内部の妨害者に対処する: 生産性に影響を与える 4 つの認知バイアス

私はいつもどこでどのように時間を過ごすかについて非常に意識してきました。私は、生産性を高めるための明白な方法、つまり、気を散らさない集中ゾーンを作る、ソーシャルメディアの時間を制限する、仕事を小さな時間ブロックに分割する、定期的に休憩をとって元気を取り戻して若返らせる、などに多くの注意を払ってきましたが、それを見落としていました。これは、生産性の邪魔になることが多い重要な要素です。

私たちの脳。

人間の脳は、私たちが本来持っている能力と考えるレベルをはるかに超えたレベルで実行できる驚くべき認知能力を備えていますが、限界がないわけではありません。脳が大量の情報に優先順位を付けて迅速に処理できるようにする認知バイアスも、私たちの生産性の邪魔になります。これらの精神的なショートカットは、エネルギーを節約し、より効率的に作業するための脳の方法です。しかし、それらは多くの思考上の誤りにもつながります。

ここでは、私たちの生産性に最も大きな影響を与える 4 つの認知バイアス、つまり優先順位の付け方、意思決定の仕方、時間の管理方法、仕事の進め方をご紹介します。

1. 緊急効果
2. ツァイガルニク効果
3. 複雑さのバイアス
4. 計画の誤り

緊急効果

緊急の仕事がドアをノックしたとき、重要な目標ははるか先のことであり、後まで待ってもよいのに、緊急の仕事はすぐに対応する必要があるため、重要な仕事を脇に置きますか?

緊急性の影響により、私たちは重要な仕事を先延ばしにしながら、一刻を争う緊急事項を解決するためにあらゆる機会に飛びつきます。私たちの脳は、重要なタスクは長期的にはより大きな見返りとより大きな報酬をもたらすことを合理的に知っていますが、このバイアスの影響下で、私たちは緊急のタスクを重要なものとして認識する犠牲になってしまいます。

緊急の仕事があると私たちは忙しくなり、自分が重要であると感じさせられますが、同時に時間を奪われてしまいます。より影響力のある仕事を犠牲にしてそれを優先すると、私たちは生産性の幻想に囚われ続けます。

なぜ緊急効果に陥るのか

重要なタスクには通常、特定の期限がありません。多くの場合、将来を見据え、そのニーズを積極的に特定する必要があるため、これらは時間がかかり、複雑です。漠然としたアイデアを明確にし、重要な決定を下したり、将来の戦略を策定したりするのは、時間がかかるだけでなく、精神的にも負担がかかります。

緊急のタスクには、達成しやすく、目に見える目標が設定されています。彼らはドーパミンの大ヒットで即座に満足感をもたらします。ドーパミンは楽しい経験を思い出して繰り返すための強化として機能するため、より影響力のある仕事を犠牲にして、緊急のタスクにより多くの時間を費やすことになります。

重要なタスクを後回しにし続けると、私たちは非生産的な選択の終わりのないサイクルに閉じ込められることになります。重要な仕事に費やす時間が減れば、必然的に後々の緊急性が高まります。重要なタスクは、あまりにも遅れたり、適切な注意が払われなかったり、まったく関心がなく実行されたりすると、やがて緊急になります。

緊急効果の例

Gina は CRM チームの技術マネージャーです。 ChatGPT の最新リリースやその他の AI イノベーションは、彼女のビジネスにとって脅威になりつつあります。しかし、ジーナは、それらを将来の戦略の一部にする方法の計画に時間を費やす代わりに、電子メール、会議、その他の緊急のタスクにほとんどの時間を費やしてしまいます。彼女は忙しさのせいで、非生産性と非効率のサイクルに囚われ続けています。

緊急性の効果により、彼女は重要な仕事を脇に置きながら、メール、チャット通知、顧客へのエスカレーションなど、目の前の仕事にもっと注意を払うようになります。

緊急性の影響を避ける方法

緊急性バイアスを回避するための優れた方法には、優先順位付けにアイゼンハワー マトリックスを使用することが含まれます。アイゼンハワー マトリックスを使用するには、各タスクを 1 つずつ実行し、それらを 4 つの可能性に分けます。

