Creando el puente perfecto: cómo configurar una integración de Jira Salesforce

Si eres usuario de Jira o Salesforce (¿o tal vez ambos?) y tienes dificultades para sincronizar datos entre las dos plataformas, entonces estás en el lugar correcto. Ambas plataformas tienen sus fortalezas y debilidades, pero cuando se usan juntas, pueden ser una combinación poderosa para empresas de todos los tamaños.

Uno de los beneficios de un Integración de Jira Salesforce es que le permite realizar un seguimiento de todas las interacciones con sus clientes en un solo lugar. Esto puede resultar útil para los equipos de ventas, ya que pueden ver todo el historial de las interacciones de un cliente con su empresa, desde el contacto inicial hasta la compra y los tickets de soporte.

¿Por qué integrar Salesforce y Jira? Puede ayudarle a mejorar sus procesos de gestión de proyectos. Puedes utilizar Jira para realizar un seguimiento del progreso de tus proyectos, establecer plazos y asignar tareas a los miembros del equipo. Esto puede ayudarle a garantizar que sus proyectos vayan por buen camino y que todos estén en sintonía.

Suena bien, ¿verdad? Veamos cómo podemos implementar una integración bidireccional de Jira Salesforce en unos pocos pasos.

Pero primero, ¿cuáles son las diferentes formas de integrar Jira y Salesforce?

¿Cómo integrar Jira y Salesforce?

Hay varias formas de integrar Fuerza de ventas y Jira , incluidas las costumbres típicas nativas. ¿Pero quién quiere hablar de sus limitaciones?

Entonces, para los fines de esta guía, elegí una solución de terceros llamada Exalate. Puedo configurar casi cualquier caso de uso, desde básico hasta avanzado, usando esta herramienta.

exaltar es una plataforma de integración de datos que facilita la conexión de diferentes herramientas ITSM y plataformas de gestión del trabajo como Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow, etc.

Exalate: una plataforma de integración avanzada

Cuando se trata de soluciones de integración convencionales, Exalate tiene ventajas obvias sobre ellas.

• Admite la integración descentralizada para que cada parte de la integración tenga control independiente sobre la información enviada y recibida. Este control autónomo lo convierte en un candidato perfecto para integraciones entre empresas o MSP .
• La característica de integración descentralizada es importante para seguridad de integración ya que los administradores de Jira y Salesforce no necesitan consultarse entre sí para cambiar los requisitos de integración. Garantiza que los administradores no interfieran con las sincronizaciones de los demás.
• Cada nodo de Exalate tiene su propio entorno de integración, separado de otro nodo. Este soporte para arrendamiento único garantiza que su proceso, archivo y espacio de red dedicados sean independientes entre sí.
• Proporciona una configuración de integración sin código/código bajo. Los usuarios empresariales prefieren el sin código modo para casos de uso de sincronización simples, mientras que los usuarios técnicos pueden implementar integraciones profundas con el código bajo modo.
• El modo de código bajo, llamado modo Script en Exalate, tiene una función avanzada Scripts basados en Groovy motor para permitirle sincronizar todo lo que desee, de la forma que necesite. Exalate logra esto con la ayuda de procesadores de sincronización entrantes y salientes.

Ahora es el momento de profundizar en el proceso paso a paso de configurar una integración de Jira ServiceNow.

Cómo implementar una integración de Jira Salesforce en 6 sencillos pasos

Como dije, Exalate es una solución descentralizada. Por lo tanto, debe instalarlo tanto en Jira como en Salesforce y luego conectar las instancias.

Una vez que sus instancias estén conectadas, puede crear una asignación (también conocida como reglas de sincronización) entre los dos sistemas. Este mapeo le indicará a Exalate cómo conectar los datos en Salesforce y Jira.

Una vez que haya creado una asignación, puede usar Exalate para sincronizar datos entre Salesforce y Jira. Exalate puede sincronizar datos en tiempo real o de forma programada.

¡Empecemos!

Paso 1. Instale Exalate en Salesforce

Para instalar Exalate en Salesforce, navegue hasta el Intercambio de aplicaciones de Salesforce y busque "Exalar".

Haga clic en el botón "Obtenerlo ahora" para continuar.

Seleccione dónde desea instalar Salesforce: en su organización actual o en una organización Sandbox. Elegí instalarlo en mi organización actual.

