones de actualización de estado.

2. ¿Cómo obtienes actualizaciones de estado de tus compañeros de equipo?

Si bien las reuniones de scrum y standup son útiles para unir al equipo y compartir lo que todos están haciendo, no tiene sentido celebrarlas “solo porque sí”. Si usted, como gerente, dejó de obtener información útil de los scrums diarios, aquí hay algunas formas de mejorar su rendimiento:

• Inicie un canal de Slack personal para cada miembro del equipo donde puedan publicar preguntas, inquietudes, actualizaciones de proyectos e información relevante. Tanto el gerente como todos los miembros del equipo pueden seguir las cuentas de los demás y mantenerse al tanto de las últimas noticias y estados.
• Mantenga un breve resumen de las actualizaciones del estado del proyecto en Notion . De esta manera, mantendrá a los ingenieros responsables y los alentará a hacer proyecciones realistas en las reuniones. Además, escanear los registros de las reuniones les da a los gerentes una idea de lo que el equipo discutió, preocupó y logró durante la semana o el mes.
• Fomentar el intercambio público de actualizaciones . En lugar de intercambiar mensajes directos, cree una cultura de compartir datos en canales públicos de Slack. Este pequeño ajuste ayuda a mejorar el conocimiento de la situación de todo el equipo y facilita mucho el seguimiento de lluvias de ideas, revisiones de código y sesiones espontáneas de preguntas y respuestas entre compañeros de equipo.

3. Cómo incorporar nuevos empleados sin problemas

Para un nuevo empleado, unirse a una empresa totalmente remota puede ser una pesadilla: no conoce a nadie y no tiene idea de por dónde empezar. Todo se está moviendo demasiado rápido y todo el mundo parece estar demasiado ocupado para pasar más tiempo contigo.

Los gerentes deben reconocer la necesidad de asesorar y supervisar a los nuevos empleados. En nuestra experiencia, fuera de la oficina virtual donde los recién llegados pueden hacer preguntas técnicas o relacionadas con el trabajo a los miembros senior, lo siguiente fue extremadamente útil:

• Bot de incorporación de Slack que guía a un empleado a través de todas las etapas de configuración de cuentas corporativas, nómina y configuración de 1 a 1.
• Organigrama que muestra de qué son responsables tus compañeros de equipo. Es un excelente punto de partida para los nuevos empleados, ya que saben con quién deben comunicarse.
• Canal de Slack dedicado a dar la bienvenida a los recién llegados : aquí, todos los que se unen al equipo pueden presentarse brevemente y mencionar su experiencia previa, pasatiempos, intereses y otra información relevante.
• Mentores asignados que se convierten en un punto de referencia para una nueva contratación . ¿Tienes una solicitud de revisión? Hágale saber a su mentor al respecto. ¿Encontró una parte confusa en la documentación? Su mentor está aquí para abordar sus inquietudes. Además, es una buena idea alentar a los mentores a presentar a los jóvenes a otros compañeros de equipo para que los nuevos empleados se integren rápida y fácilmente en el lugar de trabajo.

4. Cómo fomentar la capacitación de los empleados de forma remota

El trabajo remoto hizo que la organización de talleres y reuniones de intercambio de conocimientos en toda la empresa fuera mucho más difícil, lo que obligó a los desarrolladores a hacer un esfuerzo adicional y encontrar formas de alentar a los compañeros de equipo a crecer profesionalmente.

La buena noticia es que el teletrabajo no frena la formación de los empleados. Así es como hacemos para garantizar el crecimiento y desarrollo del proyecto:

• Descubra qué transiciones de trabajo quieren hacer los compañeros de equipo durante las llamadas 1 a 1 . Sentirse sin inspiración en sus trabajos puede hacer que incluso los desarrolladores de FAANG renuncien a sus trabajos. Para asegurarse de que sus compañeros de equipo no se aburran con sus tareas diarias, asigne algo de tiempo durante las llamadas de actualización para averiguar si hay transiciones de roles o nuevas habilidades que un empleado quiera aprender.
• Fomente los experimentos . Aprender haciendo es una de las mejores maneras para que los empleados remotos continúen capacitándose y desarrollándose profesionalmente. Sin embargo, no es factible cuando los ingenieros están abrumados con tareas monótonas y urgentes que deben realizarse lo antes posible. Asegúrese de dar tiempo a los compañeros de equipo para probar nuevas hipótesis, investigar los temas que les interesan, reflexionar sobre el desarrollo de productos, etc., ya sea a través de proyectos paralelos los viernes o unas pocas horas de "exploración" todos los días.
• Anime a los empleados a conectarse con personas fuera de sus equipos . Esta estrategia es beneficiosa de varias maneras: brinda a los ingenieros una visión general del desarrollo de productos, permite compartir conocimientos y ayuda a los compañeros de equipo a fomentar las conexiones personales.

