Las 5 razones más impactantes por las que los equipos remotos se desmoronan

El teletrabajo parece ser uno de los temas sobre los que los jefes de equipo todavía no se deciden. Tras dos años de pandemia, algunas startups tecnológicas, como Spotify o Airbnb, apuestan por modelos remotos o híbridos. Empresas como Yelp llevan este enfoque un paso más allá y están listas para deshacerse por completo de sus espacios de oficina.

Mientras tanto, otros se oponen fervientemente al trabajo remoto y consideran que la pintura es el asesino de la cultura, la creatividad y la eficiencia operativa.

Elon Musk llamó a la fuerza laboral de Tesla a la oficina y les dijo a los trabajadores remotos que "fingiran trabajar en otro lugar". Apple y Google también están favoreciendo la oficina en lugar de trabajar desde casa: ambas compañías optaron por una división híbrida de 3 a 2 después de la pandemia.

La pregunta que debe hacerse aquí es: ¿por qué el trabajo remoto tiene éxito en algunos equipos y falla en otros? ¿Hay alguna manera de prepararse para el éxito en un lugar de trabajo remoto y asegurarse de que no se arrepentirá de reducir la infraestructura de la oficina?

Intentaremos responder a esta pregunta examinando por qué los equipos remotos fallan al principio.

Razón #1: Confianza

Al tratar de llegar a la raíz del dilema del trabajo remoto que no puede apoyar a las organizaciones, recurrimos a los testimonios de líderes que estaban desilusionados con el nuevo modelo.

Un ejecutivo de una firma de relaciones públicas dijo Los New York Times eso, mientras dejaba que sus compañeros trabajaran a distancia los viernes: “Cada fin de semana se convertía en un feriado de tres días”.

Elon Musk, Jamie Dimon y otros líderes que se oponen al trabajo remoto, hasta cierto punto, compartieron este sentimiento, al igual que la mayoría de los gerentes. Los datos muestran que dos de cada tres líderes encuestados por RICOH Europa no confíes en sus informes remotos.

Sin la capacidad de ver sus informes en la oficina, los gerentes se quedan solos preguntándose si las personas están trabajando, para empezar. Los C-levels no son los únicos que luchan: el auge del trabajo remoto condujo a un fuerte disminución de la confianza entre los compañeros de equipo como bien.

En un intento por recuperar el control, los gerentes suelen llegar a extremos. En agosto, el New York Times hizo sonar el silbato sobre los empleadores que utilizan un software de monitoreo invasivo para rastrear cada movimiento de las personas en tiempo real.

En JP Morgan, el tiempo de los empleados se rastrea segundo a segundo, escaneando cuánto tiempo le toma a un empleado escribir un correo electrónico. En Barclay's Bank, los empleados recibían correos electrónicos que decían "Hoy no hay suficiente tiempo en la Zona" para motivarlos a trabajar más duro.

Estas historias parecen sacadas directamente de un guión de "Black Mirror"; sin embargo, se están convirtiendo en una práctica estándar. Los datos muestran que ocho de cada diez empleadores privados más grandes de los EE. UU. monitorean la actividad de los trabajadores. La necesidad de supervisar y monitorear está impulsada en gran medida por el cambio al trabajo remoto, ya que la demanda de seguimiento de la productividad y vigilancia de los empleados ha aumentado un 50% desde el inicio de la pandemia .

Los efectos de esta falta de confianza son desastrosos para los equipos remotos. La ansiedad de los empleados va en aumento en los equipos híbridos, ya que aquellos que trabajan de forma remota se sienten ignorados por sus gerentes y reemplazables.

Bajo el lema “ No te pueden quitar el escritorio si estás sentado en él ”, los empleados sienten la presión de acudir a la oficina aunque se les permita teletrabajar en papel.

Todas las formas de "presentismo digital", que hacen que parezca que estás trabajando muy duro al inundar los canales de Slack o programar reuniones innecesariamente, están en aumento desde el cambio al trabajo remoto.

Según Microsoft , las personas pasan un 252 % más de tiempo de su semana laboral en reuniones que cuando trabajaban en persona. También se observó un aumento del 32 % en los chats telefónicos desde marzo de 2020.

Jeremy Useem argumenta, en un artículo que invita a la reflexión para el Atlántico, que la lucha por confiar en nuestros compañeros de equipo y ganarse la confianza de los gerentes tiene profundas implicaciones económicas y es capaz de desaprobar exponencialmente el PIB.

También advierte que, con la tasa de pérdida de confianza desde la pandemia, podríamos estar acercándonos a una “recesión de confianza”.

