Ước tính phát triển dự án chi tiết và 24 giờ

“Ước lượng phát triển phần mềm nhanh trong vòng 24h”

“Dự toán miễn phí về thời gian và ngân sách của dự án trong vòng một ngày”

Đây là những lời hứa phổ biến mà các công ty phát triển phần mềm đưa ra cho Khách hàng của họ.

Ước tính 24 giờ thường trái ngược với một loại ước tính khác mà chúng tôi gọi là “ước tính chi tiết” để thoải mái. Việc này có thể mất vài ngày hoặc vài tuần.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cả hai. Tôi sẽ chỉ ra điều gì ẩn sau những hứa hẹn về việc ước tính nhanh chóng và tại sao việc ước tính chi tiết lại mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

Có hai phe tranh đấu: ước tính 24 giờ và ước tính chi tiết mất khoảng một tuần. Hãy so sánh chúng!

Mặt thứ nhất: Ý nghĩa của việc ước tính dự án trong 24 giờ

Khái niệm “Ước tính dự án 24 giờ” trong bối cảnh phát triển phần mềm đề cập đến lời hứa dịch vụ mà theo đó công ty cam kết đưa ra đánh giá sơ bộ về phạm vi, tiến trình và chi phí tiềm năng của dự án trong khung thời gian 24 giờ.

Ước tính 24 giờ mang lại hai lợi ích cốt lõi cho Khách hàng so với ước tính chi tiết, tốn thời gian:

• nó giảm đáng kể thời gian chờ đợi của Khách hàng, cho phép họ thu thập các đánh giá phạm vi và chi phí cơ bản từ nhiều nhà cung cấp một cách nhanh chóng;
• Khách hàng có thể dễ dàng so sánh các dịch vụ từ các công ty khác nhau, giúp họ hiểu được phạm vi thị trường cho dự án của mình.

Nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy phải không?

Tuy nhiên, thực tế là việc ước tính 24 giờ là chuyện hoang đường hơn là sự thật.

Tại sao?

Bởi vì những gì được cho là một cuộc thảo luận kéo dài cả ngày thực tế có thể được hoàn thành trong vòng nửa giờ. Đúng vậy—một người quản lý bán hàng có kinh nghiệm có thể đánh giá phạm vi giá của dự án của bạn gần như ngay lập tức sau cuộc trò chuyện đầu tiên hoặc xem nhanh tài liệu yêu cầu, nếu có.

Vậy điều gì đang xảy ra trong 23 giờ còn lại?

Chà, nó không phải là những tính toán thần bí mà nhiều hơn là việc tạo ra một ưu đãi được cá nhân hóa (thực ra chỉ là tạo ra một mẫu bán hàng tiêu chuẩn với thông tin chi tiết của bạn), nhập thông tin của bạn vào CRM của công ty và lập chiến lược cho các dịch vụ bổ sung mà họ có thể giới thiệu theo cách của bạn . Đó là một phần nghệ thuật, một phần khoa học và tất cả là về việc chuẩn bị sẵn sàng cho buổi thuyết trình hoành tráng.

Hãy cùng xem nhanh những gì bạn đang đăng ký với ước tính trong 24 giờ và những gì còn ẩn sau bức màn.

Những gì bạn đang nhận được

• Một con số gần đúng về giá cả và dòng thời gian; về cơ bản là “dự toán ngân sách sơ bộ và thời gian”. Điều này có nghĩa là có khả năng rất cao trong phòng tắm hơi, ước tính sẽ gần chính xác và đáng tin cậy.

Lưu ý : Tôi chọn phạm vi giá hơn là con số sơ bộ chính xác. Chắc chắn, phạm vi có thể rất lớn, khiến nó ít thông tin hơn, nhưng phạm vi này chính xác hơn.

