Nghệ thuật nắm bắt và áp dụng các bài học kinh nghiệm để quản lý dự án hiệu quả

Gần đây tôi đã đọc xong một cuốn sách tuyệt vời, Công cụ giải mật, dường như không liên quan gì đến quản lý dự án (tôi đang cố gắng phân nhánh 🙄). Tuy nhiên, khoảng một phần ba chặng đường, tôi kinh ngạc trước sự giống nhau mà tác giả Matthew Connelly mô tả là “vấn đề không phân loại lịch sử đất nước chúng ta”.

Nơi mà cuộc đời của tôi và tình tiết phụ của cuốn sách kết hợp với nhau chính là thực tế mà một chiến lược rút ra bài học tốt có thể mang lại không chỉ cho một tổ chức mà còn cho một quốc gia (tức là Hoa Kỳ). Ông Connelly đã làm rất tốt khi trình bày một thực tế có thể dễ dàng trở thành chất xúc tác cho câu nói, “Những ai không biết lịch sử chắc chắn sẽ lặp lại nó.” (- Edmund Burke).

Để đảm bảo chúng tôi đồng bộ, đây là phiên bản nhanh cuốn sách của Connelly: Trong "Công cụ giải mật", Connelly thảo luận về cách ông và nhóm của mình khám phá hệ thống phân loại và giải mật của chính phủ Hoa Kỳ, đặc biệt lưu ý những tác động tiêu cực của việc giữ bí mật quá mức và tiêu hủy các tài liệu lịch sử. Ông lập luận rằng nền văn hóa bí mật và hủy diệt này làm suy giảm nền dân chủ và cản trở sự hiểu biết của chúng ta về quá khứ.

Cái đó gạch chân phần chính xác là những gì sẽ xảy ra khi chúng ta, với tư cách là người quản lý dự án, không tập trung vào nhiệm vụ đơn giản là thực hiện một kế hoạch để nắm bắt các bài học kinh nghiệm của dự án. Khi nhóm giải tán hoặc bắt đầu một dự án khác, bạn cũng có thể coi thông tin sẽ bị hủy nếu không được ghi lại. Tôi bắt đầu thực hiện các dự án mới và tự hỏi tại sao không ai theo dõi các bài học kinh nghiệm... bí mật lớn là gì?

Tại sao chúng tôi theo dõi Bài học kinh nghiệm

Dù là quản lý dự án, chương trình hay thậm chí là một nhiệm vụ kéo dài, quá trình ghi chép và áp dụng các bài học kinh nghiệm là rất quan trọng để liên tục cải tiến và thành công trong những nỗ lực trong tương lai. Bài học kinh nghiệm giúp các tổ chức tận dụng những thành công của mình, tránh những sai lầm trong quá khứ, xác định những lĩnh vực kém hiệu quả và ngăn chặn việc lặp lại sai sót . Việc nắm bắt thông tin này cũng có thể góp phần phát triển các phương pháp thực hành tốt nhất và cải thiện quy trình kinh doanh.

Trong cả hai bối cảnh - nhà sử học chính phủ hoặc người quản lý dự án - đều có sự nhấn mạnh rõ ràng về tầm quan trọng của tính minh bạch, tài liệu và việc học hỏi từ kinh nghiệm trong quá khứ. Giống như Connelly ủng hộ một hệ thống phân loại minh bạch và có trách nhiệm hơn để nâng cao hiểu biết của công chúng, các nhà quản lý dự án sử dụng các bài học kinh nghiệm để thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong nhóm và tổ chức của họ.

Ghi lại bài học kinh nghiệm

Nói một cách dễ hiểu nhất, bạn chỉ mất vài phút mỗi ngày để viết ra những suy nghĩ hoặc vấn đề mà bạn thấy hữu ích, kỳ lạ hoặc cần thay đổi trong ngày. Tôi giữ một nhật ký kỹ thuật số thô đang chạy cho tất cả các dự án của mình (thông qua Obsydian hoặc Notion) và chính những ghi chú đó giúp tôi ghi nhớ những bài học đã học. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất (phân bổ) mà bạn có thể làm theo:

• Thu hút toàn bộ nhóm và các bên liên quan : Đưa người quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan chính vào bài tập rút ra bài học. Điều này đảm bảo sự hiểu biết toàn diện về dự án từ các góc độ khác nhau. ( Hướng dẫn nắm bắt bài học kinh nghiệm )

