So reduzieren Sie Kommunikationslücken am Arbeitsplatz

Was macht oder scheitert ein Projekt bei der Arbeit? Was bestimmt, ob Mitarbeiter gerne zusammenarbeiten oder versuchen, alles zu vermeiden, was eine Zusammenarbeit erfordert? Welcher Faktor ermöglicht es Managern, ihre Teammitglieder zu stärken? Was schafft Vertrauen bei Stakeholdern?

Effektive Kommunikation. Es ist eine Schlüsselkomponente für die Zusammenarbeit, die Weiterentwicklung Ihrer Karriere und dafür, dass die Arbeit zu einem angenehmen Erlebnis wird. Wenn die Kommunikation bei der Arbeit zusammenbricht, wird mehr Zeit damit verschwendet, Lücken in der Abstimmung und den Erwartungen zu schließen, und weniger Zeit mit produktiver Arbeit.

Hinzu kommt all die Frustration, der Stress und die Angst, die aus dem Gefühl entstehen, dass alles außerhalb Ihrer Kontrolle liegt und Sie nichts dagegen tun können, was es besser machen könnte.

Wenn Sie in einer Teamumgebung die Nuancen effektiver Kommunikation verstehen, können Sie Strategien anwenden, um die Auswirkungen schlechter Kommunikation zu reduzieren.

Anstatt nach einer perfekten Ausrichtung zu streben – was in einer Gruppenumgebung unmöglich ist und nur zu Enttäuschungen führen wird – konzentrieren Sie sich auf das, was in Ihrer Kontrolle liegt und auf die Praktiken, die Sie anwenden können, um die Zusammenarbeit mit anderen weniger schmerzhaft und unterhaltsamer zu gestalten.

Der Blick nach innen auf Ihr eigenes Verhalten und Handeln – welche Lücken bestehen, welche Änderungen erforderlich sind und was Sie tun können – gibt Ihnen Kraft. Es handelt sich um eine subtile Änderung der Denkweise, die sehr effektiv bei der Kontrolle Ihrer eigenen Arbeitserfahrung ist.

Es ist Zeit, sich darum zu kümmern; es ist Zeit, Verantwortung zu übernehmen; es ist Zeit zu führen; es ist Zeit für eine Veränderung; Es ist Zeit, unserem größten Selbst treu zu bleiben. Es ist an der Zeit, aufzuhören, anderen die Schuld zu geben.

— Steve Maraboli

Als ich bei der Arbeit mit Kommunikationsproblemen konfrontiert war, habe ich das Start-, Stopp- und Fortführungskonzept übernommen. Dieser Rahmen ist zwar für Team-Retrospektiven, das Setzen persönlicher Entwicklungsziele und das Geben und Empfangen von Feedback bekannt, eignet sich aber auch hervorragend für die Einführung von Kommunikationspraktiken, um Kommunikationslücken am Arbeitsplatz zu schließen.

So funktioniert das Start-, Stopp- und Fortsetzungs-Framework. Denken Sie über Ihre vergangenen Projekte, Diskussionen und Meetings nach. Denken Sie über die Kommunikationsherausforderungen nach, denen Sie gegenüberstanden – was funktioniert hat, was Probleme verursacht hat und welche Initiativen Sie hätten ergreifen können, um diese Lücken zu schließen.

Dann schreibe auf:

1. Start: Welche Verhaltensweisen müssen Sie annehmen und welche proaktiven Maßnahmen müssen Sie ergreifen, um Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz zu reduzieren?

   
   

2. Stopp: Welche Verhaltensweisen und Handlungen sind nicht hilfreich und verschlimmern nur die Probleme?

   
   

3. Weiter: Welche Verhaltensweisen und Handlungen waren hilfreich, die Sie fortsetzen müssen?

Sie müssen Ihre eigene Version von „Starten, Stoppen und Fortfahren“ erstellen und es sich zur monatlichen Gewohnheit machen, darüber nachzudenken, sich anzupassen und zu verfeinern.

Offenheit, Flexibilität und Neugier werden es Ihnen ermöglichen, den negativen Kreislauf des Grübelns zu durchbrechen, der nur Zeit verschwendet, und diese stattdessen für konstruktive Verhaltensweisen und Handlungen aufzuwenden.

Auf diese Weise setze ich das Start-, Stopp- und Fortsetzungs-Framework in die Praxis um. Sie können es an Ihren spezifischen Kontext und Ihre Umstände anpassen.

Beginnen Sie damit, Kommunikationslücken zu schließen

Anstatt mit dem Finger auf andere zu zeigen, was sinnlos ist und zu selbstzerstörerischen Verhaltensweisen führt, habe ich beschlossen, Verhaltensweisen aufzudecken, die eine Chance hatten, Kommunikationsprobleme zu reduzieren, aber nie zur Umsetzung gelangten.

