Quản lý: 4 kỹ năng và mẹo hàng đầu để giao tiếp và tạo ảnh hưởng tốt hơn

Hôm nay, tôi muốn mời bạn tham gia cùng tôi hàng tuần, ngay tại đây trên HackerHoon, để biết các mẹo quản lý. Đây là một loạt bài viết đơn giản, tập trung vào những chiến thuật tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng trong nhóm của mình để đạt năng suất cao nhất có thể.

Trong phần này, chúng ta sẽ tập trung cụ thể vào giao tiếp: giải quyết xung đột và cách động viên người khác.

Vì vậy, chúng ta hãy đi! Không có “nước” và những khuyến nghị nhàm chán;)

#1 Đọc ngôn ngữ cơ thể

Khi bạn đang cố gắng hiểu ai đó, lời nói của họ chỉ là một nửa câu chuyện. Bạn cũng cần chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của họ.

Bạn phải lắng nghe toàn bộ con người: cho hay nhận, khoảng một nửa những gì một người thực sự đang nói không đến từ những từ họ đang sử dụng mà qua cơ thể họ.

Những gì bạn đang tìm kiếm là những sai lệch về hành vi:

• Loại thứ nhất là sự sai lệch so với cách giao tiếp thông thường của một người, được gọi là đường cơ sở của họ.

  
  

  Nếu hành vi của ai đó đột ngột thay đổi, đó có thể là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó không ổn. Ví dụ, nếu ai đó thường đứng gần bạn và nói chậm thì giờ lại đứng xa hơn và nói nhanh, đó có thể là dấu hiệu của rắc rối.

  
  

  Điều quan trọng là bạn phải nhận thức được những thay đổi trong hành vi này nhưng cũng quan trọng là bạn không nên cho rằng mình biết điều gì sai. Thay vào đó, bạn có thể đặt câu hỏi để cố gắng hiểu chuyện gì đang xảy ra, nhưng hãy tôn trọng quyền riêng tư của người khác và đừng quá khích.

  
  

Loại thứ 2 là sai lệch so với chuẩn mực ngữ cảnh

Trong các tình huống xã hội, có một số hành vi nhất định được coi là bình thường và có thể chấp nhận được. Đối với người yêu cũ, việc nhìn thẳng vào mắt người khác và mỉm cười hoặc chào hỏi là điều bình thường. Tuy nhiên, nếu ai đó nhìn chằm chằm vào bạn trong một thời gian dài, điều đó có thể bị coi là thô lỗ hoặc khó chịu.

Vì vậy, đừng đưa ra giả định ở đây; người đó có thể đang nhìn bạn vì họ thích chiếc áo phông bạn đang mặc :)

Cách tốt nhất để tìm hiểu thêm về lý do tại sao ai đó hành xử theo một cách nhất định là quan sát họ một cách cẩn thận và đặt câu hỏi nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Một số điều cần chú ý bao gồm ác cảm với mắt, bồn chồn, tư thế và tất nhiên, điều tôi yêu thích nhất - hành vi xa cách.

Nếu ai đó đứng xa bạn hơn bình thường hoặc nhón chân ra xa bạn, đó có thể là dấu hiệu cho thấy họ không hứng thú với cuộc trò chuyện hoặc không thích bạn.

Bắt đầu lắng nghe toàn bộ con người, thiết lập những đường cơ sở tốt và bắt đầu tìm kiếm những sai lệch đáng kể. Khi làm vậy, bạn sẽ nhận ra rằng mình đã bỏ lỡ một phần quan trọng của cuộc trò chuyện!

#2 5 cụm từ cần tránh

Đôi khi, thành công trong công việc phụ thuộc vào việc biết phải nói gì. Những lần khác, đó là về việc biết những gì không nên nói.

1. Đó không phải là công việc của tôi

   
   

   Tất cả chúng ta đều đã nghe điều này. Đây là vấn đề. Ngay cả khi nó đúng về mặt kỹ thuật thì nó cũng không bao giờ truyền cảm hứng và không bao giờ hữu ích. Khi bạn nói "Đó không phải là công việc của tôi", về cơ bản bạn đang nói rằng bạn chỉ ở đó để lo cho bản thân mình và bạn không quan tâm đến nhu cầu của nhóm. Nếu bạn không có thời gian để giúp đỡ ai đó, không sao cả. Chỉ cần nói với họ rằng bạn sẽ giúp họ sau. Nhưng đừng gạt bỏ họ bằng câu nói cộc lốc “Đó không phải việc của tôi”.

   
   

2. Chúng tôi đã thử điều đó trước đây Mọi người thường nói "Chúng tôi đã thử điều đó trước đây" khi thảo luận về một vấn đề tại nơi làm việc và ai đó đề xuất một giải pháp khả thi. Đây là một cách để tránh phải làm thêm việc đi kèm với sự thay đổi. Ngay cả khi điều gì đó đã được thử trước đây, điều đó không có nghĩa là nó không thể được thực hiện theo cách mới. Và ngay cả khi trước đây bạn đã phải vật lộn với vấn đề này, đừng bỏ cuộc trước khi bạn thử giải pháp mới.