1. 重要かつ緊急 (象限 1): ここで費やす時間を削減します。
2. 重要かつ緊急ではない (象限 2): これらのタスクに意識的に優先順位を付けてスケジュールを設定します。
3. 重要ではないが緊急である (象限 3): これらのタスクを委任します。
4. 重要でも緊急でもない (象限 4): 整理整頓し、排除します。

重要な仕事を行う専用の時間を意識的にカレンダーにスケジュールすると、中断することなく仕事に取り組む可能性が高くなります。

他にも採用すべきプラクティスがいくつかあります。

1. 電子メール、チャット、またはその他の同様のタスクに応答するための特定の時間を確保します。
2. 会議に費やす時間を削減します。
3. 生産性のピーク期間を利用して、最も重要な仕事を行います。自分のエネルギーと仕事の肉体的および精神的要求を一致させると、最高の仕事ができるようになり、諦めずに継続できる可能性が高くなります。
4. 重要なタスクには期限を設定し、期限を守る責任を負います。

ツァイガルニク効果

仕事に取り掛かったり、一生懸命集中しようとしているときに、未完了のタスクについての考えが常に頭の中に浮かび上がります。

*返信していないメール。*

競合するデザインは保留中。

会議をスケジュールする。

…などなど。

たとえ一瞬であっても、私たちの注意を奪うこれらの侵入的な思考は、集中して有意義な仕事を成し遂げることを困難にします。未完了の仕事に気を取られると、フロー状態に入ることができなくなります。フロー状態とは、タスクに完全に没頭し、時間が止まっているように感じられる状態のことです。フローは気が散ることを最小限に抑え、先延ばしを防ぎ、高いパフォーマンスと生産性をもたらします。

この効果を最初に発見した心理学者ツァイガルニクにちなんで名付けられたこの効果は、完了したタスクよりも未完了のタスクや中断されたタスクの方が記憶に残る傾向を指します。何かをしていないことを脳に思い出させ続けることは非常に不快であり、ストレス、不安、燃え尽き症候群につながる可能性さえあります。

なぜツァイガルニク効果に陥るのか

ツァイガルニクと教授のクルト・ルーウィンは、レストランのウェイターが何も書き留めていないにもかかわらず、全員の注文を覚えていたことを観察しました。しかし、請求書が支払われるとすぐに、彼らは顧客が誰であるか、何を注文したかをほとんど、またはまったく覚えていませんでした。

これは一連の実験につながり、ツァイガルニクは、人間の心は完了したタスクとまだ完了していないタスクを異なる方法で扱うという結論に達しました。すでに開始されたタスクは、タスク固有の緊張を確立し、それが私たちの記憶の最前線に残ります。緊張はタスクが完了すると軽減されますが、タスクが中断されたり、まだ完了していない場合は持続します。

だからこそ、未完了のタスクが何度も戻ってきて私たちを悩ませます。別の見方をすると、これらのリマインダーは、別のプロジェクトの途中で注意力を損なわない場合にのみ、未完了のプロジェクトを完了するのに役立ちます。

注意力はエネルギーのようなもので、それがなければ仕事はできず、仕事をしていると消えてしまいます。私たちはこのエネルギーをどう使うかによって自分自身を創造します。記憶、思考、感情はすべて、それをどのように使用するかによって形成されます。そして、それは私たちが望むように制御できるエネルギーです。したがって、注意力は、体験の質を向上させるという課題において最も重要なツールです。

