İşyerinde İletişim Boşlukları Nasıl Azaltılır?

İşyerinde bir projeyi yapan veya bozan şey nedir? Çalışanların birlikte çalışmaktan hoşlanıp hoşlanmayacağını veya işbirliği gerektiren herhangi bir şeyden kaçınmaya çalışıp çalışmayacağını ne belirler? Hangi faktör yöneticilerin ekip üyelerini güçlendirmesini sağlar? Paydaşlarda güveni neler oluşturur?

Etkili iletişim. Birlikte çalışmanın, kariyerinizi ilerletmenin ve işi mutlu bir deneyime dönüştürmenin önemli bir bileşenidir. İşyerinde iletişim bozulduğunda, uyum ve beklentilerdeki boşlukları doldurmak için daha fazla, üretken çalışma için ise daha az zaman harcanır.

Bunun üzerine, kontrolünüzün ötesinde olduğunu ve durumu daha iyi hale getirebilecek hiçbir şey yapamayacağınızı hissetmekten kaynaklanan tüm hayal kırıklığı, stres ve kaygıyı ekleyin.

Bir ekip ortamında etkili iletişimin nüanslarını anladığınızda, zayıf iletişimin etkilerini azaltacak stratejiler uygulayabilirsiniz.

Mükemmel uyumu aramak yerine (ki bu bir grup ortamında imkansızdır ve yalnızca hayal kırıklığı duygularını artırır), kontrolünüz altında olanlara ve başkalarıyla işbirliği yapmayı daha az acı verici ve daha eğlenceli hale getirmek için benimseyebileceğiniz uygulamalara odaklanın.

Kendi davranışlarınıza ve eylemlerinize, yani hangi boşlukların var olduğuna, hangi değişikliklerin gerekli olduğuna, neler yapabileceğinize bakmak güçlendiricidir. Bu, kendi iş deneyiminizi kontrol etmede çok etkili olan, incelikli bir zihniyet değişimidir.

Artık umursama zamanı; sorumluluk almanın zamanı geldi; liderlik etme zamanı; Değişikliğin vakti geldi; en büyük benliğimize sadık kalmanın zamanı geldi; başkalarını suçlamayı bırakmanın zamanı geldi.

— Steve Maraboli

İş yerinde iletişim sorunlarıyla karşılaştığımda başlat, durdur ve devam et çerçevesini benimsedim. Bu çerçeve, ekip retrospektifleri, kişisel gelişim hedeflerinin belirlenmesi ve geri bildirim alıp almayla bilinmesine rağmen, iş yerindeki iletişim boşluklarını doldurmak için iletişim uygulamalarını benimsemek açısından da son derece faydalıdır.

Başlatma, durdurma ve devam etme çerçevesi bu şekilde çalışır. Geçmiş projelerinizi, tartışmalarınızı ve toplantılarınızı düşünün. Karşılaştığınız iletişim zorluklarını, neyin işe yaradığını, neyin sorunlara yol açtığını ve bu boşlukları azaltmak için ne gibi girişimlerde bulunabileceğinizi düşünün.

Sonra şunu yazın:

1. Başlangıç: İş yerindeki iletişim sorunlarını azaltmak için hangi davranışları benimsemelisiniz ve hangi proaktif eylemleri gerçekleştirmeye başlamalısınız?

   
   

2. Dur: Hangi davranışlar ve eylemler yararlı değildir ve yalnızca daha fazla soruna katkıda bulunur?

   
   

3. Devam edin: Hangi davranışlar ve eylemler devam etmenizi gerektirdi?

Kendi başlama, durma ve devam etme versiyonunuzu yaratmalı ve bunu düşünmeyi, uyarlamayı ve iyileştirmeyi aylık bir alışkanlık haline getirmelisiniz.

Açıklık, esneklik ve merak, yalnızca zaman kaybına yol açan olumsuz düşünme döngüsünü kırmanıza ve bunun yerine zamanı yapıcı davranış ve eylemlere harcamanıza olanak tanır.

Başlatma, durdurma ve devam etme çerçevesini bu şekilde uygulamaya koyuyorum. Bunu kendi bağlamınıza ve koşullarınıza uyarlayabilirsiniz.

İletişim Boşluklarını Azaltmak İçin Bunu Yapmaya Başlayın

Anlamsız ve kendini yenilgiye uğratan davranışlara yol açan parmakları işaret etmek yerine, iletişim sorunlarını azaltma şansı olan ancak bir türlü uygulamaya geçilemeyen davranışları ortaya çıkarmaya karar verdim.

Geçmişteki konuşmaları, çatışmaları ve diğer yorucu anları inceledikten sonra bu uygulamaları günlük konuşmalarıma dahil etmeye başladım:

1. Projenin başlangıcında bağımlılıkları açıklığa kavuşturmak ve uyum sağlamak için zaman ayırın. Bunu daha sonraki bir aşamaya bırakmak ekipler arasında sürtüşmeye neden olur, güveni zedeler ve başkalarıyla işbirliği yapmayı çok daha zor hale getirir.

