Quản lý Nhóm Kỹ thuật Từ xa: Làm thế nào, Tại sao, Khi nào

Tại thời điểm viết bài này, hầu hết thế giới đều dành hai năm cho việc ngừng hoạt động từ xa - toàn bộ hoặc một phần. Hầu hết các trưởng nhóm đã thử nghiệm các công cụ và chiến thuật quản lý khác nhau và hình thành các ý kiến sáng suốt về những lợi ích và hạn chế của việc làm việc tại nhà.

Theo thống kê, giao tiếp và quản lý nhóm là những thách thức lớn nhất mà các nhà lãnh đạo phải đối mặt.

Là một công ty hoàn toàn từ xa giúp các nhóm khác chuyển sang làm việc trực tuyến và cải thiện giao tiếp giữa các đồng đội, nhóm oVice đã quyết định chia sẻ cách chúng tôi xử lý các thách thức quản lý nhóm từ xa phổ biến nhất.

Dưới đây là câu trả lời của chúng tôi cho 7 câu hỏi cấp bách về giao tiếp nhóm từ xa.

1. Làm thế nào để bạn kiểm tra xem nhân viên có "bật đồng hồ" hay không

Vì hầu hết các đồng đội đều có Slack, sứ giả và các công cụ cộng tác trên điện thoại thông minh của họ, họ có thể trả lời tin nhắn khi không có mặt tại bàn làm việc. Kết quả là, các nhà quản lý không có cách nào để biết liệu một nhân viên có thực sự làm việc suốt cả ngày hay không.

Vì dự án quan trọng của nhóm chúng tôi là văn phòng ảo cho các nhóm từ xa, chúng tôi sử dụng công cụ của riêng mình để kiểm soát tính khả dụng. Tại bất kỳ thời điểm nào, chúng tôi có thể nhìn vào không gian văn phòng và xem ai đang làm việc.

Khi người quản lý muốn nhận cập nhật trạng thái nhanh chóng từ một kỹ sư, anh ta có thể đến gặp anh ta để tham gia một nhóm bình thường. Thông qua oVice, chúng tôi có thể kết nối liền mạch với mọi người tại các văn phòng chi nhánh của chúng tôi tại Nhật Bản và Hàn Quốc.

Đối với các lựa chọn thay thế không liên quan đến văn phòng ảo, bạn có thể thử các cách sau:

• Các kênh sẵn có và tham dự trên Slack . Trừ khi các thành viên trong nhóm đăng trên kênh #attendance rằng họ không có mặt, chỉ định lượng thời gian nghỉ mà họ cần, bạn với tư cách là người quản lý có quyền mong đợi sự sẵn sàng.
• Giờ làm việc cố định cho mỗi thành viên mà bạn mong đợi họ có mặt. Vì các đội phân bổ thường là quốc tế, việc điều phối múi giờ có thể là một vấn đề khó khăn. Để đạt được điều đó, bạn có thể yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm chỉ định giờ làm việc của họ trong một múi giờ duy nhất và mong đợi họ có sẵn cho các cuộc gọi và tin nhắn tại thời điểm đó.
• Theo dõi hiệu suất theo định hướng nhiệm vụ . Để điều hành một nhóm từ xa hiệu quả, bạn không cần biết liệu mọi người có đang “tính giờ” của họ nếu họ hoàn thành công việc. Việc chuyển trọng tâm từ theo dõi hiệu suất theo định hướng thời gian sang nhiệm vụ cần một số tổ chức lại nhưng điều này rất dễ thực hiện với các công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana, các cuộc họp scrum và cập nhật trạng thái thường xuyên.