Những gì bạn không nhận được

• Hiểu biết về sản phẩm cuối cùng sẽ thực sự trông như thế nào.
• Hiểu biết sâu sắc về cách thức hoạt động của sản phẩm cuối cùng – nó được gọi là tầm nhìn kỹ thuật và kiến trúc của giải pháp.
• Phân tích rủi ro có thể phát hiện ra chi phí tiềm ẩn hoặc sự chậm trễ sau này trong vòng đời của dự án.
• Phân tích những thách thức có thể làm đảo lộn dự án, đặt câu hỏi về khả năng tồn tại của nó.
• Phân tích chi tiết về các thành phần của dự án và chi phí riêng lẻ của chúng.
• Một kế hoạch và ước tính dự án với thời gian và ngân sách thực tế.
• Bất kỳ manh mối nào liên quan đến chuyên môn thực sự của nhà cung cấp vì bạn không liên lạc với nhóm phát triển sẽ làm việc với bạn trong tương lai.

Như bạn thấy, những hạn chế của ước tính 24 giờ là rất đáng kể. Việc ước tính như vậy không phải là một lộ trình mà là một bản phác thảo trên khăn ăn - cho bạn ý tưởng sơ bộ về các nguồn lực bạn sẽ cần nhưng lại để lại các chi tiết rất mơ hồ.

Khi ước tính 24 giờ có tác dụng

Chỉ có một trường hợp trong đó ước tính 24 giờ hoạt động hiệu quả. Tình huống này xảy ra khi bạn bối rối trước một câu hỏi:

“Tôi có đủ nguồn lực để hiện thực hóa dự án này không?”

Nó có nghĩa là:

Bạn không quan tâm đến khía cạnh kỹ thuật của giải pháp.

Bạn không tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn chỉ cần tìm kiếm một đánh giá ban đầu, nhanh chóng để xác định tính khả thi của dự án từ góc độ tài chính và thời gian.

Và xin nhắc bạn một lần nữa, việc đánh giá như vậy không cần 24 giờ. Nó có thể được thực hiện sau một cuộc gọi với người quản lý bán hàng có kinh nghiệm.

Mặt khác: Ước tính chi tiết về thời gian tiêu tốn

Khi khám phá lĩnh vực ước tính chi tiết, tốn thời gian, quá trình này kéo dài trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần, đòi hỏi nỗ lực phối hợp của một nhóm chuyên gia đa ngành.

Kết quả của quá trình ước tính như vậy đưa ra một yếu tố bổ sung ngoài chi phí: tầm nhìn về giải pháp . Cách tiếp cận chi tiết này không chỉ nhằm ước tính chi phí; đó là việc tạo nền tảng cho giải pháp phần mềm trong tương lai của bạn.

Các doanh nghiệp lựa chọn ước tính chi tiết không chỉ tìm kiếm ước tính sơ bộ. Họ hướng tới một giải pháp toàn diện được thiết kế chu đáo để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ và mang lại sự cân bằng giữa chất lượng và ngân sách.

Các bước liên quan đến ước tính chi tiết

Hãy để tôi mô tả cách SumatoSoft chúng tôi ước tính chi phí và tiến trình phát triển dự án.

Nếu doanh nghiệp có một dự án cụ thể với các yêu cầu hoặc kế hoạch viết lại hệ thống cũ tương đối rõ ràng, chúng tôi có thể đưa ra một quy trình được thiết lập tốt để chúng tôi thu thập yêu cầu, thực hiện cuộc gọi, chuẩn bị phạm vi công việc, thiết kế các khái niệm và phát triển các tạo phẩm hữu ích khác .

Bước #1: Khách hàng liên hệ với chúng tôi

Trước hết, Khách hàng cần thiết lập liên hệ với nhà cung cấp phát triển phần mềm.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cung cấp nhiều tùy chọn: biểu mẫu “liên hệ” trên trang web của chúng tôi, thông qua email gửi tới email công ty của chúng tôi [email protected] , bằng cách đặt cuộc gặp với người quản lý bán hàng của chúng tôi, thông qua trang liên hệ với chúng tôi , hoặc bằng cách điền vào một bản khảo sát ngắn gọn, kéo dài 5 phút trên trang web của chúng tôi được thiết kế để nắm bắt các chi tiết và yêu cầu thiết yếu của dự án.

