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如何减少工作中的沟通障碍

经过 Vinita Bansal7m2023/06/16

太長; 讀書

有效的沟通是共同工作、推动职业发展和让工作成为愉快体验的关键因素。当工作中的沟通中断时，更多的时间会浪费在填补一致性和期望的差距上，而更少的时间会浪费在富有成效的工作上。与其寻求完美的一致性，不如专注于你能控制的事情和你可以采用的做法。

是什么成就或破坏了工作中的项目？是什么决定了员工是喜欢一起工作还是尽量避免需要协作的事情？什么因素使管理者能够授权给他们的团队成员？什么与利益相关者建立信任？

有效的沟通。它是共同工作、推进您的职业生涯以及让工作成为愉快体验的关键要素。当工作中的沟通中断时，更多的时间会浪费在填补一致性和期望的差距上，而更少的时间会浪费在富有成效的工作上。

最重要的是感觉它超出了你的控制范围而产生的所有挫折、压力和焦虑，而你无能为力使它变得更好。

在团队环境中，当您了解有效沟通的细微差别时，您可以应用策略来减少沟通不畅的影响。

与其寻求完美的一致——这在团队环境中是不可能的，只会增加失望的感觉——而是关注你能控制的事情以及你可以采取的做法，让与他人的合作更轻松、更有趣。

向内审视自己的行为和行动——存在哪些差距、需要哪些改变、你可以做什么——是一种赋权。这是一种微妙的心态转变，可以非常有效地控制你自己的工作经历。

是时候关心了；是时候承担责任了；是时候领导了；是时候改变了；是时候忠于我们最伟大的自己了；是时候停止责怪别人了。
— 史蒂夫·马拉博利

当我在工作中遇到沟通问题时，我采用了开始、停止和继续框架。这个框架虽然以团队回顾、设定个人发展目标以及提供和获得反馈而闻名，但对于采用沟通实践来填补工作中的沟通差距也非常有用。

这就是启动、停止和继续框架的工作方式。反思你过去的项目、讨论和会议。想一想您面临的沟通挑战——哪些有效，哪些导致了问题，以及您可以采取哪些措施来缩小这些差距。

然后写下来：

开始：您必须采取哪些行为，以及您必须开始采取哪些主动行动来减少工作中的沟通问题？
停止：哪些行为和行动没有帮助，只会增加更多问题？
继续：哪些行为和行动对您有帮助，您必须继续？

您必须创建自己的开始、停止和继续版本，并将其养成每月反思、适应和完善的习惯。

开放性、灵活性和好奇心将使您能够打破只会浪费时间的反刍思维的恶性循环，而是将时间花在建设性的行为和行动上。

这就是我将开始、停止和继续框架付诸实践的方式。您可以根据您的特定背景和情况对其进行调整。

要减少沟通差距，请开始这样做

我决定发现那些有可能减少沟通问题但从未付诸实施的行为，而不是毫无意义地指责并导致弄巧成拙的行为。

在剖析了过去的对话、冲突和其他紧张时刻之后，我开始将这些做法融入到我的日常对话中：

在项目开始时花时间澄清依赖关系并寻求一致性。将其留到稍后阶段会造成团队之间的摩擦，破坏信任，并使与他人的合作变得更加困难。
明确您的需求。需要培训、访问特定资源、解决问题的背景、明确要求，甚至需要他人的帮助？不要假设别人知道你想要什么，而是明确要求。
如果某件事很重要，它就值得关注。确保它被听到的唯一方法是重复它。继续这样做，直到每个人都明白为止。重复可能会激怒一些人，但激怒总比任其混乱要好。
停止假装倾听，真正注意并在场。远离干扰（电子邮件、聊天、电话）并致力于成为谈话的一部分——无论是精神上还是身体上。您最终会得到更好的解决方案和更好的结果。
如果你不打算做某事，不要说“也许”或“我会考虑一下”。说不。无论哪种方式，他们都会感到失望。最好提前。
在交流困难或有可能被误解的事情时，清楚地说明意图。

带着好奇去听。诚实说话。诚信行事。沟通的最大问题是我们不听懂。我们听取答复。当我们带着好奇倾听时，我们不会带着回答的意图去倾听。我们倾听话语背后的含义。
— 罗伊·T·贝内特

要减少沟通差距，请停止这样做

为了确保我自己的行为不会妨碍我与他人的协作、沟通和合作，我决定停止这样做：

讨论是围绕指责和确定谁有错而不是寻找解决方案而量身定做的。
将个人目标置于团队成功之上。
使用借口和受害者心态来证明结果的合理性。
拒绝承担责任。
用肤浅的解释隐藏问题，而不是深入挖掘。
掩盖错误而不是公开谈论它们并找到前进的方法。
当事情没有按预期进行时，假设人们有恶意而不是考虑情境和其他因素。
假设每个人都具有做出正确决策所需的背景和清晰度，而无需付出实际实现的努力。
让我的自我妨碍有用的对话。
通过将所有信息保密而不与他人分享而成为瓶颈。
避免冲突而不是正面解决冲突。

我们无法控制人们解释我们的想法或想法的方式，但我们可以控制我们选择的表达方式和语气。和平建立在理解之上，战争建立在误解之上。
— 苏西·卡西姆

要减少沟通差距，请继续这样做

过分关注负面因素会削弱您识别有效方法的能力。审视你的积极行为和行动——无论它们多么微小——并有策略地加以运用，可以解除他人的武装，建立信任，并展现你的优势。

这也是确保您的作品被其他人看到和认可的好方法。

多年来，我一直依赖这些行为和行动，它们对我的沟通非常有用，减少了沟通中的空白：

与我的经理和其他利益相关者分享每周更新。突出显示关键里程碑、轨道上的项目、风险区域中的项目以及后续步骤。这个简单的更新花费了我 10 分钟的时间，节省了数小时的会议精力——主动的异步沟通让每个人都能及时了解问题以及我为减轻任何风险而采取的步骤。

浪费时间面对面地开会和讨论一些可以通过电子邮件很好地完成的事情是没有意义的。
根据目标受众调整沟通方式。这包括确定他们关心的信息和他们理解的语言，例如，与我的经理分享技术更新，同时与产品和业务利益相关者关注业务指标。
了解最适合他们接收这些更新的渠道（电子邮件、面对面、聊天）并调整此类通信的频率。每个人都保持一致，在临时对话中浪费的时间就会减少。
记录关键假设和观察结果（而不是将它们留在脑海中）并在开始开发之前获得利益相关者的同意，以减少理解上的差距，从而减少可避免的错误。
通过进行适当的工作量估算而不是对我的承诺含糊其辞，对时间表保持清晰明确。
让其他人承担责任以坚持交易，并确保他们了解不满足这些期望的影响。
调整成功标准——如何衡量——以避免以不符合他人期望的结果告终，例如，如果我必须交付具有特定功能的 API 端点，请预先就使这些端点成功的原因达成一致（格式、错误代码、QPS、响应时间等）。