― ミハイ・チクセントミハイ

ツァイガルニク効果の例

ツァイガルニク効果はゲーミフィケーションで使用されます。

• 進捗トラッカーは、タスクの完了にどれだけ近づいているかをユーザーに通知します。たとえば、「あなたのプロフィールは 34% 完了しています」のようなメッセージが表示された場合、ユーザーは不足している詳細をすべて提供するのに数分を費やす可能性が高くなります。この技術は、 LinkedInによって非常にスマートな方法でユーザー情報を収集するために使用されています。
• ユーザーをより迅速かつ効果的にオンボーディングするための明確なステップバイステップのフローをユーザーに提供するチェックリスト。
• ツァイガルニク効果により、中断されたコマーシャルは中断されなかったコマーシャルよりも記憶に残る可能性が高くなります。広告主は、視聴者の注意を引き、記憶に残るためにこれを使用します。

ツァイガルニク効果を回避する方法

研究フロリダ州立大学の研究によると、事前に仕事の計画を立て、それを書き留めておくと、未完成の仕事についての気を散らす思考から解放されることがわかっています。毎日、毎週、毎月の儀式を行って、やろうとしていることを見直し、優先順位を付け、計画を立てましょう。何かを見逃していて、それが頭に浮かんだときは、そのままにしておかずに、すぐに書き留めてください。

タスクを頭から紙に書き出すと、脳がリラックスして、目の前のタスクに集中できるようになります。

他にも採用すべきプラクティスがいくつかあります。

1. ツァイガルニク効果をうまく活用して先延ばしを避けましょう。大きなことや複雑なことを理由に先延ばしにするのではなく、それに向かってほんの小さな一歩を踏み出しましょう。始めると脳がツァイガルニク効果を発動し、最後までやり続けることができます。
2. ポモドーロ メソッドを使用して、作業を集中した時間の小さな部分に分割します。ポモドーロ メソッドの戦術的な休憩は記憶力を向上させ、生産的な勢いを維持します。

複雑さのバイアス

競合する 2 つのソリューションのどちらかを選択する場合、私たちはより複雑な方を選択する可能性が高くなります。

簡単な説明よりも専門用語が私たちの注意を引きます。

実行が難しい戦略は、単純な戦略よりも印象に残ります。

洗練された製品はより権威があるように見え、普通の製品は劣っているように見えます。

しかし、複雑さには多くの問題があります。

1. 何かが難しいことを事前に知っていると、着手できなくなる可能性があります。
2. 途中に障害や課題があると、継続することが難しくなり、すぐに諦めてしまう可能性があります。
3. 意思決定が遅れる可能性があります。
4. 実行するにはより多くの時間、労力、リソースが必要となるため、コストがかかります。
5. 潜在的に危険である可能性があります。何かを完全に理解していないと、間違った仮定や結論につながる可能性があります。間違いや根本的な欠陥を隠すことにつながる可能性があります。

複雑性バイアスとは、簡単なものよりも複雑な説明、解決策、議論を好む傾向です。

なぜ複雑性バイアスに陥るのか

多くの人がシンプルと簡単を間違えています。問題に対する単純な解決策を見つけるには、より多くの努力が必要になる場合があります。それは、より深く掘り下げて創造的な思考に道を譲り、複雑さを切り抜けるための偏見を避け、サポートするための足場をあまり必要としない解決策を見つけるための意識的な努力です。

このような場合の複雑さは、問題が複雑すぎるというレッテルを貼り、脇に押しやる言い訳になる可能性があります。

私たちが単純さよりも複雑さを選ぶのには別の理由があります。それは、専門知識、革新性、権威と誤って結び付けられているからです。アプローチが複雑または高度であればあるほど、より優れているように見えます。言い換えれば、解決策が単純すぎると、問題は解決しないと考えてしまうのです。

そのため、よりシンプルなアプローチを選択する代わりに、複雑さが加わり、物事が過度に複雑になってしまいます。

オランダのコンピューター科学者、エドガー・ワイブ・ダイクストラはかつてこう言いました。さらに悪いことに、複雑さのほうが売れるのです。」

複雑性バイアスの例

ジムは新製品のデザインを準備し、チーム全体に発表する機会を得ました。彼は、ソリューションが目立つようになり、他の人からの信頼を確立したいと考えていました。

ただし、「この製品で解決する必要がある問題は何ですか? できるだけ簡単な方法で解決するにはどうすればよいですか?」という質問をするのではなく、彼は「この製品にはどのような問題を解決する必要があるのか、どうすれば見栄えをよくすることができるのか?」と尋ねました。

