如何召開你不討厭的會議

“你有一個會議來做出決定，而不是決定這個問題。” -比爾蓋茨

這句話完美地總結了我對會議的所有挫敗感。許多研究都強調了工作會議的低效率。儘管如此，會議的長度和頻率仍在不斷增加，以至於高管每週在會議上花費大約 23 小時（在 1960 年代還不到 10 小時）。如果會議都是有用的，那不是一件壞事，但我們都知道大多數會議效率低下。我在公司裡對會議進行了很多試驗，並學會瞭如何充分利用它們——這是我發現並想與你分享的內容，這樣你就可以很好地利用你的時間並舉行富有成效的會議。

會議不利於您的工作效率

我們通常按照兩種不同的時間表工作：製造商的時間表和經理的時間表。

這個概念首先由 Y Combinator 的創始人 Paul Graham 在他 2009 年的文章中描述。在這篇文章中，格雷厄姆解釋了創客是如何以任務為導向的，並且需要很長一段時間來集中註意力（程序員或作家是典型的例子）。另一方面，管理者主要通過溝通和會議來推動事情的進展。有趣的是，大多數時候，我們都需要在工作生活中將這兩個時間表結合起來。

當您在製造商的日程安排中時，一次會議中斷可能會嚴重影響您的工作效率。當你能夠進入心流時，創客的日程安排是最有效的，這是一種深度專注的狀態，你的注意力處於最大程度，時間似乎在你不知不覺中流逝。中斷後回到流程可能會花費您長達 23 分鐘！試圖混合你的製造商和經理的日程安排總是效率低下的一個指標。

問題也可能來自外部。由於職位的性質，經理更有可能擾亂製造商的日程安排。由於等級制度，經理也有權決定何時召開會議。這種力量伴隨著巨大的責任（蜘蛛俠引用警報）。

用會議打斷製造商的日程安排是對他們時間的極大浪費。一個好的經理應該認識到這一點，並採用讓創客最大限度地利用時間的會議實踐。經理們還應該意識到，他們可以少開會，為自己創造更多的創客時間。

保羅·格雷厄姆（Paul Graham）——一個非常受邀的人——只把他一天中的最後幾個小時都花在會議上。剩下的時間專注於完成工作。在現代公司中，我們大多數人都需要採用雙重時間表。那麼，您如何在日常工作生活中實現這一點呢？

識別您參加的會議類型

在他的暢銷書《高產出管理》中，Andy Grove（英特爾前董事長兼首席執行官）描述了兩種會議：面向過程的會議和麵向任務的會議。為了充分利用您的會議，重要的是要認識到您參加的是哪種會議。

面向過程的會議

面向過程的會議旨在分享知識和交流信息。它們通常定期舉行。面向過程的會議的經典示例是一對一會議、員工會議或項目審查。

可以避免大多數面向過程的會議（我將在此肯定中排除一對一）。以員工會議為例。公司定期組織員工會議以交換狀態或項目更新是很常見的。基本目標通常是更全面地了解團隊或公司的任務進展情況。如今，在一天的開始舉行每日站立會議是很常見的。這些會議的問題在於，大多數時候，它們對製造商來說是一種干擾。即使提前組織，會議也總是會打亂某人的計劃。當你在整個公司範圍內採取這種中斷時，效率損失非常高。

一般來說，以流程為導向的會議可以被數字更新所取代。書面更新比在會議上分享的更有價值。它可以隨時閱讀，消除微觀管理，並在整個公司建立信任。

例如，每天或每週更新一次。 Basecamp 或 Range.co 等應用程序包括專門用於消除日常狀態會議的功能。每天，這些工具都會邀請您的員工輸入更新。他們可以選擇何時編寫它，並避免在他們的製造商日程安排中被會議打斷。更新與同事共享，因此他們也可以隨時閱讀，而不會在任務中被打斷。這些系統保留了會議的所有好處，同時避免了缺點。

不過，面向過程的會議並不全是壞事。我提到一對一是一個例外，因為這些會議的主要好處是他們在經理和團隊成員之間建立了個人關係。當然，您可以使用我將在下面描述的一些技巧來提高一對一的效率，但試圖避免這些會議的社交互動將是一種矯枉過正的做法。