Nachdem ich vergangene Gespräche, Konflikte und andere anstrengende Momente analysiert hatte, begann ich, diese Praktiken in meine täglichen Gespräche zu integrieren:

1. Nehmen Sie sich zu Beginn des Projekts Zeit, um Abhängigkeiten zu klären und eine Abstimmung zu finden. Dies auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, führt zu Spannungen zwischen den Teams, zerstört das Vertrauen und erschwert die Zusammenarbeit mit anderen erheblich.

   
   

2. Machen Sie Ihre Bedürfnisse deutlich. Benötigen Sie eine Schulung, Zugang zu einer bestimmten Ressource, den Kontext eines Problems, Klarheit über Anforderungen oder sogar Hilfe von anderen? Hören Sie auf, davon auszugehen, dass andere wissen, was Sie wollen, und fragen Sie explizit danach.

   
   

3. Wenn etwas wichtig ist, verdient es Aufmerksamkeit. Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass es gehört wird, besteht darin, es zu wiederholen. Machen Sie so weiter, bis es für alle klar ist. Wiederholungen können einige Leute irritieren, aber es ist besser, sie zu irritieren, als sie für Verwirrung zu sorgen.

   
   

4. Hören Sie auf, so zu tun, als würden Sie zuhören, und seien Sie tatsächlich aufmerksam und präsent. Halten Sie Ablenkungen (E-Mail, Chat, Telefon) fern und verpflichten Sie sich, an der Konversation teilzunehmen – sowohl geistig als auch körperlich. Am Ende erhalten Sie bessere Lösungen und viel bessere Ergebnisse.

   
   

5. Wenn Sie nicht vorhaben, etwas zu tun, sagen Sie nicht „Vielleicht“ oder „Ich werde darüber nachdenken“. Nein sagen. Sie werden so oder so enttäuscht sein. Es ist besser, im Voraus zu sein.

   
   

6. Geben Sie die Absicht klar an, wenn Sie etwas Schwieriges oder etwas mitteilen, bei dem die Gefahr einer Fehlinterpretation besteht.

Hören Sie neugierig zu. Sprechen Sie ehrlich. Handeln mit Integrität. Das größte Problem bei der Kommunikation besteht darin, dass wir nicht zuhören, um zu verstehen. Wir hören zu, um zu antworten. Wenn wir neugierig zuhören, hören wir nicht mit der Absicht zu, zu antworten. Wir hören darauf, was sich hinter den Worten verbirgt.

— Roy T. Bennett

Um Kommunikationslücken zu schließen, hören Sie damit auf

Um sicherzustellen, dass mein eigenes Verhalten und meine eigenen Handlungen meine Zusammenarbeit, Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen nicht beeinträchtigen, habe ich beschlossen, damit aufzuhören:

1. Bei den Diskussionen geht es darum, mit dem Finger zu zeigen und herauszufinden, wer die Schuld trägt, anstatt nach Lösungen zu suchen.

   
   

2. Den individuellen Zielen Vorrang vor dem Erfolg als Team geben.

   
   

3. Ausreden und Opfermentalität nutzen, um Ergebnisse zu rechtfertigen.

   
   

4. Weigert sich, Verantwortung zu übernehmen.

   
   

5. Probleme mit einer oberflächlichen Erklärung verbergen, anstatt tiefer zu graben.

   
   

6. Fehler vertuschen, statt offen darüber zu reden und Wege zu finden, um weiterzukommen.

   
   

7. Wenn etwas nicht wie erwartet verläuft und man davon ausgeht, dass die Menschen schlechte Absichten haben, anstatt situative und andere Faktoren zu berücksichtigen.

   
   

8. Vorausgesetzt, jeder verfügt über den nötigen Kontext und die nötige Klarheit, um gute Entscheidungen zu treffen, ohne sich die Mühe zu machen, sie tatsächlich umzusetzen.

   
   

9. Ich lasse zu, dass mein Ego einem nützlichen Gespräch im Wege steht.

   
   

10. Werde zum Flaschenhals, indem ich alle Informationen für mich behalte und sie nicht mit anderen teile.

    
    

11. Konflikte vermeiden, statt sie direkt anzugehen.

Wir können die Art und Weise, wie Menschen unsere Ideen oder Gedanken interpretieren, nicht kontrollieren, aber wir können die Worte und Töne kontrollieren, die wir wählen, um sie zu vermitteln. Frieden basiert auf Verständnis, und Kriege basieren auf Missverständnissen.

— Suzy Kassem

Fahren Sie damit fort, um Kommunikationslücken zu schließen

Wenn Sie sich zu sehr auf das Negative konzentrieren, verlieren Sie die Fähigkeit, herauszufinden, was gut funktioniert. Wenn Sie Ihre positiven Verhaltensweisen und Handlungen betrachten – so klein sie auch sein mögen – und sie strategisch einsetzen, können Sie andere entwaffnen, Vertrauen aufbauen und Ihre Stärken hervorheben.

Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Arbeit sichtbar ist und von anderen anerkannt wird.