ソリューションを魅力的なものにしようとすると、不適切な選択が生じてしまいました。

1. 彼は、よく理解している単純なテクノロジーを選択する代わりに、経験や専門知識のない新しいテクノロジーを使用することにしました。
2. 彼は製品を洗練されたものにするために、複雑なアーキテクチャ上の決定を下しました。
3. 彼は、顧客にほとんど価値を与えないものの、実装すると面白そうな機能を紹介しました。

彼の場合、複雑性バイアスが不適切な決定とひどい選択を引き起こしました。

複雑さのバイアスを回避する方法

複雑さのバイアスに対抗するには、オッカムの剃刀を適用します。これは問題を解決するための最も有用なメンタル モデルの 1 つです。オッカムの剃刀は、問題の主要な要素に焦点を当て、ありそうもない選択肢を排除し、より少ない仮定で解決策を見つけることによって単純さを主張します。

複雑さを軽減するもう 1 つの有用なメンタル モデルは、第一原理思考です。それには、問題をその基本的な構成要素 (本質的な要素) に分解し、強力な質問をし、基本的な真実に迫り、事実を仮定から分離し、根本から見解を構築する必要があります。

他にも採用すべきプラクティスがいくつかあります。

1. 複雑性バイアスにより、単純な解決策を求めることができなくなるため、他の人の意見を求めることが役立つ場合があります。 「私のソリューションは複雑すぎる、またはわかりにくいのではないか?」と疑問に思うかもしれません。
2. あなたの意図を疑ってください。最終目標を再構成して、達成したい成果と一致させます。
3. 行動に対する偏見を示します。分析の麻痺に陥るのではなく、目標に向かって小さな一歩を踏み出し、それがどのように機能するかを確認し、時間をかけてゆっくりと改善してください。

計画の誤り

期限の設定に関しては、私たちのほとんどは非常に楽観的です。たとえそれが過去に行ったことと同様のことだったとしても、将来的にそれを行うのにどれくらいの時間がかかるかを過小評価する可能性があります。

前回はデザイン提案を完成させるのに 1 週間かかりましたが、もう一度やり直す必要がある場合は、1 週間以内に完了すると確信しています。

前回は新入社員が入社するまでに 1 か月以上かかりましたが、来週入社する新入社員の計画を立てる際に割り当てたのは 2 週間だけでした。

計画の誤りが原因で、私たちは過度に楽観的なタイムラインにコミットし、期限を逃し、罪悪感、不安、ストレスに溺れてしまいます。タスクの現実的な要求を考慮に入れていない場合、将来の計画が不十分になります。締め切りを守らないと、あなたが約束を真剣に受け止めていないのではないかと他人に思われてしまうため、評判が傷つき、信頼も失墜します。

なぜ私たちは計画の誤りに陥るのか

特定のタスクを完了するのにかかる時間を見積もるとき、時間通りにタスクを完了することを妨げるリスクやその他のありそうもない出来事は無視します。

最良のシナリオを考慮し、途中で遭遇する可能性のある障害を無視すると、希望的観測につながります。私たちは仕事を迅速かつ効率的に遂行するという最善の意図を持っていますが、善意だけでは常に十分とは限りません。優れた計画を立てるには、優れた見積もりスキルが必要です。

私たちが特定の仕事を完了することに非常に楽観的になるもう 1 つの理由は、全体像を無視して、細部にこだわってしまう傾向があることです。全体像を考慮に入れないと、見積もりが不十分になります。私たちは間違った仮定を立て、自分の仕事を全体像に統合するのにかかる時間を無視します。