以任務為導向的會議

以任務為導向的會議旨在解決特定問題或做出決定。與面向過程的會議不同，它們通常是臨時性的，無法提前預測。

以任務為導向的會議效率低下是因為自發決策涉及許多認知偏差。例如，潮流偏見規定，當我們在群體中時，我們開始與群體中的其他人一樣思考。另一種，確認偏差，很可能發生在會議中，表明我們更有可能聽取證實我們先入為主的信息。

從以任務為導向的會議中消除認知偏見的最佳方法是通過書面形式進行漫長的準備階段。當經理組織一次以任務為導向的會議時，最好不要急於參加，並花時間事先收集論點、反饋或問題。圍繞問題進行書面討論以解決問題可能會導致更好的決策過程。一旦出現問題就匆忙參加會議是觸發認知偏見的最佳方式。它還會造成虛假的緊迫感並打亂其他人的日程安排。

一旦所有各方都通過初步文件充分了解情況，就可以召開一次面向任務的簡短會議並結束決策過程。這是確保所有各方都同意該決定或至少承諾該決定的好方法。如果決策過程中出現衝突或升級，組織此類會議也可能會有所幫助。

了解您參加的會議類型將幫助您了解如何實施更好的實踐。如果是面向流程的會議，請嘗試用數字更新代替它們。對於以任務為導向的會議，提前準備好文件將有助於減少與決策相關的偏見。

7 條會議規則要遵守

有些會議是無法避免的。在這種情況下，會議應始終遵循以下七項規則：

1. 預定目標：沒有目標的會議是浪費時間的最佳方式。無論是面向任務的會議還是面向項目的會議，所有會議都應該有一個所有參與者都清楚的目標（例如，一對一會議旨在審查員工的績效）。
2. 時間表：會議不是開放式的，必須遵守分配的時間。分配的時間越短，會議的效率就越高。如果您計劃召開一個四小時的會議，您可以確定參與者會想方設法填補時間。如果會議準備充分並包含所有其他五項規則，您可以將其減少到 30 分鐘並獲得相同的輸出。
3. 議程：沒有議程就意味著沒有會議！沒有議程的會議只是將人們鎖定在一個房間（或 Zoom 通話）一段特定時間的藉口。總是以將要討論的議程開始會議。
4. 準備：會議議程應始終提前（至少 24 小時）提供，以便所有參與者都可以準備他們對該主題的想法。最好的做法是在會議之前進行書面對話，以便在沒有面對面互動的情況下盡可能地推進問題（從而消除外向人士在會議中接管討論的問題）。
5. 領導者：每次會議都必須有指定的領導者來保持進展。如果是任務導向的會議，領導者也應該是最後決定的人，以防優柔寡斷。
6. 抄寫員：總是指定一名抄寫員在會議中做筆記。為了公平起見，抄寫員不應該總是同一個人。沒有筆記，就沒有會議決定的痕跡。筆記可以幫助您以防將來出現記憶失誤或與未參加的人分享會議內容。抄寫員還應在會後清理筆記，使讀者完全理解。
7. 不必要的人數：傑夫·貝索斯（Jeff Bezos）有一條著名的會議規則：會議不應該大到兩個比薩餅不能養活整個團隊。會議的參與者應該總是帶來價值，否則，他們可以簡單地閱讀會議記錄並了解討論的最新情況。增加更多人參加會議是減緩決策過程或浪費時間的好方法，這些時間可以花在其他地方。

在您的公司中使用這套規則將確保您的所有會議都高效。儘管如此，您仍會發現自己被組織良好且高效的會議打斷了。除了良好的組織實踐之外，健康的個人規則也可以幫助您提高生產力。

減少您在會議上花費的時間

遵循上述規則應該已經將會議減少到最有效的會議。但是，如果會議不斷打斷您的製造商的日程安排，它們仍然會阻礙您的工作效率。以下是一些個人提示，可幫助您重新獲得製造商的時間。

