Hé lộ Bí mật về Cuộc họp 1-2-1 ở Phòng Phát triển để ngăn chặn tình trạng nhân viên bị tiêu hao!

Xin chào đội!

Tôi rất vui được chia sẻ một số hiểu biết sâu sắc về việc thúc đẩy động lực nhóm mạnh mẽ và trở thành một thành viên đáng tin cậy trong nhóm mà các đồng nghiệp từ các bộ phận khác sẵn lòng tham gia. Hãy để tôi cung cấp cho bạn thêm một chút thông tin cơ bản về bản thân—Tôi đã đảm nhận vai trò lãnh đạo ở cả các tập đoàn lớn và các công ty khởi nghiệp, lãnh đạo các nhóm đa dạng bao gồm QA, người quản lý, v.v. Mọi chuyện không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió; đã có những giai đoạn khó khăn về tài chính và những thách thức liên quan đến dự án.

Những lúc nhóm đứng trước nguy cơ giải thể, tôi đã bước vào, cộng tác với doanh nghiệp và động viên những người xung quanh. Tôi hiểu tầm quan trọng của việc trở thành một người truyền cảm hứng trong nhóm, một người không chỉ lắng nghe nguyện vọng của từng cá nhân mà còn điều chỉnh chúng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn.

Một chọi một? Tại sao?

Nhiều người trong chúng ta không nhận ra tầm quan trọng của một cuộc họp chỉ kéo dài 30-45 phút và nó có thể giải quyết nhiều câu hỏi như thế nào. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản: tại sao chúng ta lại tổ chức những cuộc họp này và mục tiêu cũng như thách thức nào chúng ta muốn giải quyết?

Định dạng trực tiếp hoặc "1-2-1" đòi hỏi một cuộc họp trong đó hai người tham gia thảo luận về các chủ đề cá nhân hoặc nghề nghiệp, nhằm cung cấp một môi trường bí mật và hiệu quả để trao đổi phản hồi, thảo luận về mục tiêu và giải quyết vấn đề. Thường được tiến hành giữa người giám sát và cấp dưới, đồng nghiệp hoặc các thành viên khác trong nhóm, những cuộc họp này tập trung vào thành tích, thách thức, tiến độ nhiệm vụ của cá nhân và cung cấp không gian để bày tỏ mối quan tâm và thắc mắc.

Các buổi học trực tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý, đào tạo và lập kế hoạch phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Phương thức tương tác này giúp tăng cường giao tiếp, nâng cao động lực và hỗ trợ nhân viên thăng tiến nghề nghiệp.

Thực hiện điều này một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số phương pháp tôi thấy có hiệu quả:

Mẫu chung

Tất cả các cuộc họp đều có ba câu hỏi quan trọng dành cho bạn và đồng đội của bạn:

• Bạn có khỏe không? Vượt ra ngoài cuộc nói chuyện nhỏ và đi sâu vào chi tiết. Ví dụ: hỏi về những lần chuyển địa điểm gần đây, kinh nghiệm giải quyết vấn đề hoặc cảm nhận của họ về một nhiệm vụ đầy thử thách.

• Bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào với nhóm hoặc ai đó không? Điều này tạo cơ hội để xác định các vấn đề giao tiếp.

• Bạn có câu hỏi nào cho mình không? Hãy tận dụng cơ hội này để khám phá những cảm xúc hoặc thử thách liên quan đến nhiệm vụ, giao tiếp, v.v.

Hãy chuẩn bị ghi lại mọi thứ vào sổ ghi chú, sau đó sắp xếp và chuyển nó sang định dạng có cấu trúc hoặc dễ đọc hơn.

Sử dụng Notion hoặc các công cụ ghi chú khác. ghi lại mọi thứ mà đồng đội của bạn chia sẻ—cảm xúc, vấn đề, mong muốn, bày tỏ lòng biết ơn, v.v. Đối với bản thân tôi, tôi thấy rất hài lòng khi ghi chú đơn giản trên máy tính xách tay của mình và sau cuộc họp, tôi tập hợp mọi thứ lại với nhau, thêm những suy nghĩ và tóm tắt của mình rồi chuyển tất cả vào Notion.

Bàn thắng

1-2-1 hàng tháng với mỗi thành viên trong nhóm:

• Bắt đầu bằng việc thảo luận về các mục tiêu tổng thể.
• Vào giữa năm, đánh giá tiến độ hướng tới những mục tiêu này.
• Cuối năm, hãy chốt các mục tiêu và thảo luận về những mục tiêu mới nếu cần thiết.

Nhiệm vụ của chúng tôi là tiến hành tối thiểu ba cuộc họp định hướng mục tiêu để mỗi thành viên trong nhóm hiểu được nguyện vọng của họ. Có thể họ có mong muốn thay đổi nền tảng công nghệ hoặc ngôn ngữ lập trình của mình, phát triển sở thích làm việc trên các dự án phát trực tuyến hoặc đóng góp cho các thư viện dùng chung. Điều quan trọng là chúng tôi phải ghi lại tất cả nguyện vọng của họ và sắp xếp chúng vào một bảng hoặc danh sách riêng.

Sau sáu tháng, chúng ta xem xét lại những gì mình đã đạt được và hủy bỏ những mục tiêu không cần thiết. Quá trình hủy không chỉ bao gồm việc xóa các mục khỏi sổ ghi chú; chúng tôi cung cấp lý do cho việc hủy bỏ. Điều này rất quan trọng đối với chúng tôi vì nếu một thành viên trong nhóm không thích một nhiệm vụ cụ thể nào đó, điều đó có nghĩa là các nhiệm vụ liên quan đến công nghệ đó có thể không được đồng nghiệp đón nhận nồng nhiệt. Mặc dù điều đó không có nghĩa là họ sẽ không được giao những nhiệm vụ đó nhưng điều đó cảnh báo chúng tôi về một rủi ro nhỏ là có điều gì đó không ổn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và chúng tôi cần theo dõi điều đó.

Cuộc họp cuối cùng vào cuối năm liên quan đến việc đánh giá thành tích của chúng tôi. Chúng tôi khen ngợi cả bản thân và thành viên trong nhóm và cùng nhau bước vào năm mới.

Bây giờ là phần giải thích tại sao điều này lại quan trọng. Công ty có những nhiệm vụ cần được giải quyết, trong khi các nhà phát triển có mong muốn phát triển và giải quyết những thách thức thú vị. Nhiệm vụ rõ ràng nhất của chúng tôi là đảm bảo rằng cả nhiệm vụ kinh doanh đều được hoàn thành và nhân viên đáp ứng được nhu cầu nghề nghiệp của họ. Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm bày tỏ mong muốn phát triển các kỹ năng truyền dữ liệu và một nhiệm vụ liên quan đến phát trực tuyến phát sinh trong quý hai, chúng tôi sẽ nhận thấy sự phù hợp. Điều này không nhất thiết có nghĩa là toàn bộ dự án hoặc tính năng sẽ được giao cho nhà phát triển hoặc người quản lý, mà có nghĩa là tùy thuộc vào trình độ kỹ năng của họ, chúng tôi có thể ủy thác một phần hoặc toàn bộ vấn đề kinh doanh này cho họ, cuối cùng là giải quyết vấn đề kinh doanh và đáp ứng yêu cầu của nhân viên. những yêu cầu phát triển. Đó là cách nó hoạt động!

Tóm lại, cách tiếp cận của bạn đối với việc quản lý và phát triển nhóm có vẻ rất hiệu quả và chu đáo. Dưới đây là một số khía cạnh làm nổi bật tầm quan trọng của phương pháp tiếp cận của bạn:

1. Phương pháp tiếp cận cá nhân

• Ý tưởng của bạn về việc tiến hành ba cuộc họp hướng tới mục tiêu cho mỗi thành viên trong nhóm nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phát triển và lợi ích cá nhân.

2. Hệ thống hóa những ham muốn

• Việc ghi lại và hệ thống hóa các mong muốn trong một bảng hoặc danh sách giúp hiểu rõ ràng về trọng tâm của từng thành viên trong nhóm, cho phép lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả.

3. Theo dõi tiến độ và phân tích kết quả

• Định kỳ xem xét tiến độ và hủy bỏ những nhiệm vụ không cần thiết kèm theo lời giải thích giúp duy trì định hướng rõ ràng và tránh những nỗ lực không cần thiết.

4. Điều chỉnh kế hoạch kịp thời

• Tập trung chú ý vào lý do hủy bỏ nhiệm vụ cho phép điều chỉnh kế hoạch và quản lý rủi ro kịp thời, điều này rất quan trọng để thực hiện dự án thành công.

5. Phản hồi và khuyến khích

• Kết thúc năm bằng cuộc họp khen thưởng nhấn mạnh tầm quan trọng của phản hồi và tôn vinh thành tích, góp phần nâng cao tinh thần đồng đội.