  
  

• Tiến hành đánh giá thường xuyên : Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, hãy tiến hành một buổi học rút kinh nghiệm vào cuối mỗi giai đoạn quản lý dự án để nắm bắt thông tin khi nó vẫn còn mới. Điều này cho phép đánh giá kịp thời những gì đã diễn ra tốt đẹp, những gì đã sai và những gì có thể học được từ nó. ( Asana )

  
  

• Lưu trữ bài học trong kho lưu trữ trung tâm : Lưu trữ các bài học đã học trong kho lưu trữ trung tâm để tất cả thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập. Điều này đảm bảo rằng các bài học có thể được tiếp thu và sử dụng để định hướng cho các dự án trong tương lai. ( Đơn giản hóa )

  
  

• Xem lại các bài học trước đây : Hãy coi việc xem lại các bài học trước đây cùng với nhóm là một phần bắt buộc. Điều này giúp củng cố việc học và đảm bảo rằng những sai lầm trong quá khứ không lặp lại (Simplilearn)

Mẫu bài học kinh nghiệm

Đây là mẫu cơ bản của cá nhân tôi:

1. Tên dự án | Ngày bắt đầu | Ngày cuối
2. Nhà tài trợ, các bên liên quan chính và thành viên nhóm (và email)
3. Ngân sách
4. Sự cố đã biết khi Dự án bắt đầu (điều này rất hữu ích để biết vì vậy khi đặt trong bối cảnh có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, có thể có một vấn đề đã được biết nhưng bị bỏ qua)
5. Bài học kinh nghiệm
6. Vấn đề là gì?
   • Nó ảnh hưởng đến dự án như thế nào?
   • Vấn đề đã được khắc phục, xử lý hoặc vô hiệu hóa như thế nào?
   • Nên làm gì khác đi nếu loại vấn đề cụ thể này xảy ra với một dự án khác?
7. Chữ ký của nhà tài trợ hoặc bên liên quan cấp cao (hoặc khách hàng*) cho biết họ đã xem lại các bài học kinh nghiệm.

Tất cả điều này khá đơn giản; số năm nên được thực hiện cho từng vấn đề khác nhau của bài học. Đối với mục sáu , điều này không phải lúc nào cũng cần thiết nhưng nó cho phép bạn đảm bảo rằng ai đó ở cấp cao hơn trong chuỗi thức ăn biết về bất kỳ vấn đề nào mà dự án hoặc nhóm gặp phải. Trường hợp xấu nhất, họ nói "cảm ơn", trường hợp tốt nhất, họ gửi nó cho mọi người đọc.

Dưới đây là một số trang web khác làm ví dụ mà bạn có thể sử dụng:

• ClickUp cung cấp danh sách các mẫu bài học kinh nghiệm hay nhất có thể được sử dụng để nắm bắt những hiểu biết hữu ích cho các dự án trong tương lai. Các mẫu này được thiết kế toàn diện và thân thiện với người dùng.

  
  

• Monday.com cung cấp một mẫu bài học rút ra mang tính tương tác được xây dựng cho tất cả các chuyên gia. Mẫu này giúp các thành viên trong nhóm xem xét cả trải nghiệm tích cực và tiêu cực của một dự án đã hoàn thành và được cấu trúc để bao gồm các yếu tố quản lý hàng ngày, giao tiếp, kỹ thuật và quản lý dự án tổng thể.

  
  

• MẫuLab có nhiều mẫu bài học kinh nghiệm ở định dạng Excel và Word. Các mẫu này rất được khuyến khích dùng để ghi lại và phân tích các bài học rút ra từ các dự án, đồng thời chúng hướng dẫn bạn xác định dự án của mình, chọn thành viên nhóm để lập tài liệu, lưu trữ thông tin và phổ biến các bài học kinh nghiệm.

Cuối cùng, trách nhiệm của chúng ta là đảm bảo rằng những gì chúng ta hoặc nhóm của chúng ta đang làm sai sẽ không xảy ra nữa.

Và nếu bạn tìm thấy bí quyết để hoàn thành loại dự án cụ thể này, hãy nhớ nắm bắt cả điều đó... tất cả không chỉ là về sự diệt vong.