2. Làm thế nào để bạn nhận được cập nhật trạng thái từ đồng đội

Mặc dù các cuộc họp bình luận và họp bàn đều hữu ích trong việc gắn kết nhóm lại với nhau và chia sẻ những gì mọi người đang làm, nhưng không có ích gì khi giữ họ lại “chỉ vì”. Nếu bạn, với tư cách là một người quản lý, đã ngừng nhận thông tin hữu ích từ các cuộc thảo luận hàng ngày, thì đây là một số cách để cải thiện năng suất của họ:

• Bắt đầu một kênh Slack cá nhân cho từng thành viên trong nhóm, nơi họ có thể đăng câu hỏi, mối quan tâm, cập nhật dự án và thông tin liên quan. Cả người quản lý và mọi người trong nhóm đều có thể theo dõi tài khoản của nhau và cập nhật tin tức và trạng thái mới nhất.
• Giữ một bản tóm tắt ngắn về các cập nhật trạng thái dự án trên Notion . Bằng cách này, bạn sẽ giữ cho các kỹ sư có trách nhiệm và khuyến khích họ đưa ra các dự kiến thực tế trong các cuộc họp. Ngoài ra, việc quét qua nhật ký cuộc họp cung cấp cho người quản lý ý tưởng về những gì nhóm đã thảo luận, quan tâm và đã hoàn thành trong tuần / tháng.
• Khuyến khích chia sẻ cập nhật công khai . Thay vì trao đổi DM, hãy xây dựng văn hóa chia sẻ dữ liệu trong các kênh Slack công khai. Điều chỉnh nhỏ này giúp cải thiện nhận thức tình huống của toàn bộ nhóm và làm cho việc động não, đánh giá mã và các phiên hỏi đáp tự phát giữa các thành viên dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Làm thế nào để bắt đầu tuyển dụng mới một cách liền mạch

Đối với một nhân viên mới, việc gia nhập một công ty hoạt động hoàn toàn từ xa có thể là một cơn ác mộng - bạn không biết ai và không biết bắt đầu từ đâu. Mọi thứ diễn ra quá nhanh và mọi người dường như quá bận rộn để dành thêm thời gian cho bạn.

Các nhà quản lý cần thừa nhận sự cần thiết phải cố vấn và giám sát những người mới thuê. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, bên ngoài văn phòng ảo, nơi những người mới đến có thể tình cờ hỏi các thành viên cấp cao các câu hỏi liên quan đến kỹ thuật hoặc công việc, những điều sau đây cực kỳ hữu ích:

• Slack tích hợp bot hướng dẫn nhân viên thực hiện tất cả các giai đoạn thiết lập tài khoản công ty, tính lương và thiết lập chế độ 1-1.
• Sơ đồ tổ chức cho thấy những gì đồng đội của bạn chịu trách nhiệm. Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho những nhân viên mới, vì họ biết họ nên liên hệ với ai.
• Kênh Slack dành riêng để chào đón những người mới đến - tại đây, mọi người tham gia nhóm có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân và tìm hiểu về kinh nghiệm, sở thích, mối quan tâm trước đây và các thông tin liên quan khác của họ.
• Những người cố vấn được chỉ định trở thành điểm tham chiếu cho người mới thuê . Có một yêu cầu xem xét? Hãy cho người cố vấn của bạn biết về nó. Tìm thấy một phần khó hiểu trong tài liệu? Người cố vấn của bạn ở đây để giải quyết mối quan tâm của bạn. Ngoài ra, bạn nên khuyến khích người cố vấn giới thiệu đàn em với các đồng đội khác để những người mới tuyển dụng được hòa nhập nhanh chóng và liền mạch vào nơi làm việc.

4. Cách Khuyến khích Đào tạo Nhân viên Từ xa

Công việc từ xa khiến việc tổ chức các hội thảo toàn công ty và các cuộc họp chia sẻ kiến thức trở nên khó khăn hơn rất nhiều, khiến các nhà phát triển phải đi xa hơn và tìm cách khuyến khích đồng đội phát triển về mặt chuyên môn.

