Một kế hoạch dự án hàng tuần tốt đến nỗi bạn sẽ muốn đóng khung nó

Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ một vài suy nghĩ về những gì tạo nên một kế hoạch dự án tốt. Và tôi sẽ cung cấp một kế hoạch dự án mẫu.

Tại sao phải có kế hoạch dự án

Nhiều nhóm nhanh nhẹn tập trung vào chạy nước rút hoặc khối công việc. Nhưng họ không thực sự lập kế hoạch — thay vào đó họ làm những gì họ có thể làm trong mỗi lần chạy nước rút, vạch ra vận tốc của họ và xác định những gì họ có thể đạt được trong những lần chạy nước rút tiếp theo.

Điều này không sao, nhưng các kế hoạch dự án là một công cụ giúp bạn suy nghĩ về đường nét của các dự án của mình. Chúng có những ưu điểm sau:

• Bạn có thể chơi với các cách khác nhau để cấu trúc dự án, vì vậy bạn có thể sắp xếp giá trị phân phối dễ dàng hơn. Điều này giúp dễ chơi hơn với phạm vi, phân phối gia tăng và điều chỉnh các thay đổi.
• Bạn nghĩ về những rủi ro tốt hơn với một kế hoạch dự án. Bạn phải liệt kê rõ ràng những thứ như thời điểm mọi người đi nghỉ hoặc đang gọi điện. Điều này có thể dẫn đến việc lập kế hoạch tốt hơn.
• Nhiều nhóm sử dụng chu kỳ chạy nước rút hoặc chu kỳ kanban dài hơn một tuần. Các kế hoạch dự án hàng tuần cung cấp cho bạn các tín hiệu thường xuyên hơn nếu bạn đang đi đúng hướng hay không.
• Các kế hoạch Sprint theo dõi tất cả công việc, điều này rất hữu ích. Nhưng điều đó cũng làm cho các bên liên quan khó hiểu hơn về kế hoạch.

Giữ kế hoạch dự án của bạn đơn giản

Các kiểu thất bại điển hình cho các kế hoạch dự án là không có kế hoạch dự án nào cả, hoặc các kế hoạch dự án quá phức tạp.

Quy hoạch dự án phức hợp…

• có thể có nhiều hiện vật dự án.
• cần thời gian để cập nhật.
• có thể giòn, yêu cầu sửa chữa hoặc bảo trì. Họ phụ thuộc nhiều vào người lập kế hoạch.
• đôi khi tạo ra ảo tưởng về sự chắc chắn hơn. Ví dụ, dự án “sẽ được thực hiện trong 23,53 đến 27,55 ngày”.

Tôi biết một kế hoạch dự án đang ở trong vùng nguy hiểm khi tôi thấy mọi người được phân bổ dưới dạng “nguồn lực” nhỏ. Hoặc khi kế hoạch là thứ mà chỉ một người có thể cập nhật.

Tại sao giữ nó đơn giản

Một trong những mối nguy hiểm của các kế hoạch là chúng có thể cố định mọi thứ vào đúng vị trí. Bạn muốn có một kế hoạch dự án cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong vài giây chứ không phải vài phút hay vài giờ. Hầu hết các kế hoạch dự án phức tạp đều không khuyến khích thay đổi.

Bạn cũng muốn có một kế hoạch dự án truyền đạt rõ ràng. Một người quan sát bên ngoài sẽ có thể xem xét kế hoạch dự án của bạn và tìm ra điều gì sẽ xảy ra khi nào. Điều này đòi hỏi độ cao phù hợp. Giữ cho nó đơn giản.

Đặc điểm của một kế hoạch dự án đơn giản

Dưới đây là một số điều tôi đề xuất trong một kế hoạch dự án đơn giản:

