Comment faire des réunions que vous ne détestez pas

"Vous avez une réunion pour prendre une décision, pas pour trancher la question." -Bill Gates

Cette citation résume parfaitement toutes mes frustrations concernant les réunions. De nombreuses études ont mis en évidence l'inefficacité des réunions au travail. Pourtant, les réunions ne cessent d'augmenter en durée et en fréquence, au point que les cadres y passent environ 23 heures par semaine (moins de 10 heures dans les années 1960). Ce ne serait pas une mauvaise chose si les réunions étaient toutes utiles, mais nous savons tous à quel point la plupart d'entre elles sont inefficaces. J'ai beaucoup expérimenté les réunions dans mon entreprise et j'ai appris à en tirer le meilleur parti. Voici ce que j'ai découvert et que je souhaite partager avec vous afin que vous puissiez bien utiliser votre temps et tenir des réunions productives et efficaces.

Les réunions sont mauvaises pour votre productivité

Nous travaillons généralement sur deux plannings différents : le planning du maker et le planning du manager.

Ce concept a été décrit pour la première fois par le fondateur de Y Combinator, Paul Graham, dans son essai de 2009 . Dans cet essai, Graham explique comment les créateurs sont axés sur les tâches et ont besoin de beaucoup de temps pour se concentrer (les programmeurs ou les écrivains en sont des exemples typiques). En revanche, les managers utilisent principalement la communication et les réunions pour faire avancer les choses. Ce qui est intéressant, c'est que la plupart du temps, nous avons tous besoin de combiner les deux horaires dans notre vie professionnelle.

Lorsque vous êtes dans l'horaire du fabricant, une seule interruption de réunion peut nuire gravement à votre productivité. L'horaire du fabricant est le plus efficace lorsque vous êtes capable d'entrer dans le flux , un état de concentration profonde où votre concentration est à son maximum et où le temps semble s'écouler sans que vous vous en rendiez compte. Reprendre le flux après une interruption peut vous coûter jusqu'à 23 minutes ! Essayer de mélanger l'horaire de votre fabricant et de votre gestionnaire est toujours un indicateur d'inefficacité.

Le problème peut aussi venir de l'extérieur. Les managers sont plus susceptibles de perturber l'horaire du fabricant en raison de la nature de leur poste. En raison de la hiérarchie, les managers ont également le pouvoir de décider quand les réunions doivent avoir lieu. Ce pouvoir s'accompagne d'une grande responsabilité (alerte de citation de Spiderman ).

Interrompre l'horaire du fabricant avec une réunion est une grande perte de temps. Un bon manager doit le reconnaître et adopter des pratiques de réunion qui permettent aux décideurs de maximiser leur temps. Les managers doivent également réaliser qu'ils pourraient avoir moins de réunions et créer plus de temps pour eux-mêmes.

Paul Graham, personne très sollicitée, ne consacre que les dernières heures de sa journée aux réunions. Le reste de la journée est consacré à faire avancer les choses. Dans les entreprises modernes, la plupart d'entre nous doivent adopter un double horaire. Alors, comment implémentez-vous cela dans votre vie professionnelle quotidienne ?

Reconnaître dans quel type de réunion vous vous trouvez

Dans son best-seller, High Output Management , Andy Grove (ancien PDG d'Intel) décrit deux types de réunions : les réunions axées sur les processus et les réunions axées sur la mission. Pour tirer le meilleur parti de vos réunions, il est important de reconnaître dans quel type de réunion vous vous trouvez.

Réunions orientées processus

Les réunions axées sur les processus visent à partager des connaissances et à échanger des informations. Ils ont généralement lieu régulièrement. Les exemples classiques de réunions axées sur les processus sont les réunions individuelles, les réunions du personnel ou les revues de projet.

La plupart des réunions axées sur les processus peuvent être évitées (j'exclurai les tête-à-tête de cette affirmation). Prenez les réunions du personnel, par exemple. Il est très courant pour les entreprises d'organiser des réunions régulières du personnel pour échanger des statuts ou des mises à jour de projets. L'objectif sous-jacent est souvent d'avoir une vue d'ensemble de l'avancement des tâches dans une équipe ou une entreprise. Il est assez courant de nos jours d'avoir des réunions quotidiennes en début de journée. Le problème avec ces réunions, c'est que la plupart du temps, elles sont une interruption pour les makers. Même si elle est organisée tôt, la réunion perturbera toujours le plan de quelqu'un. Et lorsque vous appliquez cette interruption à l'échelle de l'entreprise, la perte d'efficacité est très élevée.

