Tạo cầu nối hoàn hảo: Cách thiết lập tích hợp Jira Salesforce

Nếu bạn là người dùng Jira hoặc Salesforce (hoặc có thể là cả hai?) và bạn đang gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa hai nền tảng thì bạn đã đến đúng nơi. Cả hai nền tảng đều có điểm mạnh và điểm yếu, nhưng khi được sử dụng cùng nhau, chúng có thể là sự kết hợp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Một trong những lợi ích của một Tích hợp Jira Salesforce là nó cho phép bạn theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng ở một nơi. Điều này có thể hữu ích cho các nhóm bán hàng vì họ có thể xem tất cả lịch sử tương tác của khách hàng với công ty của bạn, từ liên hệ ban đầu đến mua hàng cho đến yêu cầu hỗ trợ.

Tại sao nên tích hợp Salesforce và Jira? Nó có thể giúp bạn cải thiện quy trình quản lý dự án của mình. Bạn có thể sử dụng Jira để theo dõi tiến độ dự án của mình, đặt thời hạn và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Điều này có thể giúp bạn đảm bảo rằng các dự án của bạn đang đi đúng hướng và mọi người đều đồng tình.

Nghe có vẻ hay phải không? Hãy xem cách chúng tôi có thể triển khai tích hợp Jira Salesforce hai chiều trong một vài bước.

Nhưng trước tiên, những cách khác nhau để tích hợp Jira và Salesforce là gì?

Làm cách nào để tích hợp Jira và Salesforce?

Có một số cách để tích hợp Lực lượng bán hàng Và Jira , bao gồm cả những cách bản địa điển hình. Nhưng ai muốn nói về những hạn chế của họ?

Vì vậy, với mục đích của hướng dẫn này, tôi đã chọn giải pháp của bên thứ ba có tên Exalate. Tôi có thể thiết lập hầu hết mọi trường hợp sử dụng, từ cơ bản đến nâng cao bằng công cụ này.

Thở ra là nền tảng tích hợp dữ liệu giúp dễ dàng kết nối các công cụ ITSM và nền tảng quản lý công việc khác nhau như Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow, v.v.

Exalate: Nền tảng tích hợp nâng cao

Khi nói đến các giải pháp tích hợp thông thường, Exalate có những lợi ích rõ ràng hơn chúng.

• Nó hỗ trợ tích hợp phi tập trung để mỗi bên tích hợp có quyền kiểm soát độc lập đối với thông tin được gửi và nhận. Khả năng kiểm soát tự động như vậy khiến nó trở thành ứng cử viên hoàn hảo cho việc tích hợp giữa các công ty hoặc MSP .
• Tính năng tích hợp phi tập trung rất quan trọng đối với bảo mật tích hợp vì cả quản trị viên Jira và Salesforce đều không cần tham khảo ý kiến của nhau về việc thay đổi các yêu cầu tích hợp. Nó đảm bảo rằng các quản trị viên không làm xáo trộn quá trình đồng bộ hóa của nhau.
• Mỗi nút Exalate đều có môi trường tích hợp riêng, tách biệt với nút khác. Hỗ trợ cho thuê một lần này đảm bảo bạn có quy trình, tệp và không gian mạng chuyên dụng độc lập với nhau.
• Nó cung cấp thiết lập tích hợp Không mã/Mã thấp. Người dùng doanh nghiệp thích không có mã chế độ dành cho các trường hợp sử dụng đồng bộ hóa đơn giản, trong khi người dùng kỹ thuật có thể triển khai tích hợp sâu với mã thấp cách thức.
• Chế độ mã thấp, được gọi là chế độ Tập lệnh trong Exalate, có tính năng nâng cao Kịch bản dựa trên Groovy công cụ cho phép bạn đồng bộ hóa mọi thứ bạn muốn, theo bất kỳ cách nào bạn yêu cầu. Exalate đạt được điều này nhờ sự trợ giúp của bộ xử lý đồng bộ hóa đến và đi.

Bây giờ là lúc đi sâu vào quy trình từng bước thiết lập tích hợp Jira ServiceNow.

Cách triển khai tích hợp Jira Salesforce trong 6 bước đơn giản

Như tôi đã nói, Exalate là một giải pháp phi tập trung. Vì vậy, bạn cần cài đặt nó trên cả Jira và Salesforce, sau đó kết nối các phiên bản.