Desplázate hacia abajo para revisar y aceptar los términos y condiciones. Haga clic en "Confirmar e instalar" para comenzar el proceso de instalación.

Especifique los usuarios de Salesforce para quienes desea instalar Exalate. Puede modificar esto más adelante si es necesario. Elegí instalarlo para todos los usuarios. Haga clic en "Instalar".

Ahora, "Aprobar el acceso de terceros" haciendo clic en "Continuar". Este paso le da a Exalate acceso a los datos necesarios. El proceso de instalación está completo.

Haga clic en "Listo" para finalizar la configuración.

Continúe con su instancia de Salesforce y crear una aplicación conectada . Guarde el "Secreto del consumidor" y la "Clave del consumidor" generados durante este proceso.

Dentro de su instancia de Salesforce, navegue hasta "Aplicaciones" y busque "Exalate".

Utilice el "Secreto del consumidor" y la "Clave del consumidor" que guardó anteriormente y luego haga clic en "Solicitar nodo".

Haga clic en "Permitir" para otorgar permisos de acceso a Exalate. Ingrese sus datos personales y haga clic en "Aceptar y enviar". Espere un correo electrónico del Administrador de licencias de Exalate.

En su correo electrónico, haga clic en "Verificar instancia de Exalate" para ser redirigido a la consola de administración de Exalate.

Nota *: También puede obtener Salesforce Connector para Jira a través de Atlassian Marketplace.*

Si ya instaló Exalate en su instancia de Jira, puede saltar al paso 3 y comenzar a configurar su conexión. Si no, continúe con el siguiente paso.

Paso 2. Instale Exalate en Jira

Instalar Exalate en Jira es un proceso sencillo ya que es una aplicación. Puedes hacerlo directamente desde el Sitio web de Exalate o yendo a Atlassian Marketplace y buscando sincronización de problemas de Exalate Jira .

Aquí, lo guiaremos a través de la configuración de Exalate desde Jira.

Nota *: Supongo que estás usando Jira Cloud, pero ten en cuenta que Exalate también te permite sincronizar Salesforce con Jira localmente. Puede encontrar instrucciones para esa instalación. aquí . Para obtener más información sobre Jira Cloud, haga clic en aquí .*

Para instalar Exalate, haga clic en el icono "Configuración" en la parte superior derecha de su instancia de Jira y seleccione "Aplicaciones" en el menú desplegable.

En el submenú de la izquierda, elija "Buscar nuevas aplicaciones".

En el cuadro de búsqueda, escriba "Exalate" y presione Entrar.

Verá varias aplicaciones de Exalate diseñadas para diferentes rastreadores de problemas en la lista. Asegúrese de seleccionar el correcto, como "Exalate Jira Issue Sync y más".

Haga clic en el botón "Pruébelo gratis".

Aparecerá una ventana emergente con la etiqueta "Agregar a Jira". Haga clic en "Iniciar prueba gratuita".

Después de un momento, haga clic en "Comenzar".

¡Está bien! Ya está todo listo para comenzar su primera conexión.

Paso 3. Conecta Jira a Salesforce

Comience estableciendo una conexión entre Jira y Salesforce donde una parte inicia y la otra acepta.

En este ejemplo, iniciaremos la conexión desde Salesforce, pero puede comenzar desde cualquier lado. Exalate proporciona una interfaz coherente en todas las plataformas, lo que elimina la necesidad de preocuparse por dónde empezar y cómo proceder.

Haga clic en el botón "Conexiones" > "Iniciar conexión". La siguiente pantalla le solicita que ingrese la URL de la instancia de destino.

Ingresaremos la URL de la instancia de Jira desde que iniciamos la conexión desde el lado de Salesforce. Después de una verificación rápida, elija el modo de conexión.

Exalate para Salesforce ofrece dos modos: Básico y Script.

El modo Básico proporciona una interfaz de usuario sin código ni configuración adecuada para casos de uso de sincronización simples.

Recomendamos utilizar el modo Script para obtener mayores capacidades de personalización, incluso para casos de uso complejos.

Cubriremos ambos modos aquí, comenzando con:

El modo básico

Después de hacer clic en "Siguiente" en la pantalla anterior, confirme si tiene acceso de administrador al lado de destino (es decir, la instancia de Jira).

Seleccione "Sí, tengo acceso de administrador" y haga clic en "Iniciar". Si no tienes acceso, puedes copiar y pegar manualmente un código de invitación en el lado de Jira.