En général, les réunions axées sur les processus peuvent être remplacées par des mises à jour numériques. Une mise à jour écrite a plus de valeur qu'une mise à jour partagée lors d'une réunion. Il peut être lu à tout moment, supprime la microgestion et renforce la confiance dans toute l'entreprise.

Prenez des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires, par exemple. Des applications comme Basecamp ou Range.co incluent des fonctionnalités dédiées à l'éradication des réunions de statut quotidiennes. Chaque jour, ces outils invitent votre personnel à saisir une mise à jour. Ils peuvent choisir quand l'écrire et éviter d'être interrompus par une réunion lorsqu'ils sont dans l'emploi du temps de leur créateur. Les mises à jour sont partagées avec des collègues afin qu'ils puissent également les lire quand ils le souhaitent, sans être interrompus au milieu d'une tâche. Ces systèmes conservent tous les avantages d'une réunion tout en évitant les inconvénients.

Cependant, les réunions axées sur les processus ne sont pas toutes mauvaises. J'ai mentionné le tête-à-tête comme une exception car le principal avantage de ces réunions est la relation personnelle qu'elles créent entre les managers et les membres de l'équipe. Vous pouvez bien sûr rendre le tête-à-tête plus efficace avec certaines techniques que je décrirai ci-dessous, mais essayer d'éviter les interactions sociales de ces réunions serait exagéré.

Réunions axées sur la mission

Les réunions axées sur la mission visent à résoudre un problème spécifique ou à produire une décision. Contrairement aux réunions axées sur les processus, elles sont généralement ad hoc et ne peuvent pas être prévues à l'avance.

L'inefficacité des réunions à mission vient du fait que la prise de décision spontanée implique de nombreux biais cognitifs. Le préjugé en marche , par exemple, stipule que lorsque nous sommes en groupe, nous commençons à penser de la même manière que les autres personnes du groupe. Un autre, le biais de confirmation , est très susceptible de se produire lors des réunions et montre que nous sommes plus susceptibles d'écouter des informations qui confirment nos idées préconçues.

La meilleure façon de supprimer les biais cognitifs des réunions axées sur la mission est de passer par une longue phase de préparation sous forme écrite. Quand un manager organise une réunion orientée mission, mieux vaut ne pas se précipiter et prendre le temps de récolter en amont arguments, retours ou questions. Créer une discussion écrite autour du problème pour le résoudre pourrait conduire à un meilleur processus de décision. Se précipiter en réunion dès qu'un problème survient est le meilleur moyen de déclencher des biais cognitifs. Cela crée également une fausse urgence et perturbe les horaires des autres.

Une fois que toutes les parties sont bien informées grâce à la documentation préliminaire, une courte réunion axée sur la mission peut avoir lieu et conclure le processus de décision. C'est un bon moyen de s'assurer que toutes les parties acceptent la décision, ou du moins s'y engagent. Il pourrait également être utile d'organiser ce type de réunion en cas de conflits ou d'escalade dans le processus de décision.

Reconnaître dans quel type de réunion vous vous trouvez vous aidera à comprendre comment mettre en œuvre une meilleure pratique. Dans le cas de réunions axées sur les processus, essayez de les remplacer par des mises à jour numériques. Pour les réunions axées sur la mission, une documentation assidue préparée à l'avance contribuera à réduire les biais liés à la prise de décision.

7 règles de réunion à respecter

Certaines réunions ne peuvent être évitées. Lorsque tel est le cas, les réunions doivent toujours suivre les sept règles ci-dessous :