Sau khi phiên bản của bạn được kết nối, bạn có thể tạo ánh xạ (còn gọi là Quy tắc đồng bộ hóa) giữa hai hệ thống. Ánh xạ này sẽ cho Exalate biết cách kết nối dữ liệu trong Salesforce và Jira.

Sau khi tạo ánh xạ, bạn có thể sử dụng Exalate để đồng bộ hóa dữ liệu giữa Salesforce và Jira. Exalate có thể đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực hoặc theo lịch trình.

Bắt đầu nào!

Bước 1. Cài đặt Exalate trên Salesforce

Để cài đặt Exalate trên Salesforce, hãy điều hướng đến Trao đổi ứng dụng Salesforce và tìm kiếm "Exalate".

Nhấp vào nút "Nhận ngay" để tiếp tục.

Chọn nơi bạn muốn cài đặt Salesforce: trong tổ chức hiện tại của bạn hoặc tổ chức Sandbox. Tôi đã chọn cài đặt nó trong tổ chức hiện tại của mình.

Cuộn xuống để xem lại và chấp nhận các điều khoản và điều kiện. Nhấp vào "Xác nhận và cài đặt" để bắt đầu quá trình cài đặt.

Chỉ định người dùng Salesforce mà bạn muốn cài đặt Exalate. Bạn có thể sửa đổi điều này sau nếu cần. Tôi đã chọn cài đặt nó cho tất cả người dùng. Nhấp vào "Cài đặt."

Bây giờ, "Phê duyệt quyền truy cập của bên thứ ba" bằng cách nhấp vào "Tiếp tục". Bước này cung cấp cho Exalate quyền truy cập vào dữ liệu cần thiết. Quá trình cài đặt đã hoàn tất.

Nhấp vào "Xong" để hoàn tất thiết lập.

Tiếp tục với phiên bản Salesforce của bạn và tạo một ứng dụng được kết nối . Lưu "Bí mật của người tiêu dùng" và "Khóa của người tiêu dùng" được tạo trong quá trình này.

Trong phiên bản Salesforce của bạn, hãy điều hướng đến "Ứng dụng" và tìm kiếm "Exalate".

Sử dụng "Bí mật người tiêu dùng" và "Khóa người tiêu dùng" mà bạn đã lưu trước đó, sau đó nhấp vào "Nút yêu cầu".

Nhấp vào "Cho phép" để cấp quyền truy cập cho Exalate. Nhập thông tin cá nhân của bạn và nhấp vào "Đồng ý và gửi." Đợi email từ Trình quản lý giấy phép Exalate.

Trong email của bạn, hãy nhấp vào "Xác minh phiên bản Exalate" để được chuyển hướng đến bảng điều khiển dành cho quản trị viên Exalate.

Lưu ý *: Bạn cũng có thể nhận Trình kết nối Salesforce cho Jira thông qua Atlassian Marketplace.*

Nếu đã cài đặt Exalate trên phiên bản Jira, bạn có thể chuyển sang bước 3 và bắt đầu thiết lập kết nối của mình. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2. Cài đặt Exalate trên Jira

Cài đặt Exalate trên Jira là một quá trình đơn giản vì đây là một ứng dụng. Bạn có thể làm điều đó trực tiếp từ Nâng cao trang web hoặc bằng cách truy cập Atlassian Marketplace và tra cứu đồng bộ hóa vấn đề Exalate Jira .

Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thiết lập Exalate từ bên trong Jira.

Lưu ý *: Tôi cho rằng bạn đang sử dụng Jira Cloud, nhưng lưu ý rằng Exalate cũng cho phép bạn đồng bộ hóa Salesforce với Jira tại chỗ. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn cài đặt đó đây . Để biết thêm thông tin về Jira Cloud, nhấp vào đây .*

Để cài đặt Exalate, hãy nhấp vào biểu tượng "Cài đặt" ở trên cùng bên phải của phiên bản Jira của bạn và chọn "Ứng dụng" từ menu thả xuống.

Trên menu con bên trái, chọn "Tìm ứng dụng mới".

Trong hộp tìm kiếm, nhập "Exalate" và nhấn Enter.

Bạn sẽ thấy nhiều ứng dụng Exalate được thiết kế cho các trình theo dõi vấn đề khác nhau được liệt kê. Đảm bảo bạn chọn đúng, chẳng hạn như "Exalate Jira Issue Sync và hơn thế nữa".

Nhấp vào nút "Dùng thử miễn phí".

Một cửa sổ bật lên có nhãn "Thêm vào Jira" sẽ xuất hiện. Nhấp vào "Bắt đầu dùng thử miễn phí."