また、私たちは自分のスキルや能力を正確に判断することが非常に苦手です。目標を達成しようとする私たちの熱意が、計画の誤りをさらに悪化させます。

\最悪の部分は?私たちは過去の失敗から学んでいません。楽観的すぎると過去の間違いを認識できたとしても、私たちは将来も同じ間違いを繰り返します。

私たちは目標に焦点を当て、計画に重点を置き、関連する基本料金を無視し、計画の誤りにさらされています。私たちは他人の計画やスキルを無視して、自分がやりたいこと、できることに集中します。過去を説明するときも、未来を予測するときも、私たちはスキルの因果的な役割に焦点を当て、運の役割を無視します。したがって、私たちはコントロールされているという幻想に陥りがちです。私たちは自分が知っていることに集中し、知らないことを無視するため、自分の信念に過度に自信を持ってしまいます。

― ダニエル・カーネマン

計画上の誤りの例

ティナは新製品の見積もりに取り組んでいます。彼女は過去に同様の製品に取り組んだことがあります。彼女が最後に製品を作成したときは、完成までに 3 か月かかりました。プロジェクトは当初 2 か月かかると見積もられていましたが、要件の変更、テスト サイクルの延長、その他の予期せぬ問題によりさらに 1 か月かかりました。

ティナには過去の経験があり、現在のプロジェクトを完了するまでにどれくらい時間がかかるかを判断するために活用する必要があります。しかし、計画の誤りにより、彼女は再び 2 か月の期限を守ることになります。彼女は、予期せぬ問題の処理にかかる追加の時間を完全に無視しながら、過去のプロジェクトでの経験がタスクをより早く完了するのに役立つと仮定して、それを正当化します。

計画の誤りを避ける方法

プロジェクトを小さな部分に分割し、それぞれにどれくらいの時間がかかるかを見積もります。この作業を事前に行うことで、漠然と直感に基づいて見積もるよりも、工数の見積もりがはるかに現実に近づきます。

もう 1 つの優れた戦略は、ダニエル カーネマン氏が推奨するものです。彼は、他の人に相談することで見積もりを外側から見ること、つまり質問をして、過去の同様のプロジェクトで犯した問題や間違いを特定することを提案しています。すべてのタスクに対してこれを実行することはできませんが、最も重要なタスクに対しては必ず実行してください。

見積もりがどれほど上手であっても、予期せぬ出来事が起こり、プロジェクトが失敗に終わる可能性があります。このようなすべてのシナリオを考慮して計画を立てることは不可能です。しかし、可能なことは、見積もりに少しのバッファを追加することです。何かをするのに必要な労力を考慮しながら、20% の余裕を追加することです。

最後に、これが最も重要です。プロセスにフィードバック ループを実装します。時間を追跡します。何かをするのにどれくらい時間がかかるかをメモしてください。締め切りに間に合わなかった場合は、どのような間違いを犯したのか、次回より良くするために計画プロセスでどのような変更が必要なのかを特定します。

これらのバイアス (緊急性効果、ツァイガルニク効果、複雑性バイアス、計画の誤謬) が時間にどのような影響を与えるかを意識し、それらを克服するための適切な戦略を適用すると、最も生産性の高い自分になることができます。

まとめ

1. 私たちのほとんどは、時間を生産的に使うのを妨げる認知バイアスに注意を払っていないため、仕事を効率的に進めるのに苦労しています。
2. 緊急性の影響により、重要なタスクを犠牲にして、緊急のタスクに取り組む時間が無駄になります。将来のニーズに注意を払わないと、私たちは非生産性のサイクルに陥ってしまいます。
3. ツァイガルニク効果により、私たちは目の前の仕事に全力を尽くすことができなくなります。未完了のタスクや中断されたタスクのことを頭の中で思い出し続けると、集中力を維持して注意を払うことが難しくなります。
4. 複雑性バイアスにより、ソリューションに不必要な複雑さが追加され、単純な問題であっても解決するための時間、労力、コストが増加します。
5. 計画の誤謬は、これまでの経験では達成は不可能であると告げられているにもかかわらず、特定の目標を達成するために非常に楽観的な見積もりを与えるように私たちの心を騙します。

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