Ich verlasse mich seit Jahren auf diese Verhaltensweisen und Handlungen und sie haben mir sehr geholfen, weniger Lücken in meiner Kommunikation zu hinterlassen:

1. Wöchentliche Aktualisierungen mit meinem Vorgesetzten und anderen Stakeholdern teilen. Heben Sie die wichtigsten Meilensteine, Projekte auf Kurs, Projekte in einer Risikozone und die nächsten Schritte hervor. Dieses einfache Update, das 10 Minuten meiner Zeit in Anspruch nahm, ersparte mir stundenlangen Aufwand bei Besprechungen – die proaktive asynchrone Kommunikation hielt alle über die Probleme und die Schritte, die ich unternahm, um etwaige Risiken zu mindern, auf dem Laufenden.

   
   

   Es hatte keinen Sinn, Zeit damit zu verschwenden, sich persönlich zu treffen und etwas zu besprechen, was sehr gut per E-Mail erledigt werden kann.

   
   

2. Anpassung des Kommunikationsformats an die Zielgruppe. Dazu gehört die Bestimmung der für sie wichtigen Informationen und der Sprache, die sie verstehen, z. B. die Weitergabe technischer Updates an meinen Vorgesetzten und die Konzentration auf Geschäftskennzahlen mit Produkt- und Geschäftsbeteiligten.

   
   

3. Den Kanal (E-Mail, persönlich, Chat) verstehen, der für sie am besten geeignet ist, um diese Updates zu erhalten, und sich auf die Häufigkeit dieser Kommunikation einstellen. Wenn alle auf dem gleichen Stand sind, wird weniger Zeit mit Ad-hoc-Gesprächen verschwendet.

   
   

4. Wichtige Annahmen und Beobachtungen dokumentieren (anstatt sie im Kopf zu behalten) und vor Beginn der Entwicklung eine Genehmigung der Stakeholder einholen, um Verständnislücken zu schließen und so weniger vermeidbare Fehler zu machen.

   
   

5. Klare und eindeutige Angaben zu den Zeitplänen machen, indem ich den Aufwand richtig einschätze, anstatt vage zu bleiben, was mein Engagement angeht.

   
   

6. Machen Sie andere dafür verantwortlich, dass sie sich an ihre Seite der Abmachung halten, und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, welche Auswirkungen es hat, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.

   
   

7. Ausrichtung an den Erfolgskriterien – wie sie gemessen werden –, um zu vermeiden, dass am Ende ein Ergebnis erzielt wird, das nicht den Erwartungen anderer entspricht. Wenn ich z. B. API-Endpunkte mit bestimmten Funktionen bereitstellen muss, vereinbaren Sie im Voraus, was diese Endpunkte erfolgreich macht (Format). , Fehlercodes, QPS, Reaktionszeit usw.).

Es gibt kein perfektes Arbeitsumfeld mit einer 100-prozentigen Übereinstimmung zwischen Menschen und Teams. Kommunikationsprobleme treten zwangsläufig auf, wenn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund, Kontext, Fähigkeiten und Zielen zusammenarbeiten.

Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass die Dinge von selbst besser werden. Nicht kribbeln. Beschwere dich nicht. Akzeptieren Sie nicht den Status Quo und lernen Sie, mit Kommunikationsproblemen zu leben. Übernehmen Sie das Start-, Stopp- und Fortsetzungs-Framework und seien Sie Teil der Veränderung.

Sie können oft entmutigt werden, aber Sie sind kein Versager, bis Sie anfangen, jemand anderem die Schuld zu geben und aufhören, es zu versuchen.

— John Burroughs

Zusammenfassung

1. Gute Kommunikation gibt Kraft. Es schafft Vertrauen, steigert die Produktivität und inspiriert zur Zusammenarbeit. Schlechte Kommunikation führt dazu, dass sich die Menschen unzufrieden, missverstanden oder unwichtig fühlen.

   
   

2. Kein Arbeitsplatz ist ohne Kommunikationsprobleme. Allerdings wird es nicht gelöst, anderen die Schuld zu geben. Schauen Sie intern auf Ihr eigenes Verhalten und Ihre Handlungen.

   
   

3. Übernehmen Sie diese Praktiken, um weniger Lücken in Ihrer Kommunikation zu hinterlassen: Klären Sie Abhängigkeiten, machen Sie Ihre Bedürfnisse deutlich, verwenden Sie Wiederholungen, achten Sie darauf, lernen Sie, Nein zu sagen, und erklären Sie Ihre Absicht.

   
   

4. Beseitigen Sie Verhaltensweisen und Handlungen, die die Kommunikation erschweren, anstatt sie zu erleichtern – mit dem Finger auf andere zu zeigen, Ausreden zu verwenden, sich zu weigern, Verantwortung zu übernehmen, schlechte Absichten anzunehmen, zu einem Engpass zu werden oder Konflikte zu vermeiden.

   
   

5. Bemühen Sie sich weiterhin um gute Kommunikationspraktiken, die positive Ergebnisse zeigen – Aktualisierungen austauschen, sich an die Zielgruppe anpassen, Annahmen dokumentieren, Zeitpläne explizit angeben und Teil einer gemeinsamen Definition von Erfolg sein.

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