3. Không có ngân sách cho việc đó

   Một số người có thể phản đối những ý tưởng hoặc giải pháp mới vì họ cho rằng chúng sẽ tốn quá nhiều tiền. Tuy nhiên, những nhà lãnh đạo thông minh biết rằng ngân sách chỉ mang tính định hướng và họ sẵn sàng đầu tư vào những giải pháp tuyệt vời, ngay cả khi phải điều chỉnh ngân sách để làm như vậy.

   
   

   Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ có thể tìm ra cách để quản lý ngân sách hiệu quả, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải chuyển tiền từ các khu vực khác. Họ cũng sẽ có thể giải thích giá trị của giải pháp mới cho nhóm và các bên liên quan để mọi người cùng tham gia.

   
   

4. Tôi đã nói rồi mà

Nó không bao giờ giúp ích, chỉ làm người ta thêm khó chịu. Vì thế tốt hơn hết là bạn không nên nói gì cả.

5. Việc đó không tuân thủ quy trình

Một số người cũng có thể sử dụng các chính sách, quy tắc hoặc truyền thống như một cái cớ để tránh sự thay đổi. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là hầu hết các quy tắc đều không tuyệt đối và cuộc trò chuyện thú vị là chìa khóa nâng cao năng suất của nhóm. Nếu bạn có một giải pháp mới có khả năng dẫn đến tiến bộ, đừng ngại lên tiếng.

Đây là trường hợp từ kinh nghiệm cá nhân của tôi:

Một lần, chúng tôi đang làm việc trên một bộ sưu tập NFT và đối tác của chúng tôi đã làm hỏng và không thể cung cấp hình ảnh kịp thời. Và sau đó, một trong những kỹ sư đến gặp tôi với ý tưởng không hiển thị hình ảnh của NFT và tiết lộ chúng sau.

Vào thời điểm đó, đó là một thợ cơ khí mới trong ngành, nhưng chúng tôi đã quyết định mạo hiểm và mọi việc đã thành công. Một tuần sau, anh chàng đó đã trở thành người dẫn đầu!

Vẫn ở đây? Tiếp tục đi!

#3 Tránh 7 từ độc hại này

Một số từ, mặc dù có khả năng trung thực hoặc có thiện chí, nhưng có thể gây tổn thương đến mức độc hại. Với từ độc hại, ý tôi là chúng có thể khơi dậy cảm xúc, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và làm gián đoạn giao tiếp tại nơi làm việc. Ngay cả khi đưa ra những lời chỉ trích cần thiết, bạn vẫn có thể làm điều đó một cách tích cực.

1. Không thể Những tuyên bố khắc nghiệt và dứt khoát như “Chúng tôi không thể làm điều đó”, “Anh ấy không thể cho phép điều đó” hoặc “Khách hàng của chúng tôi không thể hiểu giải pháp này” hiếm khi hữu ích.

   
   

2. Không Đây là một từ dễ sử dụng nhưng thường mang tính tiêu cực và nặng nề. Thay vào đó, hãy cố gắng đưa ra lời giải thích mang tính thông tin hơn về quyết định đã được đưa ra.

   
   

3. Sai

   
   

   Nếu bạn muốn làm ai đó tức giận hoặc đặt câu hỏi về trí thông minh của họ, hãy nói với họ rằng họ đã sai. Một tuyên bố sắc thái hơn thường có lợi hơn.

   
   

4. Đổ lỗi cho mọi người, ngay cả khi họ đáng bị như vậy, hiếm khi mang lại hiệu quả. Nếu bạn cần giải quyết một sai lầm, điều quan trọng là phải làm như vậy theo cách tập trung vào nhóm và đóng khung một cách tích cực.

   
   

   Thay vì nói, "Bạn đã làm sai", bạn có thể nói, "Chúng tôi đã phạm sai lầm, nhưng đây là những gì chúng tôi có thể làm để khắc phục nó".

   
   

5. Không bao giờ

   Nghe có vẻ như bạn đang đóng cửa mọi khả năng, điều này có thể làm giảm hy vọng và động lực của mọi người. Thay vì nói "không bao giờ", hãy thử nói những câu như "điều đó có thể xảy ra", "chúng ta sẽ xem" hoặc "hãy khám phá các lựa chọn của chúng ta". Điều này cho thấy rằng bạn cởi mở với những ý tưởng và khả năng mới, đồng thời bạn sẵn sàng hướng tới một tương lai tốt đẹp hơn.

   
   

6. Ngốc nghếch

   Đó là một từ phổ biến, nhưng chủ yếu được coi là xúc phạm. Mọi người thường coi đó là chuyện cá nhân ngay cả khi bạn đang nói về một sản phẩm tầm thường. Sẽ tốt hơn nhiều nếu chọn một ngôn ngữ không gây viêm nhiễm.