Después de una verificación exitosa, serás redirigido a la instancia de Jira. Seleccione el proyecto de Jira donde desea que se sincronicen las entidades de Salesforce y haga clic en "Confirmar".

Puede comenzar a sincronizar inmediatamente su primer número ingresando su clave en el cuadro de texto y haciendo clic en "Exalate". Espere un momento mientras se muestran los mensajes de estado apropiados.

Siéntese y relájese mientras se sincroniza su primer número.

El modo de guión

Seleccione el modo Script y haga clic en "Siguiente".

Nombra tu conexión. Esto le ayudará a identificar su conexión, especialmente si tiene varias conexiones.

Nombra las instancias locales y remotas. Se genera automáticamente un nombre de conexión en función de sus entradas. Lo puedes cambiar si quieres.

Cuando esté listo, haga clic en "Iniciar".

Exalate genera un código de invitación. Haga clic en "Copiar código de invitación" para guardarlo de forma segura.

Su trabajo en el lado de Salesforce ya está completo. Continúe con su instancia de Jira para conocer los siguientes pasos.

En el lado de Jira, abra la pestaña "Conexiones" en la consola de administración de Exalate y haga clic en "Aceptar invitación". Esto abrirá un área de texto. Pega el código de invitación que copiaste anteriormente y haz clic en "Siguiente".

Al igual que en el modo Básico, seleccione el proyecto en el lado de Jira y haga clic en "Confirmar".

Felicitaciones, ha conectado exitosamente sus instancias de Jira y Salesforce.

¡Aquí viene la parte emocionante! Configuremos nuestra sincronización.

Paso 4. Configurar la conexión para definir qué información se comparte

Es hora de controlar el intercambio de información entre Jira y Salesforce configurando la conexión.

La pantalla de configuración tiene dos pestañas: “Reglas” y “Disparadores”. Cubriré la pestaña "Reglas" en esta sección y veremos cómo funcionan los "Disparadores" en la siguiente sección.

Encontrarás las reglas de sincronización en la pestaña "Reglas". Estas reglas están escritas en el lenguaje de programación Groovy, por lo que si está familiarizado con él, le resultará fácil.

Las reglas de "Sincronización saliente" determinan lo que envió al otro lado y las reglas de "Sincronización entrante" controlan cómo interpreta la información del otro lado.

Tanto Jira como Salesforce tienen estas reglas; la única diferencia es cómo nos dirigimos a las entidades. Las entidades dependen de la plataforma desde la que accedes a la conexión.

Puede editar directamente las reglas dentro de los cuadros de texto, o puede copiarlas y pegarlas para trabajar en ellas más tarde.

La declaración " replica.description = entidad.Descripción " en las reglas de "Sincronización saliente" de Salesforce significa que la descripción del caso (entidad) se guarda en una réplica.

La réplica actúa como marcador de posición para almacenar los valores que desea enviar o recibir. En este caso, significa que envía la descripción del caso desde Salesforce a la descripción del problema creada en Jira.

De manera similar, en las reglas de "Sincronización entrante" de Jira, " problema.descripción = réplica.descripción " significa que copia la descripción de la réplica (caso de Salesforce) en el campo de descripción del problema de Jira.

Si desea establecer valores específicos para los campos de la entidad, puede reemplazar cualquiera de los valores dados con valores entre comillas. Por ejemplo, puede cambiar " replica.description = entidad.Descripción " por " replica.description = 'enviado desde Salesforce'. "

Para excluir datos que ya no desea compartir, puede eliminar la línea correspondiente o comentarla agregando "//" al principio de la línea.

También puedes explorar avanzado ' ayudantes de guiones ' para manejar procesamiento complejo. Por ejemplo, en el lado de Jira, en las reglas de sincronización entrantes, " issues.attachments = adjuntoHelper.mergeAttachments(issue, replica) " utiliza un asistente para procesar los archivos adjuntos. Esto es particularmente útil para manejar archivos adjuntos con varios tipos de archivos.

Puede editar estas reglas en la sección de reglas de sincronización salientes o en la sección de reglas de sincronización entrantes, dependiendo de si desea realizar cambios en los datos enviados o recibidos.

Recuerde hacer clic en "Publicar" después de realizar todos los cambios.

Paso 5. Configurar activadores para la sincronización automatizada

Desencadenantes Defina las condiciones bajo las cuales se sincronizan los problemas de Jira y las entidades de Salesforce.