¿Cómo generar confianza en un equipo remoto?

La sensación de pérdida de control es natural para los gerentes que solían confiar en las interacciones en persona y ahora no tienen otra forma de verificar sus informes.

Sin embargo, en lugar de renunciar a los beneficios del trabajo remoto, los líderes deben reestructurar las operaciones de una manera que les brinde seguridad en la productividad del equipo, como en:

• Cambie el enfoque de los KPI basados en el tiempo a los basados en el rendimiento . En departamentos como ingeniería, diseño de productos o marketing, es posible dividir un proyecto en tareas manejables y monitorear el progreso en función de la finalización de tareas individuales en lugar del tiempo cronometrado.
• Establezca reglas básicas a seguir por el equipo . Cree una lista de políticas con las que se sentirá cómodo y asegúrese de no vigilar al equipo siempre que cumpla con estas expectativas básicas. En nuestro equipo, no esperamos que las personas trabajen de nueve a cinco, pero esperamos que los empleados vengan a la oficina virtual para las reuniones, mientras que las nuevas contrataciones también tienen horas principales durante las cuales deberían estar disponibles para hablar con los compañeros de incorporación o con RR. HH. gerentes
• No reprendas la honestidad . Seamos francos: nadie trabaja jornadas laborales completas en la oficina. Entre las charlas sobre el enfriador de agua, las salidas al baño y las pausas para fumar, los empleados pasan mucho tiempo sin hacer ningún trabajo duro específico. Por lo general, los gerentes lo ven y están de acuerdo con eso. Pero, en un entorno remoto, la incapacidad de ver al equipo crea una ansiedad adicional y hace que los gerentes traten a los compañeros de equipo con demasiada dureza. A su vez, los empleados se ven obligados a compensar en exceso y llegar al final de la jornada laboral completamente agotados.

Razón #2. Distancia física

La adopción generalizada del trabajo remoto dio lugar a un fenómeno único: personas que comienzan y dejan sus trabajos sin haber conocido personalmente a nadie de su equipo. Esa distancia, creen los expertos, está facilitando que las personas se vayan, ya que no sienten ataduras entre ellos y sus empresas.

De hecho, dos fenómenos: el job hopping y la Gran Renuncia, se han generalizado durante la pandemia, tanto que los reclutadores dejaron de ver el job hopping como una señal de alerta, ya que se hizo difícil encontrar a alguien comprometido con un solo puesto.

Los propios empleados señalan que la distancia física hace que medir el tono de un mensaje y encontrar la manera adecuada de responder a un colega sea mucho más desafiante.

Además, el proceso de varios pasos que entra en juego al programar llamadas de Zoom hace que las personas debatan si un problema es lo suficientemente grande como para programar una reunión. Por lo tanto, la comunicación espontánea alimentada por la proximidad es sustituida por conjeturas y los compañeros de equipo cuestionan sus interacciones entre ellos.

Al mismo tiempo, la libertad del trabajo remoto alienta a las personas a reavivar sus pasatiempos que, con el tiempo, se vuelven más gratificantes que el trabajo.

Un analista de 23 años de PwC le dijo al New York Times que , después de experimentar una clara desconexión en el trabajo (los participantes sintonizaban las reuniones con las cámaras apagadas y la falta de deseo de desviarse de las agendas estrictas), encontró más consuelo en sus pasatiempos.

Llamó a esta experiencia “llevar una doble vida” y dijo que se volvió mucho más libre después de dejar su trabajo en la consultora.

A medida que los líderes de equipo intentan cerrar la brecha entre los miembros del equipo llevándolos de regreso a las oficinas, deben recordar que, con la creciente globalización, solo es posible hasta cierto punto. Después de todo, es bastante difícil reunir a empleados de EE. UU., Reino Unido, Japón y otros países lejanos bajo un mismo techo.

Es por eso que buscar formas digitales de acercar a los equipos sin llevarlos a la oficina beneficiará tanto a los equipos híbridos o internacionales en la oficina como a las nuevas empresas remotas.