Sau một lúc, hãy nhấp vào "Bắt đầu".

Được rồi! Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu kết nối đầu tiên của mình.

Bước 3. Kết nối Jira với Salesforce

Bắt đầu bằng cách thiết lập kết nối giữa Jira và Salesforce nơi một bên bắt đầu và bên kia chấp nhận.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ bắt đầu kết nối từ Salesforce nhưng bạn có thể bắt đầu từ một trong hai bên. Exalate cung cấp giao diện nhất quán trên tất cả các nền tảng, loại bỏ nhu cầu lo lắng về việc bắt đầu từ đâu và tiến hành như thế nào.

Nhấp vào nút “Kết nối” > "Bắt đầu kết nối". Màn hình tiếp theo sẽ nhắc bạn nhập URL phiên bản đích.

Chúng tôi sẽ nhập URL phiên bản Jira vì chúng tôi đã bắt đầu kết nối từ phía Salesforce. Sau khi kiểm tra nhanh, chọn chế độ kết nối.

Exalate dành cho Salesforce cung cấp hai chế độ: Cơ bản và Tập lệnh.

Chế độ Cơ bản cung cấp giao diện người dùng không cần mã, không cần cấu hình phù hợp với các trường hợp sử dụng đồng bộ hóa đơn giản.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Chế độ tập lệnh để có khả năng tùy chỉnh cao hơn, ngay cả đối với các trường hợp sử dụng phức tạp.

Chúng tôi sẽ đề cập đến cả hai chế độ ở đây, bắt đầu bằng:

Chế độ cơ bản

Sau khi bạn nhấp vào "Tiếp theo" trên màn hình ở trên, hãy xác nhận xem bạn có quyền truy cập quản trị viên vào phía đích hay không (tức là phiên bản Jira).

Chọn "Có, tôi có quyền truy cập quản trị viên" và nhấp vào "Bắt đầu". Nếu không có quyền truy cập, bạn có thể sao chép và dán mã mời theo cách thủ công vào phía Jira.

Sau khi xác minh thành công, bạn sẽ được chuyển hướng đến phiên bản Jira. Chọn dự án Jira mà bạn muốn các thực thể Salesforce đồng bộ hóa và nhấp vào “Xác nhận”.

Bạn có thể ngay lập tức bắt đầu đồng bộ hóa số phát hành đầu tiên của mình bằng cách nhập khóa của số phát hành đó vào hộp văn bản và nhấp vào "Exalate". Đợi một lát khi thông báo trạng thái thích hợp được hiển thị.

Hãy ngồi lại và thư giãn trong khi vấn đề đầu tiên của bạn được đồng bộ hóa.

Chế độ tập lệnh

Chọn chế độ Tập lệnh và nhấp vào "Tiếp theo".

Đặt tên cho kết nối của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định kết nối của mình, đặc biệt nếu bạn có nhiều kết nối.

Đặt tên cho các phiên bản cục bộ và từ xa. Tên kết nối được tạo tự động dựa trên các mục nhập của bạn. Bạn có thể thay đổi nó nếu bạn muốn.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào "Bắt đầu".

Exalate tạo mã mời. Nhấp vào "Sao chép mã lời mời" để lưu mã an toàn.

Công việc của bạn ở phía Salesforce hiện đã hoàn tất. Tiếp tục với phiên bản Jira của bạn để biết các bước tiếp theo.

Về phía Jira, hãy mở tab "Kết nối" trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Exalate và nhấp vào "Chấp nhận lời mời". Điều này sẽ mở một vùng văn bản. Dán mã lời mời bạn đã sao chép trước đó và nhấp vào "Tiếp theo".

Giống như ở chế độ Cơ bản, chọn dự án ở phía Jira và nhấp vào “Xác nhận”

Xin chúc mừng, bạn đã kết nối thành công các phiên bản Jira và Salesforce của mình.

Phần thú vị đây rồi! Hãy định cấu hình đồng bộ hóa của chúng tôi.

Bước 4. Định cấu hình kết nối để xác định thông tin nào được chia sẻ

Đã đến lúc kiểm soát việc trao đổi thông tin giữa Jira và Salesforce bằng cách định cấu hình kết nối.

Màn hình cấu hình có hai tab: “Quy tắc” và “Kích hoạt”. Tôi sẽ đề cập đến tab “Quy tắc” trong phần này và chúng ta sẽ xem cách “Trình kích hoạt” hoạt động trong phần tiếp theo.