6. Sức mạnh tổng hợp phát triển kinh doanh và nhân viên

• Cách tiếp cận của bạn thể hiện sự tích hợp thành công các nhiệm vụ kinh doanh với nhu cầu và mong muốn của nhân viên, thúc đẩy sức mạnh tổng hợp giữa chiến lược của công ty và sự phát triển cá nhân của các thành viên trong nhóm.

Cùng với nhau, những yếu tố này thiết lập một khuôn khổ cho công việc hiệu quả, phát triển cá nhân và đảm bảo sự hài hòa giữa mục tiêu của công ty và lợi ích của nhân viên.

Báo cáo thường niên và ghi nhận

Một trong những lợi thế chính của cách tiếp cận như vậy là bạn hầu như luôn có sẵn phản hồi về nhóm hoặc bộ phận của mình. Bạn có thể tham khảo các ghi chú của mình một cách nhất quán, sử dụng chúng cho các báo cáo hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này trở nên đặc biệt quan trọng trong quá trình đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá KPI. Tóm lại, tiện ích của phương pháp này có thể được làm nổi bật theo những cách sau:

1. Báo cáo hàng quý hoặc hàng năm:
   • Ghi chú của bạn đóng vai trò là nguồn tài nguyên quý giá để biên soạn các báo cáo toàn diện tóm tắt thành tích, mục tiêu và tiến độ trong một quý hoặc một năm.
2. Thăng tiến hoặc tăng lương:
   • Khi đến thời điểm đánh giá hiệu suất hoặc thảo luận về thăng chức và tăng lương, việc ghi chú chi tiết cho phép bạn trình bày rõ ràng và chứng minh sự đóng góp và phát triển của các thành viên trong nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra quyết định sáng suốt.
3. Sự ra đi của nhân viên:
   • Trong trường hợp nhân viên rời đi, việc ghi lại lịch sử thành tích, mục tiêu và thách thức của họ có thể có giá trị cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành trình nghề nghiệp của họ trong nhóm, hỗ trợ chuyển giao trách nhiệm và kiến thức.

Cách tiếp cận này không chỉ hợp lý hóa quy trình đánh giá mà còn nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đảm bảo rằng các quyết định liên quan đến thăng chức, điều chỉnh lương hoặc thôi việc đều có cơ sở và được hỗ trợ bởi lịch sử ghi chép về hiệu suất và sự phát triển của mỗi thành viên trong nhóm.

Suy nghĩ bổ sung:

• Đừng ngần ngại đặt câu hỏi và duy trì sự minh bạch.
• Nếu một thành viên trong nhóm dự định rời công ty, hãy thu thập phản hồi và giải quyết mọi vấn đề kịp thời, liên quan đến nhân sự hoặc lãnh đạo.
• Nếu bạn đang cân nhắc việc rời đi, hãy trao đổi cởi mở với bộ phận nhân sự và nhóm của bạn.

Phần kết luận:

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này đến cuối! Tôi hy vọng rằng kinh nghiệm làm trưởng nhóm hơn 5 năm của tôi sẽ hữu ích cho bạn!

Tóm lại, tôi muốn nói rằng nếu bạn không chắc chắn hoặc không biết bắt đầu từ đâu, chỉ cần bắt đầu bằng cách ghi chú vào sổ tay hoặc máy tính xách tay của bạn. Dần dần, bạn sẽ thấy điều này là chưa đủ và bạn sẽ tự nhiên muốn sử dụng một công cụ tốt hơn.

Hãy theo dõi sức khỏe của chính bạn và của đồng nghiệp vì các bạn là một đội. Nên xây dựng các mối quan hệ cởi mở (không nên nhầm lẫn với tình bạn xóa bỏ ranh giới cá nhân, v.v.). Đó luôn là một sự cân bằng tinh tế và mục đích là cố gắng đạt được sự thoải mái ở nơi làm việc.

Đừng quên hỏi thăm sức khỏe của đồng nghiệp và nhớ có những cuộc nói chuyện nhỏ trước các cuộc họp hàng ngày hoặc các cuộc họp mặt theo lịch trình khác. Đây cũng là một phần của giao tiếp và góp phần nuôi dưỡng bầu không khí làm việc ấm áp.

Trong những tình huống quan trọng, chẳng hạn như trong các thử thách nhóm hoặc thiếu hụt nguồn lực, đừng mất hy vọng! Với tư cách là người quản lý, bạn có quyền bắt đầu các thay đổi và điều chỉnh nhóm cho phù hợp với các quy trình mới! Hãy kiên cường và đặt mục tiêu tạo ra tác động tích cực đến sự thành công của nhóm bạn!