1. Objectif prédéfini : Une réunion sans objectif est le meilleur moyen de perdre votre temps. Qu'il s'agisse d'une réunion axée sur une mission ou sur un projet, toutes les réunions doivent avoir un objectif clair pour tous les participants (par exemple, une réunion en tête-à-tête vise à évaluer la performance d'un employé).
2. Chronologie : Une réunion n'est pas à durée indéterminée et doit respecter un temps imparti. Plus le temps imparti est court, plus la réunion sera efficace. Si vous planifiez une réunion de quatre heures, vous pouvez être sûr que les participants trouveront un moyen de remplir le temps. Vous pouvez le réduire à 30 minutes et obtenir le même résultat si la réunion est bien préparée et inclut les cinq autres règles.
3. Ordre du jour : Pas d'ordre du jour signifie pas de réunion ! Une réunion sans ordre du jour n'est qu'une excuse pour enfermer des personnes dans une salle (ou un appel Zoom) pendant une période de temps spécifique. Commencez toujours une réunion avec un ordre du jour de ce qui sera discuté.
4. Préparation : L'ordre du jour de la réunion doit toujours être disponible à l'avance (au moins 24 heures) afin que tous les participants puissent préparer leurs réflexions sur le sujet. La meilleure pratique consiste à engager une conversation écrite avant la réunion afin que la question puisse avancer le plus loin possible sans interaction en face à face (et ainsi éliminer le problème des personnalités extraverties qui prennent le dessus sur la discussion lors des réunions).
5. Leader : Chaque réunion doit avoir un leader désigné pour faire avancer les choses. S'il s'agit d'une réunion axée sur la mission, le leader devrait également être celui qui a le dernier mot en cas d'indécision.
6. Scribe : désignez toujours un scribe pour prendre des notes lors d'une réunion. Par souci d'équité, le scribe ne doit pas toujours être la même personne. Sans notes, il n'y a aucune trace de ce qui a été décidé lors de la réunion. Les notes vous aident en cas de futurs trous de mémoire ou pour partager le contenu d'une réunion avec des personnes qui n'y ont pas participé. Le scribe doit également nettoyer les notes après la réunion pour les rendre parfaitement compréhensibles pour les lecteurs.
7. Pas plus de personnes que nécessaire : Jeff Bezos a une règle célèbre pour les réunions : aucune réunion ne doit être si grande que deux pizzas ne peuvent pas nourrir tout le groupe. Les participants à une réunion doivent toujours apporter de la valeur, sinon, ils peuvent simplement lire les notes de réunion et obtenir une mise à jour sur ce qui a été discuté. Ajouter plus de personnes à une réunion est un bon moyen de ralentir le processus de décision ou simplement de perdre du temps qui pourrait être consacré ailleurs.

L'utilisation de cet ensemble de règles dans toute votre entreprise garantira l'efficacité de toutes vos réunions. Pourtant, vous pourriez vous retrouver interrompu par des réunions bien organisées et efficaces. En plus des bonnes pratiques organisationnelles, des règles personnelles saines peuvent également contribuer à votre productivité.

Réduisez le temps que vous passez en réunion

Le respect des règles mentionnées ci-dessus devrait déjà réduire les réunions aux plus efficaces. Cependant, si les réunions continuent d'interrompre l'emploi du temps de votre créateur, elles constitueront toujours un obstacle à votre productivité. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils personnels pour vous aider à retrouver le temps de votre créateur.

