İnsanları Performans İncelemelerinin Merkezine Koymak

Performans incelemeleri, siz veriyor olsanız da, alan da olsa, zordur. Çalışanların çoğunluğu performans değerlendirmeleriyle motive olmuyor. Aksine, etkileri tam tersidir; tatminsizlik, kafa karışıklığı ve taraflılık duygusu kafalarına sızar.

Çalışanlar kendilerinin adil bir şekilde değerlendirilmediğini düşündüğünde veya yöneticilerinin onların gerçek değeri ve değeri hakkında bilgi sahibi olmadığından performanslarını ve üretkenliklerini etkiler. Ortaya koydukları şeylerle tanınmamak onları çok etkiliyor; yeni zorluklar ve fırsatlar üstlenmenin veya fazladan yol kat etmenin bir anlamı yok.

Çoğu yönetici için, performans değerlendirmelerini yaparken aynı zamanda üç aylık hedeflere ulaşma görevi çok zorlayıcıdır. Son dakikaya kadar üzerinde çalışmıyorlar ve son teslim tarihi yaklaştıkça onu bir araya getirmek için çabalıyorlar. Hiç şüphe yok ki incelemenin kalitesi düşüyor ve bununla yüzleşmek zorunda kalan insanlar da öyle.

Performans değerlendirmelerine itiraz eden çalışanlar kapatılır; açıkça konuştukları için cezalandırılırlar, eleştiriyi iyi karşılamaları ve iyileştirmeye odaklanmaları söylenir. Ancak kötü bir iş yapmak ve bunu kabul etmemek bile maliyetli bir hatadır; bu sadece çalışanları daha kötü performans göstermeye itmez, hatta iyi iş çıkaranları da zayıflatır.

İşleri daha iyi hale getirmek, insanların yaptıklarınıza tepki olarak nasıl hissettiklerini anlamanızı gerektirir. - Betty Johnson

Performans değerlendirmelerini iyi yapmak niyet ve çaba gerektirir, ancak doğru yapıldığında büyük yatırım getirisi sağlayabilir. İşte çalışanlarım ve benim için işe yarayan beş uygulama:

Performans değerlendirmelerini iyi yapmak için beş uygulama

Ortak bir başarı ölçüsüne sahip olun

Performans değerlendirmeleri, çalışanlar kendilerinin neye göre ölçüldüğü konusunda net olmadığında ya da daha kötüsü, başarıyı nasıl ölçtüğünüz ile onların bunu anlama şekli arasında bir boşluk olduğunda berbat olur.

Bu nedenle şirketinizin misyon ve hedeflerini ekibinizin kariyer hedefleri ile uyumlu hale getirmek ve ortak bir başarı ölçüsüne sahip olmak çok önemlidir. Bunu yapmak için:

• Neyi ölçtüğünüzü tanımlayın.
• Hangi değeri sunmalarını bekliyorsunuz?
• Hangi becerileri geliştirmeleri gerekiyor?
• Neler başarı olarak kabul edilir ve ne değildir?

Net hedefler ve beklentiler belirlediğinizde, bunları doğru fırsatlarla uyumlu hale getirdiğinizde ve yıl boyunca sürekli geri bildirim ve destek sağladığınızda, performans inceleme süreci artık korkunç olmayacaktır. Ekibiniz daha az stres ve kaygı hissedecek, siz de öyle.

Buna karne gibi davranmayın

Performans değerlendirmesi birinin okulda aldığı bir karne gibi göründüğünde, iyi iş çıkarmamanın getirdiği tüm olumsuz duygular yeniden ortaya çıkar. Yargılandıklarını, yeterince iyi olmadıklarının söylendiğini ya da becerilerinin ve yeteneklerinin sınırlarının hatırlatıldığını hatırlıyorlar.

Girdiler/çıktılar hakkında performans değerlendirmeleri yapmak, puanları tutmak ve kusurları belirtmek tıpkı not almak gibi bir duygu. Onlara okulda çok nefret ettikleri öğretmeni hatırlatıyorsun.

Önyargılı ve yargılayıcı olmak yerine empatik olun. Bir hüküm vermeyin. Tartışmaya merakla yaklaşın. Unutulmaması gereken önemli noktalar şunlardır:

1. Durumları hakkında çaresiz ve umutsuz hissetmek yerine, harekete geçme konusunda kendilerini güçlü hissetmelerini sağlayın.
2. Onlara bugün bildikleriyle sınırlı olmadıklarını hatırlatın. Alıştırma ve ısrar, yeni beceriler geliştirmelerine yardımcı olabilir.
3. Başarılarından, ne kadar ilerlediklerinden, yaptıkları tüm güzel şeylerden bahsedin.
4. Gelişmeleri büyüme fırsatları olarak tartışın.
5. Onları bir öğrencinin zihniyetini benimsemeye teşvik edin; ne öğreniyorlar, nasıl gelişiyorlar ve her gün nasıl daha iyiye gidiyorlar.
6. Belirsiz olmayın. İstenilen davranış ve eylemlere somut örnekler verin. Bunu yapmanın harika bir yolu, kuruluşta bu işi zaten iyi yapan diğer kişilere işaret etmektir. Bunu gösteren başkalarını tanımak, onlardan bir şeyler öğrenmek için harika bir fırsattır.