Bước #2: Người quản lý bán hàng sắp xếp cuộc gọi trong vòng một ngày làm việc

Giám đốc bán hàng của SumatoSoft nhanh chóng liên hệ với Khách hàng để lên lịch cuộc gọi. Mục tiêu chính của cuộc gọi là kiểm tra mức độ phù hợp giữa chuyên môn của chúng tôi với mục tiêu của Khách hàng. Giám đốc bán hàng thảo luận về dự án và các yêu cầu của dự án, kỳ vọng về thời gian và ngân sách cũng như chuyên môn mong muốn của nhóm phát triển.

Chúng tôi gọi đó là “ Cuộc gọi khám phá ” vì chúng tôi khám phá những thông tin ban đầu về dự án. Cuộc gọi khám phá giúp xác minh rằng có sự trùng khớp về một số tham số:

• Chúng ta có đủ chuyên môn phù hợp không?
• Chúng ta có các quy trình phù hợp không?
• Chúng tôi có thể phân phối theo ngân sách không?
• Chúng tôi có thể giao hàng trong thời gian dự kiến không?
• Có sự phù hợp về văn hóa không?
• Chúng ta có kinh nghiệm liên quan không?

Bước #3: Chúng tôi phân tích thông tin ban đầu và tập hợp nhóm ước tính

Chúng tôi tập hợp một đội ngũ chuyên gia cấp cao có chuyên môn phù hợp, thường bao gồm người quản lý dự án, chuyên gia công nghệ, nhà phân tích kinh doanh và nhà thiết kế. Cấu trúc nhóm chính xác phụ thuộc vào sản phẩm, mục tiêu và yêu cầu của nó.

Nhóm kiểm tra thông tin ban đầu từ người quản lý bán hàng và bản khảo sát, đồng thời chuẩn bị các câu hỏi cho cuộc gọi tiếp theo.

Bước #4: Cuộc gọi giữa khách hàng và nhóm ước tính

Chúng tôi sắp xếp một cuộc gọi giữa toàn bộ nhóm ước tính và Khách hàng. Chúng tôi gọi nó là “ Cuộc gọi hỏi đáp ” hoặc gọi tắt là “ Q&A ”. Cuộc gọi phục vụ hai mục đích:

1. Tinh chỉnh và mở rộng dựa trên thông tin được thu thập trong cuộc gọi Khám phá. Chúng tôi làm rõ mọi điều không chắc chắn, làm rõ các yêu cầu và đảm bảo rằng chúng tôi hiểu rõ mục tiêu kinh doanh;
2. Đây là cơ hội để Khách hàng làm quen với các chuyên gia của chúng tôi đang hoạt động. Những chuyên gia này sẽ hướng dẫn dự án về phía trước.

Bước này thường chỉ yêu cầu một cuộc gọi. Tuy nhiên, các dự án kỹ thuật phức tạp có thể sẽ yêu cầu cuộc gọi thứ hai sau một thời gian.

Bước #5: Định hình giải pháp phần mềm dự án

Bước này chiếm phần lớn thời gian tổng thể của quá trình ước tính. Trong giai đoạn này, chúng tôi xác định các sản phẩm sẽ mang lại giá trị lớn nhất cho việc phát triển sản phẩm hơn nữa và cho phép chúng tôi định hình tầm nhìn về sản phẩm. Những hiện vật này có thể là:

• tầm nhìn chung toàn diện về dự án – mô tả các yêu cầu, mục tiêu, thách thức, tầm nhìn sản phẩm ở cấp độ cao, v.v.;
• cấu trúc phân chia công việc (WBS) – đó là phạm vi dự án có tổ chức được chia thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ có thể quản lý được;
• khái niệm thiết kế – giao diện người dùng trực quan của một số màn hình chính của ứng dụng;
• kiến trúc giải pháp được đề xuất – là bản thiết kế chi tiết của một hệ thống phần mềm, phác thảo cấu trúc của nó và sự tương tác giữa các thành phần của nó;
• mô tả tích hợp API – chỉ định cách dự án sẽ tương tác với các hệ thống và dịch vụ bên ngoài;
• danh sách các giả định, hạn chế và rủi ro – việc xác định sớm các rủi ro và giả định tiềm ẩn trong dự án sẽ hữu ích cho việc quản lý rủi ro. Tài liệu này cho phép phát triển các chiến lược giảm thiểu, đảm bảo rằng nhóm dự án được chuẩn bị cho những tình huống không chắc chắn và có thể thích ứng với các thách thức một cách hiệu quả;
• dự toán ngân sách và thời gian .