   
   

7. Không thể nào

   Điều quan trọng cần nhớ là chúng ta không thể đoán trước được tương lai, vì vậy nói điều gì đó là "không thể" không phải lúc nào cũng chính xác. Thay vì nói "không thể", sẽ hữu ích hơn khi sử dụng ngôn ngữ tinh tế hơn, chẳng hạn như "Tôi không chắc chúng ta có thời gian cho việc đó" hoặc "Tôi lo ngại việc này có thể quá khó khăn vào lúc này".

#4 Bán ý tưởng của bạn

Bạn đã bao giờ nghe ai đó nói rằng họ không bao giờ có thể bán hàng chưa? Họ hành động như thể việc bán hàng không trung thực bằng cách nào đó.

Và đánh đồng họ với khuôn mẫu của một người bán xe cũ. Điều đó thật đáng tiếc vì bán hàng là một kỹ năng cơ bản trong cuộc sống. Đó là một hình thức thuyết phục mà những người thành công nên sử dụng mọi lúc.

Bán ý tưởng của bạn chỉ đơn giản là quá trình thuyết phục mọi người đồng ý với bạn và ủng hộ kế hoạch của bạn. Đó là một kỹ năng mà bạn có thể sử dụng ngay cả khi bạn không đảm nhận vai trò bán hàng truyền thống.

Hãy xem xét 4 chiến thuật rất hữu ích sau:

1. Đánh giá độ tin cậy của bạn

   Tùy thuộc vào chất lượng của ý tưởng, bạn có thể muốn chia sẻ nó với người khác; bất kể mức độ tin cậy của bạn như thế nào. Phải nói rằng, mục tiêu là trở nên đáng tin cậy nhất có thể. Điều đó có nghĩa là, trước tiên, bạn phải có thành tích tốt, không gặp rắc rối trong công việc.

   
   

2. Nổi tiếng là người luôn sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ khi người khác lên tiếng về ý tưởng của họ

   Điều đó có nghĩa là, hãy tự giúp mình và xây dựng sự hỗ trợ bên cạnh trước khi cố gắng xây dựng sự hỗ trợ theo chiều dọc. Ý tôi là bạn được phục vụ tốt khi bắt đầu với các đồng nghiệp của mình và những người khác ở cấp độ của bạn hoặc thấp hơn bạn. Bằng cách này, bạn có thể đánh giá mức độ tiếp nhận ý tưởng ở cấp trên của bạn. Và bạn có thể nhận được phản hồi tốt giúp bạn sàng lọc ý tưởng và làm cho nó tốt hơn.

   
   

3. Khi quảng bá ý tưởng, hãy thực hiện theo cách có thể giúp đỡ người khác

   Ý tưởng của bạn rất quan trọng đối với bạn, nhưng hãy nhớ rằng mọi người đều có mục tiêu và ưu tiên riêng. Điều này đặc biệt đúng khi bạn chia sẻ ý tưởng của mình với những người cấp trên trong công ty. Trước khi đưa ra ý tưởng của mình, hãy dành chút thời gian để suy nghĩ xem nó phù hợp với các ưu tiên của họ như thế nào.

   
   

   Ý tưởng của bạn có thể giúp họ đạt được mục tiêu như thế nào; họ là ai? Hãy chuẩn bị để trình bày điều này một cách rõ ràng và chính xác.

   
   

4. Hãy chắc chắn dành thời gian luyện tập quảng cáo chiêu hàng của bạn

   Nếu ý tưởng này là một sự thay đổi lớn so với quá khứ hoặc bạn đang chuẩn bị lên cấp điều hành, thì tốt nhất bạn nên sẵn sàng. Bạn phải biết chi phí cuối cùng và lợi ích dự kiến có thể xảy ra. Bạn cũng phải sẵn sàng cho những câu hỏi có thể đoán trước được, đó là lý do tại sao một cuộc trò chuyện thực hành thú vị với đồng nghiệp lại rất hữu ích trước khi trình bày với các giám đốc điều hành.

Việc bán hàng đôi khi bị mang tiếng xấu, nhưng không nên như vậy. Bán bản thân và bán ý tưởng của mình là một phần bình thường và cần thiết trong cuộc sống nghề nghiệp. Và nếu bạn nhớ những lời khuyên mà chúng tôi vừa đề cập, mọi người có thể sẽ mua những gì bạn đang bán.

Tóm lại, các nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Họ chịu trách nhiệm lãnh đạo và thúc đẩy các nhóm, đặt ra mục tiêu, đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách cũng như nhiều việc khác.

Để trở thành một nhà quản lý thành công cần có thời gian và công sức và tôi hy vọng rằng bạn thấy tất cả những lời khuyên được mô tả ở trên đều hữu ích!