Geri bildirim almak bu iki ihtiyacın kesişiminde yer alır: öğrenme isteğimiz ve kabul edilme özlemimiz - Sheila Heen

Performans değerlendirmelerini bir ölçüm aracı olmaktan çıkarıp bir büyüme fırsatına dönüştürmek olumlu duygular yaratır; geri bildirime direnmeyi bırakıp büyümelerine yatırım yapmaya başlayacaklardır.

Önyargılarınızı bir kenara bırakın

Yenilik önyargısı, performans inceleme sürecindeki en büyük suçlulardan biridir. Bir süre önce olmuş bir olaya kıyasla, en son olaylara daha fazla önem vermemizi sağlar.

Bu deneyimler hafızanızda taze olduğu için güncel olaylara çok fazla vurgu yapmak, bu olaylara ekstra ağırlık vermenize ve performans değerlendirmelerinin taraflı olmasına neden olabilir.

Örneğin: Diyelim ki bir çalışan incelemeden sadece bir hafta önce bir hata yaptı. Her ne kadar sürekli olarak iyi durumda olsa da, hata yakın zamanda gerçekleştiği için, incelemede bunu ona karşı kullanabilirsiniz. Benzer şekilde, yakın zamanda yapılan bir teslimatta başarılı olan başka bir çalışan, performansı bu noktaya kadar yüksek olmasa bile ekstra puan kazanabilir.

Evet, günlük kararlarımızda ve eylemlerimizde tamamen rasyonel olmadığımıza inanmak zor. Ancak önyargılı olduğumuzu kabul ederek, seçimlerimizi sorgulamamız gerektiğinin farkına vararak ve konfor alanımızın dışına çıkarak gözlerimizi yepyeni bir ufka açabiliriz. - Ahmed AlAnsari

Yenilik yanlılığının etkilerinden kaçınmak için şunu yapın:

1. Aklınıza kolayca gelenlere değil, geçmişteki verilere bakın. Bunu iyi bir şekilde yapabilmek için, yıl boyunca gösterdikleri performansın kaydını tutmanız ve yalnızca hafızaya güvenmemeniz önemlidir.
2. Değerlendirmenizi bilinçli olarak sorgulayın: "Son zamanlarda yaşananlara dayanarak değerlendirmemde ön yargılı mı davranıyorum?"
3. "Kolayca hatırlayabildiğim şeylerin aksine, yıl boyunca onların performansına ne kadar ağırlık verdim?" diye sorun.

Değerlendirmede adalet, çalışanların süreçte değer görüp görmediğini veya buna direnip direnmediğini belirleyen büyük bir bileşendir. Yenilik yanlılığının ve bu tür diğer önyargıların (doğrulama yanlılığı, temel atıf hatası) vb. etkilerinden kaçınarak, en azından yaklaşımınızda daha az tarafsız olmayı deneyebilirsiniz.

Yanlış vaatlerde bulunmayın; Gerçekçi ol

Yöneticilerin yapıcı eleştirileri paylaşırken karşılaştıkları en büyük korkulardan biri çalışanı kaybetme korkusudur. Bunları kaybetmenin, yerine yenilerini almanın ve onları hızlandırmanın ne kadar maliyetli olduğunu hepimiz biliyoruz.

Bu korku, performanslarının gerçekçi bir değerlendirmesini paylaşma konusunda çoğu zaman engel olabiliyor. Gerçekten söylemeniz gerekenleri söylemeyerek mesajı yumuşatmaya çalışabilir veya tutamayacağınız sözler vererek onlara yanlış umutlar verebilirsiniz.

Başlangıçta sert görünse ve onları üzse de, çalışanlara duymaları gereken şeyleri söylememek onların yapıcı eleştiriyi benimsemelerini ve bu konuda daha iyi olmanın yollarını bulmalarını engeller. Sahte vaatlerde bulunmak daha da kötüdür; sonunda gerçekle yüzleşmek zorunda kaldıklarında güvenlerini kaybedebilirler veya sizi güvenilmez bulabilirler. Örneğin: Eğer içten içe bunun pek olası olmadığını biliyorsanız, "büyük ihtimalle önümüzdeki 6 ay içinde terfi edeceksiniz" gibi şeyler söylemeyin. Bir başkasının bu fırsatı elde etme ihtimalinin daha yüksek olduğunu bildiğiniz halde "Bu fırsatı yakalayacaksınız" demeyin.

Çoğumuzun kritik konuşmalarımızda yaptığı hata, gerçeği söylemekle bir dost tutmak arasında seçim yapmak zorunda olduğumuza inanmamızdır. -Kerry Patterson

Yapıcı eleştiriyi iyi karşılanacak bir şekilde paylaşmak için:

1. Davranışları ve eylemleri hakkındaki geri bildirimleri saklayın, onlar hakkında yapmayın.
2. Yargılarınızı değil, gözlemlerinizi paylaşın.
3. Geri bildiriminizi somut örneklere bağlamalarına yardımcı olun.
4. Yeni beceriler ve yetenekler geliştirmek için atabilecekleri adımları tartışın.
5. Geri bildirimde herhangi bir boşluk görüp görmediklerini veya farklı bir görüş paylaşıp paylaşmadıklarını sorun.