1. Écrivez plus, parlez moins : la conversation écrite est un énorme gain de temps. Imaginez le nombre de réunions qui pourraient être résolues par une conversation écrite (et détaillée). Je ne parle pas de threads Slack chaotiques, mais de détails réels et approfondis sur les projets, les problèmes et les décisions à prendre. J'écris régulièrement 200 à 300 mises à jour que je partage avec mon équipe dans notre logiciel de gestion de projet. Cela me permet de mettre de l'ordre dans mes pensées avant de les partager. Ces mises à jour peuvent être lues à tout moment, donc je n'interromps pas constamment mon équipe avec des réunions. Je tuerais littéralement la productivité de mon équipe si je partageais constamment mes pensées lors de réunions au lieu d'écrire.
2. Inclure des métadonnées sur l'invitation de calendrier : les invitations de calendrier sont un bon endroit pour ajouter des métadonnées telles que l'emplacement, un lien d'appel, des notes et un agenda. Cela est particulièrement vrai avec des personnes extérieures à votre organisation. Il est encore plus important de donner le contexte et les informations aux parties externes, car elles peuvent avoir moins de connaissances sur le sujet de la réunion que vos collègues.
3. Restez présent et concentrez-vous sur l'ordre du jour : Nous avons tous vu ces personnes qui commencent à envoyer des SMS alors qu'elles sont en réunion. En plus d'être irrespectueux, cela montre aussi que la rencontre n'est pas pertinente pour eux. Pour augmenter l'attention des participants, vous pouvez introduire des règles simples comme n'avoir qu'un seul ordinateur dans la salle ou interdire les smartphones pendant les réunions. Il est également important de rester concentré sur l'ordre du jour. Sortir du cap est le meilleur moyen de faire durer une réunion de 30 minutes. Si l'ordre du jour nécessite une discussion plus approfondie, préparez une réunion de suivi au lieu d'enfermer vos collègues dans une pièce trop longtemps.
4. Arrêtez les interruptions spontanées : lorsque vous devez rester concentré, la dernière chose que vous souhaitez est une interruption. Cependant, certains lieux de travail sont plus sujets à cela, et il est parfois de votre responsabilité d'arrêter les interruptions des autres. Une méthode simple consiste à être transparent avec vos collègues. Par exemple, si vous avez besoin de longues périodes pour vous concentrer, indiquez clairement à votre équipe que vous ne consulterez pas régulièrement les e-mails ou les messages. Si vous travaillez dans un bureau bondé avec de nombreuses interruptions, vous pouvez également porter des écouteurs pour montrer que vous êtes occupé.
5. Dites non aux réunions : C'est l'option la plus radicale, mais souvent la meilleure. Dire non aux réunions est le meilleur moyen de regagner du temps. Vous pouvez, par exemple, bloquer votre calendrier avec un événement "pas de réunion" afin que les gens ne puissent pas détourner votre emploi du temps. Je refuse régulièrement les réunions qui n'ont pas d'objectif ou d'ordre du jour clair. N'oubliez pas que lorsque vous dites oui à une réunion, vous dites automatiquement non aux autres tâches de votre liste.
6. Regroupez vos réunions : comme les tâches, les réunions peuvent être regroupées. Ceci est particulièrement utile pour les personnes ayant un emploi du temps hybride maker/manager. Si toutes vos réunions sont regroupées un ou deux après-midi par semaine, vous libérez totalement le reste de votre temps pour une concentration approfondie. L'attribution d'une fenêtre horaire spécifique pour vos réunions vous permet également de maintenir le temps passé en réunion à un niveau décent. Pour ceux qui ont beaucoup d'interruptions spontanées, vous pouvez aussi créer des « heures de bureau » (comme ce que font les professeurs dans les universités). Avec les heures de bureau, vous ouvrez une fenêtre de temps spécifique dans votre calendrier pour répondre aux questions. Ceci est particulièrement utile pour les personnes qui doivent répondre régulièrement à des questions.
7. Ne le faites pas trop long : la plupart des applications de calendrier créent des événements d'une heure par défaut, mais les réunions ne doivent pas toujours être aussi longues ! Gardez à l'esprit qu'une conversation de 30 minutes peut couvrir beaucoup de terrain si la réunion est bien préparée. Abandonnez le créneau d'une heure et commencez à avoir des réunions plus courtes. Cela obligera également les participants à aller plus vite à l'essentiel.
8. Faciliter les réunions avec des outils : Organiser une réunion peut être compliqué. Il est assez courant de se retrouver avec un long e-mail dans les deux sens lorsque vous essayez de trouver un moment qui conviendra à toutes les parties. Un moyen simple d'éviter cela consiste à utiliser des outils comme Calendly (c'est gratuit). Cette application vous permet de partager des créneaux horaires ouverts avec des contacts externes. Le processus d'organisation est totalement automatisé et il vous suffit de partager un lien pour que les autres trouvent un moment qui correspond à votre propre agenda. Merci, la technologie!

Les bénéfices sociaux des réunions

Chaque entreprise est unique et a des besoins différents en matière de communication interne. Même si je suis convaincu que la plupart des entreprises gagneraient à réduire les réunions au strict minimum, je reconnais également l'intérêt social des réunions.

Parfois, il faut laisser passer les mauvaises réunions par les interstices. Dans mon entreprise, nous en faisons une chaque semaine, volontairement. Une fois par semaine, nous organisons une petite réunion générale (comme nous sommes moins de 10 personnes, cela reste gérable). Cette rencontre est dédiée au partage de deux courts temps forts hebdomadaires, un professionnel et un personnel. Même si cela pourrait être complètement remplacé par un rapport écrit (et nous en avons un en parallèle), l'avantage de cette réunion est de rassembler l'équipe et d'avoir une discussion détendue. Le fait saillant personnel nous aide également à créer des liens et, bien souvent, à rire ensemble.

Parfois, il faut reconnaître l'avantage d'une simple conversation. Mais nous pouvons autoriser cette réunion parce que nous savons que toutes les autres réunions sont efficaces.

Si vous suivez les conseils de cet article, vous pourriez facilement réduire votre temps en réunion à quelques heures par semaine, même si vous gérez une équipe ou une entreprise. Vous n'avez pas à détester les réunions si elles sont toutes pertinentes.