Tin tốt là công việc từ xa không dừng lại việc đào tạo nhân viên. Đây là cách chúng tôi thực hiện để đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển của dự án:

• Tìm hiểu xem đồng đội muốn thực hiện chuyển đổi công việc nào trong các cuộc gọi trực tiếp . Cảm thấy chán nản với công việc của họ có thể khiến các nhà phát triển FAANG bỏ việc. Để đảm bảo đồng đội của bạn không cảm thấy nhàm chán với các công việc hàng ngày của họ, hãy phân bổ thời gian trong các cuộc gọi cập nhật để tìm hiểu xem có sự chuyển đổi vai trò hoặc kỹ năng mới mà nhân viên muốn học hay không.
• Khuyến khích thử nghiệm . Vừa học vừa làm là một trong những cách tốt nhất để nhân viên từ xa tiếp tục đào tạo và phát triển nghề nghiệp. Tuy nhiên, nó không khả thi khi các kỹ sư ngập trong đống nhiệm vụ cấp bách đơn điệu phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Đảm bảo cho đồng đội thời gian để thử nghiệm các giả thuyết mới, nghiên cứu các chủ đề mà họ tò mò, phản ánh về quá trình phát triển sản phẩm, v.v. - có thể là thông qua các dự án phụ vào thứ Sáu hoặc một vài giờ “khám phá” mỗi ngày.
• Khuyến khích nhân viên kết nối với những người bên ngoài nhóm của họ . Chiến lược này có lợi theo nhiều cách: mang lại cho các kỹ sư một cái nhìn toàn cảnh về việc phát triển sản phẩm, cho phép chia sẻ kiến thức và giúp đồng đội thúc đẩy kết nối cá nhân.

5. Làm thế nào để tránh quản lý vi mô

Ở một nơi làm việc phân tán, bạn sẽ dễ dàng khuất phục trước sự cám dỗ của việc thở xuống cổ của từng đồng đội với câu “Này, chỉ cần đăng ký thôi” hơn bao giờ hết ở văn phòng. Kiểu quản lý vi mô này ăn vào thời của một trưởng nhóm và không ai trong nhóm thích nó.

Đây là cách các nhà quản lý oVice giám sát liền mạch các kỹ sư tại oVice mà không bị thúc ép.

• Hãy quan sát, đừng xâm phạm . Thỉnh thoảng kiểm tra hoạt động của Slack cung cấp cái nhìn sâu sắc về động lực của nhóm, những mối quan tâm, thắc mắc của mọi người và những ngọn lửa cần giải quyết. Hầu hết thời gian, bạn có thể học được nhiều hơn bằng cách xem các đồng đội của mình tương tác hơn là kéo từng người trong số họ ra chơi 1 chọi 1.
• Ở đó để giúp đỡ, không phải để phán xét . Hãy nhớ rằng một thông điệp hấp dẫn có thể gợi lên những phản ứng cảm xúc khác nhau tùy thuộc vào ý định của bạn. Nếu một người quản lý đang kiểm tra với một nhân viên để khen ngợi hoặc đưa ra một đề xuất hữu ích, hầu hết các thành viên trong nhóm sẽ rất vui khi có thêm sự tham gia. Tuy nhiên, nếu bạn tham gia vì nghi ngờ hoặc lo ngại, các kỹ sư trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy bị quản lý vi mô.

6. Làm thế nào để giữ cho các cuộc họp diễn ra tự nhiên

Giao tiếp giữa các cá nhân suôn sẻ là một trong những lợi ích của nơi làm việc văn phòng. Trong một nhóm từ xa, bạn thường mất tập trung trong các cuộc họp, thực hiện nhiều nhiệm vụ hoặc im lặng chờ đợi cho đến khi cuộc thảo luận kết thúc.

Để tạo ra luồng giao tiếp thông suốt, các trưởng nhóm kỹ thuật có thể:

• Tránh xa các chương trình nghị sự, mục tiêu và các gạch đầu dòng . Sắp xếp mọi thứ bạn muốn nói trong một cuộc họp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nhưng nó khiến các nhóm không có “chỗ thở”. Nếu các cuộc gọi mới nhất của bạn với các kỹ sư cảm thấy có tính chất rô bốt và theo kịch bản, thì có thể đã đến lúc kiểm tra xem chương trình làm việc của bạn không quá cứng nhắc hay việc lập lịch của bạn không quá lạc quan. Cho tất cả những người tham gia thêm 10 phút để trò chuyện hoặc nói lên mối quan tâm của họ sẽ giúp gắn kết nhóm lại với nhau.
• Đừng vội kết thúc cuộc họp sớm hơn . Nếu bạn đặt một cuộc họp hàng giờ vào chương trình nghị sự, bạn có thể tiến hành mọi việc chậm hơn và thảo luận mọi thứ bạn cần. Rốt cuộc, giành được thêm 10 phút bằng cách kết thúc sớm hơn chỉ khuyến khích việc cuộn mạng xã hội vô tâm và mất tập trung trước lần tương tác tiếp theo. Mặt khác, nếu bạn tiếp tục không có vấn đề cần thảo luận và còn nhiều thời gian, bạn nên cắt giảm thời gian họp như một quy luật.

7. Cách đồng bộ hóa Nhóm văn phòng và Nhóm từ xa

Một nơi làm việc kết hợp - cho phép mọi người lựa chọn họ đến văn phòng hay làm việc tại nhà - là một xu hướng mới. Một mặt, nó mang lại cho nhân viên cơ hội thoát khỏi những phiền nhiễu đang chờ đợi họ tại vị trí của họ, cũng như gặp gỡ trực tiếp và xây dựng mối quan hệ với đồng đội.

Mặt khác, những đồng đội không muốn đi làm và thích làm việc tại nhà có thể tiếp tục thực hiện công việc của họ từ xa.

Điều hành một nhóm hỗn hợp là một thử thách độc đáo, vì nó tạo ra sự mất kết nối giữa nhóm văn phòng và nhóm từ xa. Thông thường, một nửa nhóm được phân bổ không nắm rõ những công việc mà nhân viên nội bộ đang làm để các kỹ sư có thể cảm thấy bị bỏ rơi.

Để thu hẹp khoảng cách, người quản lý nhóm hỗn hợp nên:

• Khuyến khích nhóm văn phòng giao tiếp theo những cách mà nhóm từ xa có thể tiếp cận được: Slack, email và các nền tảng cộng tác.
• Thiết lập các đêm trò chơi và các buổi họp mặt xây dựng nhóm từ xa để toàn bộ nhóm có thể tham gia.
• Ghi lại (và ghi lại) tất cả các cuộc họp chỉ dành cho văn phòng để giữ cho các nhà phát triển làm việc được cập nhật từ xa.

Là một ý tưởng, một sản phẩm và một nhóm, oVice được sinh ra trong đại dịch COVID. Nhóm của chúng tôi hoàn toàn từ xa - một số đồng đội gặp nhau ngoài đời thực, những người khác chưa bao giờ nói chuyện trực tiếp. Tuy nhiên, trong hai năm, chúng tôi đã mở rộng lên hơn 150 nhân viên và tiếp tục phát triển.

Thông qua công nghệ văn phòng ảo của mình, chúng tôi giúp các nhóm từ xa và kết hợp luôn kết nối. Kể từ khi ra mắt, oVice đang hỗ trợ hơn 2.200 tổ chức trên toàn thế giới.

Gần đây, chúng tôi đã cải tiến giao diện của nền tảng. Bản cập nhật đang hoạt động trên không gian tham quan oVice - hãy khám phá và tìm hiểu cách văn phòng ảo có thể giúp nhóm của bạn luôn kết nối và làm việc hiệu quả. Chúng tôi rất vui khi thấy phản hồi và trả lời câu hỏi của bạn.