Es posible que desee sincronizar una "Cuenta de Salesforce" relacionada con un cliente específico con Jira o crear automáticamente un problema de Jira cada vez que se crea o actualiza un "Caso de Salesforce". Puede configurar fácilmente activadores para cualquier requisito.

El proceso para crear activadores es similar tanto en Jira como en Salesforce, pero las consultas de búsqueda son específicas de la plataforma. Por ejemplo, Jira usa JQL (Jira Query Language), mientras que Salesforce usa SOQL (Salesforce Object Query Language).

Crear disparadores es intuitivo y sencillo.

Demostraremos cómo crear un disparador en Salesforce. Si ha seguido este tutorial paso a paso, debería estar en la pantalla de edición de conexión ahora.

Si no está allí, vaya a la sección "Conexiones" en la consola de Exalate y haga clic en el botón editar conexión. En las pestañas de arriba, haga clic en "Disparadores".

Haga clic en el botón "+ Crear activador" y aparecerá un mensaje modal "Agregar activador".

Hay una lista desplegable de entidades de Salesforce para elegir, como Cuenta, Caso, Oportunidad, Tarea, Producto, etc. Dependiendo de lo que seleccione, aparecerán campos adicionales.

Incluso puede especificar las condiciones para el filtrado escribiendo una consulta SOQL en la sección "Si". Asegúrese de agregar notas relevantes que le ayuden a comprender el propósito del desencadenante, especialmente si tiene muchos desencadenantes.

Encontrará una casilla de verificación "Activar" que le permite habilitar o deshabilitar el activador.

Haga clic en "Agregar" para guardar el activador.

Ahora verá el disparador que aparece en la pantalla anterior.

Paso 6. Iniciar la sincronización de la información

Comenzamos estableciendo una conexión entre Jira y Salesforce.

En el modo Básico, puede sincronizar mediante activadores o sincronizar varios problemas o entidades juntas usando el botón " Conexión masiva " opción, o utilice la opción " Conectar "Operación para sincronizar problemas existentes de Jira con Salesforce.

En el modo Script, una vez que hayas configurado la conexión según tus requisitos, verás que los issues o entidades se sincronizan automáticamente cuando las condiciones son verdaderas.

Exalate comprueba periódicamente si hay sincronizaciones y actualizaciones, por lo que si su sincronización no se refleja de inmediato, espere un momento y vuelva a intentarlo. Puede ajustar las reglas de sincronización y los activadores en cualquier momento para garantizar que todo funcione según lo previsto.

Casos de uso de integración avanzada de Jira Salesforce con Exalate

El modo Script de Exalate abre muchas posibilidades para implementar casos de uso avanzados.

Discutiremos algunos en esta sección:

• Sincronizar Hilos de comentarios y menciones de usuarios. en comentarios entre Jira y Salesforce.
• Sincronizar cualquier objeto (predeterminado y personalizado) y registros en Salesforce.
• Actualizar una cuenta de Salesforce desde un campo personalizado de Jira.
• Sincronizar múltiples objetos de Salesforce relacionados (contacto y cuenta vinculada a un caso) a Jira.

Beneficios de sincronizar datos entre Salesforce y Jira

Terminemos resumiendo los beneficios que obtiene de una integración de Salesforce Jira:

• Servicio al cliente mejorado: al realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes en un solo lugar, puede brindar un mejor servicio al cliente.
• Gestión de proyectos mejorada: Jira puede ayudarte a realizar un seguimiento del progreso de tus proyectos, establecer plazos y asignar tareas a los miembros del equipo.
• Mayor productividad: al automatizar tareas y flujos de trabajo, puede aumentar la productividad de su equipo.

Conclusión

Integrar Salesforce y Jira es una excelente manera de mejorar sus procesos comerciales. Con Exalate, puede conectar fácilmente los dos sistemas y comenzar a sincronizar datos en tiempo real, sin preocuparse de que los administradores estropeen sus datos. Le ayudará a mejorar el servicio al cliente, la gestión de proyectos, la productividad y reducir costos.

Si tiene un caso de uso específico en mente y se pregunta si Exalate es la solución adecuada para usted, reserve una sesión gratuita con uno de nuestros ingenieros de integración.

Este artículo fue escrito por Teja Bhutada, redactora senior de TI en Exalate .