• Làm cho nó tuần này qua tuần khác . Liệt kê những gì sẽ xảy ra mỗi tuần, với một vài gạch đầu dòng. Không cần phải phức tạp hơn thế. Các gạch đầu dòng nên là gì? Những thứ bạn sẽ demo vào cuối mỗi tuần .
• Ước tính các mốc quan trọng, không phải dự án . Bạn nên lập kế hoạch cho các cột mốc quan trọng, không phải dự án . Vâng, một kế hoạch dự án cấp cao có thể quan trọng, nhưng bạn cũng không nên đầu tư quá mức vào nó bằng cách lên kế hoạch trước cho toàn bộ dự án. Điều đó ngăn bạn thực hiện các thay đổi đối với trình tự hoặc điều chỉnh dựa trên những điều bạn đã học được. Bạn nên lập một kế hoạch kỹ thuật cấp cao và lập danh sách các mốc quan trọng được sắp xếp theo thứ tự. Và để ước tính toàn bộ dự án, bạn có thể thực hiện một số ước tính cấp cao. Nhưng tôi khuyên bạn chỉ nên lập kế hoạch từng tuần cho cột mốc hiện tại. [Điều đó có nghĩa là đây thực sự là những kế hoạch quan trọng? Đúng, nhưng dù sao thì tôi cũng gọi chúng là các kế hoạch dự án, bởi vì đó là những gì mọi người vẫn quen dùng.]
• Các mốc quan trọng nên có độ dài dưới một tháng . Xem các cột mốc đăng để biết thêm chi tiết. Cái nhìn sâu sắc quan trọng ở đây là các dự án nhỏ thường hoạt động tốt hơn các dự án lớn, vì vậy hãy biến tất cả các dự án thành những dự án nhỏ.
• Kết hợp các kế hoạch với thông tin liên lạc hàng tuần . Thật hữu ích khi kết hợp các kế hoạch dự án với báo cáo dự án. Sử dụng phong cách giao tiếp ngắn gọn, thể hiện tình trạng của mọi thứ một cách vô tư, thể hiện rủi ro nhưng vẫn duy trì giọng điệu “Tôi đang giải quyết mọi việc”. Kết hợp kế hoạch với báo cáo dự án đảm bảo kế hoạch sẽ được cập nhật ít nhất mỗi tuần một lần. Tôi sẽ sớm viết về báo cáo dự án.
• Lập kế hoạch dựa trên văn bản . Tôi thấy hữu ích hơn khi có các kế hoạch dự án dựa trên văn bản, thay vì gắn liền với công cụ như Jira. Phương pháp tiếp cận dựa trên công cụ là tốt. Nhưng cách tiếp cận dựa trên văn bản buộc mọi người phải thực sự suy nghĩ thấu đáo mọi thứ theo một cách khác. Bạn có thể sử dụng các liên kết để liên kết đến các kế hoạch chạy nước rút hoặc các câu chuyện riêng lẻ hoặc bất cứ điều gì. Nhưng nó vẫn dễ hiểu đối với một người không biết về dự án. Tôi đôi khi không nhấn mạnh vào điều này, nhưng nó phụ thuộc vào hoàn cảnh.

Mẫu kế hoạch dự án hàng tuần

Đây là một cột mốc quan trọng trong một dự án lớn hơn

Tuần của ngày 4 tháng 1

• Biểu đồ đơn xuất hiện trong Slack. Dữ liệu được đóng hộp.
• Rủi ro theo lịch trình: chúng tôi đang xác thực danh sách các loại biểu đồ đều khả thi về mặt kỹ thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kết quả của cuộc điều tra đó.

Tuần của ngày 11 tháng 1

• Dữ liệu biểu đồ phản ánh thông tin trực tiếp và có chức năng trong biểu đồ Slack.
• Loại biểu đồ bổ sung hiển thị trong phòng Slack, với thiết kế trực quan cơ bản nhất.
• Chúng tôi đã hiển thị cho ít nhất một khách hàng alpha để nhận phản hồi. Chúng tôi bắt đầu chia sẻ với họ hàng tuần từ đây trở đi.
• Jessica đang trực và làm công việc gián đoạn trong tuần.

Tuần của ngày 18 tháng 1

• Phản hồi quan trọng nhất từ khách hàng alpha được kết hợp. Các công việc khác được ưu tiên cho các mốc quan trọng trong tương lai.
• Loại biểu đồ cuối cùng được thêm vào.

Tuần của ngày 25 tháng 1

• Nghỉ lễ 26/01.
• Biểu đồ trông tuyệt vời và được kiểm tra kỹ lưỡng, có công cụ. Chúng tôi sẽ hiển thị bảng điều khiển sử dụng.
• Phát hành cuối tuần.

Cảm ơn bạn

Cảm ơn bạn đã đặt tiêu đề click-baty. Nó thực sự khủng khiếp.

Bài đăng này ban đầu xuất hiện trên blog của tôi tại https://www.rubick.com/weekly-project-plans/ Phiên bản cập nhật nhất của bài đăng sẽ luôn ở đó. Bạn cũng có thể đăng ký nhận bản tin hàng tuần của tôi ở đó.

Hình ảnh được cung cấp bởi Gerd Altmann từ Pixabay