5. Cómo evitar la microgestión

En un lugar de trabajo distribuido, es más fácil ceder a la tentación de darle un suspiro a cada compañero de equipo con un “Hola, solo estoy comprobando” que en la oficina. Este tipo de microgestión consume el tiempo de un líder de equipo y no le gusta a nadie en el equipo.

Así es como los gerentes de oVice supervisan a la perfección a los ingenieros en oVice sin ser empujones.

• Observa, no te entrometas . Revisar la actividad de Slack de vez en cuando da una idea de la dinámica del equipo, las preocupaciones de las personas, las preguntas y los incendios que apagar. La mayoría de las veces, puedes aprender más viendo a tus compañeros de equipo interactuar que sacando a cada uno de ellos en un 1-a-1.
• Esté allí para ayudar, no para juzgar . Tenga en cuenta que un mensaje de recuperación puede evocar diferentes respuestas emocionales según su intención. Si un gerente se comunica con un empleado para elogiar o dar una sugerencia útil, la mayoría de los compañeros de equipo estarán felices de obtener un compromiso adicional. Sin embargo, si interviene porque sospecha o está preocupado, los ingenieros de su equipo se sentirán microgestionados.

6. Cómo mantener las reuniones naturales

La comunicación interpersonal fluida es uno de los beneficios de los lugares de trabajo basados en la oficina. En un equipo remoto, es común perder el enfoque durante las reuniones, realizar múltiples tareas o esperar en silencio hasta que finaliza la discusión.

Para crear un flujo de comunicación fluido, los líderes del equipo de ingeniería pueden:

• Aléjese de agendas, objetivos y viñetas . Organizar todo lo que quiere decir en una reunión ayuda a ahorrar mucho tiempo, pero deja a los equipos sin "espacio para respirar". Si sus últimas llamadas con ingenieros se sienten robóticas y programadas, puede ser el momento de verificar si su agenda no es demasiado rígida o si su programación no es demasiado optimista. Dar a todos los participantes 10 minutos adicionales para charlar o expresar sus preocupaciones ayuda a unir al equipo.
• No se apresure a terminar la reunión antes . Si incluye una reunión por hora en la agenda, está bien tomar las cosas con más calma y discutir todo lo que necesita. Después de todo, ganar 10 minutos adicionales al terminar antes solo fomenta el desplazamiento sin sentido de las redes sociales y la pérdida de enfoque antes del próximo compromiso. Por otro lado, si sigues quedándote sin temas para discutir y queda mucho tiempo, es una buena idea reducir el tiempo de la reunión como regla general.

7. Cómo sincronizar el equipo de oficina y el equipo remoto

Un lugar de trabajo híbrido, que permite a las personas elegir si vienen a la oficina o trabajan desde casa, es una nueva tendencia. Por un lado, brinda a los empleados la oportunidad de escapar de las distracciones que los esperan en sus lugares, así como de reunirse en persona y establecer conexiones con sus compañeros de equipo.

Por otro lado, los compañeros de equipo que no quieren viajar y prefieren trabajar desde casa pueden seguir haciendo su trabajo de forma remota.

Dirigir un equipo híbrido es un desafío único, ya que crea una desconexión entre el equipo de la oficina y la fracción remota del equipo. A menudo, la mitad distribuida del equipo no está al tanto de las cosas que hacen los empleados internos, por lo que los ingenieros pueden sentirse excluidos.

Para cerrar la brecha, los gerentes de equipos híbridos deben:

• Anime al equipo de la oficina a comunicarse de formas accesibles para el equipo remoto: Slack, correo electrónico y plataformas de colaboración.
• Organice noches de juegos y reuniones de creación de equipos de forma remota para que todo el equipo pueda unirse.
• Documente (y registre) todas las reuniones exclusivas de la oficina para mantener actualizados a los desarrolladores que trabajan de forma remota.

Como idea, producto y equipo, oVice nació durante la pandemia de COVID. Nuestro equipo es completamente remoto: algunos compañeros de equipo se conocen en la vida real, otros nunca han hablado en persona. Sin embargo, en dos años, nos hemos expandido a más de 150 empleados y seguimos creciendo.

A través de nuestra tecnología de oficina virtual, ayudamos a los equipos remotos e híbridos a mantenerse conectados. Desde su lanzamiento, oVice apoya a más de 2200 organizaciones en todo el mundo.

Recientemente, renovamos la interfaz de la plataforma. La actualización está activa El espacio de recorrido de oVice : échale un vistazo y aprende cómo las oficinas virtuales pueden ayudar a tu equipo a mantenerse conectado y productivo. Estamos emocionados de ver sus comentarios y responder preguntas.