Así es como abordamos el desafío:

• Cree un espacio virtual que los empleados puedan compartir. Creemos que la proximidad es un factor muy importante para mejorar la eficiencia de la comunicación y los gerentes luchan por conectarse con los empleados remotos porque no los ven con demasiada frecuencia. Si bien las reuniones de Zoom de 8 horas de duración son demasiado agotadoras e incómodas, el espacio de oficina virtual nos ha resuelto el problema. A través de avatares, los empleados se representan en el espacio y pueden conectarse entre sí. La dinámica de interacción de la vida real (por ejemplo, la voz del orador se vuelve más fuerte cuando te acercas y más baja cuando te alejas) ayuda a recrear la atmósfera de la oficina en un entorno digital.
• Fomente las conversaciones espontáneas . El nacimiento de ideas creativas o conexiones con compañeros de equipo difícilmente puede programarse y lograrse en una reunión impulsada por una agenda. Estos son momentos fortuitos que los líderes no pueden predecir, pero pueden crear un entorno que ayude a encender la chispa. En oVice, no tenemos muchas reuniones: algunos compañeros de equipo pueden tener 1 o 2 reuniones breves programadas al día. Sin embargo, a menudo "se acercan" a los escritorios de los demás y comienzan conversaciones espontáneas sobre proyectos pendientes. Descubrimos que este enfoque sin guión es mucho menos agotador y más satisfactorio que programar llamadas para revisar detalles minuciosos del proyecto.
• Mantenga las discusiones abiertas . En nuestro espacio virtual, los compañeros de equipo pueden tener conversaciones privadas en una sala de reuniones cerrada con llave o chatear abiertamente en el espacio de la oficina. A menos que estemos discutiendo información confidencial o datos de clientes, preferimos la lluvia de ideas en nuestros escritorios, para que todos puedan unirse, contribuir o incluso escuchar la conversación de manera casual para conocer la situación. Mantener las discusiones abiertas reduce la barrera de entrada y facilita que los nuevos empleados o colegas de diferentes departamentos obtengan respuestas a sus preguntas o compartan conocimientos.

Razón #3. Faltan beneficios para los empleados

Grandes o pequeñas, en un esfuerzo por conquistar un mercado impulsado por candidatos, las nuevas empresas tecnológicas antes de la pandemia se esforzaron mucho en mejorar su lista de beneficios de oficina. Para los equipos de tecnología como Google, las grandes oficinas de un millón de dólares se han convertido en parte de la marca, por lo que, cuando la fuerza laboral de 156,000 de la empresa cambió a remota, el sueño de un campus de Silicon Valley se desvaneció.

A medida que las empresas pasaron del trabajo en la oficina a días de trabajo híbridos o totalmente remotos, hicieron pocos esfuerzos para crear nuevos paquetes de beneficios que contribuyeran a la satisfacción de los empleados.

Al ver la flexibilidad y la autonomía proporcionadas por el trabajo remoto como beneficios independientes, los líderes no hicieron un esfuerzo adicional para comprender qué oportunidades de hardware, herramientas, aprendizaje y bienestar harían que sus equipos estuvieran más conectados con la organización, productivos y comprometidos.

La disposición a revisar y actualizar los beneficios de los trabajadores tiene un impacto notable en la retención. Una encuesta de más de 1000 empleados muestra que el 64 % de los que trabajan en empresas que han cambiado sus beneficios para adaptarse a las necesidades de los diferentes estilos de trabajo planean quedarse con su empleador durante el próximo año.

Por el contrario, solo el 47% de los empleados son leales a los líderes que no tienen la práctica de revisar los beneficios de los empleados.

Según nuestra experiencia, los empleados remotos se benefician enormemente de lo siguiente:

• Presupuesto para la configuración de una oficina en casa : los líderes deben cubrir los gastos de hardware y ofrecer asistencia a los compañeros de equipo para optimizar sus dispositivos o herramientas en el lugar de trabajo.
• Cubrir los gastos de viaje : el trabajo remoto brinda a los empleados movilidad adicional; es natural que quieran usarlo. Al cubrir las tareas, los líderes pueden mostrar consideración por las necesidades de sus informes y mejorar la retención.
• Ofreciendo apoyo en salud mental . Para muchos equipos, cambiar al trabajo remoto durante la pandemia fue un ajuste abrupto. Requería que personas que nunca habían trabajado desde casa ajustaran sus rutinas y manejaran las cargas de la autogestión. Múltiples estudios muestran que los empleados remotos tienen altos niveles de estrés y corren el riesgo de agotarse. Es por eso que dar a los equipos de trabajo desde casa una agencia para adaptarse al nuevo estilo de vida mejorará la productividad, la retención y la satisfacción laboral.

Razón #4. Tecnología

Mirando hacia atrás en la historia del trabajo remoto en las empresas de tecnología, es interesante ver que incluso aquellos que se han adaptado con éxito al nuevo modelo durante la pandemia, tuvieron un comienzo difícil en sus primeros experimentos con el trabajo remoto.

Reddit es uno de los principales ejemplos (aunque no el único) de una empresa que inicialmente no se comprometió con el trabajo remoto, pero que finalmente lo aceptó.

En 2014, tras conseguir una nueva ronda de inversión, la compañía ordenó la reubicación de sus empleados remotos a San Francisco — los que no cumplieron fueron despedidos con una generosa indemnización por despido.

En 2020, la empresa hizo una declaración pública de que permitiría que los equipos trabajaran desde cualquier lugar.

Lo mismo es cierto para Yahoo, que terminó abruptamente su experimento de trabajo remoto en 2013 y ahora es, al menos en una base de equipo por equipo , lo que permite a los empleados trabajar de forma remota. La pregunta obvia es: ¿qué no funcionaba entonces y funciona ahora? La respuesta también es bastante predecible: la tecnología mejoró. Mucho.

En 2022, las herramientas que no existían en 2013-2014 son comunes: Slack para comunicación asíncrona, Notion para documentación y muchas más. Las plataformas colaborativas ayudan a optimizar los flujos de trabajo departamento por departamento: piense en el hecho de que Figma, una plataforma de diseño amigable para la colaboración, existe solo desde 2016.

Uno de los factores clave que separan a los equipos remotos exitosos de los rezagados es la capacidad de descubrir e implementar nuevas herramientas. Las empresas que tienen roles o departamentos dedicados a introducir la innovación en el lugar de trabajo pueden adaptarse a los cambios y mantenerse conectados de forma remota mucho más rápido que los equipos que todavía dependen de libros de jugadas de hace décadas.

Dicho esto, los líderes deben recordar que, cuando se trata de elegir plataformas de colaboración, menos es más. Así es como puede asegurarse de que su organización no se pierda la innovación y proteger a los equipos para que no se sientan abrumados:

• Elija plataformas todo en uno . En lugar de usar una plataforma, una función, elija soluciones ricas en funciones que combinen múltiples herramientas (por ejemplo, chat de texto, llamadas de voz, videoconferencia, calendario, etc.). De esta manera, los compañeros de equipo no tendrán que perder tiempo cambiando varias pestañas.
• Conéctese e integre siempre que sea posible . Tómese el tiempo para conectar las plataformas de colaboración entre sí (por ejemplo, podemos ver quién está en la oficina virtual en este momento en un canal dedicado de Slack, actualizado en tiempo real). Utilice el inicio de sesión único en lugar de crear nuevas cuentas para que no tenga que perder más tiempo ingresando o recordando las credenciales. Priorice la edición en la aplicación sobre el intercambio de nuevas versiones e iteraciones por correo electrónico. Estos ajustes ayudarán a conectar los flujos de trabajo y reducirán la confusión en el trabajo diario.
• Supervise la eficiencia de su tecnología . Las encuestas a los empleados son una de las formas más efectivas de saber si su equipo realmente está utilizando las herramientas que descubrió. Además, en oVice, tenemos un "alijo de ideas" donde las personas comparten los desafíos que enfrentan y sugieren plataformas que pueden ayudar a resolver estos problemas.

Razón #5. Falta de enfoque estratégico para coordinar el trabajo remoto

La expansión de las pilas de herramientas de colaboración brinda a los líderes de equipos remotos muchas opciones. Con las plataformas de videoconferencia, chat de audio y oficina virtual, por un lado, y las plataformas de correo electrónico, mensajería, Slack y documentación como Notion, los administradores pueden lograr la eficiencia al equilibrar hábilmente la comunicación sincrónica y asincrónica. El problema es que pocos saben cómo hacerlo.

Un artículo de Harvard Business Review describe un experimento que expone hábilmente los desafíos de la comunicación remota. Los participantes se dividen en grupos de tres y a cada grupo se le muestra una imagen.

La persona que ha visto la imagen mostrada por los moderadores tiene que describírsela al segundo equipo en una llamada telefónica. Ese compañero de equipo, a su vez, envía un correo electrónico al tercer compañero de equipo con las instrucciones para recrear la imagen por correo electrónico. El tercer participante tiene que hacer un dibujo desde cero basado en el correo electrónico que recibió del colega.

Es posible que lo haya adivinado: el experimento produce imágenes divertidas y muestra cómo la falta de comunicación impide que los equipos realicen con éxito incluso una tarea relativamente sencilla.

¿Qué pasaría si el juego desafiara a los participantes en un proceso complejo como el diseño de una función de producto y los grupos estuvieran compuestos por docenas de personas, no por tres?

El problema podría haberse resuelto si en lugar de usar herramientas de solo audio y solo texto (teléfono y correo electrónico), los participantes en el juego eligieron una herramienta de videoconferencia que permite compartir la pantalla y se guiaron entre sí a través del proceso paso a paso. paso. Este ejemplo de anécdota muestra la importancia de hacer coincidir el mensaje con el medio.

Comprender si un problema debe resolverse de forma sincrónica o asincrónica ayudará a los líderes a reducir la fatiga de las reuniones entre los compañeros de equipo y, por el contrario, aprovechar el audio y el video cuando el contexto lo requiera.

Si bien es mejor mapear el equilibrio entre la comunicación sincrónica y asincrónica proceso por proceso, aquí hay algunas prácticas generales que hemos visto que son efectivas en nuestro equipo y en otros.

• Elimina la presión de estar siempre encendido . Un líder de equipo debe trazar un mapa de los procesos que requieren una respuesta instantánea y aquellos que no requieren comentarios urgentes. Presionar a los empleados para que reaccionen instantáneamente a cada notificación contribuirá a la ansiedad en el lugar de trabajo y, en equipos internacionales, obstaculizará el equilibrio entre el trabajo y la vida personal (por ejemplo, si los empleados con sede en América del Norte son presionados para reaccionar rápidamente a las conversaciones entre compañeros de equipo asiáticos o europeos). ).
• El chat de audio es muy adecuado para una pequeña charla o una llamada rápida para ponerse al día El chat de audio es muy adecuado para una pequeña conversación o una llamada rápida para ponerse al día No es un secreto que estar frente a la cámara ejerce cierta presión sobre el control remoto trabajadores, que necesitan estar constantemente atentos a su apariencia y entorno. Es por eso que limitar todas las interacciones sincrónicas a las videollamadas es demasiado agotador emocionalmente; usar llamadas de audio en su lugar es una buena oportunidad para dar más espacio a los compañeros de equipo mientras se mantienen las conversaciones en tiempo real. Las plataformas de oficinas virtuales son un medio excelente para entablar conversaciones de audio porque combinan chats de voz que normalmente no van acompañados de imágenes con la capacidad de compartir un espacio común y ver el avatar de un compañero de equipo con el que está hablando.
• Comunicar información confidencial cara a cara . La incapacidad de medir la intención analizando el tono de voz, los gestos o las expresiones faciales de la otra persona puede conducir a una falta de comunicación. Es por eso que recomendamos usar la videoconferencia para conversaciones emocionalmente agotadoras como las sesiones de retroalimentación.

La línea de fondo

La evidencia objetiva muestra que el trabajo remoto es un modelo progresivo y con visión de futuro. Por otro lado, hay un registro de equipos de tecnología que tienen un comienzo difícil en el trabajo de forma remota y sus preocupaciones tienen una base.

Es cierto que, lo que podría darse por sentado en la oficina: proximidad, supervisión perfecta, conexión sin esfuerzo, requiere un esfuerzo adicional en los lugares de trabajo remotos. También es cierto que los empleados no están completamente acostumbrados a las nuevas responsabilidades creadas por el cambio: administrar su tiempo de forma independiente, mantener las oficinas en casa y hacer un esfuerzo adicional para conectarse con personas dentro y fuera de sus equipos.

Es por eso que los líderes deben enfocarse en cerrar la brecha entre los compañeros de equipo, reducir la sensación de alienación y redefinir los beneficios de los empleados.

A oVicio , creemos que la tecnología es la respuesta para que el trabajo remoto sea un éxito. Durante la última década, la aparición de soluciones colaborativas ayudó a optimizar muchas operaciones y a ahorrar horas de tiempo productivo. Ahora es el momento de que la tecnología ayude a los líderes a crear una sensación de inmediatez y proximidad en un lugar de trabajo remoto.

Nuestro objetivo es lograr ambos ofreciendo a los líderes un espacio de oficina virtual, un lugar donde los compañeros de equipo pueden conectarse instantáneamente sin tener que pasar por aros para programar llamadas o confirmar disponibilidad. Combina las funciones estándar de una plataforma de comunicación: chat de texto, llamadas de voz y videoconferencia, con una interfaz visual intuitiva que brinda a los gerentes y compañeros de equipo una vista completa del equipo.

Nuestros espacios son totalmente personalizables y pueden tener áreas para scrum, lluvia de ideas o conversaciones informales que ayudan a construir "conexiones suaves".

Descubra cómo oVice ayuda a los líderes a evitar que los equipos remotos se peleen explorando nuestro estudios de caso . Además, puede intentar usar la plataforma usted mismo y hablar con nuestro equipo en nuestro espacio de demostración .