   
   

2. İhtiyaçlarınız konusunda açık olun. Eğitime, belirli bir kaynağa erişime, sorunu çevreleyen bağlama, gereksinimlerin açıklığa kavuşturulmasına ve hatta başkalarının yardımına mı ihtiyacınız var? Başkalarının ne istediğinizi bildiğini varsaymayı bırakın ve bunu açıkça isteyin.

   
   

3. Bir şey önemliyse dikkati hak eder. Duyulduğundan emin olmanın tek yolu onu tekrarlamaktır. Bunu herkes açıkça anlayana kadar yapmaya devam edin. Tekrarlama birkaç kişiyi rahatsız edebilir, ancak konuyu kafa karışıklığına açık bırakmaktansa rahatsız etmek daha iyidir.

   
   

4. Dinliyormuş gibi davranmayı bırakın ve gerçekten dikkat edin ve orada olun. Dikkatinizi dağıtacak şeyleri (e-posta, sohbet, telefon) uzak tutun ve fiziksel olduğu kadar zihinsel olarak da konuşmanın bir parçası olmaya kendinizi adayın. Daha iyi çözümlere ve çok daha iyi sonuçlara ulaşacaksınız.

   
   

5. Bir şey yapmayı planlamıyorsanız, “Belki” ya da “Bunu düşüneceğim” demeyin. Hayır de. Her iki durumda da hayal kırıklığına uğrayacaklar. Ön planda olmak daha iyi.

   
   

6. Zor bir şeyi veya yanlış yorumlanma ihtimali olan herhangi bir şeyi iletirken niyetinizi açıkça belirtin.

Merakla dinleyin. Dürüstlükle konuşun. Dürüstlük içinde davranmak. İletişimdeki en büyük sorun anlamak için dinlemememizdir. Cevap vermek için dinliyoruz. Merakla dinlediğimizde cevap verme niyetiyle dinlemeyiz. Kelimelerin arkasında ne olduğunu dinliyoruz.

— Roy T. Bennett

İletişim Boşluklarını Azaltmak İçin Bunu Yapmayı Durdurun

Kendi davranış ve eylemlerimin başkalarıyla işbirliği yapma, iletişim kurma ve çalışma biçimime engel olmadığından emin olmak için şunu yapmayı bırakmaya karar verdim:

1. Tartışmalar, çözüm bulmak yerine parmakla işaret etme ve kimin hatalı olduğunu belirleme etrafında şekilleniyor.

   
   

2. Takım olarak başarı yerine bireysel hedeflere öncelik vermek.

   
   

3. Sonuçları haklı çıkarmak için mazeretler ve mağdur zihniyetini kullanmak.

   
   

4. Sorumluluk almayı reddetmek.

   
   

5. Daha derine inmek yerine yüzeysel bir açıklama yaparak sorunları gizlemek.

   
   

6. Hatalar hakkında açıkça konuşmak ve ilerlemenin yollarını bulmak yerine hataları örtbas etmek.

   
   

7. Bir şeyler beklendiği gibi gitmediğinde, durumsal ve diğer faktörleri hesaba katmak yerine, insanların kötü niyetli olduğunu varsaymak.

   
   

8. Herkesin, bunu gerçekleştirmek için çaba harcamadan, iyi kararlar almak için gereken bağlam ve açıklığa sahip olduğunu varsayarsak.

   
   

9. Egomun yararlı bir sohbetin önüne geçmesine izin veriyorum.

   
   

10. Tüm bilgileri kendime saklayıp başkalarıyla paylaşmayarak darboğaz haline gelmek.

    
    

11. Çatışmalarla doğrudan mücadele etmek yerine onlardan kaçınmak.

İnsanların fikirlerimizi veya düşüncelerimizi yorumlama şeklini kontrol edemeyiz ancak bunları iletmek için seçtiğimiz kelimeleri ve tonlamayı kontrol edebiliriz. Barış anlayış üzerine, savaşlar ise yanlış anlamalar üzerine kuruludur.

— Suzy Kassem

İletişim Boşluklarını Azaltmak İçin Bunu Yapmaya Devam Edin

Negatife çok fazla odaklanmak neyin işe yaradığını belirleme gücünüzü elinizden alır. Olumlu davranışlarınıza ve eylemlerinize (ne kadar küçük olursa olsun) bakmak ve bunları stratejik olarak kullanmak başkalarını etkisiz hale getirebilir, güven oluşturabilir ve güçlü yönlerinize ışık tutabilir.

Ayrıca çalışmanızın başkaları tarafından görünür olmasını ve tanınmasını sağlamanın da harika bir yoludur.