Bạn sẽ tìm thấy các quy tắc đồng bộ hóa trong tab “Quy tắc”. Các quy tắc này được viết bằng ngôn ngữ kịch bản lệnh Groovy, vì vậy nếu bạn quen thuộc với nó thì bạn sẽ dễ dàng thực hiện.

Quy tắc "Đồng bộ hóa đi" xác định nội dung bạn đã gửi cho bên kia và quy tắc "Đồng bộ hóa đến" kiểm soát cách bạn diễn giải thông tin từ phía bên kia.

Cả Jira và Salesforce đều có những quy tắc này; sự khác biệt duy nhất là cách chúng tôi giải quyết các thực thể. Các thực thể phụ thuộc vào nền tảng mà bạn truy cập kết nối.

Bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa các quy tắc bên trong hộp văn bản hoặc bạn có thể sao chép và dán chúng để làm việc sau.

Câu lệnh " replica.description = thực thể.Description " trong quy tắc "Đồng bộ hóa đi" của Salesforce có nghĩa là mô tả Trường hợp (thực thể) được lưu trong một bản sao.

Bản sao hoạt động như một trình giữ chỗ để lưu trữ các giá trị bạn muốn gửi hoặc nhận. Trong trường hợp này, điều đó có nghĩa là bạn gửi mô tả Trường hợp từ Salesforce vào mô tả sự cố được tạo trong Jira.

Tương tự, trong quy tắc "Đồng bộ hóa đến" của Jira, " issue.description = replica.description " có nghĩa là bạn sao chép mô tả bản sao (Trường hợp từ Salesforce) vào trường mô tả vấn đề Jira.

Nếu bạn muốn đặt các giá trị cụ thể cho các trường thực thể, bạn có thể thay thế bất kỳ giá trị nào đã cho bằng các giá trị được đặt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: bạn có thể thay đổi " replica.description = thực thể.Description " thành " replica.description = 'được gửi từ Salesforce.' "

Để loại trừ dữ liệu bạn không muốn chia sẻ nữa, bạn có thể xóa dòng tương ứng hoặc nhận xét bằng cách thêm "//" vào đầu dòng.

Bạn cũng có thể khám phá nâng cao ' người trợ giúp kịch bản ' để xử lý quá trình xử lý phức tạp. Ví dụ: về phía Jira, trong các quy tắc đồng bộ hóa đến, " issue.attachments = attachmentHelper.mergeAttachments(issue, replica) " sử dụng một trình trợ giúp để xử lý các tệp đính kèm. Điều này đặc biệt hữu ích để xử lý các tệp đính kèm với nhiều loại tệp khác nhau.

Bạn có thể chỉnh sửa các quy tắc này trong phần quy tắc đồng bộ hóa đi hoặc phần quy tắc đồng bộ hóa đến, tùy thuộc vào việc bạn muốn thực hiện thay đổi đối với dữ liệu được gửi hay nhận.

Hãy nhớ nhấp vào "Xuất bản" sau khi thực hiện tất cả các thay đổi của bạn.

Bước 5. Thiết lập trình kích hoạt để đồng bộ hóa tự động

Gây nên xác định các điều kiện theo đó Jira phát hành và đồng bộ hóa các thực thể Salesforce.

Bạn có thể muốn đồng bộ hóa "Tài khoản Salesforce" liên quan đến một khách hàng cụ thể với Jira hoặc tự động tạo sự cố Jira bất cứ khi nào "Trường hợp Salesforce" được tạo hoặc cập nhật. Bạn có thể dễ dàng định cấu hình trình kích hoạt cho bất kỳ yêu cầu nào.

Quá trình tạo trình kích hoạt tương tự ở cả Jira và Salesforce, nhưng các truy vấn tìm kiếm dành riêng cho từng nền tảng. Chẳng hạn, Jira sử dụng JQL (Ngôn ngữ truy vấn Jira), trong khi Salesforce sử dụng SOQL (Ngôn ngữ truy vấn đối tượng Salesforce).

Việc tạo trình kích hoạt rất trực quan và đơn giản.

Chúng tôi sẽ trình bày cách tạo trình kích hoạt trong Salesforce. Nếu bạn đã làm theo hướng dẫn này từng bước một thì bây giờ bạn sẽ ở trên màn hình chỉnh sửa kết nối.

Nếu bạn không ở đó, hãy đi tới phần "Kết nối" trong bảng điều khiển Exalate và nhấp vào nút chỉnh sửa kết nối. Trong các tab ở trên, hãy nhấp vào "Trình kích hoạt".