Fırsatlar, performans ve terfi söz konusu olduğunda dürüst olun. Ekibinizin daha sonra istediklerini elde edememenin yol açtığı hayal kırıklığındansa gerçeklerle doğrudan yüzleşmesi daha iyidir.

Monolog değil diyalog düşünün

Bir konuşma gibi geri bildirimde bulunduğunuzda, karşınızdaki kişinin bunu nasıl aldığını bilmenizin hiçbir yolu yoktur; duydular mı, iletmek istediğiniz şeyi anladılar mı, bu konuda ne hissettiler?

Yeniden çerçeveleme konusunda ne kadar iyi olursanız olun, etkileşimi yönetmenin tek ve en önemli kuralı şudur: Karşınızdaki kişi duyulduğunu ve anlaşıldığını hissetmeden konuşmayı daha olumlu bir yöne taşıyamazsınız. Ve siz dinleyene kadar duyulduğunu ve anlaşıldığını hissetmezler. Karşınızdaki kişi çok duygusallaştığında dinleyin ve kabul edin. Hikâyenin kendi versiyonunun mantıklı olan tek versiyon olduğunu söylediklerinde, duyduklarınızı başka sözcüklerle ifade edin ve onlara neden böyle düşündüklerine dair bazı sorular sorun. Size karşı suçlamalarda bulunurlarsa kendinizi savunmadan önce onların görüşlerini anlamaya çalışın. Ne zaman bunalmış hissederseniz veya nasıl ilerleyeceğinizden emin olamazsanız, dinlemenin her zaman iyi bir zaman olduğunu unutmayın. - Douglas Stone

Performans değerlendirmesi tek taraflı bir monolog değil, iki yönlü bir konuşma olmalıdır.

• Geri bildirimi paylaşın, ancak aynı zamanda onları dinlemek için arada bir duraklayın.

• Duydukları hakkında varsayımlarda bulunmayın, anlayıp anlamadıklarını açıklığa kavuşturmak için zaman ayırın.

• Sessizliği kelimelerle doldurmayın, bilgiyi sindirmeleri için onlara zaman tanımak için onu kucaklayın.

• Hangi soruları olduğunu ve bunları nasıl açıklığa kavuşturabileceğinizi sorun.

• Tepkilerini karşılamaya ve desteğinizi göstermeye hazır olun.

  
  

Açıklığa kavuşturmak, bağlantı kurmak ve söyleyeceklerine dikkat etmek için zaman ayırmak, kafa karışıklığını ve yanlış anlaşılmayı önlemede uzun bir yol kat eder; aynı zamanda kalıcı bir güven de oluşturur.

Performans incelemesi, ancak buna aşılması gereken bir süreç gibi davranmayı bırakıp, kalbinizi ve zihninizi buna koymaya başlarsanız, harika bir yatırım getirisi olabilir.

Özet

1. Performans sezonu yaklaştıkça çoğu yönetici, takım hedeflerine ulaşırken değerlendirmeleri dengelemekte zorlanır.
2. İnceleme sürecine gereken önemi vermemek maliyetlidir; memnuniyetsiz ve hoşnutsuz çalışanlar son derece verimsizdir.
3. Performans incelemesini aşılması gereken bir şey olarak görmek yerine değer katacak doğru uygulamaları uygulayın.
4. Ortak bir başarı ölçüsü tanımlayarak ve ekibinizin üyeleriyle uyum sağlamaya çalışarak başlayın. Çalışanların ne beklendiği konusunda net olması ve düzenli geri bildirim verilmesi, performans inceleme sürecinde sürpriz yaşanma olasılığını büyük ölçüde azaltır.
5. Kimse kendisine karne verilmesinden hoşlanmaz. Okuldan çok nefret ettikleri yargılayıcı öğretmen gibi olmayın. Bunun yerine empati kurun ve sohbete merakla yaklaşın.
6. Biz insanların bilinçaltında uyguladığımız önyargıların farkında olun. Farkında olmayabilirsiniz ancak güncellik önyargısı, yakın zamanda gerçekleşen bir olaya, bir süre önce olmuş bir olaydan daha fazla ağırlık vermenize neden olabilir.
7. Çalışanlarınıza zarar vermek istemezsiniz. Bu adil. Ancak aynı zamanda yalan vaatlerde bulunmak ya da bilgilerin üzerini örtmek istemezsiniz. Ekip üyeleriniz, ilk başta biraz acı verici olsa bile, onların gerçek geri bildirimlerini bilmeyi hak ediyor.
8. Bir monolog gibi bir performans incelemesi yaptığınızda, karşınızdaki kişinin dinlenmediği, saygı duyulmadığı ve değer verilmediği hissine kapılırsınız. Bir ara verin, dinlemek ve bağlantı kurmak için yer açın.

Daha önce burada yayınlanmıştı.