Yıllardır bu davranış ve eylemlere güvendim ve iletişimimde daha az boşluk bırakma konusunda bana çok yardımcı oldular:

1. Haftalık güncellemeleri yöneticim ve diğer paydaşlarla paylaşıyorum. Önemli kilometre taşlarını, yolda olan projeleri, riskli bölgedeki projeleri ve sonraki adımları vurgulayın. 10 dakikamı alan bu basit güncelleme, toplantılarda saatler süren çabadan tasarruf etmenizi sağladı; proaktif eşzamansız iletişim, herkesin sorunlardan ve riskleri azaltmak için attığım adımlardan haberdar olmasını sağladı.

   
   

   E-postayla gayet iyi yapılabilecek bir şeyi yüz yüze görüşerek ve tartışarak zaman kaybetmenin bir anlamı yoktu.

   
   

2. İletişim formatının hedef kitleye göre uyarlanması. Bu, önemsedikleri bilgilerin ve anladıkları dilin belirlenmesini içerir; örneğin, ürün ve iş paydaşlarıyla iş ölçümlerine odaklanırken teknik güncellemeleri yöneticimle paylaşmak.

   
   

3. Bu güncellemeleri almak için kendilerine en uygun kanalı (e-posta, yüz yüze, sohbet) anlamak ve bu tür iletişimlerin sıklığına uyum sağlamak. Herkes aynı hizada olduğunda, anlık görüşmelerde daha az zaman harcanır.

   
   

4. Temel varsayımları ve gözlemleri belgelemek (bunları kafamda tutmak yerine) ve geliştirmeye başlamadan önce paydaşlardan onay almak, anlayıştaki boşlukları azaltmak ve böylece daha az önlenebilir hata yapmak.

   
   

5. Taahhüdüm konusunda belirsiz olmak yerine uygun çaba tahmini yaparak zaman çizelgeleri hakkında açık ve net olmak.

   
   

6. Başkalarını anlaşmanın kendi taraflarına bağlı kalmaları konusunda sorumlu tutmak ve bu beklentileri karşılamamanın etkilerini anlamalarını sağlamak.

   
   

7. Başkalarının beklentilerini karşılamayan bir sonuç elde etmekten kaçınmak için başarı kriterlerine (nasıl ölçüleceğine) uyum sağlamak; örneğin, belirli işlevlere sahip API uç noktaları sunmam gerekiyorsa, bu uç noktaları neyin başarılı kılacağı konusunda önceden anlaşmaya varın (biçim) , hata kodları, QPS, yanıt süresi vb.).

İnsanlar ve ekipler arasında %100 uyumun olduğu mükemmel bir çalışma ortamı bulamazsınız. Farklı geçmişlere, bağlamlara, becerilere ve isteklere sahip insanlar bir arada çalıştığında iletişim sorunlarının ortaya çıkması kaçınılmazdır.

Ancak her şeyin kendiliğinden düzeleceğini varsaymayın. Beşik yapmayın. Şikayet etmeyin. Statükoyu kabul etmeyin ve iletişim sorunlarıyla yaşamayı öğrenin. Başlat, durdur ve devam et çerçevesini benimseyin ve değişimin parçası olun.

Pek çok kez cesaretiniz kırılabilir ama başkasını suçlayıp denemeyi bırakana kadar başarısız sayılmazsınız.

— John Burroughs

Özet

1. İyi iletişim güç verir. Güven oluşturur, üretkenliği artırır ve işbirliğine ilham verir. Zayıf iletişim, insanların tatminsiz, yanlış anlaşılmış veya önemsiz hissetmesine neden olur.

   
   

2. İletişim sorunu olmayan hiçbir iş yeri yoktur. Ancak başkalarını suçlamak sorunu çözmeyecek. Kendi davranışınıza ve eylemlerinize içsel olarak bakın.

   
   

3. İletişiminizde daha az boşluk bırakmak için bu uygulamaları benimseyin; bağımlılıkları netleştirin, ihtiyaçlarınız konusunda açık olun, tekrarlardan yararlanın, dikkat edin, hayır demeyi öğrenin ve niyetinizi belirtin.

   
   

4. İletişimi kolaylaştırmak yerine zorlaştıran davranış ve eylemlerden (başkalarını işaret etmek, bahaneler kullanmak, sorumluluk almayı reddetmek, kötü niyet varsaymak, darboğaz haline gelmek veya çatışmalardan kaçınmak) kurtulun.

   
   

5. Güncellemeleri paylaşmak, hedef kitleye uyum sağlamak, varsayımları belgelemek, zaman çizelgelerini açıkça belirtmek ve ortak bir başarı tanımının parçası olmak gibi olumlu sonuçlar veren iyi iletişim uygulamalarına çaba göstermeye devam edin.

Daha önce burada yayınlanmıştı.