Nhấp vào nút "+ Tạo trình kích hoạt" và chế độ "Thêm trình kích hoạt" sẽ bật lên.

Có một danh sách thả xuống gồm các thực thể Salesforce để bạn chọn, chẳng hạn như Tài khoản, Trường hợp, Cơ hội, Nhiệm vụ, Sản phẩm, v.v. Tùy thuộc vào nội dung bạn chọn, các trường bổ sung sẽ xuất hiện.

Bạn thậm chí có thể chỉ định các điều kiện để lọc bằng cách viết truy vấn SOQL trong phần "Nếu". Hãy nhớ thêm bất kỳ ghi chú có liên quan nào để giúp bạn hiểu mục đích của trình kích hoạt, đặc biệt nếu bạn có nhiều trình kích hoạt.

Bạn sẽ tìm thấy hộp kiểm "Kích hoạt" cho phép bạn bật hoặc tắt trình kích hoạt.

Nhấp vào "Thêm" để lưu trình kích hoạt.

Bây giờ bạn sẽ thấy trình kích hoạt được liệt kê trên màn hình trước đó.

Bước 6. Bắt đầu đồng bộ hóa thông tin

Chúng tôi bắt đầu bằng việc thiết lập kết nối giữa Jira và Salesforce.

Ở chế độ Cơ bản, bạn có thể đồng bộ hóa thông qua trình kích hoạt hoặc đồng bộ hóa nhiều vấn đề hoặc thực thể với nhau bằng cách sử dụng " Kết nối hàng loạt tùy chọn " hoặc sử dụng tùy chọn " Kết nối " hoạt động để đồng bộ hóa các sự cố Jira hiện có với Salesforce.

Ở chế độ Tập lệnh, sau khi đặt cấu hình kết nối theo yêu cầu của mình, bạn sẽ thấy các sự cố hoặc thực thể được đồng bộ hóa tự động khi các điều kiện đúng.

Exalate kiểm tra định kỳ các đồng bộ hóa và cập nhật, vì vậy nếu quá trình đồng bộ hóa của bạn không phản ánh ngay lập tức, hãy đợi một thời gian và thử lại. Bạn có thể điều chỉnh các quy tắc đồng bộ hóa và trình kích hoạt bất kỳ lúc nào để đảm bảo mọi thứ hoạt động như dự kiến.

Các trường hợp sử dụng tích hợp Jira Salesforce nâng cao bằng Exalate

Chế độ Script của Exalate mở ra rất nhiều khả năng để triển khai các trường hợp sử dụng nâng cao.

Chúng ta sẽ thảo luận một vài điều trong phần này:

• Đồng bộ hóa chủ đề bình luận và đề cập của người dùng trong các bình luận giữa Jira và Salesforce.
• Đồng bộ hóa bất kỳ đối tượng (mặc định và tùy chỉnh) nào và hồ sơ trong Salesforce.
• Cập nhật tài khoản Salesforce từ trường tùy chỉnh Jira.
• Đồng bộ hóa nhiều đối tượng Salesforce có liên quan (liên hệ và tài khoản được liên kết với một trường hợp) cho Jira.

Lợi ích của việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa Salesforce và Jira

Hãy kết thúc bằng cách tóm tắt những lợi ích bạn nhận được khi tích hợp Salesforce Jira:

• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Bằng cách theo dõi tất cả tương tác của khách hàng ở một nơi, bạn có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
• Cải thiện quản lý dự án: Jira có thể giúp bạn theo dõi tiến độ dự án, đặt thời hạn và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
• Tăng năng suất: Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình làm việc, bạn có thể tăng năng suất của nhóm mình.

Phần kết luận

Tích hợp Salesforce và Jira là một cách tuyệt vời để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn. Sử dụng Exalate, bạn có thể dễ dàng kết nối hai hệ thống và bắt đầu đồng bộ hóa dữ liệu trong thời gian thực mà không phải lo lắng về việc quản trị viên làm xáo trộn dữ liệu của bạn. Nó sẽ giúp bạn cải thiện dịch vụ khách hàng, quản lý dự án, năng suất và giảm chi phí.

Nếu bạn nghĩ đến một trường hợp sử dụng cụ thể và đang thắc mắc liệu Exalate có phải là giải pháp phù hợp với mình hay không, hãy đăng ký phiên miễn phí với một trong các kỹ sư tích hợp của chúng tôi.

Bài viết này được viết bởi Teja Bhutada, nhà viết quảng cáo CNTT cấp cao tại Exalate .