1. 多寫，少說：書面對話可以節省大量時間。想像一下可以通過書面（和詳細）對話解決的會議數量。我不是在談論混亂的 Slack 線程，而是關於項目、問題和決策的真實、深入的細節。我經常在我們的項目管理軟件中編寫 200-300 條更新並與我的團隊分享。這讓我在分享之前整理好自己的想法。這些更新可以隨時閱讀，所以我不會經常用會議打斷我的團隊。如果我不斷地在會議上而不是通過寫作來分享我的想法，我真的會扼殺我團隊的生產力。
2. 在日曆邀請中包含元數據：日曆邀請是添加元數據（例如位置、通話鏈接、筆記和議程）的好地方。對於組織外部的人員尤其如此。向外部各方提供背景和信息更為重要，因為他們對會議主題的了解可能比您的同事少。
3. 保持現狀並專注於議程：我們都見過那些在開會時開始發短信的人。除了不尊重之外，這也表明會議與他們無關。為了增加參與者的注意力，您可以引入簡單的規則，例如房間內只有一台計算機或在會議期間禁止使用智能手機。保持專注於議程也很重要。偏離路線是在最後幾個小時舉行 30 分鐘會議的最佳方式。如果議程需要進一步討論，請準備一次後續會議，而不是將您的同事關在一個房間裡太久。
4. 停止自發的打斷：當你需要保持專注時，你最不想要的就是打斷。但是，有些工作場所更受此影響，有時阻止他人打擾是您自己的責任。一個簡單的方法是對你的同事保持透明。例如，如果您需要長時間集中精力，請與您的團隊明確溝通，您不會定期查看電子郵件或消息。如果你在擁擠的辦公室工作，經常被打擾，你也可以戴上耳機來表明你很忙。
5. 對會議說不：這是最激進的選擇，但通常也是最好的選擇。對會議說不是重新獲得製造者時間的最佳方式。例如，您可以用“無會議”事件阻止您的日曆，這樣人們就無法劫持您的日程安排。我經常拒絕沒有明確目標或議程的會議。不要忘記，當您對會議說“是”時，您會自動對列表中的其他任務說“不”。
6. 批處理會議：與任務一樣，會議可以一起批處理。這對於具有混合製造商/經理日程安排的人特別有用。如果您的所有會議都在每週的一兩個下午進行，那麼您就可以完全騰出剩餘的時間來集中精力。為您的會議分配一個特定的時間窗口還可以讓您將在會議上花費的時間保持在適當的水平。對於那些有很多自發中斷的人，您還可以創建“辦公時間”（就像大學裡的教授所做的那樣）。在辦公時間，您可以在日曆中打開一個特定的時間窗口來回答問題。這對於需要定期回答問題的人特別有用。
7. 不要讓它太長：大多數日曆應用程序默認創建一小時的事件，但會議並不總是那麼長！請記住，如果會議準備充分，30 分鐘的對話可以涵蓋很多內容。放棄一小時的時間，開始舉行更短的會議。它還將迫使參與者更快地達到目的。
8. 使用工具促進會議：組織會議可能很複雜。在試圖找到適合所有各方的時間時，來回發送一封很長的電子郵件是很常見的。避免這種情況的一種簡單方法是使用 Calendly 之類的工具（它是免費的）。此應用程序可讓您與外部聯繫人共享開放時間段。組織過程是完全自動化的，您只需要分享一個鏈接供其他人找到適合您自己議程的時間。謝謝你，技術！

會議的社會效益

每家公司都是獨一無二的，在內部溝通方面有不同的需求。儘管我相信大多數公司都會從將會議減少到嚴格的最低限度中受益，但我也承認會議的社會效益。

有時，你不得不讓糟糕的會議從空隙中溜走。在我的公司，我們每週都會自願做其中的一項。每週一次，我們組織一次簡短的全體會議（因為我們不到 10 人，這仍然是可以管理的）。本次會議致力於分享兩個簡短的每周亮點，一個是專業的，一個是個人的。儘管這可以完全被書面報告取代（實際上我們也有一份），但這次會議的好處是聚集團隊並進行輕鬆的討論。個人亮點也有助於我們建立聯繫，並且經常一起笑。

有時，你必須認識到簡單談話的好處。但是我們可以允許這次會議，因為我們知道所有其他會議都是有效的。

如果您遵循這篇文章中的建議，您可以輕鬆地將您的會議時間減少到每週幾個小時，即使您管理的是團隊或公司。如果會議都是相關的，你就不必討厭會議。