Cấu trúc phân chia công việc là một trong những thành phần chung nhất của mọi quy trình bán trước. Các chuyên gia kỹ thuật của chúng tôi ước tính nỗ lực cần thiết để phát triển các tính năng từ WBS.

Tất cả các yếu tố tạo tác khác góp phần nâng cao tính chính xác của ước tính cuối cùng, trong khi danh sách các giả định và rủi ro cho phép chúng tôi thấy trước những trở ngại tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến quá trình phát triển và đưa ra chiến lược xử lý chúng hoặc nêu rõ chúng cho Khách hàng.

Bước #6: Khách hàng nhận được ước tính chi tiết và tất cả các hiện vật

Cuối cùng, nhóm Ước tính chuẩn bị trình bày tất cả công việc đã thực hiện. Trong cuộc gọi, chúng tôi trình diễn tất cả các tạo phẩm, giải thích tầm nhìn và giải pháp kỹ thuật, trình bày ý tưởng thiết kế, trả lời câu hỏi và thu thập phản hồi từ Khách hàng. Chúng tôi cũng điều chỉnh và thay đổi các tạo phẩm của mình sau cuộc gọi nếu Khách hàng đề xuất chỉnh sửa.

Chúng tôi gửi tất cả các tạo phẩm cho Khách hàng sau khi trình bày qua email miễn phí.

Những gì bạn đang nhận được

• Ước tính ngân sách và thời gian thực tế.
• Kinh nghiệm thực tế hợp tác với nhóm phát triển.
• Một tầm nhìn chi tiết về sản phẩm trong tương lai.
• Khái niệm thiết kế.
• Cấu trúc phân chia công việc với các tính năng được mô tả.
• Danh sách các giả định và rủi ro

Những gì bạn không nhận được

• Không có gì để thêm ở đây.

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy 3 ví dụ về hiện vật chúng tôi chuẩn bị:

• khái niệm thiết kế;
• cấu trúc phân tích từ;
• kiến trúc cấp cao.

Tại sao chúng tôi chuẩn bị đồ tạo tác miễn phí?

Nhóm của chúng tôi dành thời gian và kiến thức chuyên môn cho dự án của bạn trước khi bắt đầu bất kỳ cam kết chính thức nào, trước khi hợp đồng được ký kết hoặc bất kỳ khoản thanh toán nào được thực hiện. Khoản đầu tư ban đầu này từ phía chúng tôi được thúc đẩy bởi một niềm tin đơn giản nhưng sâu sắc:

Chúng tôi tự tin vào khả năng và chuyên môn của mình. Bằng cách chủ động thực hiện bước đầu tiên này, chúng tôi mong muốn thể hiện cam kết và chuyên môn sâu sắc của mình.

Cách tiếp cận này là cách chúng tôi thể hiện giá trị mà chúng tôi mang lại, nêu bật sự cống hiến của chúng tôi không chỉ đáp ứng mà còn vượt quá sự mong đợi của bạn ngay từ đầu.

Lời cuối cùng từ SumatoSoft

Tại đây, tôi đã chia sẻ kiến thức và chuyên môn tích lũy được sau 12 năm có mặt trên thị trường, 250 giải pháp phần mềm tùy chỉnh được phát triển và nhiều hoạt động tương tác trước khi bán hàng.

Tôi đã mô tả quá trình ước tính chi tiết trong SumatoSoft. Nếu bạn đã sẵn sàng hiện thực hóa dự án của mình với bản ước tính chi tiết và kỹ lưỡng, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp.